Nebenkostenabrechnung: Alles Wichtige für Vermieter

Gerade der Start als privater Vermieter kann mitunter schwierig sein. Das erste Objekt, die ersten Mieter sowie viele Themen und Begriffe, mit denen Sie bisher nicht viel zu tun hatten. Eines der größten Themenfelder bezieht sich auf Nebenkosten sowie die dazugehörige Abrechnung. Mit unserem Überblick zum Thema Nebenkostenabrechnung möchten wir Ihnen alle nötigen Informationen an die Hand geben, damit Sie sich entspannter der Vermietung Ihrer Objekte widmen können.

Letztes Update: 9. Mai 2023 | 11 Min. Lesezeit

Nebenkostenabrechnung: Mann mit blauem Jeanshemd und weißem Shirt sitzt an einem Holztisch vor einem Laptop und haelt ein Dokument in den Haenden. Er laechelt dabei.

1. Was ist eine Nebenkostenabrechnung? Die Definition

Die Nebenkostenabrechnung ist ein Dokument, welches einen Gesamtüberblick über die gezahlten und verbrauchten Nebenkosten liefert. Gemäß § 556 BGB muss diese jährlich vom Vermieter erstellt und den Mietern übermittelt werden, sofern eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart wurde.

Abhängig von der Differenz zwischen Vorauszahlung und den realen Kosten müssen Mieter eine Nachzahlung vornehmen oder bekommen zu viel gezahltes Geld vom Vermieter zurück.

2. Unterschiede zwischen Nebenkostenabrechnung & Betriebskostenabrechnung

Häufig werden alternativ auch die Begriffe Betriebskosten sowie Betriebskostenabrechnung verwendet. Doch worin bestehen die Unterschiede?

Im Wesentlichen sind die Betriebskosten ein Teil der Nebenkosten. Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich die synonyme Verwendung der beiden Begriffe durchgesetzt, so verwenden wir in unseren Artikeln die Begriffe ebenfalls als Synonyme.

Weitere Informationen zu den Unterschieden finden Sie in unserem Artikel zum Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten.

3. Generelle Informationen zur Betriebskostenabrechnung

Ein komplexes Thema wie Betriebskosten hat zahlreiche Bestandteile und birgt damit viel, was private Vermieter beachten müssen. Aus diesem Grund möchten wir Sie strukturiert an das Thema heranführen, beginnend mit generellen Informationen zur Betriebskostenabrechnung. Dieser Abschnitt befasst sich mit Voraussetzungen, Grundlagen sowie Begriffsdefinitionen rund um die Abrechnung.

Betriebskostenverordnung als Grundlage

Speziell in Deutschland gilt: Es gibt nichts, was nicht in irgendeiner Form dokumentiert und geregelt ist. So stellt die Betriebskostenverordnung die Basis dafür dar, welche Rahmenbedingungen herrschen und welche gesetzlichen Grenzen gesetzt werden.

Einen genaueren Blick auf die Regelungen und Inhalte erhalten Sie in unserem Beitrag zur Betriebskostenverordnung.

Umlagefähige Nebenkosten

Für Sie als Vermieter ist es wichtig zu wissen, welche Kosten als umlagefähig gelten. Sprich: Was dürfen Sie als Nebenkosten überhaupt abrechnen?

Ein Großteil ergibt sich dabei aus den 17 Positionen der Betriebskostenverordnung.

Unser Detail-Blick auf die umlagefähigen Nebenkosten zeigt Ihnen, welche Kosten Sie geltend machen dürfen und welche nicht. Darin erfahren Sie auch, was Sie zu den Nebenkosten im Mietvertrag wissen müssen.

Die Nebenkostenpauschale als Alternative?

Der Regelfall für die meisten Mietverhältnisse ist die Nebenkostenvorauszahlung, bei welcher der Mieter eine entsprechende Zahlung der Betriebskosten zusammen mit der Kaltmiete überweist. In dem Fall muss die Nebenkostenabrechnung erfolgen.

Als Alternative dazu ist es auch möglich, eine Pauschale zu vereinbaren. Hierbei wird ein Pauschalbetrag verhandelt, mit dem die Nebenkosten abgegolten sind. Damit entfällt auch die Pflicht zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung.

Welche Vor- und Nachteile mit der Pauschale einhergehen, erfahren Sie im Detail in unserem Artikel zur Nebenkostenpauschale.

Frist für die Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung haben Sie als Vermieter jährlich zu erstellen und Ihren Mietern zu übergeben. Im Grunde besteht die Regelung, dass der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate betragen darf. Innerhalb eines Jahres danach muss die Zustellung beim Mieter erfolgt sein. Allerdings gibt es diverse Situationen, in denen die Länge variieren kann.

Weitere Details und zusätzliche Informationen zu den Fristen für die Nebenkostenabrechnung haben wir für Sie aufbereitet.

Umlageschlüssel

Um die Betriebskosten umlegen zu können, werden sogenannte Umlageschlüssel oder auch Verteilerschlüssel verwendet. Diese folgen vier grundsätzlichen Kategorien und dienen dazu, die genauen Kostenpositionen zu bezeichnen und im Mietvertrag festhalten zu können.

Welche Schlüssel es gibt und was Sie im Umgang damit beachten müssen, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zu Umlageschlüsseln.

Gradtagszahlen

Die Gradtagszahlen werden wichtig, wenn ein Mieterwechsel erfolgt. Sie dienen dazu, die anteilige Berechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten für die Betriebskostenabrechnung zu ermöglichen und die Kosten korrekt aufzuteilen. Als Grundlage hierfür gilt die Gradtagszahlen-Tabelle.

Was genau sich dahinter verbirgt und was Sie beim Umgang damit zu beachten haben, haben wir im Artikel zu Gradtagszahlen für Sie zusammengestellt.

Kabelanschluss nach gesetzlicher Neuregelung

Die Kabelanschluss-Gebühren konnten bis Dezember 2021 auf alle Mieter des Hauses umgelegt werden, unabhängig von der aktiven Nutzung. Gegenwärtig gilt noch eine Übergangsfrist bis Ende Juni 2024, sodass die Gebühren weiterhin umlagefähig sind.

Detaillierte Informationen über den Kabelanschluss in der Nebenkostenabrechnung und die Änderung infolge der neuen Gesetzgebung finden Sie in unserem Beitrag.

Wasser

Da der Wasserverbrauch sich mitunter von Mieter zu Mieter unterscheidet, wird hier von verbrauchsabhängigen Kosten gesprochen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Arten, wie Sie als Vermieter die Abrechnung vornehmen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, entsprechende Vereinbarungen im Mietvertrag festzuhalten.

Welche Rahmenvereinbarungen die Betriebskostenverordnung vorsieht und wie Sie Wasserkosten in der Betriebskostenabrechnung behandeln, erfahren Sie unserem entsprechenden Artikel.

Jetzt Nebenkostenabrechnung erstellen mit objego!

Einfach Paket wählen, Abrechnung digital erstellen & als PDF herunterladen.

Jetzt Nebenkostenabrechnung erstellen mit objego!

Einfach Paket wählen, Abrechnung digital erstellen & als PDF herunterladen.

4. Alles rund um die Erstellung & Fehlervermeidung

Um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, müssen viele verschiedene Aspekte im Auge behalten werden. Aus diesem Grund haben wir einige Beiträge zusammengestellt, die Ihnen passende Hilfestellungen geben und die Arbeit vereinfachen.

In diesem Rahmen stellen wir verschiedene Möglichkeiten und Werkzeuge vor, die Ihrer Unterstützung dienen. So können Sie selbst entscheiden, was Ihnen an meisten hilft. Gerade die digitalen Lösungen – und dazu zählt natürlich auch unsere eigene Software – bieten Ihnen jedoch enorme Vorteile, was Zeitersparnis und Automatisierung betrifft.

Zudem haben wir einige häufiger auftretende Fehlerquellen zusammengestellt. Fehler können bei komplexen Themen wie der Nebenkostenabrechnung passieren, mit unseren Hinweisen können Sie jedoch den Großteil vermeiden.

Nebenkostenabrechnung erstellen

Wenn Sie eine Betriebskostenabrechnung erstellen möchten, gibt es einige Aspekte zu beachten. Seien es die genauen Kosten, die umgelegt werden dürfen, Fristen, formelle Anforderungen oder auch Sonderfälle, die auftreten können.

Wir haben einen Überblick mit sieben wichtigen Dingen, die Sie bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung beachten müssen, zusammengestellt. Auf diese Weise kann Ihnen nichts Wichtiges entgehen.

Hilfreiche Tools zur Erstellung

Das digitale Zeitalter bietet den großen Vorteil, dass wir uns nicht mehr auf Stift und Papier verlassen müssen. So ist es leichter, Daten aufzubereiten, automatisiert zu hinterlegen und längerfristig papierlos aufzubewahren. Wir möchten Ihnen einige dieser Hilfsmittel vorstellen.

Excel

Sehr wahrscheinlich der Klassiker unter den digitalen Lösungen. Excel wird gerne herangezogen, wenn es um die Berechnung und Aufstellung von Kosten geht. Auch dabei gibt es jedoch einiges zu beachten, da schnell Limits erreicht werden, die am Ende einen höheren Zeitaufwand bedeuten.

In unserem Beitrag zur Nebenkostenabrechnung mit Excel geben wir Ihnen einige Hinweise zum Vorgehen und gehen auf Probleme sowie Limitierungen ein.

Die Alternative: Unser Nebenkostenabrechnung-Muster

Statt auf Excel zurückzugreifen, besteht auch die Option, ein Muster für die Nebenkostenabrechnung zu verwenden. Das bietet den Vorteil, dass direkt wichtige Aspekte beachtet werden. Zudem ist die Chance höher, dass aktuelle rechtliche Gegebenheiten berücksichtigt sind.

Wir haben für Sie einige Informationen zu einer Nebenkostenabrechnung-Vorlage zusammengestellt und bieten Ihnen auch eine aktuelle Version zum Download an, die Sie verwenden können.

Die digitale Lösung: Software für die Nebenkostenabrechnung

Wer den größten Mehrwert möchte, setzt auf spezialisierte Software für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung. Im Laufe der Zeit haben sich mehrere Anbieter etabliert, die in verschiedenen Größenordnungen agieren. So richten wir uns beispielsweise vor allem an private Vermieter.

Unser Problemlöser: Betriebskostenabrechnung-Erstellung mit objego

Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte objego verwenden, um seine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Unser Fokus auf private Vermieter ermöglicht es uns, uns auf Ihre Bedürfnisse zu spezialisieren und unsere Software gemeinsam weiterzuentwickeln.

Darüber hinaus bieten wir weitere nützliche Funktionen an. Eine digitale Dokumentverwaltung, eine Mieteingangsübersicht sowie verschiedene hinterlegbare Objekte sind nur einige unsere Funktionen.

Informieren Sie sich einfach über die Funktionen der objego Immobilienverwaltung und testen Sie unsere Software selbst (kostenlos).

Fehler vermeiden bei der Betriebskostenabrechnung

Fehler macht jeder und daraus lernen wir, doch eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kostet viel Zeit, kann nervenaufreibend sein und das Verhältnis zu den Mietern schädigen.

Ob nicht eingehaltene Fristen oder fehlerhafte gibt eine Reihe von Ungereimtheiten, die auftreten können und dann zu Diskussionen führen. Deswegen helfen wir Ihnen dabei, eine fehlerfreie Abrechnung sicherzustellen und listen die 8 häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung auf. Zudem erfahren Sie, wie Sie die fertige Abrechnung richtig prüfen.

5. Nebenkosten und Mieter

Als Vermieter werden Sie immer wieder mit Ihren Mietern zu tun haben. Sei es bei auftretenden Problemen, möglichen Reparaturen oder auch bei Fragen rund um das Thema Nebenkosten. Wir haben Ihnen einige Hilfen zusammengestellt, damit Sie einen guten Umgang mit den Mietern beim Thema Betriebskostenabrechnung sicherstellen können.

Anschreiben für die Nebenkostenabrechnung inkl. Vorlage

Mitunter kann es schwierig sein, die richtigen Worte oder das passende Format zu finden, um einem Mieter die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu liefern. Sie müssen sicherstellen, dass ein vernünftiger Überblick gewährt wird, ohne den Mieter zu überfordern.

Um Ihnen diesen Schritt zu erleichtern, haben wir nicht nur Informationen für Sie aufbereitet, sondern stellen Ihnen auch eine Vorlage für das Anschreiben der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung.

Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung

Sofern die Bitte um eine Prüfung nicht oder von Ihnen ignoriert wurde, kann der Mieter von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen. Ein Vorteil für Sie ist, dass nicht einfach so ein Widerspruch erfolgen kann. Der Mieter muss eine Begründung liefern, damit er sein Recht nutzen kann.

Danach jedoch liegt der Ball bei Ihnen, sodass Sie dem Mieter beispielsweise die Dokumenteneinsicht gewähren müssen. Welche Optionen Sie haben und wie Sie vorgehen sollten, erfahren Sie in unserem Artikel zum Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Der Mieter zahlt die Nebenkosten nicht

Ein wahres Horrorszenario für Vermieter ist es, wenn Mieter aus irgendeinem Grund nicht zahlen. Das kann nicht nur für die Miete generell gelten, sondern auch spezifisch die Nebenkosten betreffen – erstrecht bei einer Nachzahlung. Als erster Schritt sollte grundsätzlich die offene Kommunikation angestrebt werden. Möglicherweise gibt es Gründe, warum der Mieter temporär nicht zahlungsfähig ist. Hier ist es wichtig, gemeinsam die Gründe zu besprechen und eine Lösung zu finden.

Welche weiteren Schritte folgen können und warum eine Klage erst das letzte Mittel sein sollte, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Mieter zahlt Nebenkosten nicht.

Nebenkosten erhöhen

Für das Jahr 2022 hochaktuell ist die Frage: „Was passiert, wenn ich die Nebenkosten erhöhen muss?“ Ein schwieriges Thema für jeden Vermieter, da Ihre Mieter natürlich keine höheren Ausgaben wünschen. Grundsätzlich gilt es zu beachten, dass die Betriebskosten lediglich nach Ablauf der Abrechnungsperiode erhöht werden können und nicht unterjährig.

Des Weiteren ist eine Erhöhung dann sinnvoll, wenn die Differenz zwischen Vorauszahlung und Abrechnung so hoch ist, dass der Mieter auch nachfolgend hohe Nachzahlungen leisten müsste.

In unserem Detail-Artikel zur Erhöhung der Nebenkosten zeigen wir Ihnen, welche Voraussetzungen gelten und welche Schritte Sie zu beachten haben.

6. Besonderheiten der Betriebskostenabrechnung für spezifische Vermietungsarten

Nicht jede Abrechnung folgt den gleichen Kriterien und Formen. Es gibt verschiedene Arten von Objekten, die Sie vermieten können und stellenweise sind einige Besonderheiten bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten. Welche für Ihr Mietobjekt zutreffen, haben wir für Sie zusammengestellt.

Für das Einfamilienhaus

Im Falle von Einfamilienhäusern besteht der größte Unterschied darin, dass nicht alle Betriebskosten über Sie geregelt werden. Damit gehen einige Vorteile für Sie und Ihre Mieter einher. Wichtig ist jedoch auch hier die Dokumentation im Mietvertrag.

Wie genau diese Dokumentation aussieht und was eine Teilüberlassung mit sich bringt, erfahren Sie in unserem Überblick zu den Nebenkosten im Einfamilienhaus.

Für die Eigentumswohnung

Als Vermieter einer Eigentumswohnung sind die Unterschiede etwas größer. So haben Sie nicht nur andere Rechtsverhältnisse zu berücksichtigen, sondern müssen ebenfalls die Hausverwaltung einbeziehen.

Was genau die Folgen für Sie sind und was auf Sie zukommt, wenn Sie die Erstellung nicht dem Hausverwalter überlassen möchten, haben wir in unserem Beitrag zur Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnungen zusammengefasst.

Für gewerbliche Objekte

Sollten Sie gewerbliche Objekte vermieten, kommen ebenfalls einige Sonderregeln zum Einsatz, die bei der Vermietung von Wohnräumen nicht beachtet werden müssen.

In erster Linie sind Sie und der Mieter im gewerblichen Umfeld gleichgestellt, wodurch andere rechtliche Umstände greifen. Zudem gelten erweiterte Spielräume für individuelle Absprachen.

Was Sie als Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung für Gewerbeimmobilien beachten müssen und welches Vorgehen bei gemischt genutzten Immobilien nötig ist, zeigt Ihnen unser Artikel.

Fazit

Die Themen Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung sind mitunter komplex und schwer zu durchschauen. Vor allem dann, wenn die Vermietung eher nebenher läuft und wenig Zeit bleibt, sich intensiver mit der Materie zu befassen.

Unsere große Übersicht zum Thema soll Ihnen dabei helfen, einen besseren Zugang zu erhalten und Ihr Wissen zu erweitern, damit Sie möglichst entspannt die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter erstellen können. Des Weiteren sollen Ihnen die Tipps zu Widersprüchen oder ausbleibenden Zahlungen helfen, Ruhe zu bewahren und ein gutes Vermieter-Mieter-Verhältnis zu gewährleisten.

Um die Erstellung der Abrechnung zu vereinfachen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die im Zuge der Digitalisierung entstanden und in unterschiedlicher Form hilfreich für Sie sind. Speziell die objego-Immobilienverwaltung bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile, um Ihr Mietobjekt umfangreich zu verwalten und alles im Blick zu behalten. Überzeugen Sie sich einfach selbst und melden Sie sich kostenlos an.

Lesen Sie jetzt den ersten Artikel unserer Reihe zum Thema Nebenkostenabrechnung und erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Nebenkosten und Betriebskosten.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit rund zwei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.