Nebenkosten

Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Sie beachten

Letztes Update: 12. November 2025 | 17 Min. Lesezeit

Mann mit kariertem Hemd sitzt auf dem Boden vor einem grossen Fenster. Er haelt eine Tasse in der Hand, auf seinem Schoss liegt ein Laptop und er streckt seine Fuesse Richtung Kamera. Auf dem Boden liegt ein großer Teppich. Auf dem Balkon hinter ihm stehen zwei Pflanzkuebel.

Private Vermieter werden bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen mit einer komplexen Rechtsmaterie konfrontiert. Fehler führen leicht zu unangenehmen Auseinandersetzungen mit den Mietern. Wir sagen Ihnen nicht nur, wie Sie Nebenkostenabrechnungen korrekt erstellen und damit Unstimmigkeiten und Rückfragen Ihrer Mieter vermeiden, sondern auch, welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Das Wichtigste in Kürze

Elektronische Belegeinsicht seit 2025 erlaubt: Vermieter dürfen Abrechnungsbelege digital zur Verfügung stellen – etwa per E-Mail –, wenn dies datenschutzkonform geschieht.

Neue Transparenzpflichten: Alle Kostenpositionen müssen nachvollziehbar aufgeschlüsselt und die Verteilung genau begründet werden – z. B. nach Verbrauch oder Wohnfläche.

Kabel-TV nicht mehr umlagefähig: Seit Juli 2024 dürfen Kabelanschlusskosten nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden – Mieter zahlen direkt an ihren Anbieter.

Frist für Nachforderungen beachten: Wird die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten nach Abrechnungszeitraum zugestellt, verfällt der Anspruch auf Nachzahlung.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ häufig synonym verwendet. Genau genommen bezeichnen die Betriebskosten die Summe der einzelnen Nebenkosten, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch des Mietobjektes fortlaufend entstehen.

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind insbesondere Rechtsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) von Bedeutung.

Die Nebenkostenabrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im Vermieteralltag. Sie zeigt, welche Kosten im Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind und wie viel davon Ihre Mieter bereits bezahlt haben.

Leisten Ihre Mieter monatliche Vorauszahlungen, sind Sie durch § 556 BGB als Vermieter dazu verpflichtet, die Abrechnung einmal im Jahr zu erstellen und Ihren Mietern zu übermitteln. Ihre Mieter haben dann das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Belege einzusehen.

Je nach Differenz zwischen den geleisteten Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten kommt es dann zu einer Nachzahlung oder zu einer Rückerstattung.

Wer muss eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

§ 556 BGB enthält die grundsätzlichen Regelungen zu Nebenkostenabrechnungen und deren Ausgestaltung. Daraus folgt, dass Mieter nur dann Betriebskosten an ihre Vermieter entrichten müssen, wenn dies ausdrücklich zwischen Mieter und Vermieter vereinbart wurde.

Ob Sie zu einer jährlichen eine Nebenkostenabrechnung verpflichtet sind, hängt davon ab, was Sie mit Ihren Mietern im Vertrag vereinbart haben. Enthält der Mietvertrag eine Klausel zur Vorauszahlung für Nebenkosten, müssen Sie nach § 556 BGB jährlich eine Abrechnung erstellen – und zwar über alle Kosten, die zusätzlich zur Kaltmiete anfallen.

Varianten ohne Nebenkostenabrechnung

Als Alternative zur monatlichen Nebenkostenvorauszahlung können Sie im Mietvertrag auch eine Pauschale vereinbaren. In diesem Fall legen Sie einen monatlichen Betrag fest, mit dem alle Nebenkosten abgegolten sind. Nachforderungen an die Mieter sind dann nicht mehr möglich.

Eine weitere Option ist die sogenannte Bruttokaltmiete. Hier sind die Kaltmiete und die Nebenkosten in einem Betrag zusammengefasst.

Gut zu wissen: Egal ob Sie eine Pauschale oder eine Bruttokaltmiete vereinbart haben, für Heiz- und Warmwasserkosten gilt eine Sonderregelung. Diese müssen Sie immer abhängig vom Verbrauch abrechnen: mindestens zu 50%, höchstens zu 70%.

In der Praxis setzen die meisten Vermieter heute auf die Variante mit Nebenkostenvorauszahlung, da diese für beide Seiten transparent, flexibel und rechtlich sicher ist.

Wie erstellt man eine Nebenkostenabrechnung?

Die rechtliche Grundlage der Abrechnung bildet die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie legt fest, welche Kosten Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen und welche nicht. Grundsätzlich gilt, dass nur laufende Kosten, also Kosten die regelmäßig entstehen, umlagefähig sind. Dabei spielt es keine Rolle ob diese monatlich, jährlich oder nur alle zwei Jahre anfallen. Wichtig ist nur, dass es sich nicht um eine einmalige Ausgabe handelt.

Anfallende Nebenkosten dienen gemäß § 1 BetrKV dazu, den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilien zu gewährleisten. Zum Beispiel die Grundsteuer, Müllabfuhr, Gebäudereinigung oder Wasserversorgung (§ 2 BetrKV). Nicht auf Ihre Mieter umlegen dürfen Sie dagegen Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Verwaltungskosten. Ausgaben in diesen Bereichen tragen Sie als Vermieter selbst.

Die Abrechnung soll für die Mieter nachvollziehbar machen, welche Kosten genau für welche Leistungen angefallen sind. Eine klare Kommunikation und sorgfältige Aufstellung aller Kosten führen daher in der Regel zu weniger Rückfragen.

Rechnungen aufbewahren – Warum ist das wichtig?

Alle Rechnungen und Belege über die Kosten angefallener Dienstleistungen sollten Sie gut aufbewahren. Und dass nicht nur bis zur Abrechnung, sondern auch noch eine ganze Weile danach. Warum? Zum einen dienen diese Belege als Grundlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Zum anderen haben Mieter das Recht, die Abrechnung auf Richtigkeit zu prüfen und die entsprechenden Belege einzusehen. Dafür haben Mieter 12 Monate Zeit. Kommt es zu einem Widerspruch gegen die Abrechnung müssen Sie die Dokumente vorlegen können.

Ab 2025: Nebenkostenbelege dürfen digital bereitgestellt werden

Ab 2025 wird die Nebenkostenabrechnung ein bisschen weniger bürokratisch, denn das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) legt fest, dass Sie Ihren Mietern Belege jetzt auch digital zur Verfügung stellen dürfen.

Bislang mussten Vermieter alle Originalbelege vorlegen, wenn Mieter Einsicht verlangten. Jetzt reicht es aus, Abrechnungsbelege elektronisch z.B. per E-Mail zur Verfügung zu stellen, sofern dies datenschutzkonform geschieht.

Anschreiben verfassen

Zusätzlich zur vollständigen Nebenkostenabrechnung ist es sinnvoll ein Anschreiben zu verfassen. Das schafft für ihre Mieter mehr Klarheit und erspart spätere Rückfragen. Neben den Mieter- und Vermieterdaten sollte das Anschreiben den Abrechnungszeitraum und eine Zusammenfassung der Kosten enthalten. Ein eventuelles Guthaben oder Nachforderungen sowie eine Angabe zu Zahlungsfristen gehört ebenfalls dazu.

So geht’s noch einfacher: Eine rechtskonforme Nebenkostenabrechnung inklusive Anschreiben können Sie ganz einfach online mit objego erstellen. Einfach hier klicken und kostenlos starten.

Welche inhaltlichen und formellen Anforderungen gibt es?

Damit Vermieter eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Mieter geltend machen können, wenn die tatsächlich angefallenen Betriebskosten die vom Mieter gezahlten Abschläge überschreiten, sollten sie einige formelle und inhaltliche Anforderungen berücksichtigen. Grundsätzlich gilt: Nebenkostenabrechnungen müssen übersichtlich gestaltet sein und bestimmte Mindestangaben enthalten.

Formelle Anforderungen

Der gesetzliche Mindestinhalt erfordert, dass es auch für juristische Laien problemlos möglich sein muss, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Dazu gehören sowohl die rechnerische Überprüfbarkeit als auch die logische Nachvollziehbarkeit.

Die formellen Anforderungen sind schnell genannt:

Aufstellung der Betriebskosten getrennt nach Betriebskostenarten

Benennung der Gesamtkosten des Hauses / der Wirtschaftseinheit

Benennung des Verteilerschlüssels

Aus diesen Angaben errechnen sich die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten.

Wichtig ist außerdem die Angabe der Vorauszahlungen. Denn nur, wenn von der Summe der Einzelkosten die Summe der Vorauszahlungen abgezogen wird, verbleibt ein Nachzahlungsbetrag, den der Mieter bezahlen muss oder ein Guthaben, das an den Mieter ausgezahlt werden muss.

Sinnvoll zur Verständlichkeit der Abrechnung ist es, die genutzten Umlageschlüssel mitsamt ihren Erläuterungen anzugeben. Belege über entstandene Kosten müssen der Betriebskostenabrechnung nicht zwingend beigefügt werden. Mieter haben jedoch ein Einsichtsrecht in die Belege § 259 BGB (siehe unten).

Durch formelle Fehler erlangt die Betriebskostenabrechnung keine Wirksamkeit. Sie kann vom Mieter so behandelt werden, als wäre keine Abrechnung erfolgt.

Inhaltliche Anforderungen

Die Rechtsprechung verlangt, dass eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung mindestens folgende Angabenenthält:

Name des Abrechnenden (in der Regel des Vermieters)

Name und Anschrift des Mieters

Exakte Benennung des Abrechnungszeitraums, der höchstens ein Jahr betragen darf, und des Nutzungszeitraums. Bei einem unterjährigen Mieterwechsel ist beim Nutzungszeitraum der Mietzeitraum des ausziehenden beziehungsweise des einziehenden Mieters anzugeben.

Bezeichnung der Mietimmobilie, auf die sich die Nebenkostenabrechnung bezieht: Adresse, gegebenenfalls Etage und Lage auf der Etage

Aufführung der einzelnen Kostenarten entsprechend den mietvertraglichen Regelungen – entweder gemäß dem Kostenkatalog von § 2 Ziffer 1 bis 16 Betriebskostenverordnung oder entsprechend individueller mietvertraglicher Vereinbarungen, getrennt nach den Betriebskostenarten

Angabe der „sonstigen Betriebskosten“ gemäß § 2 Ziffer 17 BetrKV

Angabe der dem Vermieter entstandenen Gesamtkosten für jede der verschiedenen Kostenarten sowie gegebenenfalls Aufteilung auf einzelne Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten;

Erläuterung des mietvertraglich festgelegten Umlageschlüssels (zum Beispiel nach Wohneinheiten, Wohnfläche oder Personenzahl)

Berechnung des auf den einzelnen Mieter entfallenden Nebenkostenanteils (gegliedert nach den jeweiligen Betriebskostenarten)

Durch den Mieter bereits geleistete Vorauszahlungen

Ermittlung des Saldos unter Abzug von Vorauszahlungen: Guthaben zugunsten des Mieters (Erstattungsanspruch) oder Höhe einer Nachforderung zugunsten des Vermieters

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist mit vielen Vorgaben verbunden, die für eine rechtliche Gültigkeit wichtig sind. objego hilft Ihnen dabei und erfüllt alle rechtlichen Vorgaben – sowohl inhaltlich als auch formell. Jetzt auf unserer Übersichtsseite vorbeischauen und noch mehr Informationen zur Nebenkostenabrechnung mit objego erhalten.

Der Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist

Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate betragen und entspricht oft einem Kalenderjahr. Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Sie gemäß § 556 Abs. 3 BGB 12 Monate Zeit, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und Sie dem Mieter zukommen zu lassen. Endet der Abrechnungszeitraum also am 31.12.2024, muss dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum 31.12.2025 vorliegen. Wird die Frist versäumt, können Sie nach neuem Mietrecht 2025 in der Regel keine Nachforderungen mehr stellen.

Nachforderungen

Nachforderungen müssen innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Der Mieter hat jedoch das Recht, die Zahlung unter Vorbehalt zu leisten, sollte er bei der Überprüfung einen Fehler gefunden haben. So gerät er bei einer formell korrekten Abrechnung nicht in Zahlungsverzug. Für einen Einspruch hat er 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit.

Haben Sie die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig zugestellt, können Sie keine Nachforderungen mehr geltend machen. Eine Ausnahme von dieser Regel ist nur dann möglich, wenn Sie die verspätete Zustellung nicht zu vertreten haben. Für die Auszahlung von Guthaben gilt eine 30-tägige Frist, sofern kein Verrechnen mit der nächsten Zahlung vereinbart wurde.

Welche Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?

Die Betriebskostenverordnung legt fest, welche tatsächlich entstandenen Aufwendungen der Vermieter auf den Mieter als Betriebskosten umlegen darf (§ 2 BetrKV).

Umlagefähige Nebenkosten

Grundsteuer

Wasserversorgung

Kosten für die Entwässerung von Haus und Grundstück

Kosten für zentrale Heizungsanlagen

Betriebskosten zentraler Warmwasserversorgungsanlagen

Kosten für die Reinigung und Wartung von Gas-Einzelfeuerstätten, Etagenheizungen und Warmwassergeräten,

Kosten für Personen- und Lastenaufzüge

regelmäßige Kosten für Müllbeseitigung und Straßenreinigung

Kosten für Gebäudereinigung

Gartenpflege

Beleuchtungskosten

Kosten für die Schornsteinreinigung

Kosten für bestimmte Versicherungen

Hausmeister-Kosten

Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage oder für den Betrieb einer Breitbandnetz-Verteilanlage

Kosten eines gemeinschaftlichen Waschraums

Welche Kosten zu den einzelnen Aufwendungen zählen, haben wir für Sie im Blogartikel „Umlagefähige Nebenkosten: Was dürfen Vermieter abrechnen?“ zusammengestellt.“

Nebenkosten-Vereinbarung

Es ist eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag notwendig, dass der Mieter bestimmte Nebenkosten zu tragen hat. Diese müssen nicht einzeln im Mietvertrag aufgelistet werden. Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich ein entsprechender Verweis auf die Betriebskostenverordnung.

Sonstige Betriebskosten

Gibt es weitere Kosten, die nicht bereits abgedeckt wurden, können diese unter den sonstigen Kosten aufgeführt werden. Dazu gehört beispielsweise die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung von Rauchmeldern. Wichtig ist, dass diese Kosten im Mietvertrag genau aufgelistet sind.

Umlageschlüssel: Wie werden die Kosten umgelegt?

Um die Nebenkosten auf Ihre Mieter zu verteilen, verwenden Sie Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt. So regeln Sie, wer welchen Anteil an den Gesamtkosten zu tragen hat. Was alles bei der Thematik beachtet werden muss, haben wir in im Artikel zu Verteilerschlüsseln in der Nebenkostenabrechnung für Sie zusammengefasst.

Ihnen stehen vier Schlüssel zur Auswahl:

Wohnfläche – hier werden die Kosten nach Quadratmeter verteilt

Wohneinheit – jede Wohnung trägt den gleichen Anteil, unabhängig von der Größe

Personenanzahl – die Kosten werden nach der im Haushalt lebenden Personen aufgeteilt

Verbrauch – hier beruht der Schlüssel auf den Werten, die durch Heizkostenverteile, Wasserzähler etc. gemessen werden

Nicht vergessen: Sie müssen den oder die Verteilerschlüssel unbedingt in der Nebenkostenabrechnung angeben. Fehlt diese Information, ist die Abrechnung formell fehlerhaft und kann vom Mieter angefochten werden.

Umlage von Heizungs- und Warmwasserkosten

Der Vermieter ist zur Erfassung des anteiligen Wärme- und Warmwasserverbrauchs der einzelnen Mieter verpflichtet (§ 4 Absatz 1 HeizkostenV). Auch um das Bewusstsein für den Energieverbrauch zu stärken, schreibt die Heizkostenverordnung eine Abrechnung der „warmen Betriebskosten“ zumindest teilweise nach individuellem Verbrauch vor.

Die Betriebskosten einer zentralen Heizungsanlage und einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage sind zu mindestens 50 Prozent, höchstens aber zu 70 Prozent entsprechend dem erfassten individuellen Verbrauch auf die einzelnen Mieter umzulegen (§ 7 Absatz 1 Satz 1, § 8 Absatz 1 HeizkostenV). Der Verbrauch wird den Mietern über die jährliche Heizkostenabrechnung mitgeteilt.

Umlageschlüssel richtig anwenden

Gewöhnlich wird im Mietvertrag festgelegt, welcher Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt, in Nebenkostenabrechnungen bei welchen Kostenarten zur Anwendung kommt. Wurde keine mietvertragliche Vereinbarung getroffen, dann erfolgt eine Umlegung nach der Wohnfläche (§ 556a Absatz 1 Satz 1 BGB).

Exkurs: Verbrauchserfassung

Wenn Sie eine zentral beheizte Immobilie vermieten, sind Sie gemäß §4 Abs. 1 Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zur Erfassung des anteiligen Wärme- und Warmwasserverbrauchs Ihrer Mieter verpflichtet.

Diese warmen Betriebskosten müssen mindestens zu 50%, aber höchstens 70% nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden (§ 7 Abs. 1, §8 Abs. 1 HeizkostenV). Die Höhe des Verbrauchs und die Kostenverteilung ist dem Mieter über eine jährliche Hiezkostenabrechnung mitzuteilen. Die übrigen 30-50% legen Sie verbrauchsunabhängig auf Ihre Mieter um.

Gilt für die Heizkosten derselbe Abrechnungszeitraum wie für die Nebenkosten, dann können Sie beide Abrechnungen zusammen verschicken.

Zähler an Heizkörpern

Welche Wärmemengen tatsächlich verbraucht werden, wird über Heizkostenverteiler an den verschiedenen Heizkörpern erfasst. Dafür werden heute in der Regel elektronische Zähler eingesetzt, die sowohl die Raumtemperatur, als auch die des Heizkörpers über Sensoren messen. Über ein Display wird dann die Differenz angezeigt.

Der große Vorteil: Diese elektronischen Heizkostenverteiler können auch über Funk fernausgelesen werden. Das erspart Ihnen und Ihren Mietern das manuelle Ablesen und die dazugehörige Terminabsprache. Um die Zählerstände abzulesen, muss niemand mehr die Wohnung betreten.

Wichtige Fristen für fernauslesbare Zähler

Bis spätestens Ende 2026 müssen vorhandene Zähler und Heizkostenverteiler fernablesbar sein. Eine Ausnahme von der Pflicht ist nur dann möglich, wenn aus technischen Gründen keine Installation erfolgen kann, oder diese einen unangemessenen wirtschaftlichen Aufwand verursachen würde. Alle neu eingebauten Geräte müssen bereits seit Dezember 2021 fernauslesbar sein.

Seit Januar 2025 gilt außerdem: Sind fernablesbare Zähler oder Heizkostenverteiler installiert, müssen Sie Ihre Mieter monatlich über Ihren Verbrauch informieren. Diese Pflicht ergibt sich aus der Heizkostenverordnung und dient der Verbrauchstransparenz.

Was ist in besonderen Situationen bei der Nebenkostenabrechnung zu berücksichtigen?

Einige Sonderfälle erschweren die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und gehen mit zusätzlichen Regelungen einher.

Unterjähriger Mieterwechsel

Bei einem Mieterwechsel innerhalb einer Abrechnungsperiode muss eine zeitanteilige Nebenkostenabrechnung für den ausziehenden sowie den einziehenden Mieter erstellt werden. Für die zeitanteilige Abrechnung ist eine genaue Erfassung des Energieverbrauchs zum Zeitpunkt von Einzug und Auszug sinnvoll.

Die Nebenkostenabrechnung für den ausziehenden Mieter darf und muss noch nach Beendigung des Mietverhältnisses, aber vor Ablauf der Abrechnungsfrist erstellt werden. Bei dem unterjährigen Mieterwechsel ist der Abrechnungszeitraum dennoch der vereinbarte 12-monatige Zeitraum – meist das Kalenderjahr. Der jeweilige Nutzungszeitraum der Mieter unterscheidet sich dann davon.

Wenn ein Mietverhältnis am 30.6. endet und das nächste am 1.7. beginnt und kein Schaltjahr vorliegt, wird für den einen Mieter ein Zeitraum von 181 von 365 Tagen und für den anderen ein anteiliger Zeitraum von 184 von 365 Tagen abgerechnet.

Mieter mit strukturell unterschiedlichen Betriebskosten

Falls bestimmte Mieter generell höhere Betriebskosten verursachen als andere Mietparteien, kommt gegebenenfalls eine gesonderte Aufteilung und Abrechnung der Betriebskosten in Betracht, um Nachteile für die anderen Mietparteien mit tatsächlich geringerem Anteil an den entstehenden Betriebskosten zu vermeiden.

Beispiele:

In einer gemischt gewerblich und wohnwirtschaftlich vermieteten Immobilie verbraucht ein Gewerbebetrieb deutlich mehr Strom als die privaten Mieter.

Die vorhandene Aufzugsanlage wird überwiegend von Kunden und Mitarbeitern des Gewerbebetriebs genutzt.

Zudem erhöht sich aufgrund der teilgewerblichen Nutzung des Gebäudes die Prämie für die Gebäudeversicherung.

Als Vermieter besteht jedoch keine Verpflichtung, unter allen Umständen den „gerechtesten“ aller Verteilerschlüssel zu wählen, sondern es dürfen Praktikabilitäts- und Kostenüberlegungen in die Entscheidung einfließen.

Generell gilt jedoch, dass bei einer Mischnutzung ein sogenannter Vorwegabzug für Gewerbe erfolgen muss, wenn den privaten Mietern durch die höheren Gewerbenebenkosten ein deutlicher Nachteil entstehen würde.

Das bedeutet, dass von den Gesamtkosten für die jeweilige Betriebskostenart der Teil, der auf die Gewerbefläche entfällt, abgezogen wird; nur der Restbetrag wird dann auf die Wohnungen / Wohnraummieter verteilt.

Es sollte aber genau geprüft werden, ob dieser Vorwegabzug wirklich erforderlich ist. Bei einer Büronutzung dürfte dies nicht der Fall sein, weil eben nicht mehr Kosten anfallen. Bei einem Friseur als Mieter fällt aber meist ein höherer Wasserverbrauch an als bei Wohnraummietern. Werden die Wasserkosten jedoch zu 100 % nach Verbrauch abgerechnet, ist kein Vorwegabzug erforderlich.

Leerstand

Die auf leerstehende Räumlichkeiten entfallenden Betriebskosten dürfen nicht auf die vermieteten Wohnungen umgelegt werden, indem Vermieter einen Verteilerschlüssel entsprechend abändern.

Der Bundesgerichtshof hat zumindest für den Fall einer Nebenkostenabrechnung nach Wohnfläche entschieden, dass eine Umlage der Leerstandskosten nicht zulässig ist und der Vermieter die anfallenden Kosten selbst tragen muss (Urteil des BGH vom 31.05.2006; Aktenzeichen VIII ZR 159/05).

Wurde hingegen der Verteilerschlüssel „Personenanzahl“ gewählt, so ist umstritten, wie im Falle eines Leerstands die Betriebskostenabrechnung erfolgen soll. Fraglich ist insbesondere, ob die leerstehende Wohnung als (nur) eine Person gezählt werden darf. Ein einseitiger Wechsel des Verteilerschlüssels ist in der Regel nicht zulässig. Allerdings dürfen die durch einen Leerstand entstehenden nicht umlagefähigen Kosten durch den Vermieter steuerlich geltend gemacht werden.

Leerstehende Mieteinheiten können Sie mit objego ganz einfach online verwalten. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt das Programm zudem automatisch den Leerstand.

Welche Rechte hat der Mieter?

Vermieter sollten sich über die Rechte von Mietern im Zusammenhang mit Nebenkostenabrechnungen stets bewusst sein.

Mieter haben das Recht,

die ihnen zugestellte Nebenkostenabrechnung zu überprüfen; für die Prüfung der Abrechnung und das Einlegen eines Widerspruchs steht ihnen eine Frist bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung zu

vom Vermieter die Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Rechnungen und sonstigen Belege zu verlangen

die Auszahlung eines in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesenen Guthabens innerhalb von dreißig Tagen zu verlangen

den Vermieter auf Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu verklagen, wenn dieser seiner Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung nicht nachkommt

nach Ablauf der Abrechnungsfrist die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückzubehalten bis der Vermieter abrechnet

die Nebenkostenvorauszahlungen zurückzuverlangen, wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist und der Vermieter nicht innerhalb der Frist abrechnet (TIPP! Rechnen Sie ab, sobald der Mieter die Rückzahlung verlangt! Dann fällt dieser Anspruch weg!)

Sollte der Vermieter keine oder eine formell fehlerhafte Abrechnung vorlegen oder die Einsicht in die Rechnungsbelege verweigern, dann kann der Mieter seine laufenden Zahlungen zurückbehalten und den Vermieter außergerichtlich zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung bewegen.

So vermeiden Sie Streit mit dem Mieter

Unklarheiten und Fehler im Zusammenhang mit einer Nebenkostenabrechnung können leicht zu unangenehmen und zeitaufwändigen Auseinandersetzungen mit einem Mieter führen. Unstimmigkeiten mit Mietern lassen sich jedoch minimieren durch

sorgfältige Erstellung von Abrechnungen unter bestmöglicher Berücksichtigung aller rechtlichen Rahmenbedingungen,

transparente Kommunikation der Nebenkostenabrechnung und der Kostenhintergründe gegenüber den Mietern,

ernsthafte Prüfung aller von Mietern geäußerter Anliegen und Berücksichtigung berechtigter Mieterinteressen sowie

frühzeitige fachliche Beratung durch Steuerberater und Fachanwälte oder durch Interessenverbände für Immobilieneigentümer, sobald es zu kritischen Rückfragen der Mieter kommt.

In unserem Blogartikel zum Thema „Mieter-Vermieter-Verhältnis“ haben wir 6 Tipps für eine harmonische Beziehung zusammengestellt.

Welche Fehler sollten Vermieter vermeiden?

Die Betriebskostenabrechnung stellt für jeden Vermieter eine Herausforderung dar. Aus der Komplexität der Aufgabe resultieren häufig fehlerhafte Kostenabrechnungen. Vermieter sollten versuchen, besonders „typische“ Fehler zu vermeiden. In unserem Blogartikel haben wir für Sie die 8 häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung ausführlich beschrieben.

Fehlende Nebenkosten-Vereinbarung

Zu späte Zustellung der Abrechnung

Einbezug von Leerstand

Abrechnung nicht umlagefähiger Kosten

Der Vermieter übersieht eine umlagefähige Kostenposition

Die Nebenkostenabrechnung enthält nicht alle Pflichtangaben

Die Abrechnungsperiode übersteigt 12 Monate

Keine Trennung von Gewerbebetrieben und Privatwohnungen in der Abrechnung

Hilfe bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Mit unserer Software können Sie Ihre jährliche Nebenkostenabrechnung ganz einfach selbst erstellen. Sie werden Schritt für Schritt durch den Prozess geführt und können am Ende noch einmal alle Angaben in Ruhe überprüfen. Das Anschreiben erstellt objego ebenfalls. Nach dem Herunterladen erhalten Sie eine versandfertige Nebenkostenabrechnung, die den aktuellen rechtlichen formellen sowie inhaltlichen Vorgaben entspricht.

Sollten Sie noch weitere Unterstützung benötigen, erhalten Sie diese an folgenden Stellen:

örtliche Haus- und Grundbesitzer-Vereine

Steuerberater

Fachanwälte für Miet- und Wohneigentumsrecht

Fazit

Nur bei Vereinbarung einer Nebenkosten-Vorauszahlung wird die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zur Pflicht. Dabei ist eine Vielzahl an formellen sowie inhaltlichen Vorgaben zu berücksichtigen. Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten und da Dokument muss fristgerecht innerhalb eines Jahres nach Ende des Zeitraumes beim Mieter eingehen. Auch muss eine Nachvollziehbarkeit für juristische Laien gewährleistet werden.

Mindestangaben wie beispielsweise Namen und Anschriften oder auch die Aufführung von Kostenarten sowie von Verteilerschlüsseln sind zudem notwendig. Die rechtlichen Vorgaben bei der Erstellung zu beachten ist daher nicht immer leicht.

Mit speziellen Software-Programmen wie objego sparen Sie als Vermieter viel Zeit bei der Nebenkostenabrechnung. Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung und hilft dabei, Fehler zu minimieren.