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Nebenkostenabrechnung: 8 Fehler, die Vermieter vermeiden sollten

Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 6 Min. Lesezeit

Vorderansicht eines Mannes der ab der Brust zu sehen ist. Er sitzt an einem Schreibtisch und tippt mit der rechten Hand auf einem Taschenrechner, der am unteren Bildrand steht. Auf dem Tisch liegt ein blaues Klemmbrett mit mehreren Dokumenten und einem Stift. Daneben steht das Modell eines weißen Hauses mit rotem Dach.

Für viele Vermieter, die sich nicht hauptberuflich mit Immobilienthemen beschäftigen, stellt die korrekte Anfertigung der Betriebskostenabrechnung eine echte Herausforderung dar. Welche 8 Fehler Vermieter unbedingt vermeiden sollten, wie die Abrechnung richtig überprüft wird und wie es nach der Prüfung weiter geht, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Im Leben eines jeden Immobilienbesitzers, der sich mit der Vermietung von Wohnungen oder Gewerbeflächen ein zweites wirtschaftliches Standbein geschaffen hat, gibt es eine besondere Pflicht im Jahr: Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung.

Die vielfältigen Vorschriften und die nicht immer eindeutige Rechtslage tragen maßgeblich dazu bei, dass unter Vermietern eine große Unsicherheit bei der Erstellung der Abrechnung zu beobachten ist.

Tatsächlich können schon kleine Ungenauigkeiten und Fehler in der Nebenkostenabrechnung dazu führen, dass das gesamte Zahlenwerk ungültig ist und vom Mieter angefochten werden kann. Einige dieser Fehler treten immer wieder auf und führen regelmäßig zu Auseinandersetzungen zwischen den Vertragsparteien. Wer die Tücken und Fallstricke des Gesetzes jedoch kennt, kann diese souverän umschiffen und seinen Mietern eine unter allen Aspekten korrekte Abrechnung präsentieren. Folgende Fehler bei der Betriebskostenabrechnung sollten Sie deshalb als privater Vermieter unbedingt vermeiden:

1. Nicht fristgerechte Abrechnung

Auch wenn die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Laien sicherlich kein Vergnügen ist, kann sie nicht unendlich lange herausgezögert werden. Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter angekommen sein. Ist der Abrechnungszeitraum identisch mit dem Kalenderjahr, muss die Abrechnung also spätestens am Silvestertag des Folgejahres vorliegen. Wird diese Frist versäumt, können Sie als Vermieter keine Kosten mehr geltend machen. Andererseits bleibt aber der Anspruch des Mieters auf die Rückerstattung zu viel gezahlter Nebenkosten in vollem Umfang erhalten.

Es lohnt sich also, peinlich genau auf die Einhaltung dieser Frist zu achten. Nur wenn beweisbare Hinderungsgründe vorliegen, behält die Betriebskostenabrechnung auch dann noch ihre Gültigkeit, wenn sie dem Mieter nach Ablauf der Frist zugeht.

2. Abweichender Abrechnungszeitraum

Kommt es innerhalb eines Abrechnungszeitraums zu einem Mieterwechsel, so ist dies mit einem Mehraufwand für den Vermieter verbunden. Sowohl die Altmieter als auch die neuen Bewohner haben das Recht auf eine jeweils separate Nebenkostenabrechnung.

Wird keine Teilabrechnung erstellt und sogar auf eine Zwischenablesung der Zählerstände verzichtet, kann keine gültige Abrechnung erstellt werden. In diesem Fall umfasst der Abrechnungszeitraum neben dem gesamten Folgejahr auch die Zeit zwischen dem Einzug und dem Beginn des neuen Abrechnungsjahres. Somit kann die gesetzlich vorgeschriebene Frist von zwölf Monaten zur Erstellung einer Abrechnung nicht eingehalten werden.

3. Berechnung nicht umlagefähiger Nebenkosten

Welche Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden können, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Hier sind insgesamt 17 Punkte aufgeführt, die in die Nebenkostenabrechnung einfließen dürfen.

Während die Aufwendungen für die Grundsteuer, die Wasserversorgung, die Straßenreinigung und zahlreiche andere Faktoren in der Regel unstrittig sind, kommt es bei den „sonstigen Nebenkosten“ immer wieder zu Streitigkeiten. Nur zusätzliche Kosten, die zuvor im Mietvertrag eindeutig benannt wurden, können dem Mieter unter diesem Punkt in Rechnung gestellt werden. Abweichungen vom Mietvertrag sind nicht zulässig. Deshalb sollten Sie schon bei der Ausgestaltung des Mietvertrages klar definieren, welche zusätzlichen Nebenkosten auf den Mieter zukommen.

Mit der digitalen Dokumentenverwaltung von objego haben Sie die Mietverträge immer im Blick und können mit der Software auch die Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt erstellen.

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4. Berechnung von Reparatur- und Verwaltungskosten

Im Gegensatz zu wiederkehrenden Wartungskosten dürfen Sie einmalig anfallende Reparaturkosten nicht auf die Mieter umlegen. Wenn etwa das Dach oder die Außenanlagen eines Gebäudes durch Unwetter beschädigt wurden und ausgebessert werden müssen, sind diese Kosten allein vom Vermieter zu tragen.

Auch wenn die Heizung oder der Aufzug aufgrund eines technischen Defektes ausfallen, dürfen die Mieter mit den Kosten für die Instandsetzung nicht belastet werden. Gleiches gilt auch für eventuell anfallende Verwaltungskosten. Beauftragen Sie als Vermieter einen Dritten mit der allgemeinen Verwaltung Ihrer Immobilien oder mit einzelnen Aufgaben wie der Erstellung der Betriebskostenabrechnung, sind die Kosten dafür allein vom Vermieter zu tragen.

5. Mangelhafte Wirtschaftlichkeit

Auch wenn die Betriebskosten für eine Wohnung oder eine Gewerbefläche vom Mieter zu zahlen sind, muss der Vermieter auf die Wirtschaftlichkeit achten. Dies bedeutet, dass Preise verglichen werden müssen und keine unnötigen Kosten produziert werden dürfen. Überflüssige Anschaffungen und Versicherungen, deren Nutzen bezweifelt werden kann, sollten Sie als Vermieter ebenso vermeiden wie überhöhte Zahlungen an Reinigungspersonal oder Gärtner.

Sollten Sie diese Aufgaben selbst übernehmen, persönlich den Besen schwingen oder den Rasen mähen, können Sie diese Eigenleistung jedoch in Anrechnung bringen. Allerdings dürfen auch in diesem Fall nur Kosten angesetzt werden, die auch von einem günstigen externen Dienstleister in Rechnung gestellt würden.

6. Vermischung von Verteilerschlüsseln und individueller Verbrauchsabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung umfasst sowohl verbrauchsabhängige als auch verbrauchsunabhängige Posten. Zur Erfassung der verbrauchsabhängigen Kosten werden in vielen Fällen individuelle Verbrauchszähler genutzt. Diese müssen dann jedoch in jeder zu dem Gesamtobjekt gehörenden Einheit angebracht sein. Ist dies nicht der Fall, müssen auch die verbrauchsabhängigen wie die verbrauchsunabhängigen Kosten mithilfe eines geeigneten Verteilerschlüssels ermittelt werden.

Ein Mix aus unterschiedlichen Abrechnungsmethoden ist nicht zulässig. Wird hier bei der Betriebskostenabrechnung nicht sauber getrennt, kann dies zu einem Widerspruch des Mieters gegen die Methode und die Abrechnung führen.

7. Berechnungs- oder Anwendungsfehler beim Verteilerschlüssel

Als Grundlage für einen Verteilerschlüssel dient in den meisten Fällen die Größe der Wohnung. Doch auch bei der Wohnflächenberechnung kann es zu Fehlern und Abweichungen kommen, die in der Folge zu einer inkorrekten Nebenkostenabrechnung führen. Zur allgemeinen Verwirrung tragen in diesem Zusammenhang auch unterschiedliche Regeln bei, nach denen die Wohnungsgröße entweder auf Grundlage der Wohnflächenverordnung oder der DIN 277 berechnet wird.

Um die exakte Wohnfläche zur Berechnung der Nebenkosten zu bestimmen, muss auch in dieser Frage wieder ein einheitlicher Standard angewendet werden. Aber selbst wenn Sie die Wohnungsgröße korrekt berechnet haben, kann es bei falscher Anwendung des Verteilerschlüssels oder durch simple Rechenfehler zu falschen Ergebnissen kommen, die Anlass zu Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung geben.

8. Fehlender Vorwegabzug für Gewerberäume

Befinden sich in einem Mietobjekt sowohl privat genutzte Wohnungen als auch Flächen für Gewerbetreibende, so muss darauf geachtet werden, die Wohnungsmieter nicht unzulässig zu belasten.

Da für Gewerbeflächen in der Regel höhere Grundsteuern und Müllgebühren berechnet werden, müssen diese Posten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gesondert betrachtet und in Form eines Vorwegabzugs berücksichtigt werden. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Kosten, die auf Grundlage eines Verteilerschlüssels auf alle Mieter umgelegt werden. Werden private und gewerbliche Mieter bei der Betriebskostenabrechnung gleich behandelt, so kann dies zu einem Widerspruch gegen die Abrechnung führen.

Vorgehensweise zur Überprüfung

Bevor Ihr Mieter einen offiziellen Widerspruch einreicht, kann er Sie zunächst informell um Überprüfung und Behebung des Fehlers bitten. Wenn Sie auf diese Anfrage nicht reagieren, ist der Widerspruch der nächste Schritt. Der Mieter kann diesen jedoch auch direkt einlegen.

Zunächst sollten Sie die angemerkten Mängel überprüfen. Ziehen Sie dazu alle Dokumente zurate, die für die Berechnung des entsprechenden Postens nötig sind. Rechnen Sie genau nach. Falls Sie noch andere Wohneinheiten vermieten, ist es ratsam, in diesem Schritt auch die Abrechnungen der anderen Mieter auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. So können Sie im Zweifelsfall den anderen Mietern schnell Bescheid geben und beiden Parteien weitere Arbeit ersparen.

Es ist bei der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich zwischen zwei Arten von Fehlern zu unterscheiden:

Formelle Fehler

Hat sich Ihr Mieter aufgrund eines formellen Fehlers bei Ihnen gemeldet, muss er geforderte Nachzahlungen so lange nicht begleichen, bis er eine korrekte Abrechnung schriftlich vorliegen hat. Zudem hat er nach § 273 Absatz 1 BGB ein Zurückbehaltungsrecht. Dieses erstreckt sich auf die Einbehaltung von Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Achten Sie also schon bei der Erstellung genauestens auf diese Formalien und checken Sie folgende Liste gegen:

Wurden alle Fristen eingehalten?
Rechnerische Überprüfbarkeit
logische Nachvollziehbarkeit
genutzte Umlageschlüssel mit Erläuterungen sind angegeben
Berechnung des Mieteranteils ist vorhanden
Auflistung der geleisteten Vorauszahlungen
Ist die Summe der Nachzahlung bzw. Erstattung ersichtlich?

Inhaltliche Fehler

Inhaltliche Fehler kommen häufiger vor, als man denkt. Dabei steckt in der Regel keine böse Absicht dahinter, sondern meist nur ein übersehener Posten oder ein Verrutschen in der Zeile beim Erstellen der Abrechnung. Zu typischen inhaltlichen Fehlern zählen beispielsweise:

Einberechnung nicht umlagefähiger Nebenkosten
Umlage von Leerständen
Bei Mischnutzung: Umlage der Gewerbekosten auf die privaten Einheiten
Rechenfehler und Zahlendreher

Wie geht es nach der Überprüfung weiter?

Die Überprüfung kann mehrere Szenarien ergeben, die verschiedene Folgen haben:

Sie haben den Fehler, den Ihr Mieter angemerkt hat, gefunden
Sie konnten auch nach dem Prüfen der Abrechnung keinen Fehler finden

Bei einem formellen Fehler müssen Sie die Abrechnung schnellstmöglich korrigieren und dem Mieter erneut schriftlich zusenden. Erst danach ist der Mieter verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen.

Ein inhaltlicher Fehler ist zwar ärgerlich, die Abrechnung ist jedoch trotzdem gültig. Der Mieter hat daher nach § 286 BGB eine 30-tägige Zahlungsfrist nach Erhalt der ersten Abrechnung. Kommt er dieser nicht nach, können Sie zunächst die Kosten anmahnen und im nächsten Schritt die Kündigung aussprechen.

Ändert sich etwas zu den Gunsten Ihres Mieters, teilen Sie ihm dies mit.

Ändert sich das Ergebnis zu Ihren Gunsten, sollten Sie sich auch hier schnellstmöglich bei Ihrem Mieter melden, damit dieser den offenen Betrag überweisen kann. Dabei müssen Sie die Frist von 12 Monaten beachten. Nach Ablauf dieser ist zwar noch immer eine Korrektur zum Nachteil des Mieters möglich, dieser muss die höhere Nachforderung jedoch nicht mehr begleichen.

Schwieriger wird es, wenn Sie auch nach Prüfung der Nebenkostenabrechnung keinen Fehler gefunden haben. Setzen Sie sich auch in diesem Fall mit Ihrem Mieter in Verbindung.

Dem Mieter Dokumenteneinsicht gewähren

Hat der Mieter vor oder nach Ihrer Überprüfung berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, müssen Sie ihm Einsicht in die Dokumente gewähren. Dazu sind Sie nach § 259 BGB gesetzlich verpflichtet. Sie können dabei den Mieter bitten, in Ihr Büro zu kommen oder ihm anbieten, dass Sie ihm die entsprechenden Kopien postalisch oder online zusenden.

Ihr Mieter kann dann in Ruhe alle Dokumente gegenchecken. Auch hat er bei Interesse das Recht, die Abrechnungen anderer Mietparteien aus dem gleichen Haus einzusehen, um sich ein Gesamtbild seiner Abrechnung machen zu können.

Es konnte keine Einigung erzielt werden?

Ihr Mieter hat bei fehlender Einigung die Möglichkeit, innerhalb von zwölf Monaten einen schriftlichen Widerspruch einzulegen.

Im Anschluss daran gibt es drei mögliche Verfahren:

Die einvernehmliche Lösung

Sie kommen dem Mieter entgegen, wenn es sich um einen nicht allzu hohen strittigen Betrag handelt und das gute Mieter-Vermieter-Verhältnis bleibt erhalten.

Sie klagen gegen Ihren Mieter

Sie können gegen den Mieter Zahlungsklage einreichen. Vor Gericht wird die erstellte Betriebskostenabrechnung erneut geprüft.

Ihr Mieter klagt gegen Sie

Ihr Mieter hat das Recht, Klage einzureichen, auch wenn er die Nachforderung bereits unter Vorbehalt geleistet hat. Das Gericht prüft dann die vom Mieter vorgelegten Vorwürfe gegen Sie.

Fazit

Bei der Nebenkostenabrechnung kann es leicht zu Fehlern kommen. Die vielen Vorgaben machen es insbesondere privaten Vermietern nicht leicht, eine korrekte und unanfechtbare Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Während einige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung, wie zum Beispiel das Überschreiten von Fristen, noch relativ leicht vermieden werden können, sieht dies bei anderen Punkten schon ganz anders aus. Im schlimmsten Fall kann eine fehlerhafte Abrechnung dazu führen, dass Ihr Anspruch auf Nachzahlung entfällt.

Ist Ihr Mieter mit der erstellten Abrechnung nicht einverstanden, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen und eventuelle Fehler korrigieren. Dabei sollte sowohl auf formelle als auch auf inhaltliche Fehler geachtet werden.

Mit objego vermeiden Sie auch kleinste Fehler, die eine Nebenkostenabrechnung ungültig machen. Unsere Software führt Sie Schritt für Schritt durch das Dickicht der Regelungen, Gesetze und Verordnungen und so am Ende zu einer Abrechnung mit individuellem Anschreiben, die auch einer strengen Überprüfung Stand hält.