6 wichtige Dokumente, die Vermieter sicher aufbewahren sollten

Die wichtigsten Unterlagen im Vermietungsprozess

Sowohl bei der analogen als auch bei der digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente ist es wichtig, dass sie langfristig aufbewahrt werden und bei Bedarf schnell aufzufinden sind. Dazu ist eine ordentliche Organisation und Ablage der Dokumente zwingend erforderlich.

Wir haben für Sie sechs der wichtigsten Unterlagen gesammelt, die Sie als Vermieter sicher ablegen sollten.

1. Mietvertrag und -änderungen

Im Laufe des Mietverhältnisses werden dem Vermieter immer wieder Fragen gestellt, die durch einen kurzen Blick in den Mietvertrag geklärt werden können. Sind sich zwei Mietparteien eines Objekts beispielsweise über die Aufteilung der Kellerräume nicht einig, kann der Vermieter in den jeweiligen Vertragsunterlagen nachschauen, wem welcher Raum mit welcher Funktion zugewiesen wurde.

Kommt es während des laufenden Mietverhältnisses zu Änderungen im Mietvertrag, sollten diese auch immer dokumentiert und am selben Ort wie der Vertrag selbst abgelegt werden. Insbesondere bei bereits länger bestehenden Verträgen kommt es oft zu Änderungen. Dazu zählen beispielsweise Mieterhöhungen sowie Änderungen von Vertragslaufzeiten oder Nebenkostenvorauszahlungen.

2. Übergabeprotokoll

Eines der ersten Dokumente, das zwischen Mieter und Vermieter während eines Mietverhältnisses ausgetauscht wird, ist das Protokoll der Wohnungsübergabe. In diesem Protokoll wurde die gemeinsame Besichtigung der Wohnung vor dem Einzug bzw. nach dem Auszug eines Mieters dokumentiert. Um spätere Uneinigkeiten zum Zustand des Objekts, beispielsweise beim Auszug eines Mieters, schnell beilegen zu können, sollte dieses Dokument während des gesamten Mietverhältnisses griffbereit sein.

3. Selbstauskunft

Bereits vor Beginn eines Mietverhältnisses erhalten Sie als Vermieter möglicherweise eine Selbstauskunft des potenziellen Mieters. Auch diese sollten Sie an einem sicheren Ort ablegen, da es sich dabei um sensible Daten handelt. Weiterhin können Sie aus diesem Dokument wichtige Kontaktdaten und Informationen über den Mieter erlangen, die Sie beispielsweise benötigen, um den Mietvertrag aufsetzen zu können.

4. Nebenkostenabrechnung

Einmal im Jahr muss für Ihre Mieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Der Mieter hat nach Eingang der Abrechnung zwölf Monate Zeit, dieser zu widersprechen und bei möglichen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung diese anzuzweifeln. Allein daraus wird deutlich, dass es notwendig ist, die Nebenkostenabrechnung jeder Nutzeinheit sicher abzuspeichern, falls Sie einmal darauf zurückgreifen müssen.

5. Rechnungen

Da die Rechnungen und Belege der angefallenen Bewirtschaftungskosten als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung genutzt werden, sollten diese während des gesamten Abrechnungszeitraums aufbewahrt werden. Sollte ein Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen und Gebrauch von seinem Recht auf Belegeinsicht machen, muss der Vermieter alle der Abrechnung zugrunde liegenden Belege vorweisen können und diese offenlegen. Dieses Recht hat der Mieter – wie zuvor bereits genannt – zwölf Monate lang nach Eingang der Abrechnung.

6. Mahnungen

Der Mieter akzeptiert mit der Unterzeichnung des Mietvertrages Pflichten, welchen er nachzukommen hat. Dazu zählen unter anderem die pünktliche und vollständige Zahlung der Miete, aber auch der sachgemäße Umgang mit der Mietsache. Vernachlässigt der Mieter jedoch seine Pflichten, hat der Vermieter die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten. Bei nicht vollständiger Mietzahlung, aber beispielsweise auch bei vertragswidrigem Umgang mit dem Objekt, muss der Vermieter jedoch eine Mahnung aussprechen, bevor er rechtlich gegen den Mieter vorgehen kann. Diese Mahnungen sollten sicher hinterlegt werden, um nachträglichen Schwierigkeiten vorzubeugen.