Instandhaltung: Diese Dinge sollten private Vermieter wissen

Vermieter stehen gesetzlich in der Pflicht, ihr Mietobjekt instand zu halten. Dies stellt nicht nur die Zufriedenheit der Mieter und die Möglichkeit des vertragsgemäßen Gebrauchs, sondern vor allem den Werterhalt der Immobilie sicher. Welche Maßnahmen zur Instandhaltung zählen, was Vermieter beachten sollten und welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen können, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Letztes Update: 22. Februar 2024 | 7 Min. Lesezeit

Mann mit kurzen Haaren und kariertem Hemd hat einen Overall an und haelt ein Klemmbrett in beiden Haenden. Er laechelt in die Kamera. In seinem Overall stecken verschiedene Werkzeuge wie Zangen und ein Maßband. Er steht in einer weißen Kueche mit weißen Schraenken, Tischen und Stuehlen. Kuechenzubehoer wir Kochloeffel, ein Wasserkocher und weiteres stehen im Hintergrund auf der Arbeitsplatte. Ein gruener Gummibaum steht im Hintergrund auf der rechten Seite hinter dem Esstisch.

Definition der Instandhaltung

Unter den Begriff der Instandhaltung fallen sämtliche Maßnahmen, die dazu beitragen, den Zustand sowie die Funktion eines Gebäudes aufrechtzuerhalten, wodurch schweren Mängeln vorgebeugt bzw. entgegengewirkt werden kann.

Gemäß § 535 BGB sind Vermieter verpflichtet, dies zu Beginn des Mietverhältnisses und während der gesamten Vertragslaufzeit zu gewährleisten. Bei einer erheblichen Abweichung zum vertraglich versicherten Zustand, welche die Bewohnbarkeit beeinträchtigt, ist der Mieter berechtigt, die Miete zu mindern (§ 536 BGB).

Zur Instandhaltung zählen nach der DIN 31051 vier verschiedene Punkte:

Inspektion
Wartung
Instandsetzung
Verbesserung

Der Mieter muss anfallende Maßnahmen nach § 555a BGB dulden. Allerdings sollten diese sofern möglich frühzeitig angekündigt werden, damit sich Ihr Mieter auf eventuelle Einschränkungen einstellen kann. Zwei Wochen gelten dabei in der Regel als ausreichend.

Inspektion

Die Inspektion ist der erste Schritt, wenn es um Instandhaltungsmaßnahmen geht. Hier wird im Zuge einer entsprechenden Untersuchung der Ist-Zustand des Gebäudes beurteilt. So kann festgestellt werden, ob und in welchem Umfang Arbeiten nötig sind, um die Immobilie instand zu halten.

Durchgeführt wird die Inspektion von einem Techniker oder einer Fachperson für den Bereich Bau.

Ablauf

Die mit der Inspektion beauftragte Person prüft sowohl das Innere des Gebäudes als auch den Außenzustand auf Veränderungen, welche unter anderem durch Abnutzung oder durch die Umwelt zustande gekommen sind. Die Ergebnisse werden schriftlich und bildlich festgehalten, um anhand dieser im Anschluss an die Inspektion entsprechende Maßnahmen zur Instandhaltung zu verfassen. Nach Beendigung der Arbeiten kann das Ergebnis durch einen Vergleich beurteilt werden.

Wartung

Neben der Inspektion ist die Wartung ein wichtiges Element, um Geräte und technische Elemente in gutem Zustand zu halten, möglichen Verschleiß festzustellen und frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Vorgehensweise

Im Zuge der Wartung muss neben der genauen Dokumentation des Auftrages ein individueller Wartungsplan erstellt werden, der Bezug auf die verschiedenen Elemente nimmt, welche gewartet werden sollen. Neben den Maßnahmen, die vorgenommen werden müssen, sollten auch Eckdaten wie der genaue Termin und die Adresse bzw. der Ort im Wartungsplan aufgeführt werden.

Gibt es Besonderheiten, die zu berücksichtigen sind, gehören auch diese in den Plan.

Instandsetzung

Der Begriff der Instandsetzung umfasst alle Maßnahmen, welche zur Instandhaltung durchgeführt werden. Mithilfe dieser Umsetzungen wird der Soll-Zustand des Gebäudes, also die ursprünglichen oder vertraglich zugesicherten Verhältnisse, wiederhergestellt.

Umfang

Der Umfang der Instandsetzung umfasst alles von der Planung über sämtliche Abstimmungen bis hin zur Abnahme der Maßnahmen nach Beendigung der Arbeiten. Zu Instandsetzungsarbeiten gehören sowohl das Beheben kleinerer Defekte wie klemmende Türen und verstopfte Abflüsse als auch umfangreichere Arbeiten wie das Flicken oder Austauschen undichter Rohre und in diesem Zusammenhang häufig das Trockenlegen feuchter Wände oder Decken sowie die Entfernung von Schimmel.

Mieter haftet bei selbst verursachten Schäden

Hat der Mieter mutwillig oder durch Fahrlässigkeit einen Schaden verursacht, der eine Instandsetzung nötig macht, so muss er auch für die Kosten aufkommen. Schäden, die durch Verschleiß entstanden sind, zählen jedoch nicht dazu. Diese Kosten tragen Sie als Vermieter. Kleinere Reparaturen können bei einer wirksamen Kleinreparaturklausel aber auf den Mieter übertragen werden.

Verbesserung

Neben der Herstellung des Soll-Zustandes im Zuge der Instandsetzung kann die Instandhaltung auch die Umsetzung von Energiesparmaßnahmen, also beispielsweise energetische Sanierungen, beinhalten. Dies dient auch dem Ziel der Wertsteigerung, welches ebenfalls unter den Punkt der Verbesserung fällt. Weitere Verbesserungen sind technische Aufwertungen, die Vergrößerung der Wohnfläche oder Modernisierungsmaßnahmen.

Modernisierungen

Durch § 555b BGB ist juristisch genau definiert, welche Maßnahmen erforderlich sind, damit es sich um eine Modernisierung handelt. Entscheidend ist dabei, dass eine bauliche Veränderung der Mietsache erfolgt und es keine Erhaltungsmaßnahme gemäß § 555a BGB ist. Die Ankündigung muss dabei mindestens drei Monate im Voraus schriftlich erfolgen.

Ein Großteil der durch die Modernisierung entstehenden Kosten darf dabei auf die Mieter umgelegt werden. Die Umlage erfolgt durch die Anhebung der jährlichen Kaltmiete um maximal 8 % (§ 559 BGB).

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Kostenumlage auf die Mieter

Gemäß § 1 der Betriebskostenverordnung gehören die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung nicht zu den Betriebskosten und dürfen daher nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Allerdings muss zwischen den verschiedenen Maßnahmen der Instandhaltung unterschieden werden, da einige Elemente dennoch umlagefähig sind. Zu diesen gehören beispielsweise die Wartung für die Heizung und die Kosten für den Schornsteinfeger. Diese können im Rahmen der jährlichen Heizkostenabrechnung umgelegt werden.

Vereinbarung im Mietvertrag

Prinzipiell gilt, dass alle Kostenpositionen, die Sie auf Ihre Mieter umlegen möchten, im Mietvertrag aufgeführt werden müssen. Fehlen Kosten, können diese zu einem späteren Zeitpunkt lediglich dann hinzugefügt werden, wenn alle Mieter einverstanden sind.

Im Allgemeinen ist es ausreichend, im Vertrag auf § 2 der Betriebskostenverordnung zu verweisen. Nur wenn Sie Kosten, die unter Punkt 17 der BetrKV fallen, umlegen möchten, müssen diese gesondert im Mietvertrag aufgeführt werden. Dazu gehört beispielsweise die Wartung von Rauchmeldern oder die Reinigung von Dachrinnen.

Reparaturkosten

Auch Kosten für Reparaturen können auf die Mieter im Rahmen einer gültigen Vereinbarung im Mietvertrag umgelegt werden. Dafür ist eine sogenannte doppelt beschränkte Höchstgrenze erforderlich. Innerhalb dieser wird festgehalten, bis zu welcher Höhe anfallende Kosten umgelegt werden dürfen.

Als Kosten sind ca. 100 € pro Reparatur sowie 6-8 % der jährlichen Kaltmiete angemessen. Nur wenn diese Klausel im Vertrag enthalten ist, dürfen Sie Reparaturkosten auf den Mieter umlegen. Fehlt die Klausel, müssen die anfallenden Kosten von Ihnen als Vermieter getragen werden.

Keine Teilung bei Kostenüberschreitung

Sind die Kosten für eine Reparatur höher als die vertraglich vereinbarten, so müssen Sie diese vollständig tragen. Es ist nicht möglich, diese bis zur im Mietvertrag festgehaltenen Grenze auf den Mieter zu übertragen und nur die Differenz zu zahlen. Dabei spielt es keine Rolle, um wie viel Geld die Grenze überschritten wird.

Hilfreiche Maßnahmen für Vermieter

Als Vermieter kann es hilfreich sein, eine Liste mit gesetzlich vorgeschriebenen Instandhaltungsmaßnahmen anzulegen. So stellen Sie sicher, dass keine Fristen versäumt und teure Folgekosten vermieden werden.

Geltende Intervalle

Einige Fristen wie die der Heizungsanlage sind individuell, da sie sowohl vom Alter als auch der Art der Heizung abhängen. Für andere Elemente gibt es gesetzliche Fristen, die eingehalten werden müssen.

Während Rauchmelder jährlich gewartet werden müssen, gilt bei Feuerlöschern ein Wartungsintervall von zwei Jahren. Alle drei Jahre ist die Wartung von Warmwasserspeichern fällig. Dabei wird eine Prüfung auf Legionellen vorgenommen, die bei Auftreten zu schweren Krankheitsverläufen führen können. Daher ist die Einhaltung dieser Frist aus gesundheitlichen Aspekten in jedem Fall zu wahren.

Gibt es in Ihrem Objekt einen Aufzug, so muss dieser spätestens alle zwei Jahre durch den TÜV gewartet werden. Kosten dafür sowie für den Betrieb gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Intervalle auch bei wartungsfreien Rauchmeldern einhalten

Manche Hersteller werben damit, dass ihre Geräte 10 Jahre wartungsfrei sind. In Mietobjekten muss dennoch das jährliche Wartungsintervall eingehalten werden, um die Funktion zu gewährleisten.

Instandhaltungsrücklagen bilden

Mithilfe einer Instandhaltungsrücklage werden anstehende Maßnahmen finanziert. Zwar gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zu einer solchen, Immobilienbesitzer sind jedoch gut beraten, für teure Reparaturen eine Rücklage zu bilden.

Je älter das Gebäude ist, desto höher sollte die jährliche Rücklage pro Quadratmeter ausfallen. Ein weiterer Vorteil der Instandhaltungsrücklage ist, dass bei einer tatsächlichen Verwendung dieser für entsprechende Maßnahmen eine Abschreibung als Werbungskosten möglich ist.

Möchten Sie Ihr Mietobjekt verkaufen, gehört auch die Instandhaltungsrücklage dazu und sollte daher bei der Ermittlung des Verkaufspreises einbezogen werden.

Fazit

Die Instandhaltung eines Mietobjektes ist ein dauernder Prozess, der gesetzlich vorgeschrieben ist und bei dem einige Wartungsintervalle eingehalten werden müssen. Als Vermieter können Sie sich zudem entscheiden, ob die Instandhaltung vorbeugend stattfinden soll oder ob Sie dann handeln, wenn ein Mangel auftritt.

Auch wenn gemäß der Betriebskostenverordnung die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung von Ihnen zu tragen sind, gibt es dennoch einige Ausnahmen insbesondere bei der Wartung und bei Modernisierungsmaßnahmen, welche eine Umlage auf die Mieter möglich machen.

Eine Liste mit den entsprechenden Wartungsintervallen kann helfen, alle Fristen einzuhalten und den vertraglich vereinbarten Zustand Ihrer Immobilie zu erhalten. Dies dient nicht nur der Verhinderung eines Wertverlustes, sondern sorgt auch für ein harmonisches Verhältnis zu Ihrem Mieter.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit drei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.

Autor

Miriam Zaunbrecher

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