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Vorlage zur Kündigungsbestätigung – praktisch & zeitsparend

Überblick

Hilfreiche Vorlage zur Kündigungsbestätigung für mehr Sicherheit

Mit der Kündigungsbestätigung wird ein Beleg des gekündigten Mietverhältnisses ausgestellt. Dies kann sowohl von Vermieter- als auch von Mieterseite her passieren. Vermieter sind mit einem solchen Dokument auf der sicheren Seite, sollte es später zu Unstimmigkeiten kommen. Eine rechtliche Verpflichtung zur Ausstellung besteht jedoch nicht. Wir haben für Sie eine Vorlage zur Kündigungsbestätigung als PDF erstellt, die Sie bei jeder Kündigung schnell und einfach einsetzen können. Das Word-Dokument ist ab dem Basic-Paket verfügbar. Entdecken Sie hier die Vorteile des Dokuments:

Sie müssen nur noch wenige fehlende Daten eintragen und haben ein fertiges Dokument

Der Mieter wird an seine vertraglichen Pflichten erinnert, die mit dem Auszug einhergehen

In rechtlichen Auseinandersetzungen dient das Dokument als Beweis, dass das Schreiben fristgerecht eingegangen ist

Sie können das Dokument für jeden ausziehenden Mieter nutzen und haben es stets griffbereit

Was objego-Nutzer über uns sagen

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Wenn man wie ich nicht viel Zeit für die Immobilienverwaltung hat, dann spart die Nutzung der Vorlagen jede Menge Zeit.

Anja Behnke

Bochum

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Korrekte Nebenkostenabrechnungen und rechtssichere Mietverträge. Genau das, was ich brauche.

Klaus Vogt

Köln

“

Gut zu wissen, dass es bei objego Vorlagen für jede Situation gibt. Letztens hat mir das Übergabeprotokoll echt geholfen.

Bernd Fuchs

Stuttgart

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Unbegrenzte Anzahl an Einheiten

Kosten steuerlich absetzbar

Laufzeit:

3 Monate 12 Monate

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Kostenlos

Laden Sie ausgewählte Vorlagen als PDF herunter (keine Mietverträge).

Basic

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Nutzen Sie in diesem Paket unsere Vorlagen als Word-Datei (mit objego-Logo).

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Verwenden Sie alle Vorlagen als Word-Datei ohne objego-Logo (gilt nicht für Mietverträge).

*Abrechnung alle 12 Monate (inkl. 19% MwSt.)

Funktionen

Alles rund um die digitale Immobilienverwaltung

Bei objego finden Sie nicht nur eine Vorlage für die Kündigungsbestätigung. Mit unserer Funktion der Dokumentenverwaltung können Sie Vorlagen wie diese auch digital verwalten. Oder wie wäre es mit der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen? Entdecken Sie alle weiteren Funktionen, die Ihnen den Vermieter-Alltag erleichtern.  

Nebenkosten abrechnen

Dank einer benutzerfreundlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung erledigen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung schnell und einfach. Sie vergessen keine relevanten Eingaben, denn das Programm weist Sie auf alles Notwendige hin. Am Ende erhalten Sie eine rechtssichere, korrekte und versandfertige Abrechnung.

Intelligente Finanzverwaltung

Mit dieser Funktion sind Sie in der Lage, Ihren objego-Account mit Ihrem Bankkonto zu verbinden. Sie behalten somit komfortabel den Überblick über gezahlte bzw. ausstehende Mietzahlungen. Und das inklusive höchster Sicherheitsstandards bei der Datenübertragung.

Steuererklärung vorbereiten

Auch wenn es um Ihre Steuererklärung geht, leistet objego wertvolle Unterstützung. Die Software fasst steuerrelevante Informationen praktischerweise für Sie in einer Excel-Tabelle zusammen. Eine gute Hilfe für Ihren Steuerberater oder Sie selbst, um die Anlage V auszufüllen.

Dokumentenverwaltung

Damit nichts verloren geht, können Sie alle Dokumente digital ablegen und bestimmten Kategorien zuordnen. Sie haben jederzeit Zugriff und müssen nicht lange nach Mietverträgen, Übergabeprotokollen, Mieterselbstauskünften oder Rechnungen suchen. Das spart jede Menge Zeit.

Unsere FAQ

Noch Fragen zur Kündigungsbestätigung?

Warum sollte eine Bestätigung ausgestellt werden? 

Zwar gibt es keine rechtliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Kündigungsbestätigung, dennoch ist es sinnvoll. Sie stellt einen Beweis dar, dass die Kündigung fristgerecht eingegangen ist und bietet Ihnen bei späteren Auseinandersetzungen Rechtssicherheit.

Reicht das Versenden per E-Mail aus? 

Ja. Es spricht prinzipiell nichts gegen den Versand der Bestätigung per Mail. Um wirklich auf der sicheren Seite zu sein, ist es jedoch sinnvoll, das Schreiben per Post zu verschicken. Hier bietet sich vor allem das Einschreiben an. Welchen Inhalt das Dokument haben sollte, an wen es versendet werden muss und welche Entschädigung Sie bei einem verspäteten Auszug des Mieters verlangen können, erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Thema Kündigungsbestätigung.

Bis wann muss die Kündigung eingegangen sein?

Die gesetzliche Frist zur Kündigung beträgt drei Monate. Kürzere Fristen dürfen im Mietvertrag bei beidseitigem Einverständnis vereinbart werden. Die Kündigung muss Ihnen am dritten Werktag des entsprechenden Monats vorliegen. Hat der Mieter die gesetzliche Frist nicht gewahrt, sollte eine Bestätigung der Kündigung nur ausgestellt werden, wenn Sie den zeitnahen Auszug wünschen.

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Nutzen Sie das Wissen der Experten

„Wir möchten privaten Vermietern echte Mehrwerte rund um ihre Immobilienverwaltung bieten. Dazu gehört nicht nur die einfache Erstellung korrekter Nebenkostenabrechnungen, sondern auch eine Vielzahl von Vorlagen. Durch unser Experten-Know-how sind alle Vorlagen geprüft und stets auf aktuellem Stand.“ 

Mehr über uns

Jörn Reckeweg

Geschäftsführer von objego

Kein rechtlicher Anspruch auf Bestätigung

Eine Kündigungsbestätigung kann, je nachdem, wer den Mietvertrag gekündigt hat, sowohl vom Mieter als auch vom Vermieter verlangt werden. Zwingend notwendig ist diese jedoch nicht, da eine Kündigung auch dann gültig ist, wenn der Erhalt des Kündigungsschreibens nicht explizit in Schriftform durch den Vertragspartner bestätigt wurde. Einen rechtlichen Anspruch auf die Ausstellung einer Kündigungsbestätigung gibt es deshalb nicht.

Kommt es allerdings zu Unstimmigkeiten zwischen den Vertragsparteien, ist es wichtig, einen Beleg darüber zu haben, dass die Kündigung fristgemäß zugestellt wurde.

Viele Vermieter wähnen sich auf der sicheren Seite, wenn sie ihrem Mieter das Kündigungsschreiben per Einschreiben zukommen lassen. Vor Gericht reicht der Rückschein des Einschreibens aber oft nicht aus, um die Zustellung der Kündigung zu beweisen, denn schließlich wird lediglich die Zustellung eines Briefes bestätigt, nicht aber der Inhalt des Schreibens.

Die größte Beweiskraft hat eine Kündigung, die im Beisein eines Zeugen übergeben wird, der sowohl die Übergabe als auch den Inhalt des Schreibens bestätigen kann. Erfolgt die Zustellung der Kündigung auf diesem Weg, kann auf eine Bestätigung des Empfangs durch den Mieter verzichtet werden.

Anders sieht es aus, wenn Sie als Vermieter die Kündigung persönlich ohne unabhängige Zeugen übergeben. In diesem Fall benötigen Sie eine Kündigungsbestätigung, um im Streitfalle die Übergabe beweisen zu können.

Schriftliche Kündigungsbestätigung ist sinnvoll

Auch wenn der Mieter den Vertrag kündigt, kann er von Ihnen als Vermieter eine Bestätigung der Kündigung verlangen. Diesem Wunsch sollten Sie nachkommen, da eine Kündigungsbestätigung dazu dient, für beide Vertragsparteien Rechtssicherheit zu schaffen.

Die schriftliche Bestätigung der Kündigung kann dazu genutzt werden, den Mieter auf seine Verpflichtungen im Zusammenhang mit seinem Auszug hinzuweisen und konkrete Regelungen für den Ablauf des Kündigungsprozesses zu vereinbaren.

Im Streitfall ist Kündigungsbestätigung von Vorteil

Sollte es zu Unstimmigkeiten mit Ihrem Mieter kommen, kann durch eine Kündigungsbestätigung bewiesen werden, dass das Kündigungsschreiben fristgerecht bei der anderen Partei eingegangen und der Inhalt korrekt ist. Daher ist es trotz fehlender rechtlicher Verpflichtung sinnvoll, diese auszustellen bzw. ausstellen zu lassen.

Form der Kündigungsbestätigung

Hat der Mieter den Vertrag per Einschreiben gekündigt und verlangt von Ihnen als Vermieter eine Kündigungsbestätigung, muss diese nicht zwangsläufig ebenfalls per Post verschickt werden. Auch wenn es grundsätzlich ausreicht, eine entsprechende E-Mail zu verfassen, sollten Sie als Vermieter auf Nummer sicher gehen und die Kündigungsbestätigung per Post, idealerweise als Einschreiben, versenden.

Außerdem müssen Sie darauf achten, dass alle im Mietvertrag genannten Personen die Kündigungsbestätigung erhalten. Unter Umständen kann das bedeuten, dass Sie mehrere Exemplare an unterschiedliche Adressen verschicken müssen. Dies kann der Fall sein, wenn sich Paare getrennt haben, die den Mietvertrag gemeinsam unterschrieben haben oder wenn sich eine Wohngemeinschaft mit mehreren Mietern aufgelöst hat.

Inhalt der Kündigungsbestätigung

Bevor Sie als Vermieter eine Kündigungsbestätigung ausstellen, sollten Sie genau überprüfen, ob die Kündigung form- und fristgerecht bei Ihnen eingegangen ist. Insbesondere ist darauf zu achten, dass das Kündigungsschreiben von allen Personen unterschrieben ist, die im Mietvertrag stehen.

Die Kündigungsbestätigung durch den Vermieter sollte neben der genauen Anschrift des Mietobjektes auch alle weiteren Daten, Termine und Angaben enthalten, die unter Umständen bei einem möglichen Rechtsstreit von Bedeutung sein könnten.Dazu gehören in erster Linie

das Datum der Erstellung des Kündigungsschreibens und der Zustellung
das Datum des Vertragsendes
ein Hinweis auf die Konsequenzen eines verspäteten Auszugs
ein Terminvorschlag zur gemeinsamen Vorbesichtigung der Wohnung

Ein Termin zur Vorbesichtigung dient dazu festzustellen, ob vor der Übergabe der Wohnung noch Renovierungs- oder Reparaturarbeiten vom Mieter auszuführen sind. Bei dieser Gelegenheit empfiehlt es sich, ein Protokoll anzufertigen, in dem alle notwendigen Arbeiten aufgeführt werden.

Außerdem sollte die Kündigungsbestätigung einen Passus enthalten, in dem Sie als Vermieter der Fortsetzung des Mietverhältnisses über das Datum der Vertragsbeendigung hinaus explizit widersprechen.

Vorlage der Kündigungsbestätigung zum Download

Die Kündigungsbestätigung können Sie ganz einfach in objego hochladen und digital ablegen. So haben Sie jederzeit Überblick über Ihre Dokumente und alles an einem Ort.

Wir haben für Sie zudem eine Vorlage der Kündigungsbestätigung erstellt, um Ihren Arbeitsaufwand zu verringern. Im kostenlosen Starter-Paket können Sie die Vorlage als PDF mit objego-Logo herunterladen. Ab dem Basis-Paket steht Ihnen die bearbeitbare Word-Version zur Verfügung.

Registrieren Sie sich kostenlos und laden Sie die Vorlage ganz einfach herunter.

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Entschädigung bei verspätetem Auszug

In diesem Zusammenhang weisen Sie in der Kündigungsbestätigung darauf hin, dass dem Mieter weitere Kosten entstehen, wenn er die Wohnung nicht rechtzeitig verlässt.

Sollte es zu einer Verzögerung beim Auszug kommen, dürfen Sie als Vermieter für die fragliche Zeit eine Entschädigung verlangen. Die Höhe der Entschädigung orientiert sich grundsätzlich an der Monatsmiete. Fallen durch den verspäteten Auszug weitere Kosten an, können diese dem Mieter ebenfalls in Rechnung gestellt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Kosten für die Entsorgung von Möbeln oder anderen Gegenständen entstehen, die in der Wohnung zurückgelassen wurden.

Bestätigung zeitnah versenden

Die Kündigungsbestätigung sollten Sie möglichst umgehend nach dem Erhalt des Kündigungsschreibens versenden. So kann der Mieter sicher sein, dass Sie die Kündigung fristgerecht erhalten haben und mit den nötigen Vorbereitungen für den Auszug beginnen. Die Bestätigung der Kündigung dient nicht zuletzt dazu, den Kündigungsprozess für beide Vertragsparteien reibungslos zu gestalten.

Vorgehen bei verspätetem Kündigungseingang

Hat der Mieter die vom Gesetz geforderte Frist von drei Monaten für die Kündigung eines Mietvertrages nicht eingehalten, sollten Sie als Vermieter eine Kündigungsbestätigung nur dann ausstellen, wenn ein zeitnaher Auszug des Mieters in Ihrem Interesse liegt.

Grundsätzlich muss Ihnen die Kündigung spätestens am dritten Werktag des betreffenden Monats vorliegen. Soll das Mietverhältnis also beispielsweise zum 30. September beendet werden, muss das Kündigungsschreiben spätestens am 03. Juli bei Ihnen eingegangen sein. Trifft es erst danach ein, ist die Kündigung zum gewünschten Termin ungültig und kann frühestens zum 31. Oktober erfolgen.

Bei einem Rechtsstreit obliegt es dem Mieter, die fristgerechte Zustellung des Kündigungsschreibens zu beweisen. Es bleibt Ihnen jedoch vorbehalten, sich mit Ihrem Mieter auf eine kürzere Kündigungsfrist zu einigen und diese in einem entsprechenden Schreiben zu bestätigen.

Fazit

Eine Kündigungsbestätigung, ganz gleich, ob sie vom Mieter oder vom Vermieter verlangt wird, trägt dazu bei, den Kündigungsprozess klar zu regeln und Rechtssicherheit für beide Vertragsparteien zu erlangen.

Auch wenn es keine rechtliche Verpflichtung gibt, eine Kündigungsbestätigung auszustellen, sollten Sie als Vermieter nicht darauf verzichten und die Gelegenheit nutzen, den Mieter an seine vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit dem Auszug aus der Wohnung zu erinnern. Außerdem können dem Mieter die Konsequenzen deutlich gemacht werden, die ihn bei einer Nichteinhaltung des Auszugstermins erwarten.

Als Vermieter sollten Sie darauf achten, dass alle Personen, die den Mietvertrag unterzeichnet haben, die Kündigungsbestätigung erhalten, insbesondere dann, wenn diese nicht mehr unter der gleichen Adresse zu erreichen sind. So können Sie sicher sein, dass alle Beteiligten über den Ablauf des Kündigungsprozesses informiert sind.

Vorlage zur Kündigungs­bestätigung – praktisch & zeitsparend