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Mietverwaltung: Das müssen Vermieter wissen

Letztes Update: 7. Februar 2025 | 5 Min. Lesezeit

Mietverwaltung: Zwei Frauen mit dunkelblonden mittellangen Haaren sitzen an einem Tisch in einem hellen Raum. Sie sprechen miteinander. Auf dem Tisch stehen ein Laptop, ein kleiner Ordner, einzelne Dokumente und ein To-Go Kaffeebecher. Im Hintergrund steht eine Gruenpflanze.

Die Verwaltung von Mietobjekten ist zentraler Bestandteil des Immobilienmanagements und mit allerlei Aufgaben und Pflichten verbunden. Nebenkostenabrechnung erstellen, Kommunikation mit Mietern und die Instandhaltung des Mietobjekts gehören unter anderem dazu. Infos darüber, was eine Mietverwaltung ist, welche Aufgaben sie übernimmt und welche Alternativen es gibt, hält dieser Artikel bereit.

Das Wichtigste in Kürze

Unter der Mietverwaltung wird die Betreuung vermieteter Immobilien durch einen Dienstleister verstanden

Die Hauptaufgaben umfassen unter anderem den Mietvertragsabschluss, die Mieteingangskontrolle, die Beauftragung von Instandhaltungsarbeiten und die Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Mietverwaltungen bieten Zeitersparnis, Rechtssicherheit und Expertise, können aber mit hohen Kosten und Kontrollverlust verbunden sein

Alternativ können Vermieter die Verwaltung selbst durchführen oder sich von einer Software unterstützen lassen

Definition: Was ist eine Mietverwaltung?

Die Mietverwaltung umfasst die operative Betreuung von vermieteten Immobilien. Dazu gehören Aspekte wie die Vermietung inklusive Vertragsabwicklung und Überwachung der Mietzahlung sowie die Beauftragung von Dienstleistern.

Vermieter haben dabei die Wahl, diese Aufgaben selbst zu übernehmen oder sie an eine externe Mietverwaltung abzugeben. Beides hat Vor- und Nachteile, sodass die Entscheidung sorgfältig abgewogen werden sollte.

Unterschied zwischen Haus- und Mietverwaltung

Haus- und Mietverwaltung teilen sich einige der anfallenden Aufgaben, jedoch gibt es auch wesentliche Unterschiede. Während die Hausverwaltung im Allgemeinen für alle Eigentümer eines Mehrfamilienhauses arbeitet, ist die Mietverwaltung direkt auf die Interessen einzelner Vermieter zugeschnitten.

Mietverwaltung

Die Mietverwaltung bezieht sich ausschließlich auf vermietete Immobilien und konzentriert sich auf die Beziehung zwischen Vermieter und Mieter. Sie umfasst Aspekte wie die Mieterauswahl, das Vertragsmanagement und die Mieteingangskontrolle.

Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung geht über die Mietverwaltung hinaus und schließt auch gemeinschaftliche Bereiche in Eigentümergemeinschaften ein. Hier stehen zusätzlich die technische, finanzielle und rechtliche Betreuung des gesamten Mietobjekts im Fokus.

Die Aufgaben der Mietverwaltung

Die Aufgaben einer Mietverwaltung sind vielfältig und erfordern daher auch einiges an Wissen. Unter die zentralen Aufgaben fallen:

Vertragsmanagement:

Abschluss und Verwaltung von Mietverträgen und die dazugehörige Auswahl neuer Mieter.

Kommunikation:

Ansprechpartner für die Anliegen der Mieter sein und damit eine gesunde Beziehung zu den Mietern aufrechthalten.

Mieteingangskontrolle:

Überwachung und Einzug von Mietzahlungen und das Schreiben von Mahnungen bei Zahlungsverzug.

Instandhaltung:

Die Organisation von Reparaturen und regelmäßiger Wartungen der Immobilie.

Rechtsfragen:

Unterstützung bei rechtlichen Themen wie Mieterhöhungen oder Kündigungen.

Nebenkostenabrechnung:

Die fristgerechte und korrekte Erstellung der Abrechnung sowie die Koordination von Nachforderungen und Rückzahlungen.

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Was kostet die Mietverwaltung?

Die Kosten für eine Mietverwaltung sind abhängig von verschiedenen Faktoren. Anzahl, Größe, Zustand und Lage der Mieteinheiten spielen eine wichtige Rolle für die anfallenden Kosten.

Zudem können Anbieter von Mietverwaltungen ihre Preise selbst bestimmten. Es ist jedoch üblich, dass die Preise pro Einheit günstiger werden, je mehr Einheiten betreut werden. Zwischen 15 und 30 € je Mieteinheit können pro Monat anfallen.

Gut zu wissen

Die durchschnittlichen Verwaltungskosten pro Jahr liegen in Deutschland bei etwa 240-300 € pro Einheit.

Vorteile einer Mietverwaltung

Eine professionelle Betreuung kümmert sich um die organisatorischen Aufgaben wie Mietverträge und Nebenkostenabrechnung
Vermieter sparen Zeit, da sie sich nicht selbst um die Verwaltung kümmern müssen
Mietverwaltungen verfügen über die nötigen Fachkenntnisse, um Probleme und rechtliche Streitigkeiten effektiv zu lösen
Mietverwaltungen übernehmen die Rolle des Vermittlers bei der Mieterkommunikation
Die Verwaltung kümmert sich um regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen, welche den Wert der Immobilie steigern

Nachteile der Mietverwaltung

Hohe Kosten durch die Verwaltungsgebühr der Mietverwaltung
Vermieter haben weniger Einfluss auf Entscheidungen und verlieren dadurch die Kontrolle
Eine schlechte Mietverwaltung kann Probleme verursachen
Vermieter sind auf die Zuverlässigkeit der Mietverwaltung angewiesen
Fehlende Transparenz erschwert die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen der Mietverwaltung

Wer darf die Mietverwaltung übernehmen?

Grundsätzlich kann die Mietverwaltung von verschiedenen Personen oder Institutionen übernommen werden. Wichtig dabei ist jedoch, ob alle rechtlichen und praktischen Voraussetzungen gegeben sind.

Wer eine professionelle Mietverwaltung beauftragen möchte, sollte unbedingt auf folgendes achten:

nachweisbare Kompetenzen und positive Kundenbewertungen
Erreichbarkeit und Transparenz
genaue Regelung der Leistungen und Kündigungsbedingungen
Sicherheit in Mietrecht und Konfliktfällen

Wie geht es nach der Beauftragung weiter?

Sobald Vermieter eine geeignete Mietverwaltung gefunden haben, folgt der Vertragsabschluss. In diesem wird der Leistungsumfang genau geregelt. Im Anschluss erfolgt die Übergabe aller relevanten Unterlagen. Die Verwaltung überprüft dann die aktuellen Mietverträge sowie den Zustand der Immobile selbst.

Zukünftig übernimmt die Verwaltung dann alle im Vertrag festgelegten Aufgaben wie beispielsweise die Mieteingangskontrolle, die Kommunikation mit Mietern, anstehende Mieterwechsel, Instandhaltungsmaßnahmen und die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Dazu berichtet sie regelmäßig an den Vermieter und bietet die nötige Rechtssicherheit.

Software zur Mietverwaltung als Alternative

Nicht jeder Vermieter möchte die Verwaltung der eigenen Immobilie aus der Hand geben. Eine Software zur Mietverwaltung unterstützt dann bei der Selbstverwaltung.

Vorteile einer Software sind vor allem:

Erleichterung des Arbeitsaufwands
große Kostenersparnisse
Rechtssicherheit und praktische Vorlagen
Organisation von Mieterdaten, Verträgen und Zahlungen
Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Verschiedene Programme können sich dabei sowohl in den Kosten als auch in den Stärken bzw. ihrem Fokus unterscheiden. Die Wahl der passenden Software ist daher immer von den eigenen Bedürfnissen abhängig.

objego zur Mietverwaltung nutzen

objego wurde mit Expertenwissen speziell für private Vermieter erstellt, weshalb der Funktionsumfang entsprechend zugeschnitten ist. Dazu bietet objego:

eine intuitive Bedienung, wodurch Zeit- und Kosten gespart werden
rechtssichere Dokumentvorlagen und die dazugehörige digitale Dokumentverwaltung
eine Mieteingangskontrolle, um keine Mietzahlung mehr zu verpassen
Schritt-für-Schritt Erstellung der Nebenkostenabrechnung, um Fehlern vorzubeugen

Zudem ist keine Installation des Programms notwendig, da objego cloudbasiert funktioniert. Vermieter können so von überall aus auf ihr Profil zugreifen und die Nebenkostenabrechnung erstellen.

Fazit

Die Auswahl der richtigen Mietverwaltung ist vor allem von den eigenen Bedürfnissen abhängig und kann von Vermieter zu Vermieter stark variieren. Als Eigentümer muss selbst abgewogen werden, wie viel Zeit und Geld in die Mietverwaltung investiert werden soll.

Je mehr Mieteinheiten im Besitz sind, desto komplexer gestaltet sich in der Regel auch die Verwaltung. Insbesondere für Vermieter mit wenigen Einheiten lohnt sich die Selbstverwaltung oftmals eher als eine externe Verwaltung. Mit entsprechender Software gibt es dennoch die nötige Rechtssicherheit bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung und eine günstigere Unterstützung im Vermieter-Alltag.

Miriam Zaunbrecher

Online Redakteur

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