Behördenauskunft auf Knopfdruck: So sparen Sie Zeit und Nerven
Wer schon einmal bei einer Behörde Unterlagen oder Auskünfte einholen musste weiß, dass diese Aufgabe oft viel Zeit in Anspruch nimmt. Als privater Vermieter oder Eigentümer muss eine Vielzahl an Behördengängen absolviert werden. Das alles neben dem Beruf und den Aufgaben, die als Immobilienbesitzer ohnehin auf Sie zukommen, zu erledigen, wird schnell zur Herausforderung. Welche Auskünfte im Zusammenhang mit Ihrer Immobilie besonders wichtig sind, wo sie auf ursprünglichem Weg beantragt werden müssen und wie eine smarte Lösung Behördenauskünfte digitalisiert, erfahren Sie in folgendem Beitrag.
Letztes Update: 27. Februar 2024 | 11 Min. Lesezeit
Die wichtigsten Behördenauskünfte
Damit der Kauf und Verkauf sowie die Finanzierung von Grundstücken und Immobilien rechtliche Gültigkeit erlangen, sind verschiedenste Dokumente und Behördenauskünfte erforderlich. Vom Grundbuchauszug über die Altlastenauskunft bis hin zum Bebauungsplan – Käufer und Verkäufer stehen vor der Aufgabe, zahlreiche Informationen und Bescheinigungen einzuholen.
Die wichtigsten haben wir für Sie zusammengefasst und geben Auskunft darüber, wann und warum sie benötigt werden und in welchen behördlichen Zuständigkeitsbereich sie fallen.
Grundbuchauszug
Das Grundbuch beinhaltet alle wichtigen Angaben über eine Immobilie oder ein Grundstück. Dazu gehören eventuelle Hypotheken oder auch die aktuellen Eigentumsverhältnisse. Sortiert wird das Grundbuch nach Blattnummern und Bändern. Jedem Grundstück ist eine Blattnummer zugeordnet, wobei größere Liegenschaften auch mehr als ein Grundbuchblatt einnehmen können. Da ein Grundbuchblatt immer mehrere Seiten umfasst, wird der entsprechende Abdruck Grundbuchauszug genannt.
Warum benötigt?
Um zu erfahren, welche Informationen im Grundbuch stehen, muss der entsprechende Auszug beantragt werden. Dies geht nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses. Dieses kann entstehen, wenn Sie Eigentümer, Bevollmächtigter, Erbbauberechtigter, Erbe, Mieter oder Kaufinteressent sind.
Wann benötigt?
Wer ein Haus finanzieren lassen möchte, benötigt für den Kreditgeber einen Auszug aus dem Grundbuch. Auch beim Verkauf einer Immobilie bzw. eines Grundstücks sollte ein aktueller Grundbuchauszug vorliegen. Dies schafft zusätzliches Vertrauen beim Käufer, der damit sichergehen kann, dass Sie der rechtmäßige Besitzer sind und dass keine erheblichen Wertminderungen wie Baubeschränkungen vorhanden sind.
Wo beantragen?
Beantragt werden kann der Grundbuchauszug beim Grundbuchamt. Dieses ist Teil der jeweils örtlichen Amtsgerichte. Welches Amtsgericht der für Sie richtige Ansprechpartner ist, kann online über das Justizportal des Bundes und der Länder erfragt werden. Der Kostenpunkt liegt zwischen 10 und 20 €, abhängig davon, ob es sich um einen beglaubigten oder nicht beglaubigten Auszug handelt.
Liegenschaftskarte
Die Liegenschaftskarte, auch Flurkarte genannt, ist eine Darstellung der Liegenschaften für das gesamte Bundesgebiet bzw. einzelner Bereiche aus der Vogelperspektive. Zu den dargestellten Elementen gehören Straßen, Gebäude und Flurstücke, wobei ein Grundstück aus mehreren Flurstücken bestehen kann. Sie dient als amtlicher Nachweis, dass ein Grundstück existiert und zeigt dessen Lage an.
Warum benötigt?
Die Karte dient als Ergänzung des Grundbuchs und als ein zusätzlicher Schutz bestehender Eigentumsverhältnisse sowie zur Beurteilung der genauen Belegenheit eines Grundstücks.
Wann benötigt?
Planen Sie Baumaßnahmen auf Ihrem Grundstück, dient die Karte als wichtige Grundlage für die Beantragung einer Genehmigung. Auch für den Kauf beziehungsweise Verkauf einer Immobilie oder eines Grundstücks bedarf es einer Liegenschaftskarte, die vom Notar im Zuge des Kaufvertrages beglaubigt werden muss.
Wo beantragen?
Beantragt werden kann die Liegenschaftskarte beim zuständigen Katasteramt. Die Kosten liegen zwischen 10 und 60 €.
kostenloser newsletter
Vermieter-Themen direkt in Ihr Postfach
Jetzt zum Newsletter anmelden und kostenlose Checkliste für die Nebenkostenabrechnung herunterladen.
Kostenloser Newsletter
Vermieter-Themen direkt in Ihr Postfach
Jetzt zum Newsletter anmelden und kostenlose Checkliste für die Nebenkostenabrechnung herunterladen.
Erschließungsbeitragsbescheinigung
Die Erschließungsbeitragsbescheinigung gibt Auskunft darüber, auf welchem Stand sich offene Erschließungskosten befinden.
Warum benötigt?
Da die Erschließungskosten zu einem Großteil vom Eigentümer getragen werden, ist es wichtig festzustellen, ob vor dem Kauf bzw. Verkauf von Grundstücken und Immobilien noch Zahlungen ausstehen. Offene Beträge gehen auf den neuen Besitzer über, sodass dieser vor dem Erwerb wissen sollte, in welcher Höhe Zusatzkosten auf ihn zukommen.
Wann benötigt?
Soll ein Grundstück verkauft werden bzw. möchten Sie ein Grundstück oder eine Immobilie erwerben, wird die Bescheinigung benötigt, um festzustellen, ob noch offene Beiträge bestehen. Auch Jahre nach Beendigung von Baumaßnahmen können noch Kosten anfallen, da eine Erschließung über längere Zeit andauern kann oder Teilerschließungsmaßnahmen erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden.
Wo beantragen?
Die Bescheinigung kann in der Regel beim Bauamt der jeweiligen Stadt oder Gemeinde beantragt werden. Dies ist nur durch den Eigentümer oder mit einer Vollmacht des Eigentümers möglich.
Altlastenauskunft
Eine Altlastenauskunft gibt Informationen darüber, ob eine Bodenbelastung auf dem Grundstück besteht. Dadurch ergibt sich bei unbebauten Grundstücken Auskunft darüber, ob eine Bebauung überhaupt möglich ist beziehungsweise ob sich darauf Altlasten wie Chemikalien befinden. Auch beinhaltet sie Informationen darüber, ob es auf dem Grund geologische Besonderheiten gibt, die bei der Bebauung beachtet werden müssen. Wichtig ist, dass Altlasten nur dann von Belang sind, wenn durch sie Schädigungen oder Gefahren entstanden sind.
Warum benötigt?
Die Auskunft über Altlasten trägt maßgeblich zur Gestaltung des Kauf- bzw. Verkaufspreises bei. Befinden sich entsprechende Belastungen auf dem Grundstück, kann dies den Preis deutlich senken, da oftmals umfassende Sanierungen notwendig sind, um eine sichere Bebauung zu ermöglichen.
Wann benötigt?
Im Zuge des Kaufs oder Verkaufs einer Immobilie bzw. eines Grundstücks kann die Einholung der Altlastenauskunft sinnvoll sein. Vorhandene Altlasten durch eine Sanierung zu beseitigen kann sehr teuer werden, sodass Interessenten im Vorhinein wissen sollten, ob sich der Kauf lohnt. Aber auch das finanzierende Kreditinstitut fordert in den meisten Fällen eine Altlastenauskunft, um den Wert der Immobilie bzw. des Grundstücks und den daraus resultierenden Beleihungswert zu errechnen.
Wo beantragen?
Eingeholt werden kann die Altlastenauskunft bei berechtigtem Interesse zumeist beim zuständigen Umweltamt. Berechtigtes Interesse haben Personen, die eine Immobilie oder ein Grundstück verkaufen oder kaufen wollen. Zu beachten ist, dass eine aktuelle Liegenschaftskarte für die Bearbeitung benötigt wird. Zudem helfen ein Grundbuchauszug und der Personalausweis dabei, das berechtigte Interesse zu belegen.
Gebäudedenkmalschutzauskunft
Der Denkmalschutz dient dazu, historische Gebäude zu erhalten und vor dem Verfall zu schützen. Für diese Art von Immobilien gibt es zahlreiche Auflagen, die Besitzer erfüllen müssen.
Warum benötigt?
Sollen im Laufe der Zeit Renovierungs- oder Sanierungsarbeiten am Gebäude stattfinden, muss dafür zunächst eine Genehmigung erteilt werden. Für potenzielle Käufer ist es wichtig zu wissen, ob das Gebäude unter Denkmalschutz steht, da spätere Arbeiten nur in bestimmtem Rahmen ausgeführt werden dürfen und diese durch hohe Auflagen oft teurer ausfallen können als bei anderen Immobilien.
Wann benötigt?
Eine Auskunft darüber, ob ein Gebäude unter Denkmalschutz steht, sollte vor dem Kauf eingeholt werden. So können später auftretende höhere Sanierungskosten bereits im Voraus einkalkuliert werden und der Käufer erlebt keine böse Überraschung.
Wo beantragen?
Die Auskunft über den Gebäudedenkmalschutz erfolgt durch das örtliche Denkmalschutzamt bei Nachweis eines berechtigten Interesses.
Bodendenkmalschutzauskunft
Wer eine neue Immobilie bauen möchte, sollte sich zuvor darüber informieren, ob auf dem Grundstück der Bodendenkmalschutz greift. Als Besitzer stehen Sie in der Pflicht, das Bodendenkmal zu erhalten und zu schützen. Eine typische Auflage kann die Verpflichtung zur Verwendung spezieller Gerätschaften bei der Bebauung sein.
Warum benötigt?
Sollen auf einem geschützten Grundstück tiefgreifende Veränderungen beispielsweise durch bauliche Maßnahmen durchgeführt werden, so muss eine entsprechende Erlaubnis durch die Denkmalschutzbehörde erteilt werden. Auch beim Verkauf eines Grundstücks müssen potenzielle Käufer darüber informiert werden, da sich dies auf die Kaufentscheidung auswirken kann.
Wann benötigt?
Beim Kauf eines Grundstücks sollte eine Bodendenkmalschutzauskunft eingeholt werden, damit bereits im Voraus geklärt wird, ob und in welchem Ausmaß bauliche Veränderungen auf dem Grundstück durchgeführt werden dürfen.
Wo beantragen?
Informationen darüber, ob ein Bodendenkmalschutz für das Grundstück besteht, können bei der örtlichen Denkmalschutzbehörde bzw. dem Amt für Denkmalschutz eingeholt werden.
kostenloser newsletter
Vermieter-Themen direkt in Ihr Postfach
Jetzt zum Newsletter anmelden und kostenlose Checkliste für die Nebenkostenabrechnung herunterladen.
Kostenloser Newsletter
Vermieter-Themen direkt in Ihr Postfach
Jetzt zum Newsletter anmelden und kostenlose Checkliste für die Nebenkostenabrechnung herunterladen.
Teilungserklärung
Mit der Teilungserklärung wird eine Immobilie auf formeller Ebene aufgeteilt. Auch die einzelnen Rechte & Pflichten der Eigentümer werden in der Erklärung festgehalten. Die Erstellung findet vor dem Verkauf der Wohnungen statt, sodass die Käufer die geltenden Regelungen mit dem Erwerb der Wohnung akzeptieren müssen und keine Änderungen fordern können. Zudem ist es nur mit einer Teilungserklärung möglich, für einzelne Wohneinheiten innerhalb eines Gebäudes auch Einträge im Grundbuch zu erhalten.
Warum benötigt?
Um eine Eigentumswohnung in einem Mehrfamilienhaus verkaufen zu können, muss eine Teilungserklärung vorhanden sein. Diese bestätigt, dass die einzelnen Wohnungen individuelle Grundbücher erhalten.
Wann benötigt?
Soll eine Wohneinheit innerhalb eines Mehrfamilienhauses verkauft werden, ist eine Teilungserklärung nötig. Diese muss für juristische Gültigkeit notariell beglaubigt sein.
Wo beantragen?
Die Teilungserklärung erhalten Eigentümer beim Erwerb der Wohneinheit. Potenziellen Käufern wird sie dann vom Eigentümer selbst zur Verfügung gestellt. Sind Hausverwaltungen beauftragt, kann die Teilungserklärung auch dort angefragt werden. Sollten weder Eigentümer noch Hausverwaltung in der Lage sein, die Erklärung vorzulegen, kann eine Anforderung beim Grundbuchamt erfolgen.
Bewilligungsurkunde
Eine Bewilligung muss bei der Gewährung eines Gehrechts erteilt werden. Nur der Eigentümer ist berechtigt, dies zu tun. Im Zuge dessen erfolgt eine Eintragung ins Grundbuch, was mit der Ausstellung der entsprechenden Urkunde einhergeht.
Warum benötigt?
Wer anderen Personen ein Gehrecht, also die Erlaubnis zur Nutzung des Grundstücks oder des Gebäudes beispielsweise als Weg oder zum Wohnen, gewährt, muss seine Bewilligung dazu abgeben und diese im Grundbuch eintragen lassen. Auch kann ein Ausschluss bestimmter Nutzungsarten erfolgen.
Wollen Sie also eine Bewilligung für ein Gehrecht erteilen, wird eine beglaubigte Bewilligungsurkunde benötigt.
Wann benötigt?
Nach dem Kauf einer Immobilie oder eines Grundstücks erfolgt eine Eintragung ins Grundbuch. Im Zuge dessen können Sie die Einwilligung zu oder den Ausschluss von einer oder mehrerer Nutzungsarten geben
Wo beantragen?
Zuständig ist das Grundbuchamt. Eine Bewilligung muss beglaubigt sein, sodass Sie die ausdrückliche Einwilligung vor einem Notar bzw. einer Notarin erklären oder eine unterschriebene schriftliche Bewilligung beglaubigen lassen müssen.
Bodenrichtwertkarte
Der Bodenrichtwert gibt Auskunft darüber, bei welcher Höhe der durchschnittliche Quadratmeterwert von unbebautem Boden liegt. Der Wert bezieht sich dabei auf bestimmte Gebiete, wodurch die Unterschiede entsprechend groß sein können.
Warum benötigt?
Mithilfe des Bodenrichtwertes kann eine erste Wertermittlung einer Immobilie stattfinden, beziehungsweise stellt der Wert einen ersten Anhaltspunkt dafür dar.
Wann benötigt?
Beim Verkauf einer Immobilie kann auf den Bodenrichtwert für die Ermittlung des Preises Bezug genommen werden. In der Praxis geschieht dies jedoch selten, da meist die Grundstückswerte deutlich über den ermittelten Bodenrichtwerten liegen.
Wo beantragen?
Bodenrichtwertkarten sind öffentlich zugänglich und können von allen Interessierten eingesehen werden. Da es sich dabei jedoch lediglich um allgemeine Informationen handelt, können detaillierte Auskünfte bei den örtlichen Gutachterausschüssen beantragt werden.
Bebauungsplan
Inwiefern innerhalb eines Wohngebiets gebaut werden darf, wird über den Bebauungsplan geregelt. Die von den Kommunen aufgestellten Regelungen sorgen für einen einheitlichen Charakter der verschiedenen Siedlungen und verhindern gleichzeitig die Benachteiligung einzelner Anwohner, da beispielsweise geregelt wird, wo höhere Gebäude in Gebieten mit Einfamilienhäusern entstehen dürfen.
Warum benötigt?
Innerhalb des Bebauungsplans wird festgelegt, wo welche Art von Gebäuden entstehen darf. Für Käufer ist es also besonders wichtig zu wissen, was in dem für sie geltenden Plan verankert ist. Die einzelnen Bundesländer und Kommunen können selbst festlegen, wie detailliert die Bebauung reguliert wird.
Wann benötigt?
Bevor ein Grundstück erworben wird, sollten sich potenzielle Käufer über den geltenden Bebauungsplan informieren, damit später keine unschönen Überraschungen entstehen.
Wo beantragen?
In der Regel muss der Bebauungsplan nicht beantragt werden. Er kann oftmals online beispielsweise bei der Gemeindeverwaltung oder dem Bauordnungsamt eingesehen werden. Lediglich eine Änderung muss bei der Gemeinde beantragt werden. Dies kann auch durch Privatpersonen geschehen.
Smarte Lösung mit DocEstate
Im Zusammenhang mit Immobilien und Grundstücken muss eine ganze Reihe an Dokumenten bei vielen verschiedenen Ämtern beantragt werden. Um Zeit zu sparen und Ihre Nerven zu schonen, hat unser Partner DocEstate eine smarte Lösung entwickelt, die eine Digitalisierung von Behördengängen ermöglicht.
Der PropTech- und GovTech-Hybrid hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine digitale Schnittstelle zwischen den Ämtern und den Antragsstellern aufzubauen, durch welche offizielle Dokumente bei der öffentlichen Verwaltung, bei Baubehörden und weiteren Ämtern innerhalb von nur 10 Minuten online beantragt werden können.
Egal, ob Einzeldokumente oder Pakete für Finanzierung, Hauskauf oder Hausbau – Sie wählen aus, welches Angebot zu Ihren Bedürfnissen passt, tragen die Daten im Shop ein und können sich entspannt zurücklehnen. Sobald neue Dokumente eintreffen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Diese können dann auf der DocEstate-Plattform heruntergeladen werden.
Fazit
Sich bei dem Kauf und Verkauf einer Immobilie oder eines Grundstücks durch den Behördendschungel zu schlagen, erfordert viel Zeit und gute Nerven. Wichtige Dokumente müssen bei verschiedenen Behörden und unterschiedlichen Ansprechpartnern beantragt werden.
Damit Sie Ihre Zeit sinnvoller investieren können, sind Behördengänge mit der smarten Lösung von DocEstate digitalisiert worden. In nur wenigen Klicks können Sie alle notwendigen Dokumente online beantragen und DocEstate kümmert sich um den Rest. Mit nur einer Rechnung und einem Ansprechpartner behalten Sie zudem den Überblick und sparen bis zu 90 % Ihrer Zeit, die Sie sonst für Behördengänge auf bisherigem Wege investieren würden.
Vermieter-Themen
direkt in Ihr Postfach
Jetzt anmelden und kostenlose Checkliste zur Nebenkostenabrechnung herunterladen.
Das könnte Sie auch interessieren:
-
23. Juli 2024
Mietvertrag (mit Muster): Das müssen Vermieter beachten
Schon während der Mietersuche sollten sich Vermieter mit der Ausarbeitung des schriftlichen Mietvertrags vertraut machen. Das Schriftstück wird ...
Weiterlesen -
30. November 2023
Wohnungsübergabe: Was Sie als Vermieter beachten sollten & Muster
Mit der Wohnungsübergabe beginnt und endet der Besitz des Mieters an der Wohnung und damit auch seine Verpflichtung zum sorgfältigen Umgang mit ...
Weiterlesen -
9. November 2023
6 wichtige Dokumente, die Vermieter sicher aufbewahren sollten
Vermieter erhalten im Laufe des Vermietungsprozesses zahlreiche Dokumente. Dazu zählen nicht nur Mietverträge, Selbstauskünfte oder ...
Weiterlesen
