Nebenkosten

Umlageschlüssel: Was Vermieter für die Nebenkostenabrechnung wissen sollten

Letztes Update: 7. Oktober 2024 | 8 Min. Lesezeit

Hand einer Person mit blauem Hemd, die am Schreibtisch sitzt, schreibt auf einem Notizblock. Auf dem Tisch liegen mehrere Muenzstapel, Dokumente und ein Taschenrechner. Am rechten Bildrand steht ein kleines Dekohaus mit rotem Dach.

Die Vermietung von Wohnungen und Häusern geht mit einigen Kosten einher. Grundsteuer, Wasserversorgung, Gebäudereinigung und Versicherungen sind nur ein Teil der anfallenden Nebenkosten. Diese Kosten können Vermieter jedoch mithilfe von Umlageschlüsseln auf ihre Mieter umlegen. Welche Umlageschlüssel es gibt, was dabei beachtet werden muss und warum der Schlüssel mietvertraglich festgelegt werden sollte, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Was sind Umlageschlüssel?

Haben Sie mit Ihrem Mieter die Vorauszahlung von Nebenkosten vereinbart, so müssen Sie jährlich die Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Umlage der Kosten auf die Mieter geschieht mithilfe von Umlageschlüsseln, auch Verteilerschlüssel genannt.

Für die Umlage stehen vier verschiedene Schlüssel zur Verfügung:

Verbrauch
Wohnfläche
Personenanzahl
Wohneinheit

Gemäß § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) gehören 16 Kostenpositionen sowie „sonstige Kosten“ zu den umlagefähigen Nebenkosten. Durch den Umlageschlüssel legen Sie als Vermieter fest, wie die Kosten auf die Mieter verteilt werden.

Dabei ist es möglich, verschiedene Schlüssel zu kombinieren, um eine sinnvolle und gerechte Umlage zu gewährleisten. Wichtig ist, dass die Kombination der Verteilerschlüssel für die Mieter rechnerisch nachvollziehbar sein muss.

Es besteht jedoch keine Verpflichtung, unter allen Umständen den gerechtesten Schlüssel auszuwählen. Eine unangemessene Benachteiligung der Mieter ist gemäß § 556a BGB jedoch unzulässig. Kann die Benachteiligung nachgewiesen werden, wird nach dem gesetzlich vorgeschlagenen Umlageschlüssel „Wohnfläche“ abgerechnet.

Umlageschlüssel im Mietvertrag festlegen

Der Schlüssel sollte bereits im Mietvertrag festgelegt werden. Erfolgt dies nicht, so greift § 556a BGB, wodurch automatisch nach der Wohnfläche abgerechnet wird. Zudem ist es wichtig, dass Sie Ihren Mieter über die Wahl des Umlageschlüssels in Kenntnis setzen, um die nötige Transparenz bei der Nebenkostenabrechnung zu gewährleisten.

Aufgrund der herrschenden Vertragsfreiheit ist es möglich, dass Sie für jeden Mietvertrag eigene Schlüssel festlegen, sofern diese nachvollziehbar sind und keine unangemessene Benachteiligung einzelner Mietparteien mit sich bringen.

Festlegung mit erster Nebenkostenabrechnung

Zwar ist es sinnvoll, die Umlageschlüssel schon mit dem Aufsetzen des Mietvertrages festzulegen, ein Zusatz, dass diese nach billigem Ermessen mit der ersten Nebenkostenabrechnung festgelegt werden, ist jedoch ebenfalls möglich (BGH Urteil von 2014, Az.: VIII ZR 257/13).

Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Für eine korrekte Nebenkostenabrechnung müssen der oder die Umlageschlüssel angegeben werden. Fehlt diese Angabe, ist die Abrec hnung formell fehlerhaft. Ihr Mieter muss dann so lange eventuell offene Forderungen nicht begleichen, bis Sie ihm eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung zur Verfügung gestellt haben.

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Umlageschlüssel „Wohnfläche“

Wird im Mietvertrag kein Umlageschlüssel festgelegt, greift für die kalten, also die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten automatisch die Wohnfläche als Schlüssel (§ 556a BGB). Sie können jedoch auch für einzelne oder alle Kosten diesen Schlüssel selbst wählen und mietvertraglich festhalten.

Berechnung in der Nebenkostenabrechnung

Sowohl die Gesamtwohnfläche Ihres Mietobjekts als auch die Anteile der Wohnfläche der einzelnen Mietwohnungen müssen Ihnen für eine korrekte Abrechnung bekannt sein und Sie müssen diese entsprechend angeben. Der Mieter zahlt dann anteilig seiner Wohnfläche die entstandenen Nebenkosten.

Sind die Quadratmeterangaben vorhanden, ist die Berechnung des Verteilerschlüssels einfach. Wohnt auf gleicher Fläche eine unterschiedliche Anzahl von Mietern, kann dies zu Unstimmigkeiten bei der Nebenkostenabrechnung führen, da die Kosten bei einer geringeren Personenanzahl in der Regel auch geringer ausfallen.

Achtung: Für die Berechnung ist der tatsächliche Anteil der Wohnfläche entscheidend und nicht eine im Mietvertrag evtl. abweichende Angabe. Bis zu 10 % Abweichung sind laut BGH jedoch möglich (BGH Urteil von 2007, AZ: VIII ZR 261/06).

Rechenbeispiel

Haben Sie ein Mehrfamilienhaus mit fünf Wohnungen, müssen die Kosten auf diese verteilt werden. Die Gesamtwohnfläche des Hauses beträgt 300 m², die Größe einer der Wohnungen 70 m². Der Mieter zahlt also die Nebenkosten in einem Verhältnis von 70 zu 300.

Die Berechnung des Anteils erfolgt anhand der Formel

Gesamtkosten ÷ Gesamtwohnfläche x Wohnungsgröße

Fallen beispielsweise für die Müllentsorgung Kosten in Höhe von 1200 € an, ergibt sich folgende Rechnung

1200 € ÷ 300 m² x 70 m² = 280 €/Jahr

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Abrechnung nach Verbrauch

Der Umlageschlüssel „Verbrauch“ findet nur bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten Anwendung. Darunter fallen daher in der Regel lediglich die sogenannten warmen Betriebskosten. Heiz- und Warmwasserkosten müssen gemäß § 7 Heizkostenverordnung zu mindestens 50 %, höchstens jedoch zu 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Nur wenn die Kaltwasserkosten aufgrund eines eigenen Zählers für jede Mietwohnung verbrauchsabhängig abgerechnet werden können, ist auch hier der Verteilerschlüssel nach Verbrauch anwendbar.

Zweiter Umlageschlüssel ist notwendig

In den meisten Fällen müssen die Nebenkosten für Wasser und Heizung jedoch mithilfe von zwei Verteilerschlüsseln abgerechnet werden. Neben dem Schlüssel „Verbrauch“ wird der verbrauchsunabhängige Teil der Heiz- und Warmwasserkosten über die Wohnfläche abgerechnet.

Angabe in der Nebenkostenabrechnung

In der jährlichen Nebenkostenabrechnung muss sowohl eine Angabe über den Gesamtverbrauch als auch über den Einzelverbrauch enthalten sein. Daraus ergeben sich die umlagefähigen Kosten. Auch diese müssen zwingend in der Abrechnung abgebildet werden.

Eine solche Darstellung ermöglicht es dem Mieter, die Nebenkostenabrechnung nachzuvollziehen und einen Überblick über seinen individuellen Verbrauch zu erhalten.

Achtung

Eine Schätzung des Verbrauchs ist gesetzlich verboten. Sie müssen die genauen Werte für die Berechnung der Nebenkosten nutzen. Diese erhalten Sie beispielsweise durch das Ablesen des Wasserzählers.

Personenanzahl als Umlageschlüssel

Neben der Wohnfläche können die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten auch über den Umlageschlüssel „Personenanzahl“ abgerechnet werden. Dafür müssen Sie in jedem Fall wissen, wie viele Personen in den jeweiligen Einheiten wohnen.

Die Umlage nach der Personenanzahl bedeutet zwar einen höheren Aufwand für Sie als Vermieter, da Sie nicht nur schätzen dürfen, wie viele Personen in der Wohnung leben, sondern dies regelmäßig prüfen müssen, ist jedoch oftmals die gerechteste Variante. Einen genauen Zeitraum gibt es für die Prüfung zwar nicht, mindestens halbjährlich sollte die Zählung jedoch erfolgen.

Vermieter müssen selbst zählen

Der BGH hat in einem Urteil 2008 festgelegt, dass es für die Umlage nach Personenanzahl nicht ausreichend ist, wenn die Zahlen aus dem Einwohnermeldeamt genutzt werden (Az.: VIII ZR 82/07). Dies liegt darin begründet, dass nicht immer alle Personen auch beim Einwohnermeldeamt angemeldet seien.

Vor- und Nachteile des Umlageschlüssels

Beim Schlüssel „Personenanzahl“ wird davon ausgegangen, dass alle Personen einen ähnlichen Verbrauch haben bzw. ähnliche Kosten verursachen. Trifft dies zu, kann der Umlageschlüssel eine gerechte Verteilung der Nebenkosten ermöglichen.

Für Vermieter bedeutet diese Art der Abrechnung aufgrund der regelmäßigen notwendigen Überprüfung der Personenanzahl einen höheren Aufwand. Ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden muss, ist der des Leerstands.

Umlageschlüssel bei Leerstand

Vermieter stehen in der Pflicht, die Nebenkosten für leerstehende Mieteinheiten zu tragen. Bei der Nutzung des Verteilerschlüssels „Personenanzahl“ besteht daher die Frage, ob eine leerstehende Wohnung als eine Person oder mehrere Personen gezählt wird.

Bisher gibt es dafür jedoch keine gesetzliche Vorgabe, da es bei der Abrechnung von Leerstand auf die individuelle Situation ankommt, also beispielsweise wie lange der Leerstand besteht und die Kostenhöhe (BGH Urteil von 2013 Az.: VIII ZR 180/12). In jedem Fall müssen Sie die entstandenen Kosten tragen.

Umlageschlüssel „Wohneinheiten“

Die vierte Variante möglicher Umlageschlüssel bildet die Umlage der kalten Betriebskosten nach Wohneinheiten. Auch hier muss im Mietvertrag konkret benannt werden, für welche Kosten der Schlüssel genutzt wird.

Anstelle der Umlage auf die Personenanzahl wird bei diesem Verteilerschlüssel lediglich die Anzahl der Mieteinheiten berücksichtigt. Dadurch entfällt der Verwaltungsaufwand im Hinblick auf die Zählung der Mieter.

Faire Umlage nur bei ähnlichen Kosten

Eine gerechte Kostenumlage wird jedoch nur dann gewährleistet, wenn alle Wohneinheiten ähnlich hohe Kosten verursachen und auch die Größen der Einheiten sich nicht zu stark unterscheiden. Stellt sich also heraus, dass eine Mieteinheit bspw. durch eine höhere in der Wohnung lebende Personenanzahl deutlich größere Mengen Müll erzeugt oder sehr viel mehr Wasser verbraucht, so ist eine gerechte Umlage nicht mehr gewährleistet.

Vor Beginn des nächsten Abrechnungszeitraumes können Sie daher den vereinbarten Umlageschlüssel ändern und Ihren Mietern dies in einer entsprechenden Erklärung schriftlich mitteilen. So kann einer unangemessenen Benachteiligung einzelner Mieter entgegengewirkt werden.

Wichtig ist, dass im Mietvertrag eine Änderungsklausel enthalten ist. In dieser muss genau definiert werden, in welchen Fällen eine einseitige Änderung des Schlüssels möglich ist. Die Hauptgründe sind eine gerechtere Kostenverteilung sowie eine Vereinheitlichung der Betriebskostenabrechnung. Die Anpassung ist nicht unterjährig möglich, sondern ausschließlich vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums.

In anderen Fällen ist eine Änderung der bisher festgelegten Verteilerschlüssel jedoch nur mit Zustimmung aller Mieter möglich.

Fazit

Das BGB sieht den Schlüssel „Wohnfläche“ für die verbrauchsunabhängigen Kosten vor. Als Vermieter können Sie bei den kalten Betriebskosten jedoch frei entscheiden, welchen Umlageschlüssel Sie nutzen möchten und bei Bedarf kombinieren. Die Abrechnung nach Wohneinheiten ist eine der einfachsten Methoden, da sie wenig Verwaltungsaufwand erfordert, jedoch nicht immer die gerechteste Variante.

Die Festlegung im Mietvertrag ist sinnvoll, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden. Zwar kann mit dem Zusatz des billigen Ermessens der Schlüssel auch mit der ersten Nebenkostenabrechnung festgelegt werden, sinnvoller ist jedoch die erste Variante.

Für eine korrekte Nebenkostenabrechnung müssen Sie den bzw. die gewählten Verteilerschlüssel aufführen, sodass Ihr Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann.

Wurden alle Vorgaben berücksichtigt, steht einem harmonischen Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter nichts mehr im Wege.