Heizkostenabrechnung selbst erstellen: Was Vermieter wissen müssen

Zu den jährlichen Aufgaben für Vermieter gehört auch die Erstellung der Heizkostenabrechnung. Dabei müssen zahlreiche rechtliche Vorgabe durch die Heizkostenverordnung und die Betriebskostenverordnung berücksichtigt werden. Welche Möglichkeiten es beim Erstellen gibt, wo Stolperfallen lauern und was beachtet werden muss, wenn Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen möchten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Letztes Update: 5. April 2024 | 14 Min. Lesezeit

Heizkostenabrechnung selbst erstellen: Nahaufnahme eines Schreibtisches auf dem zahlreiche Dokumente uebereinander liegen. Auf der linken Bildseite ist der Ausschnitt eines Laptops, von dem nur Teile der Tastatur erkennbar sind. Auf der rechten Bildseite ist ein Teil des Oberkoerpers eines Mannes mit blauem Jeanshemd, der in der rechten Hand ein Dokument haelt und mit der linken Hand etwas auf einem Taschenrechner eingibt. In der selben Hand haelt er einen Kugelschreiber fest. Vor ihm liegen ein Handy und eine Brille. Darunter liegt ein aufgeschlagenes Notizbuch mit Ringbindung.

Inhaltsverzeichnis

  1. Wer muss eine Heizkostenabrechnung erstellen?
  2. Rechtliche Grundlage der Heizkosten
  3. Heizkostenabrechnung selbst erstellen
  4. Wie die Heizkosten selbst berechnen?
  5. Anforderungen an die Abrechnung
  6. Häufige Fehler
  7. Heizkostenabrechnung mit Software
  8. Abrechnung durch Messdienstleister
  9. Sind die Kosten umlagefähig?

Das Wichtigste in Kürze

  • Heizkostenabrechnungen müssen für Objekte mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage sowie mindestens zwei Wohneinheiten verpflichtend erstellt werden. Es gibt nur wenige Ausnahmen von dieser Regelung.
  • Wer die Heizkostenabrechnung selbst erstellen möchte, muss zahlreiche Vorgaben berücksichtigen und sicherstellen, dass das Dokument rechtssicher ist. Alternativen sind Softwareanbieter und Messdienstleister.
  • Bei Heizkostenverteilern sind in der Regel weitere Werte notwendig, um die Grundlage einer korrekten Heizkostenabrechnung zu bilden. Teilweise ist es sehr schwierig, an die korrekten Werte zu gelangen.
  • Die Kosten für Messgeräte und die Erstellung der Heizkostenabrechnung sind vollständig umlagefähig.

Wer muss eine Heizkostenabrechnung erstellen? 

Für Objekte, welche über eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage verfügen, muss eine Heizkostenabrechnung erstellt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Objekt über mindestens zwei Wohneinheiten verfügen muss. Diese Regelung ist in § 1 Heizkostenverordnung (HeizkostenV, HKVO) festgelegt.

Im Vorfeld werden Vorauszahlungen für die Heiz- und Warmwasserkosten wie auch bei anderen anfallenden Nebenkosten vereinbart. Bei der Höhe können Sie sich an den Heizkosten vorausgegangener Jahre orientieren. Um späteren Ärger zu vermeiden, sollten die Kosten weder zu hoch noch zu niedrig angesetzt werden.

Eine Anpassung ist unter Beachtung der Voraussetzungen von § 560 Abs. 4 BGB möglich.

Die rechtliche Grundlage für die Heizkosten

Generell beinhaltet die Heizkostenverordnung die juristische Grundlage für die korrekte Heiz- und Warmwasserkosten-Abrechnung.

In § 6 HeizkostenV ist festgelegt, dass eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Kosten verpflichtend ist. Mindestens 50, höchstens jedoch 70 % der Kosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen. Die übrigen 30 bis 50 % bilden die Grundkosten. Diese können verbrauchsunabhängig umgelegt werden. Möglich sind hier die Umlageschlüssel Wohnfläche oder umbauter Raum.

Eine Änderung der Verteilungsquote darf nur zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums mithilfe einer entsprechenden Erklärung erfolgen. Zudem müssen gemäß § 6 HeizkostenV bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Zu diesen gehören:

  • die Einführung einer Vorerfassung durch Nutzergruppen.
  • die Durchführung baulicher Maßnahmen, mit denen nachhaltige Heizenergie-Einsparungen einhergehen.
  • das Vorliegen weiterer sachgerechter Gründe nach erstmaliger Bestimmung der Maßstäbe.

Ziel der Heizkostenverordnung ist eine transparente Übersicht über Kosten und Verbräuche, was mithilfe der Heizkostenabrechnung erreicht wird. Zudem soll Mietern die Möglichkeit gegeben werden, Einsparpotenziale zu erkennen und das Verbrauchsverhalten für den nächsten Abrechnungszeitraum entsprechend anzupassen.

Erfassungsgeräte müssen installiert werden 

Um die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung gewährleisten zu können, müssen die Wohneinheiten mit passenden Geräten zur Erfassung ausgestattet werden. Diese sind an jedem Heizkörper anzubringen. Um eine einfache Ablesung zu ermöglichen, sollten Sie für alle Einheiten die gleiche Art der Erfassungsgeräte wählen.

Sie haben die Möglichkeit, aus verschiedenen Modellen zu wählen, solange diese den Anforderungen von § 5 HeizkostenV entsprechen.  

Änderungen seit Novellierung der Heizkostenverordnung

2021 gab es umfassende Änderungen bei der Heizkostenverordnung. Auslöser dafür waren Vorgaben der europäischen Energieeffizienz-Richtlinie (EED). Die Neuheiten sind:

  • Pflicht zu fernablesbaren Zählern ab 2027. Bereits seit Ende 2021 darf bei Neuausstattung nur noch fernablesbare Messtechnik verbaut werden. Vorhandene Zähler müssen bis zum Fristablauf nachgerüstet werden. Zusätzlich müssen die Geräte interoperabel und Smart-Meter-Gateway-kompatibel sein
  • Bei vorhandener fernablesbarer Messtechnik ist Mietern seit Anfang 2022 eine monatliche Verbrauchsübersicht zur Verfügung zu stellen.
  • die Heizkostenabrechnung muss zusätzliche Informationen beinhalten. Diese sollen bei Mietern für bessere Übersichtlichkeit sorgen und das Identifizieren von Einsparpotenzialen vereinfachen.

Heizkosten ohne Zähler abrechnen

Von der Pflicht zur Erstellung der Heizkostenabrechnung gibt es nur wenige Ausnahmen. § 11 HeizkostenV sieht die Möglichkeit einer alternativen Kostenverteilung in folgenden Fällen vor:

  • Unwirtschaftlichkeit (z. B. bei unverhältnismäßig teurer Installation von Zählern)
  • Passivhäuser
  • Immobilien, bei denen Bewohner den Verbrauch nicht selbst steuern können (z. B. Pflege- und Studentenwohnheime)
  • Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohneinheiten, von denen eine von Ihnen als Vermieter bewohnt wird

Trifft einer der Fälle zu, dürfen Sie die entstehenden Heizkosten pauschal statt mit einem Zähler abrechnen. Die Verteilung ist entweder über die Wohnfläche möglich oder Sie inkludieren die Kosten bereits in die Mietzahlung.

Achtung: Rechnen Sie die Heizkosten ohne Zähler ab, ohne dass ein Ausnahmefall vorliegt, hat Ihr Mieter ein Kürzungsrecht. Gesetzlich besteht Anspruch auf eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung. Halten Sie sich nicht an die Vorgaben, dürfen Mieter die inkorrekt berechneten Heizkosten um 15 % kürzen.

Verordnung hat Vorrang vor anderen Abmachungen

Gemäß § 2 HeizkostenV hat die verbrauchsabhängige Abrechnung Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen. Es spielt also keine Rolle, welche von der Heizkostenverordnung abweichende Regelungen zwischen Ihnen und dem Mieter getroffen wurden, da prinzipiell die Vorgaben der Heizkostenverordnung gelten.

Heizkostenabrechnung selbst erstellen

Prinzipiell können Sie als Vermieter die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, beispielsweise mit einer entsprechenden Tabelle.

In der Heizkostenverordnung ist nicht verankert, dass ausschließlich Fachpersonen die jährliche Heizkostenabrechnung erstellen dürfen.

Wichtig ist jedoch, dass sämtliche formellen und inhaltlichen Anforderungen erfüllt werden.

Die Erstellung einer korrekten Heizkostenabrechnung kann sehr zeitaufwändig sein. Sie müssen sicherstellen, dass alle Messgeräte in den Wohnungen korrekt abgelesen werden. Dabei sollten Sie es nicht den Mietern überlassen, die Zählerstände zu übermitteln, sondern die Ablesung selbst durchführen. Nur so können falsche Angaben und damit das Fehlerpotenzial gemindert werden.

Möchten Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, müssen Sie für eine entsprechende Ausstattung mit Zählern sorgen.

Nur wenn Sie gewährleisten können, dass alle Vorgaben beachtet sind, sollten Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen.

Heizkostenverteiler ablesen

Bei älteren Heizkostenverteilern, die nach dem Verdunstungsprinzip arbeiten, ist kein eigenständiges Ablesen möglich. Zum Ablesen muss die Versiegelung des Verdunstungsröhrchens geöffnet werden, was bei eigenständigem Öffnen als Manipulationsversuch gedeutet werden und mit einer Anzeige bestraft werden kann.

Elektronische Geräte ermöglichen dagegen in der Regel eine problemlose Selbstablesung über das verbaute Display. Diese Verteilerart zeigt nicht nur den aktuellen Verbrauch, sondern auch weitere Daten an. Zur Unterscheidung der Zahlen sind diese mit verschiedenen Buchstaben verknüpft:

  • A: Aktueller Verbrauchswert (seit dem letzten Stichtag)
  • M & C: Anzeigentest zur Kontrolle der Funktionstüchtigkeit
  • K: Datum des Stichtags, an dem der aktuelle Abrechnungszeitraum endet
  • M: Gesamter Verbrauch des vorigen Abrechnungszeitraums
  • C: Prüfzahl, welche als Information über die Korrektheit der Verbrauchswerte dient

Wichtig ist, dass Sie wissen, ob es sich bei den installierten Geräten um fortlaufende oder stichtagprogrammierte Heizkostenverteiler handelt. Während fortlaufende Verteiler lediglich den aktuellen Verbrauchswert anzeigen, bieten stichtagprogrammierte Geräte zusätzlich eine Übersicht zum Verbrauch des Vorjahrs.

Je nach Hersteller unterscheidet sich auch die Ablesbarkeit. Einige Heizkostenverteiler zeigen einen Messwert an, der zunächst mit einem individuellen Faktor multipliziert werden muss. Dieser ergibt sich aus der Art des Heizkörpers. Andere Geräte zeigen dagegen den Verbrauch direkt in Kilowattstunden (kWh) an.

Wie der installierte Verteiler funktioniert, erfahren Sie durch die Bedienungsanleitung des Geräts.

Wird nur der Messwert angezeigt, müssen Sie die Berechnung mit dem individuellen Faktor selbst durchführen.

Wärmemengenzähler sind in den Heizwasserkreislauf eingebunden und erfassen dabei genau die Wärmeabgabe in physikalischen Größen. Jede Wohneinheit muss dafür mit einer eigenen Heizungswasser-Leitung ausgestattet sein. Die Geräte messen dann die Wassermenge und den Temperaturunterschied zwischen Eintritt in die Wohnung und Austritt. Dies ermöglicht eine direkte und sehr genaue Energieverbrauchserfassung.

Zusätzliche wichtige Werte bei Heizkostenverteilern

Wärmemengenzähler und einige elektronische Verteiler zeigen den Verbrauch direkt an, was das Ablesen deutlich erleichtert.

Zeigt der Verteiler nur unspezifische Messwerte an, sind zur Berechnung weitere Daten erforderlich.

Der Kc-Wert bezeichnet einen Ausgleichsfaktor für unterschiedliche Wärmeübergänge verschiedener Heizkörpermodelle. Er ist abhängig vom Heizkostenverteiler. Ermittelt wird der Kc-Wert durch Messungen und dann in den Herstellerdatenbanken hinterlegt. Eine eigene Berechnung ist nicht möglich.

Zum Kc-Wert kommt der Berechnungsfaktor KQ. Dieser steht für die Wärmeleistung eines Heizkörpers. Aus Kc und KQ wird mithilfe einer Formel der K-Wert gebildet. Dieser wird dann mit dem Zählerwert multipliziert. Das Ergebnis daraus kann als Grundlage für die Heizkostenabrechnung genutzt werden.

Die Formel zur Ermittlung von K lautet:

KQ x Kc = K

Achtung: Haben Sie Heizkostenverteiler größerer Messdienstleister installiert, ist es in der Regel notwendig, mindestens eine Abrechnung durch den Dienstleister durchführen zu lassen, bevor Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen können. Dies liegt darin begründet, dass die Unternehmen meist den K-Wert nicht veröffentlichen. Dieser ist jedoch auf der ersten Ablesung enthalten und kann danach weitergenutzt werden.

Verschiedene Skalen berücksichtigen

Heizkostenverteiler gibt es entweder mit Produkt- oder mit Einheitsskalen. Bei Einheitsskalen erfolgt die Multiplikation des abgelesenen Wertes mit K während des Rechengangs. Dagegen berücksichtigt die Produktskala bereits die Heizkörperbewertung, wodurch keine nachträgliche Korrektur des abgelesenen Wertes erforderlich ist. In diesem Fall entspricht der Ablesewert dem relativen Verbrauch.

Haende einer Person, die an einem Schreibtisch sitzt. Die Haende liegen beide auf einem Laptop. Neben dem Laptop liegt ein Handy und eine weiße Tasse steht dort. Im Hintergrund ist eine Gruenpflanze zu erkennen.

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Wie die Heizkosten selbst berechnen?

Zunächst ist für die Berechnung der Heizkosten die im Mietvertrag getroffene Regelung entscheidend. In vielen Fällen wird die Aufteilung 30/70 vereinbart, also 30 % verbrauchsunabhängige Grundkosten und 70 % verbrauchsabhängige Kosten.

Um die Rechnung zu verdeutlichen, haben wir ein Beispiel vorbereitet.

Die Gesamtkosten für eine Immobilie mit einer Wohnfläche (WF) von 260 m² betragen 5.500 €. Die 260 m² teilen sich auf drei Wohneinheiten (WE) auf. Wohnung 1 hat eine Wohnfläche von 100 m², Wohnung 2 eine WF von 75 m² und Wohnung 3 eine WF von 85 m².

Der Verbrauch für Wohneinheit 1 beträgt 6.000 Einheiten. Der Verbrauch von WE 2 liegt bei 4.800 Einheiten und der von WE 3 bei 5.100 Einheiten.

Beispielrechnung der Grundkosten

Die 5.500 € Gesamtkosten werden mit den festgelegten 30 % multipliziert, um die Grundkosten zu erhalten.

5.500 € x 0,3 (30 %) = 1.650 € Grundkosten

Nach dieser Berechnung müssen die Kosten pro m² errechnet werden. Dies geschieht mit der Formel

Grundkosten : Gesamtwohnfläche = Kosten/m²

Bei 260 m² Gesamtwohnfläche ergibt sich folgender Wert: 1.650 € : 260 m² = 6,3461 €/m²

Im letzten Schritt werden die Kosten/m² mit der Wohnfläche der Wohneinheit multipliziert.

WE 1: 6,3461 €/m² x 100 m² = 634,61 €

WE 2: 6,3461 €/m² x 75 m² = 475,96 €

WE 3: 6,3461 €/m² x 85 m² = 539,42 €

Beispielrechnung Verbrauchskosten

Auch für die Verbrauchskosten müssen zunächst die Gesamtkosten mit den 70 % multipliziert werden.

5.500 € x 0,7 (70 %) = 3.850 €

Im nächsten Schritt werden die gesamten Einheiten addiert.

In diesem Fall 6.000 (Wohnung 1) + 4.800 (Wohnung 2) + 5.100 (Wohnung 3) = 15.900 Einheiten

Um die Kosten pro Einheit zu erhalten, müssen die Verbrauchskosten durch die Gesamtkosten dividiert werden.

Verbrauchskosten : Gesamtkosten = Kosten/Einheit

3.850 € : 15.900 Einheiten = 0,2421 €/Einheit

Für die Verbrauchskosten der einzelnen Wohnungen werden die Kosten/Einheit noch mit den Einheiten der Wohnung multipliziert.

WE 1: 0,2421 €/Einheit x 6.000 Einheiten = 1.452,60 €

WE 2: 0,2421 €/Einheit x 4.800 Einheiten =1.162,08 €

WE 3: 0,2421 €/Einheit x 5.100 Einheiten = 1.234,71 €

Ermittlung der Gesamtkosten 

Der letzte Schritt besteht aus der Ermittlung der Gesamtkosten der jeweiligen Wohneinheiten. Dafür werden lediglich die berechneten Grund- sowie die Verbrauchskosten miteinander addiert.

WE 1: 634,61 € + 1.452,60 € = 2.807,21 €

WE 2: 475,96 € + 1.162,08 € = 1.638,04 €

WE 3: 539,42 € + 1.234,71 € = 1.774,13 €

Voraussichtliche Heizkosten berechnen

Mithilfe des Energieausweises und dem darauf angegebenen Endenergieverbrauch können die voraussichtlichen Heizkosten beispielsweise für neue Mieter berechnet werden. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

Endenergiebedarf (in kWh / Jahr und m²) x Wohnfläche (in m²) x Rohstoffpreis (in € pro kWh) = Heizkosten (in € pro Jahr)

Anforderungen an die Heizkostenabrechnung

Eine rechtlich gültige Heizkostenabrechnung muss sowohl formelle als auch inhaltliche Anforderungen erfüllen. Nur dann ist auch ein Anspruch auf eventuelle Nachforderungen gegeben.

Die Erstellung einer gesonderten Heizkostenabrechnung ist nicht erforderlich. Die Abrechnung kann als Teil der Nebenkostenabrechnung erfolgen.

Wichtig ist dafür, dass bei den Neben- und den Heizkosten der Abrechnungszeitraum identisch ist. Bei unterschiedlichen Zeiträumen erhalten Mieter in der Regel die Neben- und die Heizkostenabrechnung getrennt zu verschiedenen Zeitpunkten.

Formelle Anforderungen

Die formellen Anforderungen an die Heizkostenabrechnung unterscheiden sich nicht von denen an die Nebenkostenabrechnung.

Besonders wichtig ist, dass die Abrechnung auch von juristischen Laien ohne Probleme nachvollzogen werden kann. Zudem muss eine rechnerische Überprüfbarkeit gegeben sein.

Der Abrechnungs- und Erstellungszeitraum darf jeweils 12 Monate nicht überschreiten. Zudem muss der für die verbrauchsunabhängigen Kosten genutzte Verteilerschlüssel angegeben werden. Auch die durch den Mieter geleisteten Vorauszahlungen sind zwingend zu berücksichtigen.

Für die Kosten gilt, dass diese getrennt nach ihren Arten aufgelistet werden müssen. Auch sind die Gesamtkosten anzugeben. Aus all den aufgelisteten Kosten ergeben sich dann die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten.

Enthält die Heizkostenabrechnung formelle Fehler, kann der Mieter sie so behandeln, als hätte er keine Abrechnung erhalten.

Inhaltliche Anforderungen

Für eine inhaltlich vollständige Heizkostenabrechnung müssen folgende Inhalte mindestens vorhanden sein:

  • Name des Vermieters (bzw. der abrechnenden Person)
  • Name sowie Anschrift des Mieters/der Mieter
  • Bezeichnung der Immobilie (Adresse, ggf. Etage und Lage)
  • Genaue Benennung des Abrechnungszeitraums (max. 12 Monate) und des Nutzungszeitraums
  • Getrennte Auflistung der einzelnen Kostenarten (unter Berücksichtigung der mietvertraglichen Vereinbarung)
  • Angabe über die entstandenen Gesamtkosten
  • Erläuterung des genutzten Verteilerschlüssels der verbrauchsunabhängigen Kosten
  • Berechnung der auf den einzelnen Mieter entfallenden Kostenanteile
  • Übersicht über die bereits geleisteten Vorauszahlungen
  • Gesamtsaldo (unter Abzug der Vorauszahlungen) mit Angabe, ob ein Guthaben vorhanden ist oder Nachzahlungen entstanden sind
  • Aufstellung über die gesamten Energiekosten
  • Tatsächlicher Energiepreis
  • Daten zu CO2-Emissionen
  • Vergleich des Mieterverbrauchs zu einem Durchschnittsnutzer
  • Vergleich zum Vorjahresverbrauch unter Berücksichtigung des Klimas bzw. Wetters

Welche Fehler können gemacht werden?

Die Anforderungen an eine korrekte Heizkostenabrechnung sind hoch. Daher kann es leicht zu Fehlern kommen, die in einer ungültigen Abrechnung resultieren. Fehlerhafte Abrechnungen führen oftmals dazu, dass Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden können.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

  • Nicht alle Vertragspartner sind mit vollständigem Namen aufgeführt
  • Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt oder nicht erkennbar
  • Die Abrechnungsfrist von höchstens einem Jahr wurde überschritten
  • Die Daten z. B. zum Verbrauch sind falsch
  • Es wurden Kostenpositionen umgelegt, die nicht im Mietvertrag vereinbart wurden
  • Nicht umlagefähige Kosten wurden umgelegt
  • Einzelne Kostenpositionen wurden zusammengefasst und sind dadurch nicht mehr nachvollziehbar
  • Geleistete Vorauszahlungen wurden nicht berücksichtigt
  • Trotz Pflicht wurden keine Zähler montiert
  • Bei einem oder mehreren Verteilern wurde ein falscher Umrechnungsfaktor genutzt
  • Es ist keine Zwischenablesung bei unterjährigem Mieterwechsel erfolgt
  • Bei Leerstand einer Wohneinheit wurde das Ableseunternehmen nicht Kenntnis gesetzt

Heizkostenabrechnung mit Software

Als Alternative zur Selbsterstellung bieten sich Softwarelösungen an. Bei dieser Variante werden in der Regel die Daten des elektronischen Heizkörpers eingegeben. Auch hier ist es also notwendig, die Zählerstände selbst abzulesen.

Nach der Eingabe der erforderlichen Daten erhalten Sie ein Dokument entweder zum direkten Download oder als Datei per E-Mail.

Die Nutzung entsprechender Softwarelösungen ist zumeist kostenpflichtig. Häufig fallen die Gebühren dabei zwar geringer aus als bei Erstellung der Heizkostenabrechnung durch einen Messdienstleister, allerdings ist sie durch die Selbstablesung auch mit mehr Aufwand verbunden.

Fällt die Wahl auf eine Software zur Erstellung der Heizkostenabrechnung, müssen Sie als Vermieter selbst dafür sorgen, dass passende Heizkostenverteiler fachgerecht montiert werden. 

Heizkostenabrechnung durch Messdienstleister

Anstatt dass Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, können Sie dies über einen Messdienstleister in Auftrag geben. Dabei gibt es neben mehreren großen auch zahlreiche regionale Anbieter, aus denen Sie wählen können.

Messdienstleister erstellen dabei nicht nur die Heizkostenabrechnung, sondern übernehmen auch die Ausstattung der Immobilie mit den passenden Erfassungsgeräten

Als Eigentümer erhalten Sie vom Dienstleister eine Gesamtübersicht sowie die einzelnen Abrechnungen für jeden Mieter. Diese müssen nur noch weitergereicht werden.

Bevor die Abrechnung erstellt werden kann, ist es Ihre Pflicht, dem Messdienstleister die entstandenen Kosten für Brennstoffe mitzuteilen sowie eine Übersicht über die Heiznebenkosten und die Nutzer zu übermitteln.

Die Nutzung eines Messdienstleisters erfordert in der Regel den geringsten Aufwand für Vermieter, bis zum Erhalt der fertigen Abrechnung kann jedoch einige Zeit vergehen. Daher ist es wichtig, die erforderlichen Daten dem Unternehmen so früh wie möglich mitzuteilen. So kann der fristgerechte Erhalt gewährleistet werden.

Sind die Kosten umlagefähig?

Die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung gehören gemäß § 7 Abs. 2 HeizkostenV zu den umlagefähigen Nebenkosten. Zusätzlich dürfen die anfallenden Kosten für die Miete der Messtechnik sowie für die Wartung und Ablesung umgelegt werden.

Lediglich beim Kauf der Zähler müssen Sie die Kosten tragen, da es sich nicht um laufende Kosten handelt. In diesem Fall ist die Umlage der Anschaffungskosten jedoch als Modernisierungsmaßnahme möglich. Dafür darf die jährliche Miete um 8 % der entstandenen Kosten erhöht werden.

Nicht umlagefähig sind Kosten für Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten. Diese müssen von Ihnen gezahlt werden.

Fazit

Eigentümer von Gebäuden mit zentraler Heiz- und Warmwasserversorgungsanlage sowie mindestens zwei Wohneinheiten sind gesetzlich zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtet.

Diese können Sie selbst mithilfe entsprechender Tabellen erstellen, Softwareanbieter nutzen oder Messdienstleister beauftragen. Bei Nutzung von Software und Dienstleistern ist das Risiko einer nicht rechtssicheren Abrechnung gering.

Wenn Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, müssen Sie zahlreiche Vorgaben beachten. Zudem ist die korrekte Abrechnung schwierig, da verschiedene Werte zur Ermittlung des tatsächlichen Verbrauchs berücksichtigt werden müssen.

Die Kosten für Messgeräte, Ablesung und Erstellung der Heizkostenabrechnung können vollständig auf die Mieter umgelegt werden. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten und Zeit sowie Aufwand durch die Selbstablesung und Erstellung zu sparen, empfiehlt es sich daher, auf professionelle Anbieter zu setzen.

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Autor

Miriam Zaunbrecher

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