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Nebenkostenabrechnung mit Excel: Was private Vermieter wissen sollten

Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 8 Min. Lesezeit

Ausschnitt einer Person mit blauem Oberteil die mit einer Hand auf einem Taschenrechner tippt. In der anderen Hand haelt sie einen Stift und schreibt auf einem Notizbuch. Im Vordergrund liegen eine Brille und weitere Dokumente. Im Hintergrund steht ein To-Go-Becher für Getraenke mit roter Banderole.

Wer mit seinem Mieter eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart hat, steht alljährlich vor der Aufgabe, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dafür stehen Ihnen als Vermieter mehrere Optionen zur Verfügung. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Nebenkostenabrechnung mit Excel erstellen, was beachtet werden muss und welche Alternative es gibt.

Für private Vermieter mit nur wenigen Mietobjekten scheint Excel das Mittel der Wahl für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu sein. Gemäß § 556 BGB sind Sie gesetzlich verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter zu erstellen, sofern Sie im Mietvertrag eine Vorauszahlung vereinbart haben.

Umlagefähige Nebenkosten

Nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) gibt es eine ganze Reihe an Kosten, die Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen. Insgesamt 16 festgelegte Positionen sowie die „sonstigen Betriebskosten“ unter Punkt 17, welche individuell im Mietvertrag vereinbart werden müssen und Kosten wie eine regelmäßige Reinigung der Dachrinnen beinhalten.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen nur solche Kosten, die laufend anfallen. Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind also von der Umlage ausgenommen.

Zu den 16 Positionen gehören unter anderem:

Grundsteuer
Wasserversorgung
Straßen- und Gebäudereinigung
Haftpflichtversicherung
Hauswart/Hausmeister
Gartenpflege und Ungezieferbekämpfung

Vereinbarungen im Mietvertrag sind notwendig

Damit eine rechtsgültige Umlage erfolgen kann, muss eine entsprechende Klausel in den Mietvertrag aufgenommen werden. Im Allgemeinen genügt ein Verweis auf § 2 der BetrKV, Sie können jedoch auch jede Position einzeln aufführen und die unter jeden Punkt fallenden Kosten angeben.

Lediglich die „sonstigen Betriebskosten“ müssen zwingend benannt werden, damit eine Umlage erfolgen darf.

Abrechnungszeitraum berücksichtigen

Der Zeitraum der Abrechnung ist juristisch festgelegt, darf 12 Monate nicht überschreiten und muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich zugegangen sein (§ 556 Absatz 3 BGB).

Beispiel: Endet die Frist am 31.12., muss die Abrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres dem Mieter vorliegen.

Bei späterer Zustellung erlischt Ihr Recht auf eine Nachforderung. Eventuelles Guthaben des Mieters bleibt von dieser Frist unberührt und muss auch weiterhin ausgezahlt werden.

Formelle und inhaltliche Anforderungen

Damit Ihre Nebenkostenabrechnung auch juristische Gültigkeit erlangt, müssen vor allem formelle Anforderungen beachtet werden. Fehler beim Inhalt gefährden zwar nicht die Gültigkeit, sind aber dennoch ärgerlich und sorgen für zusätzlichen Aufwand. Sie sollten also bei der Erstellung der Abrechnung ganz besondere Vorsicht walten lassen und sich genau an die Vorgaben halten.

Formelle Anforderungen

Die Nebenkostenabrechnung muss für den juristischen Laien nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass Ihr Mieter beispielsweise genau sehen können muss, welche Umlageschlüssel genutzt und welche einzelnen Kosten auf ihn umgelegt wurden. Dies dient einer leichten Überprüfbarkeit durch den Mieter, der bei eventuellen Fehlern nicht nur das Recht auf Dokumenteneinsicht, sondern auch auf Widerspruch hat.

Zudem müssen Sie dem Mieter die Nebenkostenabrechnung in Schriftform zur Verfügung stellen. Neben der klassischen Brief-Variante ist auch die Zustellung per E-Mail oder Fax zulässig.

Besteht ein formeller Fehler, kann Ihr Mieter die Abrechnung so behandeln, als hätte er sie nicht erhalten und er ist auch nicht zu einer Nachzahlung verpflichtet, bis ihm eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegt.

Inhaltliche Anforderungen

Es gibt eine ganze Reihe von Mindestangaben, die sich in einer Abrechnung wiederfinden müssen. Dazu gehören unter anderem die vollständigen Daten von Mieter und Vermieter sowie vom Mietobjekt, die genaue Benennung des Abrechnungszeitraumes und die Aufführung der einzelnen Kostenarten sowie der genutzten Umlageschlüssel.

Für die Aufstellung der Kosten bedarf es sowohl der Angabe der Gesamtkosten als auch der Berechnung der Mieteranteile. Zuletzt muss der endgültige Saldo nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen vorhanden sein. Aus diesem ergibt sich entweder die Forderung einer Nachzahlung oder die Ermittlung eines Guthabens.

Bei einem inhaltlichen Fehler muss Ihr Mieter innerhalb einer Frist von 30 Tagen eventuelle Nachforderungen begleichen. Dies kann unter Vorbehalt geschehen, bis eine korrekte Abrechnung vorliegt. Eventuell zu viel gezahlte Beträge müssen Sie nach der Korrektur auszahlen.

Die mit objego erstellten Nebenkostenabrechnungen erfüllen die formellen und inhaltlichen Anforderungen, sodass Ihre Mieter nachvollziehbare, korrekte Abrechnungen erhalten. Durch die Schritt-für-Schritt-Führung wird die Fehlerquote deutlich reduziert und Sie erhalten mit nur wenigen Klicks eine versandfertige Nebenkostenabrechnung mit individuellem Anschreiben.

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Schritt 1: Dokumente zusammenstellen

Im Laufe des Abrechnungszeitraumes kommen verschiedene Schriftstücke zusammen, die für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung relevant sind. Meist handelt es sich um Rechnungen von Dienstleistern wie Handwerkern, der Grünpflege oder von der Versicherungsgesellschaft.

Zunächst müssen Sie also alle entsprechenden Dokumente aus Ihren Ordnern heraussuchen und bereitlegen. Zudem ist es sinnvoll, die Rechnungen nach den verschiedenen umlegbaren Kostenarten zu ordnen, um für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Excel einen genauen Überblick zu behalten.

Digitales Dokumentenmanagement mit objego

Statt stundenlang im Papierchaos zu wühlen, können Sie mit objego Ihre Dokumente digital verwalten. Egal, ob Mietvertrag, Rechnung oder Übergabeprotokolle – alles kann digital abgelegt und individuell kategorisiert werden. Ihre Dokumente sind nach höchsten Standards geschützt und rund um die Uhr verfügbar.

Schritt 2: Mit dem Mindestinhalt beginnen

Sind alle Dokumente sortiert und die Rechnungen liegen für den passenden Abrechnungszeitraum bereit, kann mit der Erfassung des Inhalts in der Excel-Tabelle begonnen werden. Die Mindestangaben gehören dabei zu den inhaltlichen Anforderungen.

Es sollte für den Mieter genau nachvollziehbar sein, dass sich die Abrechnung auf das von ihm gemietete Objekt bezieht und für welchen Abrechnungszeitraum die Nebenkosten aufgeführt werden.

Einfache Auswahl mit objego

Bevor Sie bei objego mit der Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung starten, müssen Sie Ihr Mietobjekt anlegen. Das korrekte Anlegen bildet die Basis für die weiteren Funktionen der Software. Ist das Objekt einmal bei objego hinterlegt, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen.

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird durch die vorherige Eingabe aller relevanten Mieterdaten zum Kinderspiel. Sie wählen ganz einfach das Mietobjekt, den passenden Mieter und den entsprechenden Zeitraum aus, für den die Abrechnung erzeugt werden soll und können starten.

Schritt 3: Kosten erfassen

Haben Sie die wichtigsten Daten in die Abrechnung eingefügt, können Sie die entstandenen Nebenkosten in Excel hinzufügen.

Dafür benötigen Sie zunächst die vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel. Wurde kein Schlüssel im Mietvertrag festgehalten, erfolgt gemäß § 556a Absatz 1 BGB eine Umlage nach der Wohnfläche. Eine Angabe darüber, welcher Schlüssel verwendet wird, muss zwingend in der Abrechnung erfolgen.

Beispielrechnung

Hat die Immobilie eine Größe von 900 m² und die Wohnung Ihres Mieters 80 m², dann wird die Kostenhöhe durch die Gesamtquadratmeteranzahl geteilt und mit der Wohnungsgröße multipliziert.

Fallen also für die Müllabfuhr 3200 € an, so ergibt sich daraus folgende Rechnung:

3200 : 900 x 80 = 284,45 (aufgerundet)

Ihr Mieter muss dann anteilig für die Müllabfuhr 284,45 € an Nebenkosten für den Abrechnungszeitraum zahlen.

Für alle weiteren Kostenpositionen verfahren Sie genauso. Achten Sie dabei genau darauf, nur umlagefähige Kosten einzubinden.

Sonderfälle berücksichtigen

Haben während eines laufenden Zeitraumes Mieterwechsel stattgefunden oder gab es einen Leerstand, so muss dies bei der Abrechnung berücksichtigt werden. Kosten, die während eines Leerstands angefallen sind, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Bei einem Mieterwechsel dürfen nur die jeweils anteiligen Kosten umgelegt werden. Sie sind jedoch nicht zu einer Teilabrechnung verpflichtet. Der ausgezogene Mieter muss dann bis zum Ende des Abrechnungszeitraumes warten, bis er seine Abrechnung erhält.

Gesamt- und anteilige Kosten angeben

Geben Sie in der Excel-Tabelle sowohl die Gesamt- als auch die anteiligen Kosten für alle umlegbaren Nebenkosten an. Ihr Mieter muss genau nachvollziehen können, wie sich der Saldo zusammensetzt. Nur dann erlangt die Nebenkostenabrechnung Gültigkeit.

Schnelle Umlage mit objego

Mit wenigen Klicks können Sie in objego nach der Auswahl des Mietobjektes die passenden Rechnungen hinzufügen und sämtliche Rechnungsdetails wie Bezeichnung, Betrag und Kostenart angeben. Zudem erfolgt in diesem Schritt die Auswahl der jeweiligen Umlageschlüssel.

Das Programm errechnet automatisch die Mieteranteile gemäß den Kosten und der Umlageschlüssel, sodass am Ende alle umlagefähigen Kosten verteilt sind.

Auch das Ergebnis Ihrer Heizkostenabrechnung können Sie mit objego in die Nebenkostenabrechnung einbeziehen.

Nebenkostenabrechnung für private Vermieter

In unserem kostenlosen E-Book für private Vermieter haben wir umfangreiche Informationen rund um die Nebenkostenabrechnung übersichtlich zusammengefasst. Hier finden Sie wichtige Tipps und interessante Fakten für die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung.

Schritt 4: Nebenkostenabrechnung versenden

Sind alle Kostenpositionen in die Excel-Tabelle eingefügt, sollte nun noch einmal genau nachgerechnet und geschaut werden, dass nichts vergessen wurde. Auch sollten Sie überprüfen, dass nur Kosten umgelegt wurden, die auch Eingang in den Mietvertrag gefunden haben.

Stimmt der Saldo und alle notwendigen Angaben sind vorhanden, können Sie ein kurzes Anschreiben erstellen und Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung zusenden. Die schriftliche Zustellung muss vor Ablauf der einjährigen Frist erfolgen.

Professionelles Layout mit objego

Bevor Sie mit objego nach der Umlage aller Kosten die PDF-Datei mit der Nebenkostenabrechnung erstellen, können Sie diese in Ruhe überprüfen. Im Anschluss kann die Datei als versandfertige PDF-Datei in professionellem Design sowie mit vorgefertigtem oder individuellem Anschreiben heruntergeladen und an Ihre Mieter versendet werden.

Fazit

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Excel sollten bereits Erfahrungen im Umgang mit dem Programm vorhanden sein, da oftmals mit Formeln gearbeitet wird. Ist dieses Wissen gegeben, kann Excel eine kostengünstige Alternative sein. Allerdings kann es häufig zu Fehlern kommen. Sie müssen stets einen Überblick über die aktuelle Rechtslage behalten und alle inhaltlichen sowie formellen Vorgaben berücksichtigen.

Da Sie alle Schritte selbst ausführen müssen, kann die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung mit Excel sehr zeitaufwendig werden. Im Internet gibt es zwar Vorlagen, diese werden jedoch zumeist nicht an gegenwärtige juristische Gegebenheiten angepasst, sodass es leicht zu Konflikten mit dem Mieter kommen kann.

Mithilfe einer Software wie objego wird das Fehlerrisiko deutlich verringert. Zudem erfolgt eine große Zeitersparnis und Sie können in wenigen Schritten eine Abrechnung nach aktuellen rechtlichen Vorgaben erstellen.

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