Nebenkosten berechnen: Das müssen Vermieter beachten
Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 9 Min. Lesezeit
Für eine neu vermietete Immobilie müssen vor Aufsetzen des Mietvertrags die Nebenkosten berechnet werden. Nur so kann eine realistische Warmmiete entstehen, bei der bestenfalls keine hohen Nach- oder Rückzahlungen anfallen. Infos darüber, welche Nebenkosten umlagefähig sind und wie Vermieter am besten die Nebenkosten berechnen, hält dieser Artikel bereit.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Großteil der Nebenkosten kann auf Mieter umgelegt werden, sofern eine Vereinbarung im Mietvertrag besteht.
- Die Höhe der Nebenkosten kann mithilfe früherer Nebenkostenabrechnungen, ermittelter Durchschnittskosten des Landes oder Vergleichsobjekten berechnet werden.
- Als Formel zur Berechnung aus vorhandenen Abrechnungen gilt: Gesamtanteil an den Nebenkosten : 12 Monate = Vorauszahlung der neuen Mieter
- Über die Umlageschlüssel werden die Kosten auf die Mietparteien verteilt.
Warum sollte man die Nebenkosten berechnen?
Für ein Mietobjekt fallen regelmäßige Kosten an, welche von Vermietern getragen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise Nebenkosten wie Grundsteuer, Gebäudeversicherung oder Wasserversorgung. Vermieter müssen diese anfallenden Kosten aber nicht allein übernehmen. Ein Großteil der Nebenkosten kann auf die Mieter mithilfe einer Nebenkostenvorauszahlung übertragen werden. Dafür ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag notwendig (§ 556 BGB)
Aus Nettomiete und Nebenkosten entsteht die Warmmiete und somit die Summe, die der Mieter monatlich zahlen muss.
Die Berechnung der Nebenkosten dient zusätzlich dem Zweck, dass Mieter nach Ende der Abrechnungsperiode keine großen Nachforderungen begleichen und Vermieter keine hohen Rückzahlungen leisten müssen.
Nebenkosten berechnen: Welche Kosten sind umlagefähig?
Längst nicht alle Kosten, die bei der Unterhaltung einer Immobilie anfallen, sind auch umlagefähig. In § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind 16 Kostenarten plus sonstige Betriebskosten festgelegt, deren Umlage möglich ist.Es dürfen Kosten für diese Posten umgelegt werden:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizungsbetrieb
- Warmwasserversorgung
- Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Aufzugsbetrieb
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Ungezieferbekämpfung und Gebäudereinigung
- Garten- und Grünflächenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart bzw. Hausmeister
- Antennenanlage, Breitbandnetz oder Glasfaser-Verteileranlage
- Einrichtungen für die Wäschepflege
Unter die sonstigen Betriebskosten können z. B. die Wartung von Rauchmeldern oder das Reinigen von Dachrinnen fallen. Wichtig ist, dass es sich um wiederkehrende Kosten handelt und diese explizit im Mietvertrag aufgeführt sind.
Was ist bei der Kostenumlage zu beachten?
Generell gilt, dass die Nebenkosten von Mietern nur dann übernommen werden müssen, wenn dies im Mietvertrag auch so vereinbart wurde. Um keine Kosten zu vergessen, ist ein Verweis auf § 2 BetrKV ausreichend. Lediglich eventuelle sonstige Kosten müssen konkret genannt werden.
Damit es sich um Nebenkosten handelt, müssen diese regelmäßig anfallen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie täglich, wöchentlich, jährlich oder auch nur alle zwei Jahre anfallen.
Nicht alle Kosten sind umlagefähig
1 BetrKV schließt Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung von der Umlage aus. Diese Kosten sind ausschließlich vom Vermieter zu tragen.
Nebenkosten berechnen 2024: Was ist im Vorfeld zu beachten?
Wichtig bei der Nebenkostenberechnung ist die Unterscheidung, ob es sich nur um einen Mieterwechsel oder um eine erstmalig vermietete Immobilie handelt.
Berechnung nach Mieterwechsel
Kommt lediglich ein neues Mietverhältnis nach einem Mieterwechsel zustande, gestaltet sich die Berechnung der Nebenkosten relativ einfach. Hier kann sich an den bisherigen Kosten orientiert werden. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, ob es im vorherigen Abrechnungszeitraum zu hohen Nachzahlungsforderungen oder Guthaben gekommen ist.
Anhand dessen und unter Berücksichtigung von aktuellen Preissteigerungen können Vermieter dann die Nebenkosten berechnen. Als Formel dafür gilt: Gesamtanteil an den Nebenkosten : 12 Monate = Vorauszahlung der neuen Mieter.
Berechnung für erstmalige Vermietung
Beim Kauf einer Immobilie kann vom Vorbesitzer Auskunft über die angefallenen Nebenkosten eingeholt werden.
Im Zuge einer erstmaligen Vermietung nach dem Bau einer Immobilie ist es etwas schwieriger, die Nebenkosten zu berechnen. Hier kann nicht auf vorherige Daten zurückgegriffen werden. Statistiken zu Durchschnittskosten können dann hilfreich sein. Auch Werte für vergleichbare Objekte einzuholen, kann bei der Berechnung helfen.
Die Höhe der Nebenkosten kann regional stark variieren. Zusätzlich sind sie vom jeweiligen Verbrauch der Mieter abhängig. Durchschnittlich lagen die monatlichen Nebenkosten 2023 bei 4,47 €/m².
Umlageschlüssel festlegen
Für die einzelnen Kostenpositionen können verschiedene Umlageschlüssel im Mietvertrag festgelegt werden. Nach Wohnfläche, nach Personenanzahl und nach Verbrauch sind die gängigsten Schlüssel. Seltener wird der Schlüssel „Wohneinheiten“ genutzt.
Achtung: Werden die anfallenden Kosten im Mietvertrag nicht explizit verschiedenen Verteilerschlüsseln zugewiesen, wird gemäß § 556a BGB automatisch nach der Wohnfläche abgerechnet.
In der Nebenkostenabrechnung müssen die Schlüssel angegeben werden, andernfalls handelt es sich um eine formal inkorrekte Abrechnung, die zur Folge hat, dass der Mieter eventuelle Nachforderungen so lange nicht begleichen muss, bis ihm eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegt.
Mit objego ist das kein Problem mehr. Alle Kostenarten können samt Umlageschlüsseln eingetragen werden, sodass Mieter eine korrekte Nebenkostenabrechnung erhalten, die alle rechtlichen Vorgaben berücksichtigt.
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Nebenkostenvorauszahlung richtig kalkulieren
Die Höhe der Nebenkostenvorauszahlung hängt hauptsächlich von den tatsächlichen Ausgaben ab. Dazu kommt die voraussichtliche Höhe des individuellen Verbrauchs.
Sind die Nebenkosten von Beginn an zu hoch angesetzt, kann dies potenzielle Mieter abschrecken. Zu niedrig kalkulierte Kosten sorgen bei der Nebenkostenabrechnung für Nachforderungen und dadurch nicht selten Ärger mit den Mietern. Zudem müssen die anfallenden Kosten vom Vermieter vorgestreckt werden, was im ungünstigsten Fall für hohe Ausgaben während des laufenden Jahres sorgt, die erst später wieder zurückgeholt werden können.
Vor Erstellen der Wohnungsanzeige sollte also genau überlegt werden, wie hoch die Nebenkostenvorauszahlung ausfällt, um weder Mieter zu verschrecken noch zunächst auf hohen Kosten sitzen zu bleiben.
Wovon hängt die Höhe ab?
Auch wenn es prinzipiell möglich ist, sämtliche von der Betriebskostenverordnung angegebenen Kosten auf die Mieter umzulegen, fallen nicht für alle Immobilien die gleichen Kostenarten an.
Sind weder Garten noch Grünflächen vorhanden, fallen dafür beispielsweise keine Betriebskosten an. Gleiches gilt z. B. für Aufzüge oder für die Treppenhausreinigung, wenn die Mieter gemäß der Hausordnung diese selbst übernehmen.
Unter anderem für den Wasserverbrauch und häufig auch für die Müllabfuhr ist die Personenanzahl der jeweiligen Haushalte entscheidend. Je mehr Personen in einer Mieteinheit leben, desto höher muss auch die Nebenkostenvorauszahlung angesetzt werden.
Die warmen Betriebskosten wie Heizung und Warmwasser müssen zumindest anteilig nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Höhe liegt bei mindestens 50, höchstens aber 70 %. Die übrigen Kosten werden nach dem im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel verteilt. Hat eine Mieteinheit also einen besonders hohen oder niedrigen Verbrauch, spiegelt sich dies auch in den Nebenkosten wider.
Regionale Unterschiede beachten
Der Deutsche Mieterbund hat für das Jahr 2024 durchschnittliche Nebenkosten von 4,47 €/m² ermittelt. Die Zahl wurde aus den bis Ende Mai 2024 erstellten Nebenkostenabrechnungen für 2023 ermittelt. Im Vergleich zu den Vorjahren sind die Kosten damit teils deutlich gestiegen. Als Faustregel fürs Nebenkosten berechnen kann man also sagen, dass mit rund 4 bis 4,50 € pro m² und Monat gerechnet werden muss.
Je nach Region fallen die Kosten sehr unterschiedlich aus. Eine Erhebung des Bundes der Steuerzahler zu den 16 Landeshauptstädten hat ergeben, dass in Bremen die höchste Summe an Nebenkosten fällig wird. Am günstigsten fallen die Nebenkosten in Erfurt aus. Im Mittelfeld liegen Potsdam und Dresden.
Im Durchschnitt zahlen Haushalte rund 3,6 % mehr an Nebenkosten als 2023. Häufiger Grund der gestiegenen Nebenkosten sind höhere Preise für Grundsteuer, Trinkwasser und Abfallentsorgung.
Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre vergleichen
Für die Festlegung der Nebenkostenvorauszahlung ist es sinnvoll, bestehende frühere Nebenkostenabrechnungen zurate zu ziehen. Anhand dieser Daten lässt sich gut erkennen, welche Kosten angefallen sind. So lässt sich- unter Berücksichtigung aktueller Preisentwicklungen die neue Vorauszahlungssumme bilden.
Wann dürfen die Nebenkosten angepasst werden?
Prinzipiell dürfen Nebenkosten erst nach einer erstellten Nebenkostenabrechnung angepasst werden. Aus der Berechnung ergibt sich in den meisten Fällen entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter.
Für den darauffolgenden Abrechnungszeitraum ist es dann möglich, die Nebenkostenvorauszahlung anzupassen – sowohl nach oben als auch nach unten. So wird verhindert, dass im Folgejahr erneut hohe Nachzahlungen oder Guthaben entstehen.
Wenn Vermieter Nebenkosten für ein Folgejahr berechnen, muss das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachtet werden (§ 560 Abs. 4 BGB). Berechnungsgrundlage sind die ermittelten Gesamtkosten. Für die neue Vorauszahlungshöhe wird diese Summe durch zwölf geteilt.
Unterjährige Anpassungen sind nur dann möglich, wenn unerwartet neue Betriebskosten entstehen oder beispielsweise die Grundsteuer innerhalb des Abrechnungszeitraumes erhöht wird. Voraussetzung für eine gültige unterjährige Erhöhung ist eine entsprechende Öffnungsklausel im Mietvertrag.
Nebenkosten berechnen: Erstellung der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkosten müssen nicht nur im Vorfeld einer Vermietung, sondern auch am Ende der Abrechnungsperiode berechnet werden. Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter zunächst die Gesamtkosten der Immobilie ermitteln.
Im Anschluss sind die Kostenanteile der einzelnen Mieter unter Berücksichtigung der Umlageschlüssel zu berechnen. Die Abrechnung muss eine Aufstellung der Kosten getrennt nach den Arten beinhalten.
Ist dies geschehen, sind die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen mit dem ermittelten Betrag zu verrechnen. Ergibt sich eine Nachzahlung, muss der Mieter diese bei einer formell und inhaltlich korrekten Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen leisten. Hat der Mieter ein Guthaben, ist dieses ebenfalls innerhalb von 30 Tagen auszuzahlen oder kann – bei entsprechender Vereinbarung – mit der nächsten Mietzahlung verrechnet werden.
Nebenkostenpauschale als Alternative zur Vorauszahlung
Alternativ zur monatlichen Nebenkostenvorauszahlung kann auch eine Nebenkostenpauschale vereinbart werden. Dadurch entfällt die Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Gemäß § 556 Abs. 2 BGB dürfen Vermieter frei zwischen einer Pauschale oder einer Vorauszahlung entscheiden.
Zuvor sollte eine genaue Kalkulation der anfallenden Nebenkosten stattfinden. Nachteil einer Pauschale ist nämlich, dass keine Nachforderungen gestellt werden können, falls die Kosten am Ende doch höher ausfallen. Gleichermaßen gilt, dass der Mieter keinen Anspruch auf eine Rückzahlung bei geringeren Kosten hat.
Die Möglichkeit zur Erhöhung der Pauschale muss mietvertraglich vereinbart werden (§ 560 BGB). Das Aufnehmen dieser Klausel ist besonders bei auf Langfristigkeit ausgelegten Mietverhältnissen wichtig, da sonst die Nebenkosten bis zum Ende nicht erhöht werden dürfen.
Vorteil einer Pauschale ist der geringere Verwaltungsaufwand durch das Wegfallen der Nebenkostenabrechnung. Allerdings ist die Heizkostenabrechnung weiterhin Pflicht, da diese sogenannten warmen Betriebskosten verpflichtend zu mindestens 50, höchstens aber 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.
Fazit
Um Nebenkosten berechnen zu können, sind sowohl frühere Nebenkostenabrechnungen als auch Statistiken zu Durchschnittskosten und das Einholen von Werten vergleichbarer Objekte hilfreich. Regionale Unterschiede machen es Vermietern teilweise schwer, die passenden Kosten zu ermitteln. Für 2024 gelten Durchschnittskosten von 4,47 € pro Jahr und m², an denen Vermieter sich orientieren können.
Es sollte aber stets beachtet werden, dass zu hoch angesetzte Nebenkosten potenzielle Mieter abschrecken können oder Unmut durch Nachzahlungen am Ende der Abrechnungsperiode entsteht.
Mithilfe von Anpassungen nach Ende des Abrechnungszeitraums ist es möglich, zu hoch oder niedrig angesetzte Kosten für die nächste Periode an die tatsächlich entstandenen Kosten anzugleichen.
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