Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung: Diese Besonderheiten sollten private Vermieter kennen

Die Nebenkostenabrechnung stellt für Vermieter eine jährlich wiederkehrende Herausforderung dar. Die Frage, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche Aufwendungen in voller Höhe vom Eigentümer zu tragen sind, sorgt immer wieder für Diskussionen. Insbesondere wenn es sich bei der Mietsache um eine Eigentumswohnung handelt, gilt es darüber hinaus einige Besonderheiten zu beachten, die bei anderen Mietobjekten keine Rolle spielen. Welche das sind, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Letztes Update: 22. Februar 2024 | 6 Min. Lesezeit

Leicht seitliche Aufnahme eines weißen Mehrfamilienhauses mit großen Balkonen. Die Balkone haben eine Bruestung aus Glas und gehen teilweise um die Ecke des Hauses. Rund um das Gebaeude stehen gruene Baeume und der Himmel ist blau.

Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung: Anforderungen

Grundsätzlich müssen die Nebenkostenabrechnungen für Eigentumswohnungen die gleichen Anforderungen erfüllen, die für alle Mietwohnungen gelten. Das heißt, auch bei einer vermieteten Eigentumswohnung muss, sofern im Mietvertrag keine Pauschalzahlung vereinbart wurde, regelmäßig eine Abrechnung der Betriebskosten erfolgen (§ 556 BGB).

In der Regel überweist der Mieter jeden Monat zusätzlich zur Kaltmiete eine Vorauszahlung auf die zu erwartenden Betriebskosten. Nicht zuletzt, weil diese auch verbrauchsabhängige Posten enthalten, die im Voraus nicht exakt zu bestimmen sind, muss einmal im Jahr eine abschließende Abrechnung erfolgen.

Fristen einhalten

Auch bei einer Eigentumswohnung darf der Abrechnungszeitraum 12 Monate nicht überschreiten. Wird diese Frist versäumt, besteht die Gefahr, dass selbst berechtigte Forderungen des Vermieters nicht mehr durchgesetzt werden können. Auch bei der Art der Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen, bestehen grundsätzlich keine Unterschiede zwischen Eigentumswohnungen und anderen Mietobjekten. Welche Kosten umlagefähig sind, ist in der Betriebskostenverordnung klar geregelt.

Nebenkostenabrechnung für private Vermieter

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Besonderheiten durch rechtliche Beziehungen

Trotz der grundsätzlichen Gleichbehandlung gibt es bei der Betriebskostenabrechnung von Eigentumswohnungen einige Besonderheiten, die Sie als Vermieter beachten sollten. Diese speziellen Regelungen hängen unter anderem von den unterschiedlichen Rechtsverhältnissen zwischen den beteiligten Parteien ab.

Bestehen mehrerer Vertragsverhältnisse

Bei einer Eigentumswohnung bestehen gleich mehrere Vertragsverhältnisse zwischen verschiedenen Parteien. Zum einem gibt es den Mietvertrag zwischen dem Wohnungseigentümer und seinem Mieter. Zum anderen bestehen vertragliche Verpflichtungen zwischen dem Vermieter und der Eigentümergemeinschaft beziehungsweise der durch die Eigentümerversammlung eingesetzten Hausverwaltung. Aus dieser Beziehung ergibt sich das Schuldverhältnis des Wohnungseigentümers gegenüber der Eigentümergemeinschaft.

Danach ist der Vermieter nach § 16 WEG alleiniger Schuldner der Betriebskosten. Allerdings können Sie diese natürlich im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf Ihren Mieter umlegen.

Hausverwalter ist zur Abrechnung verpflichtet

Auch der Hausverwalter ist nach § 28 WEG verpflichtet, nach Ablauf eines Kalenderjahres eine Abrechnung zu erstellen. Im Idealfall ist der Abrechnungszeitraum der Betriebskostenabrechnungen der Hausverwaltung sowie der zwischen Vermieter und Mieter zeitlich identisch. Für Sie als Vermieter ergeben sich nun zwei Möglichkeiten, die Nebenkostenabrechnung mit Ihrem Mieter zu organisieren.

Erstellung der Abrechnung durch Hausverwaltung

Die einfachste und bequemste Variante ist es, die Hausverwaltung mit dieser Aufgabe zu betrauen. Gemäß § 18 Abs. 1 WEG gibt es keine Verpflichtung, eine Hausverwaltung einzusetzen, sofern die Eigentümer die Aufgaben selbst übernehmen.

Wird jedoch ein Hausverwalter beauftragt, übernimmt dieser nicht nur die Gesamtabrechnung mit Ihnen, dem Eigentümer, sondern auch die individuelle Betriebskostenabrechnung mit dem Mieter. So können Sie sich bequem zurücklehnen und sich auf Ihre formale Funktion als Vermieter konzentrieren. Er muss sich um alle in § 27 WEG enthaltenen Aufgaben kümmern.

Verpflichtung zur Überwachung

Allerdings befreit Sie dieses Modell nicht von der Verpflichtung, die fristgemäße Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu überwachen. Versäumt es die Hausverwaltung, rechtzeitig eine Abrechnung zu erstellen, müssen Sie als Vermieter die Folgen tragen. Berechtigte Ansprüche gegenüber dem Mieter können bei einem Fristversäumnis unter Umständen nicht mehr geltend gemacht werden. Ihnen bleibt dann nur noch die Möglichkeit, den Verwalter für den entstandenen finanziellen Schaden haftbar zu machen.

Nicht alle Kosten sind umlagefähig

Selbstverständlich dürfen auch bei einer Abrechnung durch den Hausverwalter nur die Kosten auf den Mieter umgelegt werden, die nach der BetrKV auch umlagefähig sind. Alle anderen Aufwendungen werden Ihnen als Vermieter in einer gesonderten Abrechnung in Rechnung gestellt. Die bei Gemeinschaftseigentum übliche Instandhaltungsrücklage und eventuell im Abrechnungszeitraum angefallene Kosten für Reparaturarbeiten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Fristversäumnis hat Folgen für Sie

Die Einhaltung der Abrechnungs- und Zustellungsfrist der Nebenkostenabrechnung des Mieters liegt zwar bei der Hausverwaltung, allerdings müssen Sie die Folgen tragen, sollte es zu einer Fristversäumnis kommen. Eventuelle Nachforderungen an den Mieter können nicht mehr geltend gemacht werden. Es bleibt dann nur die Möglichkeit, die Hausverwaltung haftbar zu machen.

Nebenkostenabrechnung selbst erstellen

Etwas aufwendiger gestaltet sich die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, wenn Sie als Vermieter diese Aufgabe nicht dem Verwalter überlassen, sondern selbst übernehmen möchten. In diesem Fall sind Sie aber natürlich ebenfalls darauf angewiesen, dass Ihnen die Gesamtkostenabrechnung, in der Regel als Hausgeldabrechnung bezeichnet, für Ihre Wohnung vorliegt.

Umlagefähige Nebenkosten ermitteln

Aus dieser müssen Sie dann alle jene Posten streichen, die Sie nicht auf den Mieter umlegen dürfen. Dazu gehören übrigens auch die Kosten, die für die Hausverwaltung anfallen, sofern diese nicht ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden. Allerdings kann der selbst erstellten Betriebskostenabrechnung aber auch ein Posten hinzugefügt werden.

Jede Eigentumswohnung verfügt über ein eigenes Grundbuch, das die Grundlage zur Berechnung der Grundsteuer darstellt. Die Grundsteuer gehört wiederum zu den Aufwendungen, die auf den Mieter umgelegt werden. In der Abrechnung der Hausverwaltung für Ihre Eigentumswohnung ist dieser Betrag nicht enthalten.

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Konflikte mit der Hausverwaltung

Zum Streitfall kann es dann kommen, wenn die Hausverwaltung die Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht ausgearbeitet hat und Sie dadurch Ihrerseits nicht Ihrer Verpflichtung nachkommen konnten, eine Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter im vorgegebenen Zeitraum zu erstellen. In derartigen Fällen haben die Gerichte in der Vergangenheit unterschiedliche Auffassungen vertreten.

Ansprüche bei unverschuldeter Verspätung durchsetzen

Grundsätzlich stellt das Vorliegen einer Abrechnung eine unverzichtbare Voraussetzung zur Erstellung einer eigenen Nebenkostenabrechnung dar. Sie als Vermieter können sich aber auch nicht ohne Weiteres darauf berufen, dass eben diese Abrechnung des Hausverwalters zum vorgegebenen Zeitpunkt noch nicht vorlag.

In einem solchen Fall obliegt es Ihnen zu beweisen, dass die Gründe für die verspätete Abrechnung nicht auf einem Fehlverhalten Ihrerseits beruhen und Sie alle rechtlichen Möglichkeiten ausgeschöpft haben, um an die notwendigen Unterlagen zu gelangen. Nur dann haben Sie die Chance, berechtigte Ansprüche gegenüber Ihrem Mieter auch nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Zwölfmonatsfrist durchzusetzen.

Dokumenteneinsicht nur bei der Hausverwaltung

Ein weiteres Problem bei einer selbst erstellten Abrechnung tritt dann auf, wenn der Mieter von seinem Recht Gebrauch macht, Einsicht in die Abrechnungsbelege zu nehmen. Diese liegen aber meist in den Räumen der Hausverwaltung. Und nur hier können sie in der Regel auch eingesehen werden. Das Recht auf Einsichtnahme in die Unterlagen der Hausverwaltung steht nur Ihnen als Eigentümer zu. Durch eine entsprechende Regelung können Sie dieses Recht jedoch auch auf Ihren Mieter übertragen.

Fazit

Grundsätzlich gelten für die Betriebskostenabrechnung von Eigentumswohnungen die gleichen Regeln wie für alle anderen Mietwohnungen. Aufgrund der speziellen rechtlichen Verflechtungen zwischen Mieter, Vermieter und Eigentümergemeinschaft gibt es bei der Nebenkostenabrechnung jedoch einige Besonderheiten zu berücksichtigen.

Für Sie als Vermieter besteht die bequemste Lösung darin, die Erstellung der Jahresabrechnung für Ihren Mieter ebenfalls in die Hände der Hausverwaltung zu legen. Dennoch bleiben Sie als Eigentümer der Wohnung verpflichtet, die für Ihre Immobilie anfallenden Nebenkosten gegenüber der Eigentümergemeinschaft auszugleichen, falls der Mieter nicht in der Lage oder Willens ist, die umlagefähigen Betriebskosten zu übernehmen. Auch wenn Sie die Nebenkosten auf Ihren Mieter umlegen können, stehen Sie als Vermieter in einem Schuldverhältnis gegenüber der Eigentümergemeinschaft.

Darüber hinaus sollten Sie unabhängig davon, ob die Abrechnung von Ihnen selbst oder der Hausverwaltung erstellt wird, darauf achten, dass die Nebenkostenabrechnung Ihrem Mieter fristgerecht zugeht. Ansonsten besteht die Gefahr, dass berechtigte Forderungen nicht mehr durchgesetzt werden können.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit drei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.

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