Letztes Update: 11. Mai 2022

Anschreiben Nebenkostenabrechnung: Vorlage für private Vermieter

Mit der Vereinbarung einer Vorauszahlung der Nebenkosten geht auch die Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einher. Das dazugehörige Anschreiben bietet die Möglichkeit, dem Mieter die wichtigsten Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu stellen, bevor er die detaillierte Nebenkostenabrechnung durchgeht. Was bei der Abrechnung beachtet werden muss und warum ein Anschreiben sinnvoll ist, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Anschreiben Nebenkostenabrechnung: Schreiben eines Textes am Laptop.

Übersicht

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?
Anschreiben der Nebenkostenabrechnung
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Anforderungen an die Abrechnung

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird gemäß § 556 BGB nur dann zur Pflicht, wenn Sie mit Ihrem Mieter eine Nebenkostenvorauszahlung vertraglich vereinbart haben. Diese Vereinbarung wird im Mietvertrag getroffen und kann nachträglich nur geändert werden, wenn beide Parteien zustimmen.

Keine Abrechnung bei Pauschale

Bei einer Inklusivmiete oder Pauschalzahlung entfällt die Erstellung, da mit der Zahlung durch den Mieter alle Forderungen abgegolten sind. Dies hat den Vorteil, dass eventuell zu viel gezahlte Beträge nicht rückerstattet werden müssen und sich Ihr Verwaltungsaufwand verringert. Nachteilig ist jedoch, dass keine Nachzahlungsansprüche bestehen, falls die Zahlungen die Kosten nicht decken.

Anschreiben der Nebenkostenabrechnung

Das Anschreiben ist Teil der Nebenkostenabrechnung und beinhaltet die wichtigsten Informationen für Ihre Mieter. Hier können Sie einen Überblick über die entstandenen Gesamtkosten, über die geleisteten Vorauszahlungen und den Saldo geben. Auch die Angabe der Kontodaten für Nachforderungen findet im Anschreiben Platz.

Für Mieter bietet das Anschreiben den Vorteil, dass sie alle wichtigen Daten auf einen Blick erhalten und sich nicht erst die gesamte Nebenkostenabrechnung durchlesen müssen. Mit einer Vorlage müssen Sie nur noch die individuellen Daten eintragen und haben in wenigen Augenblicken ein übersichtliches und persönliches Anschreiben erstellt.

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Die Software fragt bei Erstellung der Abrechnung, ob die Vorlage genutzt werden soll oder ob Sie einen persönlichen Text verfassen möchten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem Text für alle Mieter oder individualisierten Texten für einzelne Mieter.

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Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Nicht alle Kosten dürfen Sie über die Nebenkosten auf den Mieter übertragen. Der Gesetzgeber hat mit § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) 16 übertragbare Positionen sowie die sonstigen Kosten festgelegt.

Gleichermaßen wurden in § 1 Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausgeschlossen. Diese Kostenarten sind von Ihnen als Vermieter zu tragen.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören die Kosten für:

Grundsteuer
Wasserversorgung und Entwässerung
Straßenreinigung & Müllbeseitigung
Beleuchtung von Außenanlagen und Gemeinschaftsflächen
Sach- und Haftpflichtversicherung
Gebäudereinigung & Bekämpfung von Ungeziefer

Ausreichend ist, wenn im Mietvertrag ein Verweis auf § 2 BetrKV erfolgt. Es ist jedoch ebenfalls möglich, alle Kostenarten einzeln aufzulisten. Dabei sollten Sie in jedem Fall sicherstellen, dass keine Position vergessen wird.

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Sonstige Betriebskosten

Neben den durch den Gesetzgeber festgelegten Kostenarten werden unter Punkt 17 die sonstigen Kosten in der BetrKV aufgeführt. Sie umfassen solche Kosten, die nicht unter die vorherigen Punkte fallen.

Die sonstigen Kosten können individuell im Mietvertrag festgehalten werden. Allerdings muss es sich auch in diesem Fall um laufende Kosten handeln. Beispiele für diese Kostenarten sind die Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern, die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung von Alarmanlagen.

Aufnahme in den Mietvertrag

Sonstige Kosten dürfen nur auf den Mieter übertragen werden, wenn sie im Mietvertrag einzeln aufgelistet werden. Ein allgemeiner Hinweis ist nicht ausreichend. Spätere Änderungen, etwa weil eine Kostenart vergessen wurde, sind nur mit Zustimmung durch den Mieter möglich.

Übertragbare Instandsetzungskosten

Auch wenn gemäß der BetrKV die Kosten für Instandsetzungsmaßnahmen nicht umlagefähig sind, können Sie einen Teil mithilfe einer Kleinreparaturklausel auf den Mieter übertragen.

Wichtig ist, dass mietvertraglich eine doppelt beschränkte Höchstgrenze festgelegt wird. Diese muss eine Höchstsumme für die Kosten einer einzelnen Reparatur (ca. 100 €) und die für eine Maximalsumme für das gesamte Jahr beinhalten. Letztere orientiert sich an der Kaltmiete und liegt in der Regel zwischen 6 und 8 % dieser.

Anforderungen an die Abrechnung

Für eine korrekte Nebenkostenabrechnung müssen einige formelle und inhaltliche Anforderungen beachtet werden. Nur bei einer korrekten Abrechnung können Nachforderungen geltend gemacht werden. Treten Fehler in der Abrechnung auf, bleiben Sie im ungünstigsten Fall auf den Kosten sitzen.

Inhaltliche Anforderungen

Für die inhaltliche Korrektheit müssen einige Mindestangaben in der Abrechnung vorhanden sein, welche durch den Mietvertrag, das BGB und die Betriebskostenverordnung bestimmt werden.

Dazu gehören:

Name des Vermieters (bzw. des Abrechnenden)
Name sowie Anschrift des Mieters/der Mieter
Bezeichnung der Mietimmobilie (Adresse, Etage, Lage der Wohnung)
Genaue Benennung des Abrechnungszeitraumes (höchstens ein Jahr) und des Nutzungszeitraumes (bei unterjährigem Mieterwechsel müssen die Daten des ein- und des ausziehenden Mieters angegeben werden)
Auflistung der Kostenarten gemäß der im Mietvertrag getroffenen Regelungen (individuelle Vereinbarungen oder die in § 2 BetrKV genannten Positionen)
Falls festgelegt: Angabe zu den sonstigen Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV
Angabe über die entstandenen Gesamtkosten (evtl. mit Aufteilung auf einzelne Wohneinheiten)
Angabe über den/die im Mietvertrag festgelegten Verteilerschlüssel
Auflistung der Nebenkostenanteile des Mieters für die jeweiligen Kostenarten
Angabe über die geleisteten Vorauszahlungen
Information über den Saldo nach Abzug der Vorauszahlungen (Nachforderung oder Rückerstattung)

Einsichtsrecht des Mieters

Sie sind nicht verpflichtet, die Rechnungen und Belege, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung genutzt wurden, dieser beizufügen. Ihr Mieter hat jedoch das Recht, Dokumenteneinsicht zu fordern (§ 259 BGB). Findet dies nicht in Ihrem Büro statt, übersenden Sie dem Mieter auf keinen Fall die Originale, sondern lediglich Kopien der Dokumente.

Formelle Anforderungen

Damit die Nebenkostenabrechnung rechtliche Gültigkeit erlangt, ist es wichtig, dass alle formellen Anforderungen erfüllt werden. Auch Laien müssen in der Lage sein, die Abrechnung nachzuvollziehen und ihren Inhalt entsprechend zu überprüfen. Dies muss dem Mieter sowohl auf rechnerischer als auch auf logischer Ebene möglich sein.

Fristen einhalten

Zudem ist die Nebenkostenabrechnung nur dann gültig, wenn Sie dem Mieter fristgerecht vorliegt und den Abrechnungszeitraum von einem Jahr nicht überschreitet (§ 556 Absatz 3 BGB).

Der Beginn des Abrechnungszeitraumes kann frei gewählt werden, häufig beginnt dieser jedoch am 01. Januar und endet am 31. Dezember. Kürzere Zeiträume, beispielsweise bedingt durch einen unterjährigen Mieterwechsel, sind jederzeit möglich. Der ausziehende Mieter hat jedoch keinen Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung vor Ablauf des festgelegten Zeitraumes.

Zustellungsfrist

Nach Ende des Abrechnungszeitraumes haben Sie ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Sie muss ihm bis zum Ablauf der Frist postalisch, per Mail oder via Fax vorliegen. Bei einer postalischen Zusendung sollten Sie daher darauf achten, dass sie den Brief früh genug zur Post bzw. zum Briefkasten bringen.

Bei einem Fristversäumnis haben Sie aufgrund der sogenannten Ausschlussfrist keinen Anspruch auf eventuelle Nachforderungen. Guthaben des Mieters bleiben von dieser Frist unberührt und müssen weiterhin innerhalb von 30 Tagen ausgezahlt werden.

Können Sie einen Nachweis erbringen, dass die Fristüberschreitung nicht durch Sie zu verantworten ist, können Sie auch weiterhin Nachforderungen geltend machen. Dies stellt jedoch einen Ausnahmefall dar und kommt z. B. dann zum Tragen, wenn ein Mieter unbekannt verzogen ist und eine fristgerechte Zustellung dadurch nicht möglich war.

Fazit

Für die Erstellung einer formell und inhaltlich korrekten Nebenkostenabrechnung müssen einige Aspekte beachtet werden. Besonders wichtig ist, dass Ihr Mieter diese auch als Laie nachvollziehen kann und keine Kosten abgerechnet werden, die nicht mietvertraglich vereinbart wurden.

Der Gesetzgeber hat dabei in der Betriebskostenverordnung genau festgelegt, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Achten Sie bei der Erstellung des Mietvertrages darauf, keine Kostenpositionen zu vergessen, da nachträgliche Änderungen nur mit Zustimmung des Mieters möglich sind.

Auch die Einhaltung der jeweils einjährigen Abrechnungs- und Zustellungsfristen ist für eine gültige Nebenkostenabrechnung wichtig.

Mithilfe des Anschreibens können Sie dem Mieter die wichtigsten Informationen zu den entstandenen Kosten und eventuellen Nachforderungen oder Guthaben zur Verfügung stellen, sodass dieser auf einen Blick alles Wichtige erkennen kann. Mit objego können Sie persönliche Anschreiben erstellen, bei denen Anrede, Inhalt und Grußformel individualisiert werden können.

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