Letztes Update: 4. Dezember 2021

Betriebskostenabrechnung erstellen: 7 Dinge, die private Vermieter wissen sollten

Bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung stehen private Vermieter einer wichtigen Aufgabe, die umfangreiches rechtliches Wissen erfordert. Dabei kann es schnell zu Fehlern kommen, die zu Unstimmigkeiten mit den Mietern führen können. Wie Sie die Betriebskostenabrechnung korrekt erstellen, warum der Mietvertrag eine wichtige Rolle spielt und welche Fehler Sie vermeiden sollten, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Betriebskostenabrechnung erstellen: Junger Mann sitzt vor einem Laptop

Wann muss eine Betriebskostenabrechnung erstellt werden? 

Entscheidend für die Pflicht zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist die Vereinbarung im Mietvertrag. Als Vermieter obliegt es Ihnen festzulegen, ob Ihr Mieter neben der Kaltmiete die anfallenden Betriebskosten übernehmen soll.

Haben Sie mit Ihrem Mieter eine Vorauszahlung der Betriebskosten vereinbart, sind Sie gemäß § 556 Absatz 3 BGB zur jährlichen Erstellung einer Betriebskostenabrechnung verpflichtet.

Generell gehören zu den Betriebskosten alle Kosten, die Ihnen laufend für den bestimmungsmäßigen Gebrauch an der Immobilie entstehen (§ 556 Absatz 1 BGB).

Vereinbarung einer Vorauszahlung

In § 556 BGB sind die grundsätzlichen Regelungen zu Betriebskostenabrechnung und der entsprechenden Ausgestaltung enthalten. Es bedarf laut Rechtsprechung einer ausdrücklichen mietvertraglichen Vereinbarung darüber, ob der Mieter die Kosten trägt. Dies kann entweder als Pauschale oder als monatliche Vorauszahlung geschehen.

Verordnungen beachten 

Die Einzelheiten zur Betriebskostenabrechnung sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) verankert. In § 2 wird festgelegt, welche Kostenpositionen Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen.

Über die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) wird zudem die Kostenverteilung für den Betrieb einer zentralen Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlage und einer eigenständigen gewerblichen Wärme- bzw. Warmwasserlieferung geregelt.

Nebenkosten gleich Betriebskosten?

 Zwar werden im allgemeinen Sprachgebrauch die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten oftmals synonym verwendet, genau genommen besteht jedoch ein wichtiger Unterschied: Die Betriebskosten sind rechtlich klar durch die Betriebskostenverordnung definiert, können auf die Mieter umgelegt werden und beinhalten die Kosten, die laufend für den bestimmungsmäßigen Gebrauch entstehen.

Nebenkosten dagegen bezeichnen alle für Sie als Vermieter anfallenden Kostenpositionen und haben keine genaue juristische Definition.

Welche Anforderungen gibt es an die Betriebskostenabrechnung? 

Für eine gültige Betriebskostenabrechnung gelten sowohl formelle als auch inhaltliche Anforderungen, die beachtet werden sollten. Nur mit einer korrekten und pünktlich zugestellten Abrechnung können Sie eventuelle Nachforderungen geltend machen.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Betriebskostenabrechnung übersichtlich und nachvollziehbar sein sowie bestimmte Mindestangaben enthalten muss.

Formelle Anforderungen 

Sie sind verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung so zu gestalten, dass Ihr Mieter sie auch ohne juristisches Wissen verstehen kann. Für die Übersichtlichkeit müssen Sie die Betriebskosten in der Abrechnung auflisten und mithilfe einer geordneten Übersicht der Kosten den Mieter entsprechend informieren. In jedem Fall bedarf die Betriebskostenabrechnung der Schriftform. Dabei ist eine Zustellung per Post, E-Mail oder Fax zulässig.

Belege müssen der Abrechnung nicht beigefügt werden, sind aber auf Verlangen des Mieters vorzulegen (§ 259 BGB). Geschieht dies auf dem Postweg, sollten niemals Originale verschickt werden.

Der Mieter muss in der Lage sein, die Abrechnung auf eventuelle Fehler zu überprüfen. Zudem hat er das Recht, bei einem Fehler in der Betriebskostenabrechnung Widerspruch einzulegen.

Inhaltliche Anforderungen 

Für eine gültige Betriebskostenabrechnung müssen gemäß der Rechtsprechung folgende Mindestangaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift von Mieter und Vermieter bzw. der Hausverwaltung
  • Exakte Bezeichnung der Immobilie, auf die sich die Betriebskostenabrechnung bezieht
  • Konkrete Benennung des Abrechnungszeitraumes (höchstens ein Jahr, bei unterjährigen Mieterwechseln müssen die entsprechenden Mietzeiträume angegeben werden)
  • Angabe über die einzelnen Kostenarten gemäß der mietvertraglichen Regelung (§ 2 Ziffer 1-16 BetrKV oder individuelle Vereinbarungen)
  • Angabe über die sonstigen Betriebskosten (§ 2 Ziffer 17 BetrKV)
  • Angabe über die Ihnen als Vermieter entstandenen Gesamtkosten für jede der Kostenarten (inklusive teilweise nicht umlegbarer Positionen sowie ggf. einer Aufteilung auf einzelne Mieteinheiten mit Berücksichtigung von Leerständen)
  • Aufführung und Erläuterung der im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel
  • Aufstellung der Berechnung des auf den einzelnen Mieter entfallenden Betriebskostenanteils (nach den jeweiligen Kostenarten gliedern)
  • Angabe über die durch den Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen
  • Ermittlung des Saldos (Abzug der Vorauszahlungen muss erfolgen)

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Welche Fristen und Zeiträume gilt es zu berücksichtigen? 

Für eine korrekte Betriebskostenabrechnung müssen wichtige Fristen berücksichtigt werden.

Abrechnungsperiode 

Für die Abrechnungsperiode der Betriebskosten gilt eine maximale Länge von 12 Monaten (§ 556 Absatz 3 BGB). In der Regel wird der Zeitraum von Anfang Januar bis Ende Dezember gewählt. Eine abweichende Periode ist jedoch ebenfalls möglich, beispielsweise mit Beginn zur Jahresmitte.

Eine Abrechnung, deren Zeitraum 12 Monate übersteigt, ist ungültig. Ihr Mieter kann dann eine eventuelle Nachzahlung so lange verweigern, bis er eine korrekte Betriebskostenabrechnung von Ihnen erhalten hat.

Betriebskostenabrechnung erstellen: Abrechnungsfrist 

Die Betriebskostenabrechnung muss gemäß § 556 Absatz 3 BGB Ihrem Mieter bis spätestens zum Ablauf des Folgejahres vorliegen.

Beispiel der Abrechnungsfrist

Endet die Abrechnungsperiode am 31. Dezember, muss Ihr Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres erhalten haben.

Nachforderung bei Fristversäumnis nicht möglich 

Aufgrund der sogenannten Ausschlussfrist können Sie von Ihrem Mieter keine Nachzahlung der Betriebskosten verlangen, wenn diesem die Abrechnung zu spät vorlag. Guthaben des Mieters bleiben von dieser Frist unberührt und müssen weiterhin ausgezahlt bzw. verrechnet werden.

Geltende Ausnahme 

Können Sie beweisen, dass Sie die Überschreitung der Frist nicht zu verantworten haben, bleibt das Recht auf Nachforderungen bestehen. Ist Ihr ehemaliger Mieter beispielsweise unbekannt verzogen und die Abrechnung konnte aus diesem Grund nicht rechtzeitig zugestellt werden, tritt die Ausnahme ein.

Haben Sie die Betriebskostenabrechnung jedoch erst am letzten Tag der Frist abgeschickt und sie kommt dementsprechend zu spät an, können keine Nachforderungen geltend gemacht werden.

Widerspruchsfrist 

Mieter haben das Recht, gegen die Betriebskostenabrechnung Widerspruch einzulegen. Wichtig ist dabei, dass der Widerspruch innerhalb eines Jahres nach Zugang der Betriebskostenabrechnung erfolgen muss (§ 556 Absatz 3 BGB).

Im Falle einer Nachzahlungsforderung hat der Widerspruch keinen Einfluss auf die Zahlungsfrist. Allerdings kann der Mieter diese unter Vorbehalt leisten

Zahlungsfrist bei Nachforderungen

Wurde im Mietvertrag keine Frist festgehalten, gilt die gesetzlich festgelegte Frist von 30 Tagen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung (§ 286 Absatz 3 BGB). Bei Forderungen müssen Sie den Mieter auf diese Frist in der Abrechnung hinweisen, damit kein Zahlungsverzug entsteht.

Abweichende Regelungen dürfen im Mietvertrag getroffen werden, sofern diese nicht zum Nachteil des Mieters ausfallen.

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Welche Kostenarten dürfen umgelegt werden?

Während früher davon ausgegangen wurde, dass mit der Bruttomiete alle Kosten abgegolten sind, ist eine separate Abrechnung der Kosten heute die gängige Form.

Betriebskosten-Vereinbarung 

Um die Betriebskosten auf den Mieter umlegen zu können, ist eine ausdrückliche mietvertragliche Vereinbarung erforderlich. Sie können dabei allerdings selbst entscheiden, ob Sie alle Kostenarten einzeln auflisten oder auf § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen. Lediglich Punkt 17, die sonstigen Betriebskosten, müssen konkret benannt werden.

Gibt es keine Betriebskosten-Vereinbarung im Mietvertrag, gelten die Kosten bereits durch die Mietzahlung als abgegolten.

Umlagefähige Betriebskosten

In § 2 der Betriebskostenverordnung ist gesetzlich geregelt, welche Kosten Sie auf die Mieter umlegen dürfen.

Zu den umlagefähigen Kosten zählen:

  • Grundsteuer
  • Kosten für Wasser und Entwässerung
  • Kosten für die zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage
  • Kosten für Reinigung und Wartung von Heizungen, Warmwassergeräten und Gas-Einzelfeuerstätten
  • Betriebs- und Wartungskosten für Aufzugsanlagen
  • Kosten für regelmäßige Müllbeseitigung sowie Straßenreinigung
  • Gebäudereinigungskosten
  • Kosten für Gartenpflege und Schornsteinreinigung
  • Beleuchtungskosten
  • Kosten für bestimmte Versicherungen
  • Aufwendungen für den Hausmeister
  • Kosten für eine gemeinschaftliche Antennenanlage oder für eine Breitbandnetz-Verteilanlage
  • Kosten für Einrichtungen für die Wäschepflege

Abrechnung sonstiger Betriebskosten 

Über Punkt 17 der Betriebskostenverordnung können Sie weitere Kosten, die durch die vorherigen 16 Positionen nicht erfasst wurden, auf die Mieter umlegen. Dazu gehören unter anderem Kosten für die Dachrinnen-Reinigung sowie die Wartung von Rauchmeldern. Eine Umlage darf allerdings nur erfolgen, wenn die Kostenpositionen genau im Mietvertrag definiert sind.

Umlage von Heizungs- und Warmwasserkosten

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, den anteiligen Wärme- und Warmwasserverbrauch der einzelnen Mieter bzw. Mietwohnungen zu erfassen (§ 4 Absatz 1 HeizkostenV). Dabei gilt, dass mindestens 50 %, höchstens jedoch 70 % nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden müssen.

Nicht umlagefähige Kosten 

Nicht alle Kosten, die Ihnen als Eigentümer entstehen, sind auch umlagefähig. Kosten für die Verwaltung des Mietobjektes sowie für Instandhaltung und Instandsetzung gehören gemäß § 1 BetrKV zu den nicht umlagefähigen Kosten.

Auch Prämien für weitere Versicherungen wie einer Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung müssen Sie selbst tragen.

Nicht alle Kostenarten sind umlagefähig

Ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten zählen Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Verwaltungskosten (§ 1 Absatz 2 BetrKV) für das Mietobjekt.

Mögliche Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung

Die genutzten Umlage- oder auch Verteilerschlüssel müssen in der Betriebskostenabrechnung ausdrücklich benannt und erläutert werden. Wird im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt die Umlage nach Wohnfläche (§ 556a Absatz 1 BGB).

Oft genutzte Umlageschlüssel sind „Wohnfläche“ und „Personenanzahl“. Eine Kombination verschiedener Schlüssel ist ebenfalls möglich.

Bei der Umlage nach „Wohnfläche“ ist zu beachten, dass die tatsächliche und nicht die im Mietvertrag angegebene Größe die Abrechnungsgrundlage darstellt. Dies geht aus einem Urteil des Bundesgerichtshofes von 2018 hervor (Aktenzeichen VIII ZR 220/17).

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Was ist bei besonderen Situationen zu berücksichtigen? 

Für Sie als Vermieter kann es manchmal zu besonderen Situationen kommen, die sich auf die Betriebskostabrechnung auswirken können.

Unterjähriger Mieterwechsel

Findet unterjährig ein Mieterwechsel statt, müssen Sie entsprechend zeitanteilige Betriebskostenabrechnungen für die alten und neuen Mieter erstellen. Gleichzeitig sind Sie nicht verpflichtet, dem ausziehenden Mieter die Abrechnung zum Zeitpunkt des Auszugs vorzulegen, sondern erst zum Ende des üblichen Abrechnungszeitraumes.

Strukturell unterschiedliche Betriebskosten 

Haben Sie in Ihrer Immobilie Mieter mit deutlich unterschiedlichen Betriebskosten, beispielsweise durch eine gemischt gewerbliche und wohnwirtschaftliche Nutzung, können Sie die Betriebskosten gesondert aufteilen und abrechnen, damit bei einem höheren Verbrauch durch das Gewerbe die privaten Mieter keinen Nachteil erfahren.

Allerdings besteht für Sie keine gesetzliche Verpflichtung, in jedem Fall den gerechtesten Umlageschlüssel zu nutzen, sondern Sie dürfen sowohl Praktikabilität als auch Kostenüberlegungen in Ihre Entscheidung einfließen lassen.

Leerstand

Gibt es in Ihrer Immobilie einen Leerstand, dürfen die dadurch entstanden Kosten nicht auf die Mieter umgelegt werden, sondern müssen selbst getragen werden. Während dies für den Umlageschlüssel „Wohnfläche“ juristisch entschieden wurde (Urteil des Bundesgerichtshofes von 2006, Aktenzeichen VIII ZR 150/05), gibt es keine einheitliche Entscheidung, wenn nach „Personenanzahl“ abgerechnet wird.

Welche Fehler sollten in der Betriebskostenabrechnung vermieden werden? 

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung stellt für viele Vermieter eine Herausforderung dar, schließlich handelt es sich um eine komplexe Materie. Einige Fehler kommen dabei besonders häufig vor.

Fehlende Vereinbarung über die Betriebskosten 

Wurde im Mietvertrag keine Umlage der Betriebskosten vereinbart, können Sie von Ihrem Mieter auch keine Zahlung dieser verlangen.

Verspätete Zustellung der Abrechnung

Wird dem Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes zugestellt, können sie keine Nachforderungen mehr geltend machen.

Einbezug von Leerstand 

Nebenkosten, die für leerstehende Wohnungen anfallen, dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden, sondern sind von Ihnen als Vermieter zu tragen.

Abrechnung von nicht umlagefähigen Kosten

Nur Kosten, die in § 2 BetrKV genannt werden, dürfen auch umgelegt werden. Sonstige Betriebskosten müssen für eine Umlage explizit im Mietvertrag genannt werden. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind nicht umlagefähig.

Fehlen von Pflichtangaben

Durch die Pflichtangaben wird die Betriebskostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbar. Fehlt eine Angabe, ist dies nicht mehr gegeben und die Abrechnung ist ungültig.

Zu lange Abrechnungsperiode

Übersteigt die Abrechnungsperiode die Höchstgrenze von 12 Monaten, kann der Mieter eine eventuelle Nachzahlung verweigern.

Welche Rechte hat Ihr Mieter? 

Nicht nur Sie als Vermieter, auch Ihr Mieter hat einige Rechte, wenn es um die Betriebskostenabrechnung geht.

Dazu zählen:

  • Überprüfung der Betriebskostenabrechnung auf ihre Korrektheit und das Einlegen eines Widerspruchs innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung
  • Einsicht in die zur Abrechnung genutzten Rechnungen und Belege
  • Verlangen der Auszahlung eines Guthabens innerhalb einer Frist von 30 Tagen
  • Sie auf die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu verklagen, wenn vertraglich eine monatliche Vorauszahlung vereinbart wurde und Sie Ihrer Pflicht nicht nachkommen
  • Laufende Zahlungen zurückbehalten, wenn Sie ihm Belegeinsicht verweigern sowie keine oder eine formell fehlerhafte Betriebskostenabrechnung erstellen

Streit vermeiden

Kommt es zu einem Fehler oder anderen Unstimmigkeiten, die in Zusammenhang mit der Abrechnung stehen, kann dies schnell zu einer Auseinandersetzung mit dem Mieter führen. Das Risiko dafür lässt sich jedoch minimieren, indem Sie

  • die Betriebskostenabrechnung sorgfältig und unter Berücksichtigung aktueller rechtlicher Voraussetzungen erstellen
  • transparent mit dem Mieter über die Abrechnung und die Kostenpositionen kommunizieren
  • den Mieter bei seinen Anliegen und Bedenken ernst nehmen und schnellstmöglich reagieren
  • auf fachliche Unterstützung bei Unklarheiten und kritischen Fällen zurückgreifen

Unser Tipp

Spezielle Softwareprogramme sorgen für eine große Zeitersparnis bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Sie führen Schritt für Schritt durch den Prozess und helfen, Fehler zu minimieren. Am Ende erhalten Sie eine rechtskonforme Betriebskostenabrechnung, die Ihre Mieter leicht nachvollziehen können.

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