Nebenkostenabrechnung mit Excel: Was private Vermieter wissen sollten

Formelle und inhaltliche Anforderungen

Damit Ihre Nebenkostenabrechnung auch juristische Gültigkeit erlangt, müssen vor allem formelle Anforderungen beachtet werden. Fehler beim Inhalt gefährden zwar nicht die Gültigkeit, sind aber dennoch ärgerlich und sorgen für zusätzlichen Aufwand. Sie sollten also bei der Erstellung der Abrechnung ganz besondere Vorsicht walten lassen und sich genau an die Vorgaben halten.

Formelle Anforderungen

Die Nebenkostenabrechnung muss für den juristischen Laien nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass Ihr Mieter beispielsweise genau sehen können muss, welche Umlageschlüssel genutzt und welche einzelnen Kosten auf ihn umgelegt wurden. Dies dient einer leichten Überprüfbarkeit durch den Mieter, der bei eventuellen Fehlern nicht nur das Recht auf Dokumenteneinsicht, sondern auch auf Widerspruch hat.

Zudem müssen Sie dem Mieter die Nebenkostenabrechnung in Schriftform zur Verfügung stellen. Neben der klassischen Brief-Variante ist auch die Zustellung per E-Mail oder Fax zulässig.

Besteht ein formeller Fehler, kann Ihr Mieter die Abrechnung so behandeln, als hätte er sie nicht erhalten und er ist auch nicht zu einer Nachzahlung verpflichtet, bis ihm eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegt.

Inhaltliche Anforderungen

Es gibt eine ganze Reihe von Mindestangaben, die sich in einer Abrechnung wiederfinden müssen. Dazu gehören unter anderem die vollständigen Daten von Mieter und Vermieter sowie vom Mietobjekt, die genaue Benennung des Abrechnungszeitraumes und die Aufführung der einzelnen Kostenarten sowie der genutzten Umlageschlüssel.

Für die Aufstellung der Kosten bedarf es sowohl der Angabe der Gesamtkosten als auch der Berechnung der Mieteranteile. Zuletzt muss der endgültige Saldo nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen vorhanden sein. Aus diesem ergibt sich entweder die Forderung einer Nachzahlung oder die Ermittlung eines Guthabens.

Bei einem inhaltlichen Fehler muss Ihr Mieter innerhalb einer Frist von 30 Tagen eventuelle Nachforderungen begleichen. Dies kann unter Vorbehalt geschehen, bis eine korrekte Abrechnung vorliegt. Eventuell zu viel gezahlte Beträge müssen Sie nach der Korrektur auszahlen.

Die mit objego erstellten Nebenkostenabrechnungen erfüllen die formellen und inhaltlichen Anforderungen, sodass Ihre Mieter nachvollziehbare, korrekte Abrechnungen erhalten. Durch die Schritt-für-Schritt-Führung wird die Fehlerquote deutlich reduziert und Sie erhalten mit nur wenigen Klicks eine versandfertige Nebenkostenabrechnung mit individuellem Anschreiben.