Letztes Update: 11. Mai 2022

Fehlerquellen in der Nebenkostenabrechnung: Experten analysieren 20.000 Abrechnungen

Fast zwei Drittel aller Mietwohnungen und -häuser werden in Deutschland von privaten Vermietern nebenberuflich verwaltet. Dabei stehen sie vor großen Herausforderungen, wenn es um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung geht. Unsere Expertenanalyse soll daher helfen, die größten Fehlerquellen vorab zu identifizieren.

Fehlerquellen Nebenkostenabrechnung: Frau haelt Dokument in der linken Hand und tippt mit der rechten auf einem Taschenrechner. Neben ihr steht ein Laptop
  • Fast zwei Drittel der Mietwohnungen und -häuser werden von privaten Vermietern in ihrer Freizeit neben ihrem Hauptberuf verwaltet.
  • Die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung könnten mit Hilfe von Digitalisierung und Automatisierung vermieden werden sowie private Mehrbelastung minimieren.
  • Fehlerhafte Berechnungen in der Betriebskostenabrechnung belaufen sich auf durchschnittlich 192 Euro. In Stuttgart entstehen Mietern mit 390 Euro im Durchschnitt die höchsten Kosten.

Private Vermieter stehen bei der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung großen Herausforderungen gegenüber. Wir von objego haben uns daher mit Mineko zusammengetan, um diese Herausforderungen und die daraus resultierende finanzielle sowie zeitliche Mehrbelastung durch vermeidbare Fehler zu entlarven. 

Immobilienbesitz als finanzielle Absicherung für Privatpersonen boomt seit Jahren. In den letzten 20 Jahren schlossen sich laut iwd 1,5 Millionen Privatanleger dem deutschen Immobilienmarkt an. Das ist mehr als ein Drittel von den heute mindestens vier Millionen privaten Vermietern, die nahezu 63 Prozent der Mietwohnungen und -häuser in Deutschland stellen.

Der Großteil der Privatvermieter kommt aus der Mittelschicht und die Mietverwaltung findet neben der beruflichen Haupttätigkeit in der Freizeit statt. Dabei ist das Aufgabenspektrum, das allein durch Verwaltungsangelegenheiten entsteht, nicht zu unterschätzen und kann auf ungeübte Immobilienbesitzer schnell überwältigend wirken.

Allein für die sachgemäße Erstellung einer Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter, die diese eigenhändig durchführen, die Rechtsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) genau kennen.

Gemeinsam mit Mineko haben wir insgesamt mehr als 20.000 Betriebskostenabrechnungen ausgewertet. Das Ergebnis zeigt, 81 Prozent aller Abrechnungen enthalten Mängel. Auf den Vermieter kommen meist Frust und Mehrarbeit zu, wobei dem Mieter im Schnitt 192 Euro extra berechnet werden. Die Experten schätzen, dass über 80 Prozent der Fehler durch Digitalisierung und Automatisierung vermieden werden könnten.

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen führen zu erheblichem Mehraufwand für Vermieter

Der durch die Korrektur und die zusätzliche Kommunikation entstandene Mehraufwand zwischen Vermietern und betroffenen Mietern führt zu unnötigen Belastungen auf beiden Seiten. Für die Korrektur einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung kann schnell ein Mehraufwand von mehreren Stunden anfallen.

Ein erneutes Gegenrechnen der Positionen, die Überarbeitung des Dokuments oder die Einsicht in Belege durch den Mieter sind nur eine Auswahl der zusätzlichen Arbeit, die auf die Vermieter zukommen kann. Bis zu drei Jahre können Ansprüche auf Nachzahlung oder Auszahlung von Vermieter- oder Mieterseite geltend gemacht werden.

Fehlberechnungen kosten Mieter im Schnitt 192 Euro zu viel

Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen können für Mieter teuer und den Vermieter aufwendig werden. Nach der Analyse von 20.000 Abrechnungen lag der aufgrund fehlerhafter Berechnungen unrechtmäßig eingeforderte Betrag im Schnitt bei 192 Euro.

Der Vergleich der 20 größten Großstädte zeigte, dass sich am stärksten in Stuttgart verkalkuliert wurde, wo die zu Unrecht eingeforderte Summe im Schnitt 390 Euro betrug. Auf den Quadratmeter macht das 5,74 Euro/qm falsch kalkulierte Ausgaben. Weniger drastisch fielen fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen in Leipzig aus. Hier zahlten Mieter im Schnitt 67 Euro (0,92 Euro/qm) zu viel, wenn Abrechnungsfehlern nicht widersprochen wurde.

“Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen führen auf Mieter- wie auch auf Vermieterseite zu Frust und Mehrarbeit. Nicht selten kann das zu einem angespannten Mietverhältnis führen”, sagt Philip Rodowski, CEO von objego. “Wir von objego wissen, wie herausfordernd die Erstellung der Betriebskostenabrechnung für private Vermieter sein kann. Mit den internen Daten von Mineko wollen wir herausfinden, wie man den Vermietern noch besser helfen kann.”

Chris Möller, CEO von Mineko, fügt hinzu: “objego und Mineko stehen gewöhnlich auf unterschiedlichen Seiten der Interessen. Dabei verfolgen wir dasselbe Ziel: fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen zu reduzieren. Wir gehen davon aus, dass 85 Prozent der Fehler durch eine Immobilienverwaltungs-Software vermieden werden können.”

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