Nebenkostenabrechnung Muster: Orientierungshilfe für private Vermieter

Mit Vereinbarung einer Nebenkostenvorauszahlung geht auch die Pflicht zur jährlichen Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einher. Dabei muss auf einige rechtliche Aspekte geachtet werden, damit das Schriftstück nicht nur inhaltlich, sondern auch formal gültig ist. Welche das sind, was für Kostenarten überhaupt umgelegt werden dürfen und wie eine Nebenkostenkostenabrechnung aussehen muss, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Letztes Update: 21. September 2023 | 4 Min. Lesezeit

Haende tippen auf einem Laptop, der auf einem Holztisch steht. Vor dem Laptop liegen eine Brille und ein Handy. Hinter dem Laptop steht eine weiße Tasse. Ganz im Hintergrund liegt ein Stift und eine kleine Gruenpflanze ist zu sehen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Rechtliche Vorgaben
  2. Muster für Nebenkostenabrechnungen
  3. Vorgaben für die Erstellung der Abrechnung

Rechtliche Vorgaben

556 Absatz 3 BGB legt fest, dass Sie als Vermieter verpflichtet sind, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, sofern eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart wurde. Diese Abrechnung muss dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes schriftlich vorliegen.

Kosten, die während eines Leerstands auftreten, dürfen nicht auf die anderen Mieter einer Immobilie umgelegt werden. Bei einem unterjährigen Mieterwechsel erfolgt die Abrechnung anteilig für die jeweiligen Monate, in denen der ausgezogene Mieter innerhalb eines Abrechnungszeitraumes noch in der Einheit gewohnt hat. Abrechnungsbeginn für den neuen Mieter ist der vertraglich vereinbarte Mietbeginn.

Wichtig

Ihr ehemaliger Mieter hat kein Recht darauf, dass ihm eine Nebenkostenabrechnung während des laufenden Abrechnungsjahres zur Verfügung gestellt wird. Er muss sich gedulden, bis der Abrechnungszeitraum vorüber ist. Selbstverständlich können Sie dennoch eine Abrechnung erstellen. Allerdings fehlen häufig Rechnungen, was eine korrekte Zwischenabrechnung erschwert.

Die Fristen für die Betriebskostenabrechnung betragen genau ein Jahr. Das bezieht sich sowohl auf den Abrechnungszeitraum als auch auf den Zeitraum, innerhalb dessen Ihr Mieter das endgültige Dokument erhalten haben muss.

Beispiel

Festgelegter Abrechnungszeitraum: 01.01. bis 31.12.

Ende der Frist, zu der die NKA beim Mieter eingegangen sein muss: 31.12. des Folgejahres

Muster für Nebenkostenabrechnungen

Einer der wesentlichen Aspekte der Nebenkostenabrechnung ist die Nachvollziehbarkeit. Nur so wird rechtliche Gültigkeit erlangt. Bei einer selbst erstellten Abrechnung kann dieser Punkt schnell zu Problemen führen. Das Schriftstück wird unübersichtlich und der Mieter findet wichtige Infos nicht, was zu Unstimmigkeiten und im schlimmsten Fall zur Ungültigkeit führen kann.

Warum ein Muster sinnvoll ist

Mit einem Muster für die Nebenkostenabrechnung haben Sie alle wichtigen Angaben genau im Blick. Dadurch wird das Risiko für Fehler deutlich gemindert und Ihre Mieter erhalten eine professionell gestaltete Nebenkostenabrechnung, die sie leicht nachvollziehen und bei Bedarf nachrechnen können.

Nebenkostenabrechnung Muster zum Download

Sie können sich für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an unserem kostenlosen Muster zum Herunterladen orientieren und so Zeit und Aufwand sparen. Haben Sie noch keine Nebenkostenabrechnung mit objego erstellt, steht Ihnen die Vorlage unter „Betriebskosten“ im Produkt zur Verfügung. 

Noch einfacher ist die direkte Erstellung mit objego. Die Software ermöglicht es Ihnen, alle Mietobjekte im Blick zu behalten und die Nebenkostenabrechnung nach aktuellen rechtlichen Vorgaben in wenigen Klicks zu erstellen. Sie erhalten die fertige Abrechnung inklusive eines individuellen Anschreibens als versandfertige PDF-Datei.

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Vorgaben für die Erstellung der Abrechnung

Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung müssen neben wichtigen Fristen auch einige Vorgaben zu Umlagefähigkeit und formellem sowie inhaltlichem beachtet werden.

Umlagefähige Kosten 

Generell gilt, dass lediglich laufende Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Dementsprechend sind Instandsetzungs- sowie Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten ausgeschlossen und müssen von Ihnen als Vermieter getragen werden.

Welche Kosten umlagefähig sind, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) juristisch geregelt.

Achtung bei den Heizkosten

Die Kosten für Heizung und Warmwasser sind nur zu einem bestimmten Anteil verbrauchsunabhängig abrechnungsfähig.

Mindestens 50, höchstens aber 70 % der Heizkosten müssen gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Für die übrigen 30 bis 50 % erfolgt die Abrechnung verbrauchsunabhängig. Die Umlage erfolgt dabei gemäß der Wohnfläche.

Formelles & inhaltliches

Auf formeller Ebene ist vor allem zu berücksichtigen, dass die Abrechnung auch für juristische Laien nachvollziehbar sein muss, damit der Mieter diese auf ihre Richtigkeit überprüfen kann. 

Auch darf der Zeitraum ein Jahr nicht überschreiten und sie muss dem Mieter bis zum Ablauf des Folgejahres schriftlich zugegangen sein. .

Damit die Nebenkostenabrechnung auch inhaltlich korrekt ist, gilt es, einige Vorgaben zu beachten.
 
Zu diesen gehört die Angabe der vollständigen Daten von Ihnen und von denen Ihres Mieters sowie des Mietobjektes. Auch der Abrechnungszeitraum, die genutzten Umlageschlüssel und die einzelnen Kostenarten müssen aufgeführt sein.
 

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Aufstellung der Kosten. Dazu gehören sowohl die Gesamtkosten als auch die Anteilsberechnung des Mieters. Auch ist eine Angabe des Saldos unerlässlich. Dieser ergibt sich aus den gesamten Kosten abzüglich der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen.

Fazit

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung bedarf einiger Vorarbeit und der Beachtung zahlreicher Vorgaben. Während inhaltliche Fehler zwar ärgerlich, aber leicht zu korrigieren sind, führen formelle Fehler dazu, dass die Abrechnung keine Gültigkeit erlangt.

Ein Muster für die Nebenkostenabrechnung bietet Ihnen einen guten Überblick darüber, wie eine nachvollziehbare und gültige Abrechnung aussehen muss. Die Vorlage können Sie einfach herunterladen und als erste Orientierung nutzen. Mit objego können Sie Ihre Abrechnungen und die Verwaltung Ihrer Immobilien noch einfacher gestalten und das Programm kostenlos nutzen. 

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Häufigste Fehler

Autor

Miriam Zaunbrecher

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