Heizkostenabrechnung: Diese 8 Dinge müssen Vermieter beachten

Das große Ziel der Heizkostenabrechnung ist, den Energieverbrauch für Mieter und Vermieter nachvollziehbar zu gestalten. Bei Erstellung der Heizkostenabrechnung müssen einige formelle und inhaltliche Vorgaben berücksichtigt werden. Was die Abrechnung beinhalten muss, wie bei einem unterjährigen Mieterwechsel vorgegangen wird und welche Auswirkungen die aktualisierte Heizkostenverordnung hat, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Letztes Update: 14. März 2024 | 11 Min. Lesezeit

Heizkostenabrechnung: Nahaufnahme eines langen weißen Heizkoerpers mit Fokus auf den Temperaturregler, der auf null steht. Die Waende des Raumes, in dem die Heizung steht, sind weiß und der Boden ist hellbraun.

Inhaltsverzeichnis

  1. Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?
  2. Unter welchen Bedingungen muss eine Heizkostenabrechnung erstellt werden?
  3. Welche Anforderungen gibt es an die Heizkostenabrechnung?
  4. Welche Fristen gilt es zu berücksichtigen?
  5. Umlagefähige Heizkosten
  6. Sonderfall unterjähriger Mieterwechsel
  7. Fehler vermeiden
  8. Rechte des Mieters

Das Wichtigste in Kürze

  • Heizkostenabrechnungen sind für Immobilien mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage Pflicht.
  • Es gilt eine Abrechnungs- und Zustellungsfrist von jeweils 12 Monaten.
  • Die Abrechnung ist in zwei Abschnitte geteilt. Der Erste enthält eine Aufstellung der für das Gebäude angefallenen Kosten, der Zweite die Darstellung der Kosten für die einzelnen Wohnungen.
  • Durch die 2021 in Kraft getretene Novellierung der Heizkostenverordnung muss die Heizkostenabrechnung zusätzliche Angaben zu den Energiekosten beinhalten. Ziel ist, die Abrechnung für Mieter transparenter zu machen.

Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV, HKVO) beinhaltet spezifische rechtliche Grundlagen zur korrekten Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Nebenkostenabrechnung.

Für die Heizkostenabrechnung und die Verbrauchserfassung ist die Heizkostenverordnung maßgeblich.

Am 01.12.2021 trat die letzte Änderung der Heizkostenverordnung zur Umsetzung der Energieeffizienz-Richtlinie (EED) in Kraft. Mit dieser sind einige wichtige Neuheiten einhergegangen, die Sie als Vermieter kennen sollten.

Änderung der Heizkostenverordnung

Durch die Novellierung der Heizkostenverordnung im Zuge der EED darf seit dem Inkrafttreten nur noch fernablesbare Messtechnik bei einer Neuausstattung verbaut werden.

Zudem muss seitdem die Heizkostenabrechnung zusätzliche Informationen beinhalten. Diese sollen für eine bessere Übersicht und das Identifizieren von Einsparpotenzialen sorgen. 

Seit dem 01.01.2022 ist den Mietern eine monatliche Information über den Verbrauch zur Verfügung zu stellen, wenn bereits fernablesbare Technik vorhanden ist.

Gemäß § 5 Absatz 2 der HeizkostenV müssen seit dem 01.12.2022 neu eingebaute fernablesbare Geräte zudem sicher an ein Smart Meter Gateway (SMGW) angebunden werden können. Eine Pflicht zur Anbindung besteht allerdings nicht, lediglich die technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein.

Bis Ende 2026 ist bereits vorhandene Messtechnik auf Fernablesbarkeit nachzurüsten. Die Geräte müssen dann auch interoperabel sowie SMGW-kompatibel sein. 

Am 31.12.2031 endet die letzte durch die Novellierung festgelegte Frist. Bis dahin muss fernablesbare Messtechnik, die bis zum 01.12.2022 verbaut wurde interoperabel und SMGW-kompatibel sein. 

Festlegung der Kostenverteilung

In der Heizkostenverordnung ist unter § 6 festgelegt, dass Sie als Gebäudeeigentümer die Kosten auf die entsprechenden Mieter zu verteilen haben.

Dabei müssen mindestens 50, höchstens aber 70 % der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 % dürfen Sie verbrauchsunabhängig umlegen und nach Quadratmetern oder umbautem Raum abrechnen. Hier erfahren Sie, warum Heizkosten verbrauchsabhängig berechnet werden.

Änderung der Kostenverteilung

Zudem darf die Quote lediglich vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraumes und auch dann nur unter bestimmten Bedingungen geändert werden. Die Änderung der Abrechnungsmaßstäbe muss mithilfe einer Erklärung gegenüber den Nutzern geändert werden und kann nur mit Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums stattfinden.

In folgenden Fällen ist gemäß § 6 HeizkostenV eine Anpassung möglich:

  • bei Einführung einer Vorerfassung durch Nutzergruppen
  • nach Durchführung baulicher Maßnahmen, welche nachhaltige Einsparungen von Heizenergie bewirken
  • bei Vorliegen anderer sachgerechter Gründe nach erstmaliger Bestimmung der Maßstäbe.

Um den Verbrauch der Wohneinheiten messen zu können, ist die Wohnung mit geeigneten Messgeräten zu versehen. Dabei ist es sinnvoll, dass alle Mieteinheiten mit derselben Art der Erfassungsgeräte und möglichst mit den gleichen Modellen ausgestattet werden, um eine richtige Übersicht erzeugen zu können. Verwendete Modelle müssen die Anforderungen von § 5 der HeizkostenV erfüllen.

Unter welchen Bedingungen muss eine Heizkostenabrechnung erstellt werden? 

Anhand der Heizkostenabrechnung können die Bewohner der Mietobjekte erkennen, in welchem Umfang Kosten für das Beheizen der Wohnung und für Warmwasser innerhalb eines Jahres entstanden sind. Welche Gebäude einer Abrechnung bedürfen, ist ebenfalls in der Heizkostenverordnung unter § 1 juristisch geregelt.

Unter die Vorschrift fallen Objekte, die mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage ausgestattet sind und deren Kosten entsprechend auf mehrere Mieter und/oder Eigentümer umgelegt werden können.

Wird in Gebäuden ausschließlich mit Strom geheizt, erfolgt die Abrechnung über die Stadtwerke bzw. über den Stromanbieter.

Geltende Ausnahmen 

Ausnahmen, bei denen keine Abrechnung nötig ist, sind Unwirtschaftlichkeit z. B. durch eine unverhältnismäßig teure Installation von Verbrauchsmessgeräten und die fehlende technische Möglichkeit zur Verbrauchserfassung.

Weiterhin ausgenommen sind Fälle, in denen es dem Mieter nicht möglich ist, den Wärmeverbrauch in der Wohnung zu steuern. Dazu gehören beispielsweise Studentenwohnheime oder Pflegeheime.  

Wohnungen, welche vor dem 01.07.1981 bezugsfertig geworden sind, sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen.

Auch Passivhäuser und Objekte, die mit einer Solaranlage und damit mit einer besonders energiesparenden Heizung ausgestattet sind, durch die sie sich mit der gewonnenen Energie selbst versorgen können, zählen zu den Ausnahmen.

Die letzte Ausnahme stellen Zweifamilienhäuser dar, in denen Sie als Vermieter selbst wohnen. Mit den Mietern der zweiten Wohnung kann dann eine von der Heizkostenverordnung abweichende Vereinbarung getroffen werden.

Kommen diese Varianten zum Tragen, können Vermieter die Heizkosten bereits in die Mietzahlung einschließen oder sie über die Wohnfläche verteilen.

Vereinbarung von Vorauszahlungen

Ähnlich wie für andere Nebenkosten können auch für die Heizkosten Vorauszahlungen vereinbart werden. Diese sollten sich an den Heizkosten der vorangegangenen Jahre orientieren und nicht zu hoch angesetzt sein. Die Beiträge dürfen unter den Voraussetzungen von § 560 Absatz 4 BGB angepasst werden.

Geltende Bedingung

Für Objekte, die über eine zentrale Heizungs- und Warmwasseranlage versorgt werden und mindestens zwei Wohneinheiten haben, müssen jährliche Heizkostenabrechnungen erstellt werden.

Es gelten dabei nur wenige Ausnahmen von der Regelung. 

Welche Anforderungen gibt es an die Heizkostenabrechnung?

Gegliedert ist die Abrechnung üblicherweise in zwei große Abschnitte. Der erste Abschnitt beinhaltet die Aufstellung der Kosten, die insgesamt im Abrechnungszeitraum für das Gebäude angefallen sind. Im zweiten Abschnitt werden die Kosten für die einzelnen Wohnungen nach der im Mietvertrag vereinbarten Umlage dargestellt.

Aus diesen beiden Abschnitten ergeben sich die gesamten Kosten, die der Mieter zu tragen hat und er erfährt, ob er eine Nachzahlung anstrengen muss oder eine Rückzahlung von Ihnen erhält.

Formelle Anforderungen 

Für Ihren Mieter muss genau nachvollziehbar sein, wie sich die Kosten zusammensetzen. Zudem ist eine einfache Lesbarkeit notwendig, da der Mieter auch als juristischer Laie die Heizkostenabrechnung verstehen können muss. Eine geordnete und transparente Darstellung der Kosten ist daher Pflicht. 

Inhaltliche Mindestangaben

Prinzipiell gelten für die warmen Betriebskosten (Heiz- und Wassererwärmungskosten) dieselben Anforderungen an die Abrechnung wie bei den übrigen Kosten in der Nebenkostenabrechnung.

  • Aufstellung der Nebenkosten getrennt nach Nebenkostenarten
  • Benennung der Gesamtkosten des Hauses / der Wirtschaftseinheit
  • Benennung des Verteilerschlüssels

Aus diesen Angaben errechnen sich die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten.

Beim Verteilerschlüssel werden hinsichtlich des verbrauchsabhängigen Teils der Abrechnung die verbrauchten Einheiten des Hauses (Gesamtverteiler) und die des abzurechnenden Mietobjekts (Einzelverteiler) aufgeführt. Für die Grundkosten gilt, dass diese nach Fläche oder nach umbautem Raum abzurechnen sind.

Weitere Inhalte durch die Novellierung

Im Zuge der Änderung der Heizkostenverordnung 2021 sind einige Inhalte hinzugekommen, die in der Heizkostenabrechnung enthalten sein müssen. Mithilfe dieser Zusatzinformationen soll die Abrechnung für Mieter transparenter werden und bestenfalls für Einsparungen im nächsten Abrechnungszeitraum sorgen.

Unter anderem müssen folgende Punkte enthalten sein:

  • Aufstellung über die gesamten Energiekosten
  • Daten zu CO2-Emissionen
  • Vergleich des Verbrauchs zu einem Durchschnittsnutzer
  • Der tatsächliche Energiepreis
  • Ein Vergleich zum Vorjahresverbrauch unter Berücksichtigung von Klima / Wetter

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Welche Fristen gilt es zu berücksichtigen? 

Für ein rechtlich gültiges Dokument müssen insbesondere zwei wichtige Fristen der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden.

Abrechnungsfrist 

Ebenso wie bei den Nebenkosten gilt auch für die Heizkosten eine maximale Abrechnungsfrist von einem Jahr. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Zeitraum einem Kalenderjahr entspricht oder ob der Start innerhalb eines laufenden Jahres erfolgt.

Wann der Abrechnungszeitraum beginnt, muss im Mietvertrag festgelegt sein. Üblicherweise sind die Zeiträume für die Nebenkosten und die Heizkosten deckungsgleich. Unterschiedliche Abrechnungszeiträume sind ebenfalls legitim, solange sie vertraglich festgelegt sind.

Versandfrist

Ihr Mieter muss die Heizkostenabrechnung spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes in schriftlicher Form erhalten haben. Bei einer verspäteten Zustellung entfällt Ihr Anspruch auf eventuelle Nachforderungen. Da es sich hierbei um einen formellen Fehler handelt, kann der Mieter die Abrechnung so behandeln, als hätte er sie nicht erhalten.

Guthaben des Mieters bleiben von dieser Frist unberührt und müssen weiterhin ausgezahlt werden. Sinnvoll ist es, die Abrechnung so schnell wie möglich nach Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen, um eventuelle Fehler noch korrigieren zu können, sodass Ihr Anspruch auf Nachzahlung nicht verfällt.

Wichtige Fristen

Als Vermieter haben Sie 12 Monate Zeit, die Heizkostenabrechnung zu erstellen. Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31.12., so muss Ihr Mieter spätestens am 31.12. des Folgejahres die Abrechnung formell und inhaltlich korrekt in schriftlicher Form vorliegen haben, da andernfalls Ihr Anspruch auf Nachzahlung verfällt.

Umlagefähige Heizkosten

Gemäß der Heizkostenverordnung erfolgt eine Aufteilung der Heizkosten nach verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten.

Der Anteil verbrauchsabhängiger Kosten liegt je nach Vereinbarung bei mindestens 50, höchstens jedoch 70 %.

Die verbrauchsunabhängigen Grundkosten haben einen Anteil von mindestens 30, höchstens aber 50 %. Diese werden mithilfe eines Verteilerschlüssels auf die Mieter umgelegt.

Zu den Kosten für die Versorgung mit Wärme gehören laut § 7 Absatz 2 der HeizkostenV folgende Punkte:

  • Kosten für Brennstoffe (dabei sind Sie verpflichtet, beim Einkauf wirtschaftlich zu handeln)
  • Kosten für die Miete, die Wartung und das Ablesen der Zähler
  • Kosten für die generelle Anlagenwartung (inklusive des Stromverbrauchs für den Betrieb)
  • Kosten für die regelmäßige Betriebsbereitschaftsprüfung
  • Kosten für die Reinigung von Anlage und Betriebsraum
  • Kosten für die Abgasmessung

Für die Versorgung mit Warmwasser sind folgende Kosten umlagefähig (§ 8 HeizkostenV):

  • Wasserverbrauch
  • Grundgebühren
  • Zählermiete
  • Zwischenzähler
  • Wassererwärmung
  • Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und Wasseraufbereitungsanlage (einschließlich Aufbereitungsstoffe)
  • Warmwasserlieferung und Betrieb der zugehörigen Hausanlagen

Nicht umlagefähige Kosten

Gleichzeitig gibt es jedoch auch anfallende Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu zählen:

  • Kosten für die Instandhaltung der Anlage
  • Kosten für Reparaturarbeiten

Sonderfall unterjähriger Mieterwechsel 

Findet ein unterjähriger Mieterwechsel statt, müssen gemäß § 9b HeizkostenV die Zählerstände zum Tag des Auszugs des alten sowie zum Einzugstag des neuen Mieters erfasst werden. Eventuell in der Zwischenzeit auftretende Leerstände dürfen bei der Jahresabrechnung nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Als Vermieter sollten Sie stets darauf achten, dass die Abrechnungszeiträume nahtlos aneinander anschließen. Bei unterjähriger Neuvermietung muss der Start des Abrechnungszeitraumes mit dem Tag des Einzugs übereinstimmen. Gleiches gilt für den ausgezogenen Mieter. Auch hier müssen Auszugstag und Ende des Abrechnungszeitraumes identisch sein.

Fehler vermeiden

Für eine gültige Heizkostenabrechnung gilt es, Fehler in jedem Fall zu vermeiden. Die häufigsten Fehler bei der Abrechnung sind:

  • Einer oder beide Vertragspartner (Mieter / Vermieter) sind nicht mit vollständigem Namen genannt
  • Der Abrechnungszeitraum ist falsch oder nicht klar ersichtlich
  • Die Daten auf der Abrechnung sind inkorrekt
  • Die Abrechnung ist nicht schriftlich erfolgt
  • Die Umlage wurde nicht im Mietvertrag vereinbart oder nachträglich geändert
  • Einzelne Posten wurden zusammengefasst und sind daher für den Mieter nicht mehr nachvollziehbar
  • Es wurde ein falscher Umrechnungsfaktor bei einem oder mehreren Verteilern verwendet, die an den Heizkörpern angebracht sind
  • Es wurde keine Zwischenablesung bei einem unterjährigen Mieterwechsel vorgenommen
  • Die Ablesefirma wurde nicht über einen Leerstand informiert
  • Die Vorauszahlungen der Mieter wurden bei der Abrechnung nicht berücksichtigt
  • Die Abrechnungsfrist wurde überschritten
  • Es wurden keine Zähler angebracht, sodass keine Verbrauchsabrechnung erfolgt ist
  • Es wurden nicht umlagefähige Kosten eingebunden

Rechte des Mieters

Wie auch bei der Nebenkostenabrechnung hat Ihr Mieter bestimmte Rechte in Bezug auf die Heizkostenabrechnung.

Einsichtsrecht

Der Mieter hat das Recht, volle Einsicht in die Abrechnung zu erhalten und diese auf etwaige Fehler zu kontrollieren. Als Vermieter sind Sie daher in der Pflicht, sämtliche Dokumente und Belege vollständig vorlegen zu können.

So vermeiden Sie Streitpunkte und ein geschädigtes Verhältnis zu Ihren Mietern. Bei starken Abweichungen trotz vermeintlich gleichbleibendem Verbrauch kann der Mieter die Vergleichswerte des Vorjahres zurate ziehen.

Die Einsicht in die Dokumente kann in Ihrem Büro erfolgen oder Sie können dem Mieter die Rechnungen per Post, E-Mail oder Fax zukommen lassen. Bei postalischem Versand ist darauf zu achten, niemals Originale, sondern lediglich Kopien zu verschicken.

Widerspruchsrecht

Ihr Mieter hat zudem die Möglichkeit, innerhalb eines Jahres nach Zugang Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einzulegen. Danach verfällt dieses Recht in der Regel. Bei einem begründeten Verdacht einer inkorrekten Abrechnung kann eine ausstehende Nachforderung unter Vorbehalt gezahlt werden, um nicht in Verzug zu geraten.

Entdeckt der Mieter erst nach Ende der Widerspruchsfrist Unstimmigkeiten, kann er nicht mehr gegen die fehlerhafte Abrechnung vorgehen.

Kürzungsrecht

Erfolgt keine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, wie es die Heizkostenverordnung vorschreibt, haben Mieter gemäß § 12 HeizkostenV ein Kürzungsrecht in Höhe von 15 %. 

Mit der Novellierung der Heizkostenverordnung 2021 sind zwei weitere Kürzungsrechte in Kraft getreten. 

Kommen Sie Ihrer Pflicht nicht nach und installieren keine fernablesbaren Zähler, dürfen Mieter die Heizkostenabrechnung um weitere 3 % kürzen.

Die gleiche Kürzungshöhe gilt, wenn keine monatlichen Verbrauchsinformationen an die Mieter übermittelt werden.

Insgesamt ist also eine Kürzung von bis zu 21 % möglich, da Summen addiert werden dürfen.  

Entsprechende Fehler sollten daher möglichst vermieden werden, damit Sie am Ende nicht draufzahlen müssen

Fazit

Für die Erstellung einer fehlerfreien Heizkostenabrechnung bedarf es einer guten Vorbereitung, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen – insbesondere mit Blick auf die Novellierung der Heizkostenverordnung, durch welche deutlich mehr Informationen in der Abrechnung vorhanden sein müssen.

Die Vorgaben beginnen beim Aufsetzen des Mietvertrages und enden bei einer fristgerechten Übergabe des Dokuments an den Mieter. Wenn Sie alle Anforderungen beachten, sorgen Sie nicht nur für eine einwandfreie Abrechnung, sondern auch für ein harmonisches Miteinander.

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Autor

Miriam Zaunbrecher

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