Heizkostenabrechnung: Diese 8 Dinge müssen Vermieter beachten

Das große Ziel der Heizkostenabrechnung ist es, den Energieverbrauch für Vermieter und insbesondere für Mieter nachvollziehbar zu machen. Eine hohe Rechnung kann im nächsten Abrechnungszeitraum so zum Sparen anregen und damit einen positiven ökologischen wie ökonomischen Beitrag leisten. Ebenso wie bei der sonstigen Nebenkostenabrechnung gilt es auch bei der Heizkostenabrechnung bestimmten Formalien zu folgen und alle Pflichtangaben zu berücksichtigen, um den Mietern eine einwandfreie Heizkostenabrechnung präsentieren zu können. Im Folgenden erfahren Sie, was diese beinhalten muss, welche Dinge Sie als Vermieter beachten müssen und welche Fehler vermieden werden sollten.
·

Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?

Die heute gültige Heizkostenverordnung ist im Jahr 2009 in Kraft getreten. Sie beinhaltet spezifische rechtliche Grundlagen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten und ist bekannt unter dem Namen HeizkostenV.

Darin ist in § 6 festgelegt, dass der Gebäudeeigentümer die Kosten auf die entsprechenden Mieter zu verteilen hat. Es müssen dabei mindestens 50 %, höchstens aber 70 % der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 % darf der Vermieter verbrauchsunabhängig auf die Mieter umlegen und nach Quadratmetern abrechnen. In § 6 ist ebenfalls festgelegt, dass die Quote lediglich zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraumes und dann auch nur unter bestimmten Bedingungen geändert werden kann. Aufgrund dieser Gesetzeslage ist es dem Mieter nicht möglich, die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu verweigern.

Um den Verbrauch der Wohneinheiten messen zu können, müssen sämtliche Heizkörper mit Messgeräten versehen werden. Dabei ist es wichtig, dass alle Wohnungen mit den gleichen Modellen ausgestattet werden, um eine korrekte Übersicht erzeugen zu können. Verwendete Modelle müssen gemäß § 5 Absatz 1 der HeizkostenV durch sachverständige Stellen geprüft werden, um deren Eignung und technische einwandfreie Funktion zu bestätigen.

Zusammenfassung:

50 bis 70 % der Kosten müssen verbrauchsabhängig berechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 % werden nach Quadratmetern abgerechnet. Alle Heizkörper müssen zudem mit Zählern ausgestattet sein.

Unter welchen Bedingungen muss eine Heizkostenabrechnung erstellt werden?

Anhand der Heizkostenabrechnung können die Bewohner der Mietobjekte sehen, in welchem Umfang Kosten für das Beheizen der Wohnung und für Warmwasser innerhalb eines Jahres entstanden sind. Welche Gebäude der Abrechnung bedürfen, ist ebenfalls in der HeizkostenV unter § 1 geregelt. Dazu gehören Objekte, die mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage ausgestattet sind und deren Kosten entsprechend auf mehrere Mieter und/oder Eigentümer umgelegt werden können. Wird in Gebäuden ausschließlich mit Strom geheizt, erfolgt die Abrechnung über die Stadtwerke bzw. über den Stromanbieter.

Zudem gibt es weitere Ausnahmen, in denen keine Heizkostenabrechnung nötig ist. Zu diesen zählen sowohl Unwirtschaftlichkeit z. B. durch eine unverhältnismäßig teure Installation von Verbrauchsmessgeräten als auch die fehlende technische Möglichkeit der Verbrauchserfassung. Weiterhin ausgenommen sind Fälle, in denen es dem Mieter nicht möglich ist, den Wärmeverbrauch in der Wohnung zu steuern. Beispiele dafür sind Studentenwohnheime, Pflegeheime, aber auch Objekte, die mit einer Solaranlage und damit mit einer besonders energiesparenden Heizung ausgestattet sind. Kommen diese Möglichkeiten zum Tragen, können Vermieter die Heizkosten bereits in die Mietzahlung inkludieren oder sie über die Wohnfläche verteilen. Eine weitere Ausnahme stellen Zweifamilienhäuser dar, in denen der Vermieter selbst wohnt. Mit den Mietern der zweiten Wohnung kann dann ebenso eine Abrechnung nach Wohnfläche vereinbart werden.

Ähnlich wie für andere Nebenkosten können auch für die Heizkosten Vorauszahlungen geleistet werden. Diese sollten sich an den Heizkosten der vorangegangenen Jahre orientieren und nicht zu hoch angesetzt sein. Die Beiträge können bei Bedarf für den folgenden Abrechnungszeitraum entsprechend angepasst werden.

Geltende Bedingungen:

Für Objekte, die über eine zentrale Heizungs- und Warmwasseranlage versorgt werden, müssen jährliche Heizkostenabrechnungen erstellt werden.

Welche Anforderungen gibt es an die Heizkostenabrechnung?

Gegliedert ist die Abrechnung im Grunde in zwei große Abschnitte. Der erste Abschnitt beinhaltet die Aufstellung der Kosten, die insgesamt im Abrechnungszeitraum für das Gebäude angefallen sind. Im zweiten Abschnitt werden die Kosten für die einzelnen Wohnungen nach der im Mietvertrag vereinbarten Umlage dargestellt. Aus diesen beiden Abschnitten ergeben sich die gesamten Kosten, die der Mieter zu tragen hat und er erfährt, ob er eine Nachzahlung anstrengen muss oder eine Rückzahlung vom Vermieter erhält.

Inhaltlich müssen folgende Punkte zwingend in der Abrechnung vorhanden sein

  • Gesamtkostenaufstellung (Grund, Rechnungsdatum, Menge und Rechnungsbetrag)
  • Mieteranteil (Angabe der Verbrauchseinheiten für den verbrauchsabhängigen Teil)
  • Verteilerschlüssel (für den verbrauchsunabhängigen Teil)
  • Geleistete Vorauszahlungen (müssen von den Gesamtkosten abgezogen werden)
  • Abrechnungszeitraum
  • Vollständiger Name des Dienstleisters / der Person, die die Abrechnung durchgeführt hat und die Adresse des Gebäudes sowie der Nutzungseinheit

Für den Mieter muss genau nachvollziehbar sein, wie sich die Kosten zusammensetzen. Dazu muss der gewählte Verteilerschlüssel für die umlagefähigen Nebenkosten angegeben sein. Für die Heizkosten wird üblicherweise über die Größe der Wohnung abgerechnet. Die Abrechnung muss zudem für jede Kostenart nicht nur den Gesamtbetrag beinhalten, sondern auch den persönlichen Verbrauch des Mieters darstellen.

Neben diesen Angaben gilt es, formale Anforderungen zu beachten. Dazu gehören die einfache Lesbarkeit sowie eine nachvollziehbare Gestaltung. Auch ein (juristischer) Laie muss die Abrechnung verstehen können. Daher sollten die Kosten geordnet und transparent dargestellt werden.

Inhaltliche & formale Anforderungen:

Formal gesehen müssen Heizkostenabrechnungen auch für Laien nachvollziehbar sein. Weiterhin ist es Pflicht, sämtliche angefallenen Kosten geordnet darzustellen und den Abrechnungszeitraum deutlich erkennbar anzugeben.

Welche Fristen gilt es zu berücksichtigen?

Für eine rechtlich gültige Heizkostenabrechnung müssen zwei wichtige Fristen beachtet werden:

Abrechnungsfrist

Ebenso wie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt auch für die Abrechnung der Heizkosten eine Frist von einem Jahr. Dabei ist es egal, ob diese einem Kalenderjahr entspricht oder ob der Start innerhalb des laufenden Jahres erfolgt. Wann der Abrechnungszeitraum startet, muss im Mietvertrag festgelegt sein.

Üblicherweise sind die Zeiträume für die Nebenkostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung deckungsgleich. Unterschiedliche Abrechnungszeiträume sind jedoch auch vollkommen legitim, solange sie vertraglich festgelegt sind.

Versandfrist

Der Mieter muss die Abrechnung spätestens zum Ende des darauffolgenden Jahres, also innerhalb einer Frist von 12 Monaten, in schriftlicher Form erhalten haben, ansonsten verfällt der Anspruch des Vermieters auf eventuelle Nachzahlungen der Mieter. Erstattungen an den Mieter bleiben von dieser Frist unberührt. Sinnvoll ist es jedoch, die Abrechnung so schnell wie möglich nach Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen.

Wichtige Fristen:

Vermieter haben 12 Monate Zeit, die Heizkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter schriftlich zur Verfügung zu stellen. Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31.12., so muss der Mieter spätestens bis zum 31.12. des Folgejahres die Abrechnung erhalten haben. Andernfalls verfällt der Anspruch auf Nachzahlungen.

Welche Arten der Heizkosten dürfen umgelegt werden und welche nicht?

Neben den verbrauchsabhängigen Kosten bleibt ein Teil von 30 bis 50 % an verbrauchsunabhängigen Kosten, der auf die Mieter mithilfe eines Verteilerschlüssels umgelegt werden kann. Zu diesen gehören laut § 7 Absatz 2 der HeizkostenV folgende Punkte:

  • Kosten für Brennstoffe (dabei sind die Vermieter verpflichtet, beim Einkauf wirtschaftlich zu handeln)
  • Kosten für die Miete, die Wartung und das Ablesen der Zähler
  • Kosten für die generelle Anlagenwartung (inklusive des Stromverbrauchs für den Betrieb)
  • Kosten für die regelmäßige Betriebsbereitschaftsprüfung
  • Kosten für die Reinigung von Anlage und Betriebsraum
  • Kosten für die Abgasmessung

Gleichzeitig gibt es jedoch auch anfallende Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu zählen:

  • Kosten für die Instandhaltung der Anlage
  • Kosten für Reparaturarbeiten
Kosten richtig umlegen:

Welche Kosten umlagefähig sind, ist in § 7 der HeizkostenV geregelt.

Sonderfall: Unterjähriger Mieterwechsel

Findet ein unterjähriger Mieterwechsel statt, müssen die Zählerstände zum Tag des Auszugs des alten sowie zum Einzugstag des neuen Mieters erfasst werden. Dies ist ebenfalls in der HeizkostenV unter § 9b erfasst. Eventuell dazwischen auftretende Leerstände dürfen bei der Jahresabrechnung nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Als Vermieter sollten Sie stets darauf achten, dass die Abrechnungszeiträume nahtlos aneinander anschließen. Bei unterjähriger Neuvermietung muss der Start des Abrechnungszeitraumes mit dem Tag des Einzuges übereinstimmen. Gleiches gilt für den ausgezogenen Mieter. Auch hier müssen Auszugstag und Ende des Abrechnungszeitraumes kongruent sein.

Welche Fehler sollten also unbedingt vermieden werden?

  • Einer oder beide Vertragspartner, also Vermieter bzw. Verwalter oder Mieter, ist nicht mit vollständigem Namen genannt
  • Der Abrechnungszeitraum ist falsch oder nicht klar ersichtlich
  • Die Daten auf der Abrechnung sind inkorrekt
  • Die Abrechnung ist nicht schriftlich, sondern lediglich mündlich erfolgt
  • Die Umlage wurde nicht im Mietvertrag vereinbart oder nachträglich geändert
  • Einzelne Posten wurden zusammengefasst und sind daher für den Mieter nicht mehr nachverfolgbar
  • Es wurde ein falscher Umrechnungsfaktor bei einem oder mehreren Verteilern verwendet, die an den Heizkörpern angebracht sind
  • Es wurde keine Zwischenablesung bei einem unterjährigen Mieterwechsel vorgenommen
  • Die Ablesefirma wurde nicht über einen Leerstand informiert
  • Die Vorauszahlungen der Mieter wurden bei der Abrechnung nicht berücksichtigt
  • Die Frist wurde von Vermieterseite her überschritten
  • Es wurden keine Zähler angebracht. Dadurch erfolgte keine Abrechnung nach Verbrauch
  • Es wurden nicht-umlagefähige Kosten eingebunden

Welche Rechte hat der Mieter?

Einsichtsrecht

Der Mieter hat das Recht, volle Einsicht in die Abrechnung zu erhalten und diese auf etwaige Fehler zu kontrollieren. Als Vermieter sind Sie daher in der Pflicht, sämtliche Dokumente vollständig vorlegen zu können. So vermeiden Sie Streitpunkte und ein geschädigtes Verhältnis zu Ihren Mietern. Bei starken Abweichungen trotz vermeintlich gleichbleibendem Verbrauch kann der Mieter die Vergleichswerte des Vorjahres zur Rate ziehen.

Mieter haben die Möglichkeit, innerhalb eines Jahres Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einzureichen. Danach verfällt dieses Recht in der Regel. Sobald ausstehende Kosten gezahlt wurden, erlischt das Widerrufsrecht. Entdeckt der Mieter erst im Nachhinein Unstimmigkeiten, kann er in diesem Fall nicht mehr rechtlich gegen die fehlerhafte Abrechnung vorgehen.

Mieter haben Einsichtsrecht:

Mieter haben das Recht, sämtliche Dokumente, die zur Erstellung der Heizkostenabrechnung genutzt wurden, einzusehen und auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Innerhalb eines Jahres können sie zudem Widerspruch einlegen.

Kürzungsrecht

Erfolgt die Abrechnung fehlerhaft oder sind keine Zähler vorhanden und der Vermieter schätzt den Verbrauch lediglich hat der Mieter in vielen Fällen nach § 12 Absatz 1 Anspruch auf eine Kürzung in Höhe von 15 %. Entsprechende Fehler sollten daher möglichst vermieden werden, damit Sie als Vermieter am Ende nicht draufzahlen müssen.

Fazit

Eine fehlerfreie Heizkostenabrechnung ist kein Hexenwerk. Dennoch bedarf es einer guten Vorbereitung, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Diese beginnt beim Aufsetzen des Mietvertrages und endet bei der fristgerechten Übergabe des Dokuments an den Mieter. Wenn Sie alle Tipps beachten, sorgen Sie nicht nur für eine einwandfreie Abrechnung, sondern auch für ein harmonisches Miteinander.

Verpassen Sie keine Neuigkeiten

Melden Sie sich zu unserem Newsletter an, erfahren Sie alles rund um das Thema Vermieter-Tipps und als Erster, wenn es Produktupdates gibt.