Nebenkosten

Nebenkosten erhöhen (mit Muster): Wichtiges für Vermieter

Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 8 Min. Lesezeit

Eine Frau mit schwarzem Oberteil sitzt an einem Schreibtisch und notiert etwas in einem Notizbuch. Auf dem Tisch vor ihr befinden sich mehrere Stapel Muenzen, geteilt nach Silber- und Kupfergeld, eine Brille, ein offener Laptop sowie ein Taschenrechner.

Die Betriebskostenvorauszahlung ist ein wichtiger Faktor bei der Berechnung der Gesamtmiete. Bevor eine Warmmiete festgelegt wird, sollte deshalb möglichst genau geprüft werden, wie hoch die Summe der Nebenkosten innerhalb eines Jahres voraussichtlich sein wird. Die Durchsetzung einer Erhöhung ist für Vermieter mit einigen Voraussetzungen verbunden. Welche das sind, wie die Ankündigung erfolgen muss und welche Möglichkeiten es gibt, wenn der Mieter nicht zahlt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Voraussetzung für die Erhöhung ist die Erstellung einer rechtskonformen Nebenkostenabrechnung.

Vermieter müssen auf konkrete Kostensteigerungen Bezug nehmen. Eine Erhöhung auf Basis von Vermutungen ist nicht zulässig.

Die neue Höhe der Vorauszahlung orientiert sich an den Gesamtkosten des vorherigen Abrechnungszeitraums geteilt durch zwölf.

Die Erhöhung muss dem Mieter in Schriftform mitgeteilt werden.

Unterjährige Anpassungen beispielsweise aufgrund steigender Energiepreise ist nur unter beidseitigem Einverständnis möglich.

Voraussetzungen für die Erhöhung

Stellt sich nach der ersten Jahresabrechnung heraus, dass der Nebenkosten-Betrag zu niedrig angesetzt wurde, sollte für die Zukunft eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden. Nur so lässt sich vermeiden, dass der Mieter auch im Folgejahr mit einer hohen Nachzahlung belastet wird.

Klare Verhältnisse verhindern Unstimmigkeiten

Die Forderung und die Durchsetzung von Nachzahlungen bedeuten nicht nur einen zusätzlichen Aufwand für Sie als Vermieter, sie können auch das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter beeinträchtigen, da eine Nachzahlung für den Mieter oftmals eine unangenehme Überraschung darstellt.

In dieser Frage spätestens nach der ersten Jahresabrechnung durch eine Anpassung der Abschlagszahlungen für klare Verhältnisse zu sorgen, ist deshalb für beide Vertragsparteien von entscheidender Bedeutung.

Damit eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung einer rechtlichen Überprüfung standhält, gilt es für Sie, einige Dinge zu beachten.

Um die im Mietvertrag vereinbarte Vorauszahlung erhöhen zu können, muss eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein.

Grundsätzliche Bedingungen

Eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung ist nur dann möglich, wenn drei grundsätzliche Bedingungen erfüllt sind:

Es wurde eine Betriebskostenabrechnung erstellt
Die Abrechnung entspricht sowohl formell als auch inhaltlich den gesetzlichen Vorgaben
Es gibt im Mietvertrag keine Klausel, die eine Anpassung der Vorauszahlung ausschließt

Liegen diese Voraussetzungen vor, kann die Höhe der monatlichen Abschläge auf das notwendige Niveau angepasst werden. Eine gesetzliche Verpflichtung, tatsächlich eine Anpassung vorzunehmen, besteht für Sie als Vermieter jedoch nicht. Dennoch sollte auf eine solche Maßnahme nicht verzichtet werden.

Steigende Energiepreise: Unterjährige Anpassung nur mit Einverständnis

Die immer weiter steigenden Energiepreise stellen Vermieter vor die Frage, ob auch unterjährig die Nebenkosten erhöht werden können. Die klare Antwort darauf gibt § 560 Absatz 4 BGB. Darin heißt es, dass die Betriebskosten erst nach Erstellung der Betriebskostenabrechnung und nicht während der laufenden Abrechnungsperiode erhöht werden dürfen.

Die Erklärung zur Anpassung muss in Textform erfolgen und kann sowohl von Ihnen als Vermieter als auch vom Mieter vorgenommen werden. Wichtig ist, dass der neue Betrag eine angemessene Höhe haben muss. Der Bundesgerichtshof spricht in einem Urteil von einem Zwölftel der Nachzahlung als angemessene Erhöhung der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung (BGH Urteil vom 28.09.2011, AZ VIII ZR 294/10).

Eine Erhöhung aufgrund von Vermutungen ist nicht zulässig. Es ist auf konkrete Kostensteigerungen Bezug zu nehmen.

Muster zum Download für individuelle Vereinbarungen

Befürchtet Ihr Mieter hohe Nachzahlungen aufgrund der steigenden Energiepreise, können Sie mit ihm auch eine unterjährige Erhöhung der Nebenkosten vereinbaren. Auch können Sie auf die Mieter zugehen und eine entsprechende Nebenkostenerhöhung vorschlagen. Sind beide Parteien mit der Anpassung einverstanden, kann diese zum Folgemonat vorgenommen werden.

Eine schriftliche Erklärung ist auch in diesem Fall sinnvoll, um spätere Unstimmigkeiten zu verhindern. Wir haben für Sie eine Vorlage für die Erhöhung der Nebenkosten erstellt.

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Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist Pflicht

Grundsätzlich ist eine Erhöhung der monatlichen Abschlagszahlungen nur dann möglich, wenn zuvor eine Nebenkostenabrechnung erstellt worden ist. Die Verpflichtung, alljährlich eine Abrechnung der Betriebskosten zu erstellen, ergibt sich aus § 556 Absatz 3 BGB.

Wurde bei der Abrechnung ein deutliches Missverhältnis zwischen der Summe der monatlich gezahlten Abschläge und den tatsächlich angefallenen Kosten festgestellt, sollte eine Anpassung der monatlich zu leistenden Abschläge vereinbart werden.

In jedem Fall muss aber die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten und der Vorauszahlung ausgeglichen werden. Übertreffen die Vorauszahlungen die nachgewiesenen Aufwendungen, ist der Vermieter verpflichtet, die zu viel gezahlte Summe zu erstatten. Wurde zu wenig gezahlt, wird eine Nachzahlung des Mieters fällig.

Neue Berechnung auf Basis der Jahresabrechnung

Als Grundlage für die Berechnung der neuen monatlichen Vorauszahlung dienen die in der Betriebskostenabrechnung für den vergangenen Abrechnungszeitraum ermittelten Gesamtkosten. Diese Summe, geteilt durch die zwölf Monate eines Jahres, ergibt die neue Höhe der Vorauszahlung. Der so ermittelte Betrag gilt nach § 560 Absatz 4 BGB als angemessen und damit als rechtmäßig.

Darüber hinausgehende Forderungen sind nicht zulässig und werden in der Regel von den Gerichten zurückgewiesen. Für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung gelten klare gesetzliche Vorgaben, die eine Abrechnung erst rechtssicher machen. Als Vermieter haben Sie die Möglichkeit, auf spezielle Programme zurückzugreifen, die eine korrekte Betriebskostenabrechnung ermöglichen. Eines dieser Programme ist unsere Immobilienverwaltungs-Software.

Ankündigung bedarf der Schriftform

Ergibt sich aus der Jahresabrechnung die Notwendigkeit für die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung, muss dies dem Mieter schriftlich mitgeteilt werden. Eine lediglich mündlich erfolgte Mitteilung genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen. Eine Begründung für die Anpassung ist nicht zwingend erforderlich, da diese für den Mieter klar ersichtlich der Betriebskostenabrechnung zu entnehmen ist.

Kurze Erklärung für mehr Nachvollziehbarkeit

Zum besseren Verständnis und um eine höhere Akzeptanz für die Maßnahme zu erreichen, empfiehlt es sich trotzdem, der Ankündigung eine kurze Erklärung beizufügen.

Ab wann die Anpassung in Kraft tritt, ist im Gesetz nicht geregelt. Wurde keine besondere Vereinbarung getroffen, wird die erhöhte Nebenkostenvorauszahlung mit der Zahlung der nächsten Miete fällig.

Anpassung innerhalb der Abrechnungsperiode

In der Regel lässt sich die Summe der Gesamtkosten erst nach Ablauf eines Jahres ermitteln. Es kann jedoch auch vorkommen, dass innerhalb einer Abrechnungsperiode unvorhergesehene neue Betriebskosten entstehen, die auf den Mieter umgelegt werden können.

Die unerwartete Erhöhung der Grundsteuer kann ebenso einen Grund für eine Abschlagsanpassung darstellen wie eine deutliche Steigerung bei den Beiträgen zur Gebäudehaftpflicht oder ein anderes bei Vertragsabschluss unvorhersehbares Ereignis.

Mietvertragsklausel ist Voraussetzung

In diesem Fall kann die Anpassung der Vorauszahlung auch unterjährig erfolgen. Dazu bedarf es jedoch einer entsprechenden Öffnungsklausel im Mietvertrag, die dem Vermieter dieses Recht einräumt. Außerdem müssen Sie schriftlich auf die Erhöhung der Nebenkosten hinweisen und diese sowohl dem Zweck als auch der Höhe nach begründen.

Weitere Möglichkeiten

Eine vorzeitige Erhöhung der Vorauszahlung ist auch dann möglich, wenn zusätzliche Personen in der Wohnung aufgenommen werden. Sind Sie bei der Berechnung der Betriebskostenvorauszahlung von nur einem Mieter ausgegangen, können Sie eine Anpassung vornehmen, wenn eine oder mehrere weitere Personen in die Wohnung einziehen. In diesem Fall ist damit zu rechnen, dass die verbrauchsabhängigen Nebenkosten steigen werden, wodurch eine Erhöhung der Vorauszahlung zu rechtfertigen ist.

Nebenkostenabrechnung für private Vermieter

In unserem kostenlosen E-Book für private Vermieter haben wir umfangreiche Informationen rund um die Nebenkostenabrechnung übersichtlich zusammengefasst. Hier finden Sie wichtige Tipps und interessante Fakten für die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung.

Unzulässigkeit zu geringer Vorauszahlung

Grundsätzlich sollte bei der Auflistung der Betriebskosten im Mietvertrag genau geprüft werden, ob alle umlagefähigen Aufwendungen erfasst sind. Wurden beim Abschluss des Vertrages einzelne Posten einfach vergessen, können diese nicht nachträglich als neue Kosten ausgewiesen werden. Betriebskosten, die zuvor bekannt waren, aber nicht im Mietvertrag erwähnt werden, dürfen dem Mieter nicht nachträglich in Rechnung gestellt werden.

Kündigungsrecht des Mieters

Sie sollten darüber hinaus auch nicht versuchen, sich durch bewusst zu niedrig angesetzte Betriebskosten einen Vorteil bei der Vermarktung einer Immobilie zu verschaffen. Wurden die zu erwartenden Nebenkosten nachweislich zu niedrig angesetzt, um den Mieter über die tatsächlichen Mietkosten arglistig zu täuschen, hat der Mieter das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen. In bestimmten Fällen sprechen die Gerichte dem so getäuschten Mieter sogar ein Recht auf Schadenersatz zu.

Pauschale statt Vorauszahlung

Als Vermieter haben Sie gemäß § 556 Absatz 2 Satz 1 BGB die Möglichkeit, sich beim Abschluss eines Mietvertrags mit dem Mieter statt auf eine Betriebskostenvorauszahlung auf eine monatlich zu entrichtende Pauschale zu verständigen. Auf diese Alternative sollte jedoch nur in Ausnahmefällen zurückgegriffen werden.

Bei einer Pauschalzahlung besteht das Risiko, dass die tatsächlich vom Mieter verursachten Kosten höher ausfallen als die durch die Nebenkostenpauschale abgedeckten Aufwendungen.

Pauschale eher bei begrenzter Mietdauer

Verbraucht der neue Mieter deutlich mehr Wasser oder Strom als angenommen, gehen diese Mehrkosten zu Ihren Lasten. In der Regel kommt die Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale nur bei Mietverhältnissen infrage, bei denen die Mietdauer und damit das Risiko, auf erhöhten Kosten sitzen zu bleiben, auf einen kurzen Zeitraum begrenzt ist.

Wer sich als Vermieter dennoch für diese Alternative entscheidet, sollte die Betriebskosten noch gewissenhafter überprüfen, um bei Bedarf eine Anpassung der Pauschale vorzunehmen.

Kündigung bei Nichtzahlung

Kommt es mit dem Mieter zum Streit über die Erhöhung der Nebenkosten und weigert sich dieser, eine gerechtfertigte Anpassung zu akzeptieren, haben Sie das Recht, das Mietverhältnis zu kündigen.

Bleiben die erhöhten Nebenkostenzahlungen dauerhaft aus, ist dies die Grundlage, auf der eine Kündigung ausgesprochen werden kann. Der § 569 des BGB sieht eine Kündigung des Mietverhältnisses dann als gerechtfertigt an, wenn der Rückstand mindestens zwei Monate oder mehr beträgt.

Um eine solche Situation zu vermeiden, ist es wichtig, nach jeder Jahresabrechnung eine angemessene Anpassung vorzunehmen. Nur so kann vermieden werden, dass irgendwann eine so starke Erhöhung der Vorauszahlung erforderlich wird, die den Mieter dann unvorbereitet trifft und ihn überfordert.

Fazit

Wer als Vermieter die Nebenkosten stets im Blick hat und regelmäßig notwendige Anpassungen in angemessener Höhe vornimmt, ist nicht nur rechtlich abgesichert, er trägt damit auch dazu bei, das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter auf eine faire Basis zu stellen.

In jedem Fall sollten Sie sich an die formellen und inhaltlichen Vorgaben für eine korrekte Nebenkostenabrechnung halten. Auch eine Klausel im Mietvertrag für eine Anpassung ist Voraussetzung für die Erhöhung der Nebenkosten.

Haben Sie alle Vorgaben berücksichtigt, können die Kosten sowohl zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraumes als auch unter bestimmten Bedingungen während des laufenden Jahres erhöht werden.