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Wohnungsübergabe: Was Sie als Vermieter beachten sollten & Muster

Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 5 Min. Lesezeit

Ein goldener Kugelschreiber liegt auf dem Ausschnitt eines Wohnungsübergabeprotokolls.

Mit der Wohnungsübergabe beginnt und endet der Besitz des Mieters an der Wohnung und damit auch seine Verpflichtung zum sorgfältigen Umgang mit ihr. Vermieter sollten sich für diesen Termin ausreichend Zeit nehmen und ein Übergabeprotokoll anfertigen, auch wenn der neue Mieter den Eindruck macht, mitten im Umzugsstress zu sein. Wir haben die wichtigsten Eckpunkte zur Wohnungsübergabe für Sie zusammengestellt.

Das Wichtigste in Kürze

Das Wohnungsübergabeprotokoll dient als Absicherung für Vermieter und Mieter

Zählerstände sollten bei Ein- und Auszug abgelesen werden

Protokoll sollte anhand der Wohnungsbegehung strukturiert werden

Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Anfertigung eines Übergabeprotokolls

Protokoll als Absicherung für Vermieter und Mieter

Die protokollierte Übergabe eines Mietobjekts ist für beide Seiten des Mietverhältnisses von Bedeutung und stellt eine nachträgliche Absicherung dar. Sowohl vor dem Einzug eines neuen Mieters als auch nach dem Auszug des Mieters ist es sinnvoll, die Wohnung gemeinsam zu begehen und den Zustand des Objekts genauer zu betrachten. Dabei ist zu berücksichtigen, welchen Zustand die Wohnung, bspw. besenrein oder renoviert, laut Mietvertrag haben sollte.

Seitens des Vermieters ist es wichtig, sich zwischen den Mietverhältnissen einen Überblick über den aktuellen Zustand der Immobilie zu machen.

Mögliche Beschädigungen in der Wohnung und Instandhaltungs- oder Instandsetzungsbedarf können hier festgestellt und mit dem zukünftigen Mieter besprochen werden.

Gleichzeitig gilt es beim Auszug eines Mieters festzustellen, ob vorhandene Schäden auf einen unverhältnismäßigen und vertragswidrigen Umgang mit der Mietsache zurückzuführen sind oder ob es sich dabei um typische Gebrauchs- bzw. Verschleißspuren handelt. Im Falle einer vertragswidrigen Abnutzung kann der Mieter dazu veranlasst werden, die Mietsache nachträglich zu renovieren.

Hilfreiche Tipps zur Wohnungsübergabe

Kündigt ein Mieter und zieht ein neuer ein, ist es wichtig, die Wohnungsübergabe gut vorzubereiten. Dabei sind besonders drei Dinge zu beachten.

Mietobjekt leer räumen und Arbeiten abschließen

Bei der Wohnungsübergabe sollte das Mietobjekt bereits geräumt sein. Auch eventuell nach Ende des Mietverhältnisses durchzuführende Renovierungs- oder Sanierungsarbeiten sollten fertiggestellt sein.

Termin frühzeitig festlegen

Weiterhin empfiehlt es sich, den Termin für die Übergabe im Vorfeld festzulegen – im besten Fall bei ausreichendem Tageslicht, da leerstehende Wohnungen in der Regel nur reduziert beleuchtet sind.

Sämtliche Zählerstände ablesen

Um den Einzug bzw. den Auszug möglichst einfach zu gestalten, werden bei der Wohnungsübergabe zudem alle zum Mietobjekt gehörenden Zählerstände abgelesen.

Beispielsweise Strom- und Gaszähler, aber auch Wasserzähler und Zähler an den einzelnen Heizkörpern. Die abgelesenen Zählerstände werden dann unter Angabe der übergebenen Schlüssel i, Übergabeprotokoll aufgeführt.

Dabei ist zu beachten, um welche Art Schlüssel (Haus-/Wohnungstür, Briefkasten, Keller etc.) es sich handelt und in welcher Anzahl diese jeweils vorhanden sind.

Mängel und Schäden im Übergabeprotokoll festhalten

Neben den Zählerständen und Schlüsseln werden während der gemeinsamen Begehung im Übergabeprotokoll für die Wohnung weitere wichtige Aspekte und mögliche Mängel festgehalten. Sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter kann dies als Sicherheit gesehen werden.

Werden beispielsweise kleinere Schäden in der Wohnung wie Kratzer oder Macken im Fußboden festgestellt und notiert, können diese dem neuen Mieter bei dessen Auszug nicht zur Last gelegt werden.

Auf der anderen Seite dient das Wohnungsübergabeprotokoll dem Vermieter bei gröberen Schäden, verursacht durch den vorherigen Mieter, als Grundlage zur (Teil-)Einbehaltung der geleisteten Kaution.

Protokoll dient vor Gericht oft als Beweis

Allerdings gibt es im Mietrecht diesbezüglich keine einheitliche Gesetzgebung. Demnach besteht für beide Seiten keine Pflicht, ein Protokoll anzufertigen. Bei Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter vor Gericht wird ein von beiden Parteien unterzeichnetes Begehungsprotokoll jedoch in den meisten Fällen als Beweis/Grundlage herangezogen.

Gut zu wissen

Alle Mängel, die ins Übergabeprotokoll für die Wohnung aufgenommen wurden, berechtigen den Mieter später nicht mehr, die Miete zu mindern.

Als Vermieter sollten Sie bedenken, dass Sie rein rechtlich ohnehin für die Instandhaltung der Immobilie verantwortlich sind. Daher keine Sorge, wenn der Mieter Schäden findet und dokumentiert. Diese können noch nachträglich repariert werden.

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Wohnungsübergabeprotokoll – wie Sie es optimal nutzen

Die Wohnungsübergabe und das dazu anzufertigende Protokoll sind einfach und schnell vorzubereiten. Einmal erstellt kann das Dokument für jede weitere Wohnungsbegehung und -übergabe (angepasst) verwendet werden.

Sinnvoll ist es, die Struktur des Protokolls auf die Begehung des Objekts abzustimmen und genügend Platz für Bemerkungen einzuplanen – ggf. kann bei der Besichtigung zusätzliches Fotomaterial aufgenommen werden.

Unerlässlich sind im Übergabeprotokoll für die Wohnung beispielsweise die genaue Adresse der Mietsache sowie der Name und weitere Kontaktdaten des Mieters. Auch das Datum der gemeinsamen Besichtigung sollte vermerkt werden.

Um die festgestellten Mängel dokumentieren zu können, empfiehlt es sich, eine Tabelle zu nutzen, in der die Schäden je nach vorhandenen Räumen (z. B. Diele/Flur, Küche, Wohnzimmer, Schlafzimmer, Bad) eingetragen und bei Bedarf mit Kommentaren versehen werden können.

Im Anschluss sollten die Zählernummern und -stände notiert sowie der Schlüsselbestand vermerkt werden. Zuletzt ist es besonders wichtig, dass beide Parteien, evtl. auch Zeugen, das Protokoll durch ihre Unterschrift anerkennen.

Struktur des Wohnungsübergabeprotokolls

Adresse des Mietobjekts, Name des Mieters, Datum der Besichtigung
Mängel dokumentieren
Zählerstände notieren
Schlüsselbestand festhalten
Unterschriften aller Parteien

Kautionszahlung bei Wohnungsübergabe?

Je nach Vereinbarung nutzen einige Vermieter die Schlüsselübergabe auch, um sich die Kaution in bar auszahlen zu lassen. Mieter können allerdings eine Quittung über diese Zahlung verlangen, sodass Sie als privater Vermieter auch darauf vorbereitet sein sollten.

Gleiches gilt für die sogenannte Wohnungsgeberbescheinigung, die Mieter seit einigen Jahren für die Meldung beim kommunalen Bürgeramt benötigen. Wenn diese nicht bereits bei der Unterzeichnung des Mietvertrags ausgehändigt wurde, stellt die Übergabe der Schlüssel einen guten Zeitpunkt dar.

Fazit

Eine Wohnungsübergabe im Beisein beider Mietparteien empfiehlt sich grundsätzlich beim Einzug oder Auszug, um nachträgliche Dispute zwischen Mieter und Vermieter zu vermeiden. Mängel und Schäden am Objekt können vor Ort festgestellt, vermerkt und diskutiert werden.

Durch die Dokumentation der gemeinsamen Wohnungsübergabe im Übergabeprotokoll erhalten beide Parteien die Sicherheit, im Nachhinein nicht mehr zur Verantwortung herangezogen werden zu können. Um die Übergabe langfristig effizient zu gestalten und keine wichtigen Punkte zu vernachlässigen, ist es sinnvoll, das Protokoll anhand der Begehung zu strukturieren.

Gemäß Mietrecht gibt es zwar keine Verpflichtung hinsichtlich der Wohnungsübergabe, ein dazugehöriges unterzeichnetes Dokument kann jedoch vor Gericht als Grundlage geltend gemacht werden.

Miriam Zaunbrecher

Online Redakteur

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