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6 wichtige Dokumente, die Vermieter sicher aufbewahren sollten

Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 6 Min. Lesezeit

Mehrere zusammengeklemmte Dokumentenstapel liegen auf einem Tisch neben einem Stift und einem geoeffneten Laptop mit einer Pflanze im Hintergrund.

Vermieter erhalten im Laufe des Vermietungsprozesses zahlreiche Dokumente. Dazu zählen nicht nur Mietverträge, Selbstauskünfte oder Übergabeprotokolle, sondern auch Rechnungen von Dienstleistern. Hier ist es wichtig, diese Dokumente sicher zu verwahren und bei Bedarf schnell griffbereit zu haben. Welche die 6 wichtigsten Dokumente sind, wie lange sie aufbewahrt werden sollten und warum die digitale Dokumentenverwaltung entscheidende Vorteile bietet, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

1. Mietvertrag und -änderungen

Der Miervertrag bildet die Grundlage eines Mietverhältnisses.

Im Laufe des Mietverhältnisses werden Ihnen als Vermieter immer wieder Fragen gestellt, die durch einen kurzen Blick in den Mietvertrag geklärt werden können. Sind sich zwei Mietparteien eines Objekts beispielsweise über die Aufteilung der Kellerräume nicht einig, können Sie in den jeweiligen Vertragsunterlagen nachschauen, wem welcher Raum mit welcher Funktion zugewiesen wurde.

Kommt es während des laufenden Mietverhältnisses zu Änderungen im Mietvertrag, sollten diese auch immer dokumentiert und am selben Ort wie der Vertrag selbst abgelegt werden. Insbesondere bei bereits länger bestehenden Verträgen kommt es oft zu Änderungen. Dazu zählen beispielsweise Mieterhöhungen sowie Änderungen von Vertragslaufzeiten oder Nebenkostenvorauszahlungen.

Mietverträge sollten auch nach Ende eines Mietverhältnisses aufbewahrt werden. Zwar gibt es keine rechtliche Verpflichtung dafür, Experten raten jedoch zu einer Aufbewahrung von mindestens drei Jahren.

Diese Empfehlung ergibt sich aus der Verjährungsfrist, welche drei Jahre beträgt. Wichtig ist, dass die Frist erst mit Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Wird ein Mietverhältnis also zur Jahresmitte beendet, beginnt die Verjährungsfrist dennoch erst zum Jahresende.

2. Übergabeprotokoll

Eines der ersten Dokumente, das zwischen Mieter und Vermieter während eines Mietverhältnisses ausgetauscht wird, ist das Protokoll der Wohnungsübergabe.

In diesem Protokoll wurde die gemeinsame Besichtigung der Wohnung vor dem Einzug bzw. nach dem Auszug eines Mieters dokumentiert. Um spätere Uneinigkeiten zum Zustand des Objekts, beispielsweise beim Auszug eines Mieters, schnell beilegen zu können, sollte dieses Dokument während des gesamten Mietverhältnisses griffbereit sein.

Auch bei Übergabeprotokollen wird eine Aufbewahrung von drei Jahren bis zum Ablauf der Verjährungsfrist empfohlen.

3. Mieterselbstauskunft

Die Mieterselbstauskunft ist mittlerweile Standard bei der Suche nach einem passenden Mieter.

Verlangen Sie eine solche Auskunft von einem Mietinteressenten, sollten Sie diese an einem sicheren Ort ablegen, da es sich dabei um sensible Daten handelt.

Weiterhin können Sie aus diesem Dokument wichtige Kontaktdaten und Informationen über den Mieter erlangen, die Sie beispielsweise benötigen, um den Mietvertrag aufsetzen zu können.

Kommt ein Mietverhältnis zustande, sollten Sie die Auskunft mindestens während des laufenden Mietverhältnisses aufbewahren. Bis zu fünf Jahre nach Ende des Mietverhältnisses dürfen Sie jedoch personenbezogene Daten speichern. Wenn nach dieser Zeit kein juristisches Interesse mehr an den Daten besteht, müssen diese endgültig gelöscht werden.

Kommt es zu keinem Mietvertrag mit dem Interessenten, müssen die erhobenen Daten gemäß der DSGVO unverzüglich gelöscht bzw. vernichtet werden, da sie nicht mehr notwendig sind.

4. Nebenkostenabrechnung

Einmal im Jahr muss für Ihre Mieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Der Mieter hat nach Eingang der Abrechnung zwölf Monate Zeit, dieser zu widersprechen und bei möglichen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung diese anzuzweifeln.

Allein daraus wird deutlich, dass es notwendig ist, die Nebenkostenabrechnung jeder Nutzeinheit sicher abzuspeichern, falls Sie einmal darauf zurückgreifen müssen.

Die Empfehlung zur Aufbewahrung einer erstellten Nebenkostenabrechnung beläuft sich auf vier Jahre. Mindestens sollte aber die Zeit bis zur Verjährungsfrist abgewartet werden, bevor Sie entsprechende Dokumente vernichten.

5. Rechnungen

Da die Rechnungen und Belege der angefallenen Bewirtschaftungskosten als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung genutzt werden, sollten diese während des gesamten Abrechnungszeitraums aufbewahrt werden.

Kommt es zu der Situation, in der ein Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen und Gebrauch von seinem Recht auf Belegeinsicht machen möchte, müssen Sie alle der Abrechnung zugrunde liegenden Belege vorweisen können und diese offenlegen.

Dieses Recht hat der Mieter zwölf Monate lang nach Eingang der Abrechnung. Eine Aufbewahrung bis mindestens nach Ablauf der Widerspruchsfrist ist daher empfohlen.

6. Mahnungen

Der Mieter akzeptiert mit der Unterzeichnung des Mietvertrages Pflichten, welchen er nachzukommen hat. Dazu zählen unter anderem die pünktliche und vollständige Zahlung der Miete, aber auch der sachgemäße Umgang mit der Mietsache.

Vernachlässigt der Mieter jedoch seine Pflichten, haben Sie als Vermieter die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten. Bei nicht vollständiger Mietzahlung, aber beispielsweise auch bei vertragswidrigem Umgang mit dem Objekt, müssen Sie in den allermeisten Fällen jedoch eine Mahnung aussprechen, bevor Sie rechtlich gegen den Mieter vorgehen können. Diese Mahnungen sollten sicher hinterlegt werden, um nachträglichen Schwierigkeiten vorzubeugen.

Auch hier gilt die dreijährige Verjährungsfrist zur Aufbewahrung.

Checkliste: Ihre wichtigen Dokumente

Um über erstellte und an Mieter ausgehändigte Dokumente den Überblick zu behalten, haben wir für Sie eine Checkliste vorbereitet, die Sie kostenlos herunterladen, ausdrucken und nutzen können.

Möglichkeiten des Dokumentenmanagements

Um die Dokumente abzulegen und zu archivieren, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Aufgrund der recht geringen Verbreitung der Dig italisierung in der gesamten Immobilienwirtschaft ist es heute oft noch Standard, Unterlagen in Papierform aufzubewahren. Die Dokumente finden sich dann oft in unzähligen Ordnern im heimischen Büro wieder. Einige Dokumente gehen bei Ihnen als Vermieter heutzutage jedoch auch digital (z. B. per E-Mail) ein. Daher nutzen bereits viele den eigenen Computer, um wichtige Unterlagen zu speichern.

Sie übernehmen im Vermietungsprozess oft die Funktion eines Archivars. Die digitale Ablage von Dokumenten empfiehlt sich hier, da es – verglichen mit der analogen Methode – meist wesentlich einfacher ist, spezifische Unterlagen schnell und einfach zu finden.

Digitales Dokumentenmanagement

Doch auch beim digitalen Umgang mit objektbezogenen Dokumenten gibt es Unterschiede. Die häufig genutzte Variante der lokalen Ablage auf dem heimischen Computer benötigt keinerlei Programm oder Software. Auf dem Computer werden die Unterlagen in gescannter Form in einzelnen Ordnern angelegt und gespeichert. Wird dabei ein Rechner genutzt, der auch privaten Zwecken dient, kann es hier allerdings schnell unübersichtlich werden.

Probleme können auch unterschiedliche Dateitypen bereiten. Hier können unterstützend Dokumentenmanagement-Systeme genutzt werden. Zu berücksichtigen ist in jedem Fall, dass zusammengehörende Dokumente bestmöglich gebündelt an einem Ort abgelegt werden, beispielsweise geordnet nach Mietpartei oder Mietobjekt.

Jederzeit Zugriff mit Cloud-Systemen

Mit objego müssen Sie kein externes Programm mehr herunterladen. Die cloudbasierte Anwendung ermöglicht den Zugriff von überall her. Ihre Dokumente werden sicher online abgelegt und können für eine bessere Übersichtlichkeit verschiedenen Kategorien zugeordnet werden.

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Analoge Dokumentenverwaltung hat Nachteile

Zwar nutzen immer mehr Vermieter die Möglichkeit der digitalen Dokumentenverwaltung, viele setzen jedoch weiterhin auf die analoge Variante.

Dies hat allerdings den Nachteil, dass die Suche nach benötigten Unterlagen oft zeitintensiver ist und sich der Prozess des Findens wichtiger Informationen in die Länge zieht.

Insbesondere bei der Vermietung mehrerer Einheiten innerhalb eines Gebäudes oder sogar mehrerer Immobilien kann dies zu einem enormen Aufwand führen.

Die Immobilienverwaltung auf analogem Wege wird somit zeitlich gesehen ineffizient. Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie der Immobilienberatung CBRE zum Thema Digitalisierungsstand in der Immobilienverwaltung.

Fazit

Für Vermieter gibt es einige wichtige Dokumente wie Mietverträge, Rechnungen und die jährliche Nebenkostenabrechnung, die in jedem Fall sicher aufbewahrt werden sollten.

Sowohl bei der analogen als auch bei der digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente ist es wichtig, dass sie langfristig aufbewahrt werden und bei Bedarf schnell aufzufinden sind. Dazu ist eine ordentliche Organisation und Ablage der Dokumente zwingend erforderlich.

Wichtige Dokumente dürfen weder verlegt noch gelöscht werden. Die analoge Aufbewahrung mittels loser Papiersammlungen oder sortiert in Ordnern kann zwar durchaus den Zweck erfüllen, bedeutet aber langfristig Unübersichtlichkeit und Mehraufwand für den privaten Vermieter.

Eine digitale Dokumentenverwaltung – wie sie objego bietet – ist eine ideale Lösung, um diese Nachteile zu umgehen, die Übersicht zu bewahren und wichtige Dokumente schnell griffbereit zu haben.

Miriam Zaunbrecher

Online Redakteur

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