Anschreiben Nebenkostenabrechnung: Vorlage für private Vermieter

Mit der Vereinbarung einer Vorauszahlung der Nebenkosten geht auch die Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einher. Das dazugehörige Anschreiben bietet die Möglichkeit, dem Mieter die wichtigsten Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu stellen, bevor er die detaillierte Nebenkostenabrechnung durchgeht. Was bei der Abrechnung beachtet werden muss und warum ein Anschreiben sinnvoll ist, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Letztes Update: 22. Februar 2024 | 6 Min. Lesezeit

Haende einer Person, die an einem Schreibtisch sitzt. Die Haende liegen beide auf einem Laptop. Neben dem Laptop liegt ein Handy und eine weiße Tasse steht dort. Im Hintergrund ist eine Gruenpflanze zu erkennen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Anschreiben der Nebenkostenabrechnung
  2. Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?
  3. Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
  4. Anforderungen an die Abrechnung

Anschreiben der Nebenkostenabrechnung

Das Anschreiben ist Teil der Nebenkostenabrechnung und beinhaltet die wichtigsten Informationen für Ihre Mieter. Hier können Sie einen Überblick über die entstandenen Gesamtkosten, über die geleisteten Vorauszahlungen und den Saldo geben. Auch die Angabe der Kontodaten für Nachforderungen findet im Anschreiben Platz.

Für Mieter bietet das Anschreiben den Vorteil, dass sie alle wichtigen Daten auf einen Blick erhalten und sich nicht erst die gesamte Nebenkostenabrechnung durchlesen müssen. Mit einer Vorlage müssen Sie nur noch die individuellen Daten eintragen und haben in wenigen Augenblicken ein übersichtliches und persönliches Anschreiben erstellt.

Was sollte das Anschreiben beinhalten?

Da der Mieter mit dem Anschreiben einen ersten Überblick und eine Zusammenfassung der Nebenkostenabrechnung erhält, sollten einige wichtige Punkte enthalten sein.

Name und Anschrift

Führen Sie im Anschreiben sowohl Ihren Namen als auch den des Mieters auf. Gleiches gilt für die Adresse. Auch eine Kontaktmöglichkeit beispielsweise in Form einer E-Mail-Adresse kann an dieser Stelle ergänzt werden

Überblick über die Daten

Hier sollten die wichtigsten Daten zur Mieteinheit aufgelistet werden. Dazu gehören:

  • Bezeichnung der Einheit
  • Etage / Lage
  • Adresse der Einheit
  • Datum der Abrechnungserstellung
  • Abrechnungszeitraum
  • Nutzungszeitraum des Mieters

Zusammenfassung der Kosten

Bevor der Mieter auf den nachfolgenden Seiten die genaue Aufschlüsselung der Kosten findet, können im Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung bereits die wichtigsten Punkte aufgelistet werden:

  • Gesamtkosten
  • Betriebskosten-Vorauszahlung
  • Heizkosten-Vorauszahlung
  • Guthaben / Nachforderung

Persönlicher Text & Info zu Guthaben / Nachzahlung

Zuletzt sollte im Anschreiben ein kurzer Text folgen. Darin können Sie den Mieter persönlich ansprechen und ihn darauf hinweisen, dass er auf den folgenden Seiten die genaue Aufteilung und Abrechnung der Betriebskosten findet.

Auch eine Information zu eventuellem Guthaben oder einer Nachforderung kann hier aufgeführt werden. Dabei ist es hilfreich, auf die Frist zur Nachforderung hinzuweisen und den Mieter zu bitten, die Zahlung innerhalb des bestimmten Zeitraums (in der Regel 30 Tage) zu veranlassen. An dieser Stelle können Sie zudem Ihre Kontodaten ergänzen.

Hat der Mieter eine Einzugsermächtigung erteilt, sollten Sie im Anschreiben darauf hinweisen, dass der fällige Betrag mit der nächsten Mietzahlung eingezogen wird.

Mit einer Grußformel und der Ergänzung, dass Sie bei Rückfragen zur Verfügung stehen, ist das Anschreiben für die Nebenkostenabrechnung fertig und kann zusammen mit der Abrechnung an den Mieter übersendet werden.

Download Vorlage 

Laden Sie hier eine kostenlose und bearbeitbare Vorlage für Ihr Anschreiben herunter. 

Persönliches Anschreiben mit objego verfassen 

Nutzen Sie objego für die Digitalisierung Ihres Vermieter-Alltags und die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung, können Sie anstelle standardisierter Texte das Anschreiben personalisieren. Anrede, Inhalt und Grußformel können individuell verfasst und für die folgenden Abrechnungen gespeichert werden.

Die Software fragt bei Erstellung der Abrechnung, ob die Vorlage genutzt werden soll oder ob Sie einen persönlichen Text verfassen möchten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem Text für alle Mieter oder individualisierten Texten für einzelne Mieter.

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Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden? 

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird gemäß § 556 BGB nur dann zur Pflicht, wenn Sie mit Ihrem Mieter eine Nebenkostenvorauszahlung vertraglich vereinbart haben. Diese Vereinbarung wird im Mietvertrag getroffen und kann nachträglich nur geändert werden, wenn beide Parteien zustimmen.

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Nicht alle Kosten gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten. dürfen Sie über die Nebenkosten auf den Mieter übertragen. Der Gesetzgeber hat mit § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) 16 übertragbare Positionen sowie die sonstigen Kosten festgelegt.

Gleichermaßen wurden in § 1 Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausgeschlossen. Diese Kostenarten sind von Ihnen als Vermieter zu tragen

Ausreichend ist, wenn im Mietvertrag ein Verweis auf § 2 BetrKV erfolgt. Es ist jedoch ebenfalls möglich, alle Kostenarten einzeln aufzulisten. Dabei sollten Sie in jedem Fall sicherstellen, dass keine Position vergessen wird.

Anforderungen an die Abrechnung

Für eine korrekte Nebenkostenabrechnung müssen einige formelle und inhaltliche Anforderungen beachtet werden. Nur bei einer korrekten Abrechnung können Nachforderungen geltend gemacht werden. Treten Fehler in der Abrechnung auf, bleiben Sie im ungünstigsten Fall auf den Kosten sitzen.

Inhaltliche Anforderungen 

Für die inhaltliche Korrektheit müssen einige Mindestangaben in der Abrechnung vorhanden sein, welche durch den Mietvertrag, das BGB und die Betriebskostenverordnung bestimmt werden.

Dazu gehören:

  • Name des Vermieters (bzw. des Abrechnenden)
  • Name sowie Anschrift des Mieters/der Mieter
  • Bezeichnung der Mietimmobilie (Adresse, Etage, Lage der Wohnung)
  • Genaue Benennung des Abrechnungszeitraumes (höchstens ein Jahr) und des Nutzungszeitraumes (bei unterjährigem Mieterwechsel müssen die Daten des ein- und des ausziehenden Mieters angegeben werden)
  • Auflistung der Kostenarten gemäß der im Mietvertrag getroffenen Regelungen (individuelle Vereinbarungen oder die in § 2 BetrKV genannten Positionen)
  • Falls festgelegt: Angabe zu den sonstigen Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV
  • Angabe über die entstandenen Gesamtkosten (evtl. mit Aufteilung auf einzelne Wohneinheiten)
  • Angabe über den/die im Mietvertrag festgelegten Verteilerschlüssel
  • Auflistung der Nebenkostenanteile des Mieters für die jeweiligen Kostenarten
  • Angabe über die geleisteten Vorauszahlungen
  • Information über den Saldo nach Abzug der Vorauszahlungen (Nachforderung oder Rückerstattung)

Formelle Anforderungen 

Damit die Nebenkostenabrechnung rechtliche Gültigkeit erlangt, ist es wichtig, dass alle formellen Anforderungen erfüllt werden. Auch Laien müssen in der Lage sein, die Abrechnung nachzuvollziehen und ihren Inhalt entsprechend zu überprüfen. Dies muss dem Mieter sowohl auf rechnerischer als auch auf logischer Ebene möglich sein.

Fristen einhalten 

Zudem ist die Nebenkostenabrechnung nur dann gültig, wenn Sie dem Mieter fristgerecht vorliegt und den Abrechnungszeitraum von einem Jahr nicht überschreitet (§ 556 Absatz 3 BGB).

Zustellungsfrist 

Nach Ende des Abrechnungszeitraumes haben Sie ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Sie muss ihm bis zum Ablauf der Frist postalisch, per Mail oder via Fax vorliegen. Bei einer postalischen Zusendung sollten Sie daher darauf achten, dass Sie den Brief früh genug zur Post bzw. zum Briefkasten bringen.

Fazit

Für die Erstellung einer formell und inhaltlich korrekten Nebenkostenabrechnung müssen einige Aspekte beachtet werden. Besonders wichtig ist, dass Ihr Mieter diese auch als Laie nachvollziehen kann und keine Kosten abgerechnet werden, die nicht mietvertraglich vereinbart wurden.

Der Gesetzgeber hat dabei in der Betriebskostenverordnung genau festgelegt, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Achten Sie bei der Erstellung des Mietvertrages darauf, keine Kostenpositionen zu vergessen, da nachträgliche Änderungen nur mit Zustimmung des Mieters möglich sind.

Auch die Einhaltung der jeweils einjährigen Abrechnungs- und Zustellungsfristen ist für eine gültige Nebenkostenabrechnung wichtig.

Mithilfe des Anschreibens können Sie dem Mieter die wichtigsten Informationen zu den entstandenen Kosten und eventuellen Nachforderungen oder Guthaben zur Verfügung stellen, sodass dieser auf einen Blick alles Wichtige erkennen kann. Mit objego können Sie persönliche Anschreiben erstellen, bei denen Anrede, Inhalt und Grußformel individualisiert werden können.

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Autor

Miriam Zaunbrecher

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