Digitalisierung im Vermieteralltag: Mit Softwarelösungen die Verwaltung erleichtern

Digitalisierung hat sich längst einen festen Platz im Alltag erarbeitet. Ohne sie funktioniert vieles im privaten und öffentlichen Raum nicht mehr. Dennoch gibt es eine Vielzahl an Bereichen, in denen die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen steckt. Dazu zählt auch die Nutzung von Softwarelösungen, die privaten Vermietern den Alltag erleichtert, ihnen mehr Freizeit schenkt und die Sicherheit einer korrekten Nebenkostenabrechnung gewährleistet.
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Die Vorteile der Digitalisierung auf einen Blick

Egal ob als Erbe oder als finanzielle Absicherung im Alter, das Vermieten von Eigentum geht mit vielen Aufgaben, aber auch Unsicherheiten einher. Die Frage nach einer rechtssicheren Nebenkostenabrechnung, der Verwaltung der Immobilie(n) und die Kommunikation mit den Mietern nehmen dabei wichtige Stellungen ein. Statt mühsam mit Excel Ihre Kosten und Einkünfte zu verwalten oder viel Geld für eine externe Verwaltung auszugeben, können Sie mithilfe von Softwarelösungen schnell und sicher alles im Blick behalten und die gewonnene Freizeit in die Familie oder Hobbys investieren.

Für private Vermieter bringt die Digitalisierung der Mietobjekte zahlreiche Vorteile mit sich. Stundenlanges sortieren, eine unüberschaubare Zettelwirtschaft und langes Rechnen gehören damit der Vergangenheit an. Gleichzeitig gewinnen Sie Sicherheit, die nicht nur Sie rechtlich absichert, sondern auch zu einem deutlichen Rückgang an Mieterbeschwerden führt. Ihre Mieter können die einzelnen Positionen besser nachvollziehen und die Fehlerquote wird gesenkt. Dank intelligenter Finanzverwaltung behalten Sie stets den Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Erstellte Nebenkostenabrechnungen können jederzeit und von überall abgerufen werden.
Die deutlichsten Vorteile der Digitalisierung sind somit die Einsparung von Zeit sowie Kosten, der ständige Überblick über die Finanzen und zudem eine Verringerung des Arbeitsaufwands. Dank Softwarelösungen können Sie als privater Vermieter die Effizienz bei der Nebenkostenabrechnung steigern und Ihre Mietobjekte einfach verwalten. Durch digitales Dokumentenmanagement können Sie jederzeit und ortsungebunden auf Ihre Unterlagen zugreifen. objego ermöglicht es Ihnen dabei nicht nur, Ihre erstellten Betriebskosten abzurufen, sondern Sie können eigene Dokumente hinzufügen, die Sie für die Verwaltung Ihrer Immobilie(n) benötigen.

Digitales Dokumentenmanagement

Die langwierige Suche nach einem fehlenden Dokument hat mit Sicherheit jeder bereits erlebt. Die endlose Suche in den Stapeln auf dem Schreibtisch und verschiedenen Ordnern, um dann doch frustriert aufzugeben, ist nicht nur zeitaufwendig, sondern es kann insbesondere Vermieter auch teuer zu stehen kommen. Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung müssen alle Dokumente vorhanden sein, da Mieter im Zweifelsfall jederzeit das Recht haben, Rechnungen einzusehen, falls Klärungsbedarf zu einzelnen Posten besteht. Daher ist die vollständige digitale Dokumentenverwaltung das A und O, wenn es darum geht, dem Chaos ein Ende zu bereiten und alle wichtigen Dinge an einem Ort gespeichert zu haben. Mit objego können Sie jederzeit auf Ihre hochgeladenen Dokumente zugreifen und diese bei Bedarf herunterladen. Ordnen Sie die Dokumente nach Mietobjekten, Mietern und einer Vielzahl verschiedener Kategorien (Mietvertrag, Beleg/Rechnung, Heizkostenabrechnung, Energieausweis usw.) ein und behalten Sie so den Überblick über alle Immobilien.

Intelligente Finanzverwaltung

Die mühsame Suche nach Zahlungseingängen Ihrer Mieter gehört mit der Digitalisierung der Verwaltung der Vergangenheit an. Mit der Verknüpfung Ihres Kontos behalten Sie den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben, die mit Ihren Mietobjekten in Zusammenhang stehen.
Um einen ständigen Überblick über Ihre Finanzen zu gewährleisten, können Sie ganz einfach Ihr Konto mit objego verbinden. Gleichzeitig wird Ihnen die Kategorisierung der Kosten in umlage- und nicht-umlagefähige Kosten ermöglicht und auch verschiedene Anzeigezeiträume können schnell und einfach ausgewählt werden. Entscheiden Sie selbst, welche Kontobewegungen für die Verwaltung der Objekte importiert werden und verfolgen Sie Einkünfte und Ausgaben einfach und sicher.

Digitale Nebenkostenabrechnung

Wer schon einmal eine Betriebskostenabrechnung händisch erstellt hat, weiß, wie mühsam dieser Prozess ist. Rechenfehler können leicht passieren und nicht nur für Unmut bei den Mietern, sondern im schlimmsten Fall auch dafür sorgen, dass Sie als Vermieter auf Teilen der Nebenkosten sitzen bleiben. Zur Unterstützung bei der Erstellung gibt es digitale Lösungen, mithilfe derer Sie rechtssichere und vollständige Nebenkostenabrechnungen erstellen können. Haben Sie im Mietvertrag die Vorauszahlung von Nebenkosten vereinbart, sind Sie in der Pflicht, Ihren Mietern jährlich eine Betriebskostenabrechnung zukommen zu lassen. Statt lästiger Exceltabellen können Sie dabei alle wichtigen Daten online für die verschiedenen Mietobjekte eintragen, den genauen Abrechnungszeitraum wählen und die verschiedenen im Vertrag vereinbarten Kostenarten und Umlageschlüsseln schnell und einfach hinzufügen. Mit objego können Sie zudem die Daten Ihrer Heizkostenabrechnung hinzufügen und vor der endgültigen Erstellung in der PDF-Vorschau alle Daten noch einmal auf Vollständigkeit überprüfen. Die fertige PDF-Datei kann im letzten Schritt heruntergeladen werden und steht Ihnen versandfertig zur Verfügung.

Überblick über alle Mietobjekte

Je höher die Anzahl der verschiedenen Mietobjekte ist, desto schwieriger wird es, einen optimalen Überblick zu behalten. Für diese Herausforderung bieten Onlineanwendungen das ideale Werkzeug. Hier können alle Objekte, Mieter und Leerstände verwaltet werden. Hinterlegen Sie Kostenarten und Umlageschlüssel, fügen Sie auch unterjährig neue Mieter hinzu und ergänzen Sie jederzeit weitere Einheiten.

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Der aktuelle Stand in Deutschland

Eine Umfrage unter 1.000 privaten Vermietern in Deutschland zeigt, dass bisher vor allem Vermieter mit mehr als 5 Wohneinheiten Hilfsmittel für ihre Immobilienverwaltung nutzen. Dabei zahlen 40 % jährlich zwischen 200 und 1.000 € für diese, stehen aber dennoch vor Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Immobilien. 60 % der Befragten geben an, dass sie trotz der Verwendung von Hilfsmitteln wie Excel und externen Verwaltungen nicht alle Aufgabenbereiche abdecken können und weitere Unterstützung benötigen, um alle Herausforderungen zu meistern.
Insbesondere Vermieter in der Altersgruppe 30-39 setzen bereits zu 43 % auf Softwarelösungen und Onlineanwendungen und greifen lediglich zu 2 % auf externe Hausverwaltungen zurück. Dennoch ist die Bekanntheit von Softwarelösungen zur digitalen Immobilienverwaltung noch sehr begrenzt.

Die größten Herausforderungen privater Vermieter sind vor allem ein hoher Zeitaufwand für die Verwaltung insbesondere bezogen auf die Dokumentenablage und damit einhergehend die Investition wertvoller Freizeit sowie offene Rechtsfragen. Auch die Kommunikation mit den Mietern empfinden viele Vermieter als anstrengend und zeitaufwendig. Dabei investieren vor allem jüngere Vermieter in der Altersgruppe 18-29 viel Freizeit in die Verwaltung ihrer Immobilien und haben dabei bisher keine angemessene Unterstützung gefunden, mit der sie den zeitlichen Aufwand deutlich reduzieren können.

Hohe Bereitschaft zur Nutzung digitaler Lösungen

Obwohl insbesondere die Gruppe der 30-39-jährigen Vermieter bereits Onlinetools zur Verwaltung nutzt, sind digitale Lösungen nur wenig bekannt. Die Bereitschaft, eine Software zur Immobilienverwaltung zu testen, liegt jedoch bei den Befragten bei mehr als 35 %. Bisherige Lösungen scheinen nicht alle Anforderungen der Vermieter zu erfüllen, sodass mehrere Arten der Verwaltung genutzt werden müssen. Ziel ist, eine Lösung zu finden, mit der alle Bedürfnisse abgedeckt werden können.

Deutliche Unterschiede in Zahlungsbereitschaft und Modellpräferenzen

Variation gibt es dabei in den verschiedenen denkbaren Preismodellen. Während Vermieter mit wenigen Wohneinheiten ein Modell mit der Zahlung pro Wohneinheit/Nutzeinheit bevorzugen, präferieren Vermieter mit vielen Einheiten ein monatliches/jährliches Abo-Modell. Auch bei der generellen Bereitschaft, für einen Software-Service zu zahlen, gibt es deutliche Unterschiede zwischen der Anzahl an Wohneinheiten. 55 % der größeren Vermieter sind bereit, die aktuell jährlichen Kosten von 72 € für objego zu zahlen, während diese Bereitschaft bei kleineren Vermietern bei nur 24 % liegt. Mehr als die Hälfte der Befragten ist nicht gewillt, Geld für eine Softwarelösung zu zahlen. Bei objego haben Sie die Möglichkeit, eine unverbindliche, einmonatige Testphase zu nutzen und sich erst danach für ein kostenpflichtiges Modell zu entscheiden.

Je größer die Anzahl der Wohneinheiten ist, desto größer sind auch auftretende Herausforderungen für die Vermieter. Gleichzeitig summieren sich die Ausgaben für verschiedene Hilfsmittel. Vor allem externe Verwaltungen kosten Vermieter viel Geld – Geld, welches sie nicht auf die Mieter umlegen können. Mit der digitalen Selbstverwaltung kann ein Großteil dieser Kosten eingespart werden.

Ständige Verfügbarkeit als wichtiger Aspekt

Wichtig ist bei digitalen Lösungen eine ständige Verfügbarkeit. Diese kann durch webbasierte Programme erreicht werden, bei denen keine Apps oder Software heruntergeladen und installiert werden müssen. Durch einen einfachen Login auf der Website ist die konstante und standortunabhängige Verfügbarkeit gesichert und Änderungen können jederzeit egal ob vom Computer oder vom Smartphone aus vorgenommen werden. Insbesondere für Vermieter aus der Altersgruppe der 18-29-jährigen zählt die ständige Verfügbarkeit als wichtigster Aspekt zur Nutzung digitaler Lösungen, da sie diese Verfügbarkeit auch aus anderen Branchen kennen und sie daher auch im Bereich der Immobilienverwaltung voraussetzen.

Größere Vermieter haben dabei andere Ansprüche an eine Software als kleinere Vermieter. Sie wünschen sich deutlich mehr Funktionsumfang vor allem in Bezug auf die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben sowie bei der Vorbereitung der Anlage V der Steuererklärung.

Fazit

Bisher ist die demografische Nutzungsstruktur digitaler Lösungen noch sehr heterogen. Zudem nutzen viele Vermieter zurzeit hauptsächlich Excel sowie externe Hausverwaltungen. Die Umfrage zeigt jedoch, dass vor allem junge Vermieter eine große Bereitschaft mitbringen, digitale Tools zu verwenden, um ihre Immobilien zu verwalten. Aus der Nutzung dieser resultieren eine Zeit- und Kostenersparnis, da das langwierige Eingeben von Daten in Tabellen und die teure externe Verwaltung entfallen. Rechenfehler und Mieterbeschwerden können zudem deutlich reduziert werden und Vermieter erhalten nicht nur einen genauen Überblick über ihre Mietobjekte, sondern zudem versandfertige Betriebskostenabrechnungen, eine intelligente Finanzverwaltung und das Ende der Zettelwirtschaft dank digitalem Dokumentenmanagement.

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