DSGVO: Warum sie für private Vermieter wichtig ist

Die Sicherheit persönlicher Daten nimmt insbesondere in Zeiten einer digitalisierten Welt eine wichtige Stellung ein. Unerwünschte Mails und Werbung sind keine Seltenheit, da riesige Datenmengen zwischen Unternehmen verkauft werden. Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung hatte daher zum Ziel, den Schutz personenbezogener Daten zu verbessern und die Weitergabe dieser Daten einzudämmen. Dies hat auch für Vermieter Konsequenzen. Was die DSGVO beinhaltet, welche Regelungen Vermieter beachten müssen und wann Mieterdaten gelöscht werden sollten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Letztes Update: 14. September 2022 | 8 Min. Lesezeit

DSGVO: Warum sie für private Vermieter wichtig ist

Die DSGVO

Am 25. Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung der EU in Kraft getreten. Sie reguliert, inwieweit personenbezogene Daten insbesondere von Unternehmen genutzt werden dürfen. Wer schon einmal Spam-Mails erhalten hat, kann sich sicher sein, dass seine Daten von einem Unternehmen an mindestens ein anderes verkauft wurden.

Um diesen Datenverkäufen entgegenzuwirken, müssen Webseiten sich die ausdrückliche Genehmigung der Nutzer einholen, um personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten zu dürfen

Was gehört zu den personenbezogenen Daten?

Mit diesen Daten sind nicht nur Name und Anschrift gemeint, sondern noch viele weitere Informationen, durch die eine Person identifiziert werden kann. Zu ihnen gehören außerdem

Telefonnummern
Bankdaten
Fotos
Identifikationsnummern wie Steuer- oder Sozialversicherungsnummern

Für wen gilt die DSGVO?

Generell gilt die DSGVO nur für Personen, die Daten für Tätigkeiten im beruflichen Umfeld erheben.

Im Umkehrschluss gilt sie also nicht für natürliche Personen, welche Daten für Tätigkeiten im persönlichen oder familiären Umfeld erheben (Artikel 2 Absatz c DSGVO).

Vermieter, Makler und Hausverwalter müssen sich an die DSGVO halten, da sie geschäftlich handeln. Private Vermieter sind davon nicht ausgenommen, da auch sie durch den Mietvertrag eine Geschäftsbeziehung zum Mieter eingehen.

DSGVO für Vermieter

Für die Vermietung Ihrer Immobilie müssen Sie zwangsläufig personenbezogene Daten Ihrer Mieter erheben. Doch auch vor Unterschreiben des Vertrages erhalten Sie Teile dieser Daten durch die Mieterselbstauskunft.

Wichtig ist, dass Sie die über den Mieter gesammelten und gespeicherten Daten vertraulich behandeln und diese nur unter bestimmten Voraussetzungen an Dritte weitergeben. Im Zweifelsfall müssen Sie begründen können, zu welchem Zwecke bestimmte Daten erhoben und vor allem gespeichert wurden.

Das müssen Vermieter beachten

Sie dürfen zudem gemäß Artikel 6 Absatz 1 DSGVO nur Daten sammeln, die tatsächlich für das Mietverhältnis relevant sind, es muss also eine Rechtmäßigkeit vorliegen. Dabei spielt zu Beginn insbesondere die Mieterselbstauskunft eine wichtige Rolle. Zu beachten ist, dass Daten lediglich dann erhoben werden dürfen, wenn sie relevant sind. Eventuell in Zukunft bedeutsame Informationen dürfen also nicht zu einem früheren Zeitpunkt abgefragt werden.

Es sollte immer ein berechtigtes Interesse an der Erhebung der Daten bestehen. Ein Abfragen aus rein privatem Interesse ist daher nicht gestattet. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn der Mieter Ihnen bei der Besichtigung mitgeteilt hat, dass er die Wohneinheit gerne mieten möchte.

Bei der Datenerhebung muss zudem stets das Interesse vom Mieter und Ihnen als Vermieter abgewogen werden, um keine unverhältnismäßigen Datensätze zu generieren.

Widerspruch nur vor Beginn des Mietverhältnisses

Solange der Mietvertrag nicht unterschrieben ist, hat der potenzielle Mieter das Recht, seine Einwilligung zur Datenspeicherung zu widerrufen. In diesem Fall müssen Sie sämtliche erhobenen Daten löschen. Das Widerspruchsrecht ist jedoch nur bis zum Unterschreiben des Mietvertrags gültig. Ab diesem Zeitpunkt ist die Speicherung der Daten für die Vertragserfüllung notwendig.

Daten aus der Mieterselbstauskunft

Generell ist es nur gestattet, Auskünfte einzuholen, welche das Mietverhältnis betreffen. Zu Beginn bei der Besichtigung des Wohnraums dürfen Sie nur nach dem Namen des Interessenten fragen. Erst bei einer Interessensbekundung durch den potenziellen Mieter ist die Einholung von Informationen über Einkommen und Arbeitgeber gestattet. Die Frage, wie lange das laufende Beschäftigungsverhältnis bereits besteht, ist jedoch unzulässig.

Achtung bei Mietübernahme durch öffentliche Stellen

Übernimmt beispielsweise die Agentur für Arbeit die Zahlung der Miete, dürfen Sie dem Mieter keine Fragen zu Einkommen und Arbeitgeber stellen, da Vermieter nur Informationen einholen dürfen, welche relevant für das Mietverhältnis sind und die Notwendigkeit in diesem Fall nicht gegeben ist.

Bestimmte Fragen sind verboten

Werden durch die Mieterselbstauskunft bestimmte Daten erhoben, welche nicht das direkte Mietverhältnis betreffen, ist dies nicht nur unzulässig, sondern kann auch rechtliche Folgen für Sie haben, da diese als Ordnungswidrigkeit betrachtet werden können.

Grundsätzlich sollten Sie sich daher daran halten, lediglich die Mindestmenge an Daten zu erheben und keinesfalls Fragen stellen zu Themen wie:

Religion
Sexuelle Orientierung
Parteimitgliedschaften
Freizeitaktivitäten
Kinderwunsch

Dies ist durch Artikel 9 Absatz 1 DSGVO untersagt. Der Mieter ist bei solchen Fragen berechtigt, die Mieterselbstauskunft bewusst falsch zu beantworten. Sofern die berechtigten Fragen wahrheitsgemäß beantwortet wurden, stellen falsche Antworten auf unzulässige Fragen keinen Grund für eine fristlose Kündigung dar.

Gibt der Mieter diese Daten freiwillig an, so müssen Sie diese löschen, da sie keine Relevanz für das Mietverhältnis haben.

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Protokollierung der Datenerhebung

Damit im Zweifelsfall keine offenen Fragen zu den erhobenen Daten bleiben, sollte gemäß Artikel 30 DSGVO lückenlos protokolliert werden, wann und zu welchem Zweck verschiedene Mieterdaten erhoben wurden. Dazu gehört auch der Speicherort, also ob die Daten lokal oder in einer Cloud gesichert wurden und welche Bedingungen an die letztliche Löschung der Daten geknüpft sind.

Der Mieter muss wissen, welche Daten von ihm gespeichert werden und er hat das Recht, diese einzusehen und bei Bedarf ändern zu lassen (Artikel 15 DSGVO). Werden neue Daten gespeichert bzw. werden Daten weitergegeben, müssen Sie dies dem Mieter schriftlich mitteilen.

Sie sollten das Daten-Verzeichnis schriftlich oder elektronisch anlegen, um es bei Nachfragen griffbereit zu halten. Führen Sie ein solches Verzeichnis nicht, beziehungsweise können es auf Nachfrage der jeweiligen Aufsichtsbehörde nicht vorlegen, sind Bußgelder eine mögliche Folge (Artikel 84 DSGVO).

Datenweitergabe an dritte Parteien

Während eines Mietverhältnisses kommt es in der Regel aus verschiedenen Gründen dazu, dass Sie Teile der gesammelten Daten Ihres Mieters an Dritte weitergeben müssen. Definiert wird der Begriff „Dritte“ unter Artikel 4 Punkt 10 DSGVO.

So wie für die Erhebung der Daten durch Sie ein berechtigtes Interesse bestehen muss, muss dies auch bei der Weitergabe an Dritte vorhanden sein. Dieses besteht beispielsweise dann, wenn es um die Weitergabe von Ablesewerten für den Stromzähler oder die Beauftragung von Reparaturarbeiten geht, die in der Wohnung des Mieters stattfinden müssen.

Ihr Mieter sollte vor Weitergabe der Daten entsprechend informiert werden, damit er im Zweifelsfall sein Recht auf Beschwerde und Löschung der Daten in Anspruch nehmen kann. Gleichzeitig muss mit der Drittpartei vertraglich festgehalten werden, wie die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Mieters geregelt ist.

Vermieter haften bei Verstößen durch Dritte

Trotz vertraglicher Regelung und sorgfältiger Auswahl des Dienstleisters kann es zu Verstößen des Datenschutzes kommen. In diesem Fall haften Sie als Vermieter für die Verstöße, weil Sie die dritte Partei beauftragt haben.

Löschung der Daten

Da lediglich Daten erhoben werden dürfen, die einem mietrelevanten Zweck dienen, müssen diese unmittelbar gelöscht werden, wenn der Zweck erreicht ist. Dies geht aus Artikel 17 der DSGVO hervor.

Die Lösch- beziehungsweise Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich jedoch je nach Art des Erhebungszweckes voneinander.

Fristen zur Löschung

Wichtig für die Löschfrist ist, ob weiterhin Ansprüche beider Vertragsparteien bestehen. Daher müssen Verjährungsfristen, beispielsweise bei der Nebenkostenabrechnung, beachtet werden. Diese liegt bei einem Zeitraum von drei Jahren und beginnt mit dem Ende des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist.

Kontaktdaten für die Rückzahlung der Mietkaution dürfen bis zu vier Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses gespeichert werden.

Kommt es zum juristischen Streitfall zwischen Ihnen und Ihrem Mieter, müssen die Daten so lange aufbewahrt werden, bis ein rechtskräftiges Urteil gefällt wurde.

Generell sollten die relevanten Daten in jedem Fall während des laufenden Mietverhältnisses aufbewahrt werden. So lange besteht auch ein berechtigtes Interesse Ihrerseits. Bis zu fünf Jahre nach Ende dieses Zeitraumes können dann die personenbezogenen Daten gespeichert werden. Besteht nach Ablauf der fünf Jahre kein juristisches Interesse, etwa durch einen laufenden Rechtsstreit, sollten die Daten endgültig gelöscht werden.

Fazit

Nur bei Vereinbarung einer Nebenkosten-Vorauszahlung wird die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zur Pflicht. Dabei ist eine Vielzahl an formellen sowie inhaltlichen Vorgaben zu berücksichtigen. Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten und da Dokument muss fristgerecht innerhalb eines Jahres nach Ende des Zeitraumes beim Mieter eingehen. Auch muss eine Nachvollziehbarkeit für juristische Laien gewährleistet werden.

Mindestangaben wie beispielsweise Namen und Anschriften oder auch die Aufführung von Kostenarten sowie von Verteilerschlüsseln sind zudem notwendig. Die rechtlichen Vorgaben bei der Erstellung zu beachten ist daher nicht immer leicht.

Mit speziellen Software-Programmen wie objego sparen Sie als Vermieter viel Zeit bei der Nebenkostenabrechnung. Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung und hilft dabei, Fehler zu minimieren.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit rund zwei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.

Autor

Miriam Zaunbrecher

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