Kündigungsbestätigung: Wichtiges für Vermieter & Muster

Die Kündigung eines Mietvertrages erfolgt in der Regel durch die Zustellung des Kündigungsschreibens per Post oder durch einen Boten. Grundsätzlich ist eine Kündigung auch dann wirksam, wenn sie vom Empfänger nicht bestätigt wird. Warum Sie als Vermieter dennoch eine Kündigungsbestätigung von Ihrem Mieter verlangen oder bei der Kündigung durch den Mieter eine solche ausstellen sollten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Letztes Update: 24. März 2023 | 6 Min. Lesezeit

Kündigungsbestätigung: Frau legt Brief in einen Umschlag

Kein rechtlicher Anspruch auf Bestätigung

Eine Kündigungsbestätigung kann, je nachdem, wer den Mietvertrag gekündigt hat, sowohl vom Mieter als auch vom Vermieter verlangt werden. Zwingend notwendig ist diese jedoch nicht, da eine Kündigung auch dann gültig ist, wenn der Erhalt des Kündigungsschreibens nicht explizit in Schriftform durch den Vertragspartner bestätigt wurde. Einen rechtlichen Anspruch auf die Ausstellung einer Kündigungsbestätigung gibt es deshalb nicht.

Kommt es allerdings zu Unstimmigkeiten zwischen den Vertragsparteien, ist es wichtig, einen Beleg darüber zu haben, dass die Kündigung fristgemäß zugestellt wurde.

Viele Vermieter wähnen sich auf der sicheren Seite, wenn sie ihrem Mieter das Kündigungsschreiben per Einschreiben zukommen lassen. Vor Gericht reicht der Rückschein des Einschreibens aber oft nicht aus, um die Zustellung der Kündigung zu beweisen, denn schließlich wird lediglich die Zustellung eines Briefes bestätigt, nicht aber der Inhalt des Schreibens.

Die größte Beweiskraft hat eine Kündigung, die im Beisein eines Zeugen übergeben wird, der sowohl die Übergabe als auch den Inhalt des Schreibens bestätigen kann. Erfolgt die Zustellung der Kündigung auf diesem Weg, kann auf eine Bestätigung des Empfangs durch den Mieter verzichtet werden.

Anders sieht es aus, wenn Sie als Vermieter die Kündigung persönlich ohne unabhängige Zeugen übergeben. In diesem Fall benötigen Sie eine Kündigungsbestätigung, um im Streitfalle die Übergabe beweisen zu können.

Schriftliche Kündigungsbestätigung ist sinnvoll

Auch wenn der Mieter den Vertrag kündigt, kann er von Ihnen als Vermieter eine Bestätigung der Kündigung verlangen. Diesem Wunsch sollten Sie nachkommen, da eine Kündigungsbestätigung dazu dient, für beide Vertragsparteien Rechtssicherheit zu schaffen.

Die schriftliche Bestätigung der Kündigung kann dazu genutzt werden, den Mieter auf seine Verpflichtungen im Zusammenhang mit seinem Auszug hinzuweisen und konkrete Regelungen für den Ablauf des Kündigungsprozesses zu vereinbaren.

Im Streitfall ist Kündigungsbestätigung von Vorteil

Sollte es zu Unstimmigkeiten mit Ihrem Mieter kommen, kann durch eine Kündigungsbestätigung bewiesen werden, dass das Kündigungsschreiben fristgerecht bei der anderen Partei eingegangen und der Inhalt korrekt ist. Daher ist es trotz fehlender rechtlicher Verpflichtung sinnvoll, diese auszustellen bzw. ausstellen zu lassen.

Form der Kündigungsbestätigung

Hat der Mieter den Vertrag per Einschreiben gekündigt und verlangt von Ihnen als Vermieter eine Kündigungsbestätigung, muss diese nicht zwangsläufig ebenfalls per Post verschickt werden. Auch wenn es grundsätzlich ausreicht, eine entsprechende E-Mail zu verfassen, sollten Sie als Vermieter auf Nummer sicher gehen und die Kündigungsbestätigung per Post, idealerweise als Einschreiben, versenden.

Außerdem müssen Sie darauf achten, dass alle im Mietvertrag genannten Personen die Kündigungsbestätigung erhalten. Unter Umständen kann das bedeuten, dass Sie mehrere Exemplare an unterschiedliche Adressen verschicken müssen. Dies kann der Fall sein, wenn sich Paare getrennt haben, die den Mietvertrag gemeinsam unterschrieben haben oder wenn sich eine Wohngemeinschaft mit mehreren Mietern aufgelöst hat.

Inhalt der Kündigungsbestätigung

Bevor Sie als Vermieter eine Kündigungsbestätigung ausstellen, sollten Sie genau überprüfen, ob die Kündigung form- und fristgerecht bei Ihnen eingegangen ist. Insbesondere ist darauf zu achten, dass das Kündigungsschreiben von allen Personen unterschrieben ist, die im Mietvertrag stehen.

Die Kündigungsbestätigung durch den Vermieter sollte neben der genauen Anschrift des Mietobjektes auch alle weiteren Daten, Termine und Angaben enthalten, die unter Umständen bei einem möglichen Rechtsstreit von Bedeutung sein könnten.Dazu gehören in erster Linie

das Datum der Erstellung des Kündigungsschreibens und der Zustellung
das Datum des Vertragsendes
ein Hinweis auf die Konsequenzen eines verspäteten Auszugs
ein Terminvorschlag zur gemeinsamen Vorbesichtigung der Wohnung

Ein Termin zur Vorbesichtigung dient dazu festzustellen, ob vor der Übergabe der Wohnung noch Renovierungs- oder Reparaturarbeiten vom Mieter auszuführen sind. Bei dieser Gelegenheit empfiehlt es sich, ein Protokoll anzufertigen, in dem alle notwendigen Arbeiten aufgeführt werden.

Außerdem sollte die Kündigungsbestätigung einen Passus enthalten, in dem Sie als Vermieter der Fortsetzung des Mietverhältnisses über das Datum der Vertragsbeendigung hinaus explizit widersprechen.

Vorlage der Kündigungsbestätigung zum Download

Die Kündigungsbestätigung können Sie ganz einfach in objego hochladen und digital ablegen. So haben Sie jederzeit Überblick über Ihre Dokumente und alles an einem Ort.

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Entschädigung bei verspätetem Auszug

In diesem Zusammenhang weisen Sie in der Kündigungsbestätigung darauf hin, dass dem Mieter weitere Kosten entstehen, wenn er die Wohnung nicht rechtzeitig verlässt.

Sollte es zu einer Verzögerung beim Auszug kommen, dürfen Sie als Vermieter für die fragliche Zeit eine Entschädigung verlangen. Die Höhe der Entschädigung orientiert sich grundsätzlich an der Monatsmiete. Fallen durch den verspäteten Auszug weitere Kosten an, können diese dem Mieter ebenfalls in Rechnung gestellt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Kosten für die Entsorgung von Möbeln oder anderen Gegenständen entstehen, die in der Wohnung zurückgelassen wurden.

Bestätigung zeitnah versenden

Die Kündigungsbestätigung sollten Sie möglichst umgehend nach dem Erhalt des Kündigungsschreibens versenden. So kann der Mieter sicher sein, dass Sie die Kündigung fristgerecht erhalten haben und mit den nötigen Vorbereitungen für den Auszug beginnen. Die Bestätigung der Kündigung dient nicht zuletzt dazu, den Kündigungsprozess für beide Vertragsparteien reibungslos zu gestalten.

Vorgehen bei verspätetem Kündigungseingang

Hat der Mieter die vom Gesetz geforderte Frist von drei Monaten für die Kündigung eines Mietvertrages nicht eingehalten, sollten Sie als Vermieter eine Kündigungsbestätigung nur dann ausstellen, wenn ein zeitnaher Auszug des Mieters in Ihrem Interesse liegt.

Grundsätzlich muss Ihnen die Kündigung spätestens am dritten Werktag des betreffenden Monats vorliegen. Soll das Mietverhältnis also beispielsweise zum 30. September beendet werden, muss das Kündigungsschreiben spätestens am 03. Juli bei Ihnen eingegangen sein. Trifft es erst danach ein, ist die Kündigung zum gewünschten Termin ungültig und kann frühestens zum 31. Oktober erfolgen.

Bei einem Rechtsstreit obliegt es dem Mieter, die fristgerechte Zustellung des Kündigungsschreibens zu beweisen. Es bleibt Ihnen jedoch vorbehalten, sich mit Ihrem Mieter auf eine kürzere Kündigungsfrist zu einigen und diese in einem entsprechenden Schreiben zu bestätigen.

Fazit

Eine Kündigungsbestätigung, ganz gleich, ob sie vom Mieter oder vom Vermieter verlangt wird, trägt dazu bei, den Kündigungsprozess klar zu regeln und Rechtssicherheit für beide Vertragsparteien zu erlangen.

Auch wenn es keine rechtliche Verpflichtung gibt, eine Kündigungsbestätigung auszustellen, sollten Sie als Vermieter nicht darauf verzichten und die Gelegenheit nutzen, den Mieter an seine vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit dem Auszug aus der Wohnung zu erinnern. Außerdem können dem Mieter die Konsequenzen deutlich gemacht werden, die ihn bei einer Nichteinhaltung des Auszugstermins erwarten.

Als Vermieter sollten Sie darauf achten, dass alle Personen, die den Mietvertrag unterzeichnet haben, die Kündigungsbestätigung erhalten, insbesondere dann, wenn diese nicht mehr unter der gleichen Adresse zu erreichen sind. So können Sie sicher sein, dass alle Beteiligten über den Ablauf des Kündigungsprozesses informiert sind.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit rund zwei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.