Umlagefähige Nebenkosten: Das dürfen Vermieter abrechnen

Als Vermieter können Sie einige Ihrer Kosten, welche durch die Vermietung einer Immobilie entstehen, auf Ihre Mieter umlegen. Dabei gilt es jedoch bestimmte rechtliche Regelungen zu berücksichtigen. Diese sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt und geben Aufschluss darüber, welche Nebenkosten umgelegt werden dürfen und welche nicht. Wir haben für Sie eine Übersicht über die umlagefähigen Nebenkosten erstellt und zeigen, worauf Sie im Mietvertrag besonders achten sollten.

Letztes Update: 4. Dezember 2023 | 9 Min. Lesezeit

Leicht seitliche Frontansicht eines weißen Mehrfamilienhauses mit schwarzen Fensterrahmen und Stuckverzierung. Der Himmel ueber dem Haus ist hellblau und vor dem Haus ragt ein großer gruener Baum ins Bild.

Inhaltsverzeichnis

  1. Umlagefähige Nebenkosten
  2. Nicht umlagefähige Nebenkosten
  3. Nebenkosten bei Leerstand: Wer zahlt?
  4. Wann muss der Mieter zahlen?
  5. Vorauszahlung realistisch kalkulieren

Umlagefähige Nebenkosten

Bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen Ihnen als Vermieter viele Kosten. Diese Betriebskosten können Sie zum Teil auf Ihre Mieter umlegen.  Entscheidend ist: Nicht alle Kosten zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Welche tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung. Grundsätzlich zählen nur Ausgaben dazu, die zu einer der 17 Positionen des Betriebskostenkatalogs (§ 2 BetrKV) gehören. Die folgenden Aufwendungen zählen dazu:

1. Öffentliche Lasten

Hierzu zählt insbesondere die Grundsteuer. Die Grunderwerbssteuer hingegen darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.

2. Wasserversorgung

Bezüglich der Wasserversorgung gibt es folgende umlagefähige Kosten:

  • Grundgebühren und Wasserzähler
  • Eichung und Wartung des Wasserverbrauchs
  • Betrieb von hauseigenen Wasserversorgungsanlagen oder Wasseraufbereitungsanlagen

3. Entwässerung

Umlagefähig sind Kosten für die Entwässerung von Haus und Grundstück bspw. Entwässerungsgebühren sowie Kosten einer Entwässerungsanlage/Entwässerungspumpe.

4. Heizung

Zu den umlagefähigen Kosten zählen hier die Kosten, die für den Betrieb der Zentralheizung inkl. Abgasanlage und Eichung anfallen sowie die Kosten für die Fernwärme. Auch die Kosten zur Reinigung und Wartung von Etagenheizungen gehören dazu.

5. Warmwasser

Die Kosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sowie für Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten können auf die Mieter umgelegt werden.

6. Verbundene Versorgung Heizung/Warmwasser

Dieser Punkt betrifft zentrale Anlagen für Heizung und Wassererwärmung. Hier sind die Brennstoffkosten umlagefähig.

7. Aufzug

Gibt es einen Fahrstuhl im Haus, können Sie als Vermieter die Kosten für bspw. Betriebsstrom, Wartung, Überwachung, Reinigung und Pflege als umlagefähige Nebenkosten auf die Mieter umlegen. Reparatur- und Instandsetzungskosten sind nicht umlagefähige Kosten.

Hinweis: Führt der Aufzug allerdings nur in die Dachgeschosswohnung, muss der Mieter dieser Wohnung die Kosten für den Aufzug alleine tragen. Die Kosten dürfen in diesem Fall nicht auf alle Mieter des Hauses umgelegt werden. Das gilt entsprechend auch dann, wenn der Aufzug nur einem Teil der Mieter zur Verfügung steht. Hingegen gilt für Mieter im Erdgeschoss: Sie müssen die umlagefähigen Nebenkosten für den Aufzug akzeptieren, auch wenn sie ihn faktisch nicht nutzen. Achten Sie als Vermieter am besten auf einen entsprechenden Passus im Mietvertrag. Das erspart spätere Diskussionen.

8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Hierzu zählen u. a. laufende Kosten für Straßenreinigung, Müllentsorgung, Beseitigung von Schnee und Eis sowie Betriebskosten für die Müllkompressoranlage.

Hinweis: Bei den Kosten für die Beseitigung von Sperrmüll kommt es darauf an, ob es sich um Einmalausgaben (Sperrmüll, den ein ausgezogener Mieter in der Wohnung hinterlässt) oder laufende Betriebskosten handelt. Stellen Unbekannte mehrmals im Jahr illegal Müll auf den Gemeinschaftsflächen (Hof, Hausflur, Kellergänge) ab, dürfen Sie als Vermieter die Kosten für die Entsorgung auf alle Mieter über die Betriebskostenabrechnung umlegen. Im Falle des ausgezogenen Mieters, der Sperrmüll hinterlässt, muss der Vermieter die Kosten beim Verursacher geltend machen.

9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Hierzu gehören die Kosten für die Reinigung der von den Mietern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, Fahrstuhl, Flure, Treppen, Waschküche etc. oder Kosten für die Bekämpfung von Ungeziefer.

10. Gartenpflege

Die Kosten der Gartenpflege und der Pflege von Spielplätzen darf der Vermieter auf die Mieter umlegen.

11. Beleuchtung

Umlagefähige Nebenkosten sind hier die Stromkosten von Innen- und Außenbeleuchtung in den Gebäudeteilen, Zugängen, Treppen etc., die von den Mietern gemeinsam genutzt werden.

12. Schornsteinreinigung

Umlagefähig sind die Kosten für die Reinigung der Schornsteine.

13. Versicherungen

Sach- und Haftpflichtversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Kosten für Glasversicherung, Haftpflicht für Gebäude, Öltanks und den Aufzug sind umlagefähig.

Hinweis: Private Versicherungen wie die Rechtsschutzversicherung gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten.

14. Hauswart

Die Lohnkosten für den Hausmeister zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Hinweis: Kosten für Verwaltungsarbeiten, die der Hauswart übernimmt, dürfen nicht umgelegt werden.

15. Antennenanlage und Kabelanschluss

Dazu zählen monatliche Grundgebühren für Kabelanschluss, ebenso Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlage.

Hinweis: Nicht umlagefähige Nebenkosten sind einmalige Anschlussgebühren und Reparaturen außerhalb von Wartungsarbeiten.

16. Einrichtungen für Wäschepflege

Wird ein Waschkeller von den Mietern gemeinsam genutzt, kann der Vermieter Kosten für Strom, Reinigung und Wartung umlegen. Das gilt ebenso für Kosten für vorhandene Trockner.

17. Sonstige Betriebskosten

Achten Sie als Vermieter darauf, dass Sie bereits im Mietvertrag exakt fixieren, welche Kosten der Hausbewirtschaftung als „sonstige Kosten“ in die Nebenkostenabrechnung einfließen. Denken Sie immer daran: Es muss sich um regelmäßig wiederkehrende und natürlich auch notwendige Kosten handeln.

Beispiel: Ist bei Ihrem vermieteten Objekt regelmäßig eine Reinigung der Dachrinnen nötig, geben Sie dies im Mietvertrag unter „Sonstige Kosten“ an.

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Nicht umlagefähige Nebenkosten

Die Betriebskostenverordnung regelt darüber hinaus auch, welche Nebenkosten explizit nicht umlagefähig sind, und somit nicht in die Betriebskostenabrechnung übernommen werden können. Dazu zählen laut §1 Abs.2 BetrKV insbesondere:

Nebenkosten bei Leerstand: Wer zahlt? 

Die Nebenkosten einer leerstehenden Mieteinheit tragen in der Regel Sie als Vermieter. Die Mieter des Gebäudes haben keinen Einfluss darauf, ob in einer oder mehreren Wohnungen Leerstand herrscht. Daher kann von ihnen nicht verlangt werden, für den leerstehenden Raum mitzuzahlen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Nebenkosten nach der Wohnfläche berechnet werden, wie aus einem Urteil des Bundesgerichtshofes hervorgeht (BHG VIII ZR 159/05, Urteil vom 31.05.2006).

Etwas schwieriger ist die Lage bei der Berechnung nach Personenanzahl. Hier ist vor allem umstritten, ob die leerstehende Einheit als Single- oder als Mehr-Personen-Wohnung abgerechnet wird, da sich die Höhe der Nebenkosten je nachdem unterscheidet.

Änderung des Verteilerschlüssels nur im Ausnahmefall

Möchten Sie einen Verteilerschlüssel ändern, braucht dies im Normalfall die Zustimmung aller Mieter. Insbesondere wenn nach der Änderung höhere Kosten auf diese zukommen, ist eine Zustimmung eher die Ausnahme.

Im Falle von Leerstand kann der Umlageschlüssel nur dann auch ohne Einverständnis aller Mieter angepasst werden, wenn es zu einem so erheblichen Leerstand kommt, dass dieser für Sie finanziell nicht mehr tragbar ist. Wichtig ist, dass Sie in einem solchen Fall in der Beweispflicht sind. Die letztliche Entscheidung trifft dann ein Gericht.

Abrechnung der Betriebskosten – Wann muss der Mieter zahlen?

Als Vermieter müssen Sie einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn der Mieter neben der monatlichen Miete auch Nebenkosten-Vorauszahlungen leistet. Diese Pflicht ergibt sich aus § 556 BGB

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums – der im Mietvertrag vereinbart ist – zugestellt werden. Meist entspricht dieser dem Kalenderjahr. Übermitteln Sie die Nebenkostenabrechnung immer fristgemäß und schriftlich. Achten Sie zudem darauf, dass Ihr Mieter die Abrechnung auch als Laie nachvollziehen kann. So vermeiden Sie schon im Vorfeld eventuelle Streitigkeiten.

Vereinbarung im Mietvertrag ist notwendig

Grundsätzlich besteht für Mieter keine gesetzliche Verpflichtung, die Betriebskosten für die von ihnen angemietete Wohnung zu übernehmen. Diese Verpflichtung entsteht erst mit einer entsprechenden Vereinbarung im Mietvertrag.

Fehlt eine solche Klausel im Vertrag, gelten die Nebenkosten als in der Mietzahlung enthalten. In diesem Fall kann weder eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung noch eine Nachzahlung am Ende eines Abrechnungszeitraums verlangt werden. Um eine rechtsgültige Zahlungsverpflichtung zu erreichen, muss der Mietvertrag eine eindeutige Formulierung enthalten.

Es bedarf klarer Formulierung 

Viel wurde schon darüber gestritten, was Eindeutigkeit in dieser Frage bedeutet. Allgemeine Formulierungen wie „Der Mieter trägt die Nebenkosten“ oder „Der Mieter hat Hausgebühren zu zahlen“ werden von Gerichten ohne eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Posten oft nicht anerkannt.

Deshalb sollten Sie als Vermieter die sichere Variante wählen und die Formulierung „Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung“ in Ihre Mietverträge aufnehmen. Die in der Verordnung genannten Kosten können dem Mieter so rechtssicher anteilig in Rechnung gestellt werden.

Keine detaillierte Auflistung aller Nebenkosten erforderlich

Mit dem Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) entfällt für Sie als Vermieter die Notwendigkeit, die einzelnen Nebenkostenposten explizit aufzuführen.

Sollten Sie aber dennoch, wie früher üblich, jede Nebenkostenart im Mietvertrag einzeln aufführen, ist es wichtig, dass es sich dabei um eine vollständige Liste handelt. Nur die Nebenkosten, die in dieser Liste ausdrücklich genannt werden, dürfen anteilig auf den Mieter umgelegt werden. Es ist nicht zulässig, einzelne Kosten beispielhaft zu nennen und daraus eine allgemeine Zahlungspflicht abzuleiten.

Betriebskostenpauschale als Alternative

Haben Sie im Mietvertrag die Zahlung einer Betriebskostenpauschale durch den Mieter vereinbart, sind damit die umgelegten Betriebskosten abgegolten. In diesem Fall brauchen Sie keine Nebenkostenabrechnung erstellen.

Denken Sie aber daran, dass sich die Betriebskosten bei Immobilien im Laufe der Jahre erhöhen können. Fixieren Sie deshalb im Mietvertrag die Möglichkeit einer Erhöhung der Betriebskostenpauschale. Nur dann können Sie die Pauschale in Zukunft anpassen, denn Nachzahlungen können Sie auf pauschal geleistete Betriebskosten nicht verlangen.

Betriebskostenvorauszahlung realistisch kalkulieren

Grundsätzlich sollten Sie als Vermieter die Höhe der monatlichen Betriebskostenvorauszahlung so kalkulieren, dass der Mieter am Ende des Abrechnungszeitraums nicht mit hohen Nachzahlungsforderungen konfrontiert wird. Ein zu niedriger Abschlag führt nicht selten zu Streit zwischen den Vertragsparteien. Die zu erwartenden Kosten in angemessener Höhe auf zwölf Monate zu verteilen, ist auch aus Sicht des Mieters die bessere Lösung und sorgt für ein gutes Mieter-Vermieter-Verhältnis.

Vergleichswerte für Kalkulation nutzen

Überhöhte Nebenkostenvorauszahlungen können aber ebenfalls zu Unstimmigkeiten führen. Liegen Erfahrungswerte aus vorherigen Abrechnungen vor, können Sie sich als Vermieter an diesen bei der Festlegung der Höhe der Vorauszahlungen orientieren. Verfügen Sie über keine Erfahrungswerte, sollten Sie sich die Werte für vergleichbare Objekte anschauen und die Zahl der Personen berücksichtigen, die in die Wohnung einziehen.

Sind einzelne Punkte aus der BetrKV-Liste in Ihrem Fall derzeit nicht relevant, sollten Sie dennoch darauf verzichten, sie aus dem Mietvertrag zu streichen. Denn in Zukunft könnten sich die Voraussetzungen ändern. Fehlen diese Punkte dann in der Aufzählung, besteht für Sie als Vermieter keine Möglichkeit, die dafür anfallenden Kosten auf den Mieter umzulegen, sofern nicht alle Mieter mit der nachträglichen Aufnahme einverstanden sind.

Fazit

In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind 17 Positionen umlagefähiger Nebenkosten festgelegt. Ausgenommen sind davon Ihre Verwaltungskosten sowie Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung der Immobile. 

Haben Sie die umlagefähigen Betriebskosten wirksam über den Mietvertrag auf den Mieter übertragen, müssen Sie einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Auch eine Betriebskostenpauschale ist möglich. In diesem Fall entfällt die Pflicht zur Erstellung. 

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Autor

Miriam Zaunbrecher

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