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Instandhaltungsrücklage: Das müssen Eigentümer wissen

Letztes Update: 4. Februar 2025 | 5 Min. Lesezeit

Hand legt eine Muenze auf bereits vorhandene Muenzstapel in unterschiedlicher Hoehe, die im Vordergrund stehen. Im Hintergrund liegen ein Taschenrechner, ein Block mit Stift und ein kleines Haus aus Holz.

Die Instandhaltungsrücklage ist eine vom Vermieter gebildete Rückstellung, die ausschließlich für Reparaturen sowie die langfristige Erhaltung des Mietobjektes verwendet wird. Es handelt sich um einen Spartopf, der gewährleisten soll, dass jederzeit ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Was Sie bei der Bildung einer Rücklage für die Instandhaltung beachten sollten und wie hoch diese anzusetzen ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Definition: Was ist Instandhaltung?

Instandhaltungen sind Maßnahmen zur Erhaltung oder Wiederherstellung eines bewohnbaren Zustands einer Immobilie. Instandsetzung ist die Wiederherstellung des Ist-Zustandes. Unter den Begriff der Instandhaltung fällt ebenfalls die Inspektion oder Wartung sowie die Verbesserung des Hauses.

Manchmal kommen notwendige Reparaturen trotz regelmäßiger Inspektion unerwartet. Viele Vermieter können sich die dann oft hohen Summen nicht unmittelbar leisten. Um einen finanziellen Puffer zu generieren, wird eine Instandhaltungsrücklage angespart. Diese monetäre Rücklage wird auch als Instandhaltungsrückstellung, Erneuerungsfond oder Erhaltungsrücklage bezeichnet.

Wie hoch ist die optimale Instandhaltungsrücklage?

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage richtet sich nach der Lage Ihrer Immobilie, dem Baujahr, dem Zustand, der Ausstattung und der Größe. Berücksichtigen Sie außerdem Ihre finanziellen Möglichkeiten.

Faustregeln

Berechnungsformel für Altbauten

Grundsätzlich gibt es für die Berechnung keine allgemeingültige Formel. Um jedoch die Höhe der notwendigen, jährlichen Rücklagen zu schätzen, wird die Peters’sche Formel verwendet. Diese basiert auf der Annahme, dass im Laufe von geschätzten 80 Jahren Bewohnbarkeit eines Gebäudes, die Instandhaltungskosten etwa 1,5x so hoch wie die Herstellungskosten sind. Für die Berechnung müssen die Baukosten pro m² bekannt sein.

Peters’sche Formel:

Baukosten pro m² x 1,5 : 80 Jahre x 0,7 x Fläche in m² = Höhe der jährlichen Rücklagen

Rechenbeispiel:

1.000 € x 1,5 : 80 x 0,7 x 70 = 918,75 €

Bei einer 70 m² großen Wohnung mit Baukosten von 1000 € pro m² beträgt die empfohlene Instandhaltungsrücklage 918,75 € im Jahr. Das sind 76,56 € pro Monat.

Berechnungsformel für Neubauten

Auch bei Neubauten sollte auf eine Instandhaltungsrücklage nicht verzichtet werden. Hier schlägt die Faustformel vor, etwa 0,8- 1 % des Kaufpreises zurückzulegen.

Grundsätzlich wird außerdem empfohlen, zusätzlich 1 € pro m² einzuplanen, wenn die Immobilie einen Aufzug besitzt.

Wie sind diese Faustregeln zu betrachten?

Da es in Deutschland, außer bei Hausverwaltungen, keine rechtliche Pflicht zum Anlegen einer Instandhaltungsrücklage gibt, ist auch die Höhe nicht festgelegt. Sie dürfen also selbst über die Höhe der Rücklage entscheiden.

Für was wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden und darf ausschließlich für die Instandhaltung und Instandsetzung genutzt werden. Zudem ist sie nur für anfallende Kosten gedacht, die nicht bereits in den laufenden Kosten enthalten sind.

In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass Eigentümer das zurückgelegte Geld zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen nutzen. Dies ist nicht zulässig!

Die Rücklage hat eine angemessene Höhe

Erreicht die Rücklage eine angemessene Höhe, dürfen Sie als Vermieter über eine Minderung entscheiden. Alternativ können Sie auch beschließen, einen Teil der angesparten Rücklage zu einem höheren Zinssatz auf einem Festgeldkonto anzulegen. Hier sollten Sie jedoch sicherstellen, dass das Geld voraussichtlich nicht kurzfristig benötigt wird. Denn: Auf Geld, das auf Festgeldkonten liegt, kann nicht flexibel zurückgegriffen werden.

Was verursacht die höchsten Kosten?

Die verschiedenen Bauteile Ihres Hauses haben unterschiedliche Sanierungsintervalle und Kosten, die die damit einhergehen. Im Folgenden finden Sie die Reparaturen, welche die höchsten Kosten verursachen sowie die Intervalle zur Erneuerung.

Dacheindeckung: 50 Jahre ca. 20.000 €

Dachdämmung: 50 Jahre ca. 15.000 €

Außenputz: 15 Jahre ca. 15.000 €

Außenwanddämmung: 15 Jahre ca. 15.000 €

Heizungsanlage: 20 Jahre ca. 15.000 €

Elektroinstallation: 18 Jahre ca. 20.000 €

Tipp zur Mängelvorbeugung

Um Mängeln an der Bausubstanz vorzubeugen, sollten Sie Ihre Immobilie alle 5-10 Jahre gründlich von einem Architekten oder einem Bauingenieur überprüfen lassen.

Rücklage bei Eigentümergesellschaften

Zur ordnungsgemäßen Verwaltung einer Wohnungseigentümergesellschaft gehört gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG die Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage. In diesem Fall ist es also gesetzliche Pflicht, eine entsprechende Rücklage zu bilden. Dieses Gesetz schreibt jedoch keine Höhe der Rücklage vor. Auch hier können Sie für die Berechnung die Peters’sche Formel verwenden.

Ist die Instandhaltungsrücklage umlagefähig?

Laut § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) haben Sie als Vermieter die Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung Ihrer Immobilie selbst zu tragen, sodass die Instandhaltungsrücklage nicht umlagefähig ist.

Es gibt aber auch zahlreiche Kosten, die Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen. Zu den 17 umlagefähigen Nebenkosten gehören Kostenarten, die Ihnen laufend durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch von Immobilie und Grundstück entstehen. Dazu zählen beispielsweise Grundsteuer, Gebäudereinigung oder auch Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.

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Was ist beim Verkauf der Immobilie zu beachten?

Die Instandhaltungsrücklage wird beim Verkauf der Immobilie grundsätzlich an den Käufer übertragen. Der Preis der Immobilie setzt sich also aus dem Kaufpreis der Immobilie und der Höhe der Instandhaltungsrücklage zusammen. Sollten Sie Interesse am Kauf einer Immobilie haben, beachten Sie, dass die Zahlungsaufstellungen die tatsächlichen Einzahlungen in die Rückstellung zeigen und nicht die Soll-Zahlungen.

Es kann zudem hilfreich sein, wenn beide Posten gesondert im Kaufvertrag aufgelistet sind. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs gibt es allerdings keinen Abzug der Erhaltungsrücklage bei der Steuerberechnung (BFH Urteil vom 16.09.2020; Az. II R 49/17). Auch die Instandhaltungsrücklage unterliegt also der Grunderwerbsteuer.

Wie ist die Instandhaltungsrücklage steuerlich zu betrachten?

Die Beiträge in die Instandhaltungsrücklage werden in der Steuererklärung als Werbungskosten ausgewiesen. Sie können aber erst dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn das Geld auch tatsächlich für Reparaturen ausgegeben wurde. Die Bildung der Rücklage selbst darf folglich nicht ausgewiesen werden.

Im Falle einer Anlage der Rückstellungen auf ein Festgeldkonto sind die Zinserträge als Einnahme aus Kapitalvermögen auszuweisen.

Fazit

Die Instandhaltungsrücklage ist ein Spartopf, der für künftige Reparaturen und die Instandhaltung eines Mietobjektes verwendet wird. Dieser ist zweckgebunden und darf nicht anderweitig verwendet werden. Die Rücklage wird allein vom Vermieter finanziert und darf nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Da die Höhe der Rücklage nicht rechtlich festgelegt ist, dürfen Sie über diese selbst entscheiden. Unterstützend gibt es aber unterschiedliche Faustregeln, die den jährlichen Kostenaufwand einer Immobilie schätzen.

Bei dem Verkauf eines Hauses geht die Rücklage auf den Käufer über. Achten Sie auf eine separate Aufstellung der Rücklage im Kaufvertrag, damit die Grunderwerbssteuer korrekt berechnet werden kann.

Dana Kleff

Online Redakteur

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