Mieter zahlt Nebenkosten nicht: Was Vermieter jetzt tun können

Sie haben als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt und Ihren Mieter zu einer Nachzahlung aufgefordert. Doch Ihr Mieter zahlt nicht. Dann stehen Ihnen verschiedene Handlungsoptionen offen, die von milden Mitteln wie eine freundliche Kommunikation mit Ihrem Mieter über die Mahnung bis zur Klage reichen. Was Sie in welcher Reihenfolge tun können, haben wir für Sie zusammengefasst.
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Voraussetzungen für die Aufforderung zur Nachzahlung von Nebenkosten

Als Vermieter müssen Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um von Ihrem Mieter eine Nebenkostennachzahlung verlangen zu können.

Ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung

Die erste Voraussetzung ist, dass die Nebenkostenabrechnung wirksam ist. Das setzt voraus, dass sie ordnungsgemäß erstellt wurde und keine größeren Fehler in der Nebenkostenabrechnung zu finden sind. Nur wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, wahren Sie Ihre einjährige Abrechnungsfrist und können von Ihrem Mieter eine Nachzahlung verlangen. Formell ordnungsgemäß ist die Abrechnung, wenn sie verständlich und nachvollziehbar ist. Eine Nebenkostenabrechnung muss nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (BGH) diese vier Angaben enthalten, um formell rechtmäßig zu sein:

  • Übersichtliche Aufstellung der Gesamtkosten
  • Angabe des Verteilungsschlüssels
  • Ausweisung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Frist der Nebenkostenabrechnung

Die zweite Voraussetzung ist, dass die Nebenkostenabrechnung fristgemäß bei Ihrem Mieter eingegangen sein muss. Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben Sie als Vermieter eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Innerhalb dieser Frist muss die Nebenkostenabrechnung Ihrem Mieter zugegangen sein.

Nur wenn sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Mehrverbrauch und eine damit verbundene Nachzahlung zuungunsten Ihres Mieters ergibt und wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie diesbezüglich Ansprüche geltend machen.

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Wann Ihr Mieter in Verzug gerät

Um eine verspätete Zahlung der Nebenkostenabrechnung gegenüber Ihrem Mieter reklamieren zu können, muss sich Ihr Mieter mit der Zahlung in Verzug befinden.

Regelmäßig hat Ihr Mieter eine Frist von 30 Tagen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung, um die Nebenkostennachzahlung zu begleichen. Innerhalb dieses Zeitraums ist die Zahlung fällig und zwar unabhängig davon, ob der Mieter mit der Nebenkostenabrechnung einverstanden ist oder nicht. Kommt Ihr Mieter seiner Zahlungsverpflichtung nicht innerhalb der genannten Frist nach, befindet er sich in Verzug.

1. Schritt: Kommunikation

Können Sie innerhalb der Frist von 30 Tagen keinen Zahlungseingang feststellen, sollten Sie mit Ihrem Mieter kommunizieren. Fragen Sie Ihren Mieter, warum er die offene Rechnung nicht bezahlt. Vielleicht findet Ihr Mieter, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft erstellt wurde oder zu hoch ausgefallen ist. Auf Verlangen des Mieters müssen Sie ihm Einblick in die Nebenkostenabrechnung gewähren. Auf diese Weise kann er sich davon überzeugen, dass sie rechtmäßig erstellt wurde.

Ist der Mieter nicht mit der Nebenkostenabrechnung einverstanden, kann beziehungsweise muss er mithilfe eines Widerspruchs dagegen vorgehen. Hierfür steht dem Mieter eine 12-monatige Widerspruchsfrist zur Verfügung, wobei die Frist mit dem Tag beginnt, an dem ihm die Betriebskostenabrechnung zugegangen ist. Dazu bedarf es eines formlosen Widerspruchs, in dem der Mieter seine Einwendungen schriftlich vorträgt. Das bedeutet, dass er den Widerspruch gegenüber Ihnen als Vermieter sachlich fundiert begründen muss. Bloße Vermutungen, Verdächtigungen oder Allgemeinplätze reichen nicht aus.

War die Nebenkostenabrechnung zu hoch, muss der Vermieter dem Mieter den Differenzbetrag zurückzahlen. War die Nebenkostenabrechnung zu niedrig, muss der Mieter lediglich den niedrigeren Rechnungsbetrag zahlen. Haben Sie als Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu spät zugeschickt, ist der Mieter von seiner Zahlungspflicht befreit. Anderes gilt nur, wenn Sie als Vermieter keine Schuld für die Verspätung tragen.

Persönliches Gespräch zur Schlichtung

Treffen die genannten Punkte nicht zu, sollten Sie mit Ihrem Mieter das persönliche Gespräch suchen und ihn fragen, warum er seiner Zahlungspflicht nicht nachkommt. Ist Ihr Mieter aktuell nicht in der Lage, die Nebenkostennachzahlung zu begleichen, dann vereinbaren Sie mit ihm einen größeren zeitlichen Rahmen oder gegebenenfalls eine Ratenzahlung. Das hängt natürlich von Ihrer Kulanz ab.

Es kann sinnvoll sein, diesbezüglich eine schriftliche Vereinbarung aufzusetzen. Das ist abhängig davon, wie zuverlässig Ihr Mieter bezüglich seiner Zahlungsverpflichtungen in der Vergangenheit war und wie lange Sie ihn bereits kennen. Möglicherweise möchte sich Ihr Mieter bei Liquiditätsproblemen keine Blöße geben und weicht auf Scheinargumente aus. Dann kommt es darauf an, dass Sie als Vermieter Fingerspitzengefühl zeigen und das Gespräch konstruktiv führen.

2. Schritt: Die Mahnung

Ob Sie die Nebenkostennachzahlung anmahnen müssen oder nicht, hängt vom Inhalt des Begleitschreibens zur Nebenkostenabrechnung ab. Haben Sie darin ausdrücklich einen Fälligkeitstermin für die Zahlung genannt, bedarf es keiner weiteren Mahnung.

Sofern Sie diese oder eine ähnliche Formulierung mit Fristsetzung verwenden, kommt der Mieter automatisch in Verzug. Sofern Sie in Ihrem Begleitschreiben zur Nebenkostenabrechnung keine Zahlungsfrist genannt haben, kommt der Mieter dennoch in Verzug, wenn er den offenen Betrag nicht spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung an Sie gezahlt hat. Auch in diesem Fall kommt Ihr Mieter automatisch in Verzug.

Das bedeutet, dass in beiden Fällen keine ausdrückliche Mahnung erforderlich ist, weil der Mieter in beiden Fällen automatisch in Verzug gerät. Dennoch ist eine Mahnung empfehlenswert. Formvorschriften müssen bei einer schriftlichen Mahnung nicht beachtet werden, eine individuelle Gestaltung ist möglich. Durch die schriftliche Mahnung stellen Sie sicher, dass Ihr Mieter über den Zahlungsverzug informiert ist und weiß, dass sich daraus weitere Konsequenzen ergeben können.

3. Schritt: Außerordentliche Kündigung

Ob und in welcher Form Sie Ihrem Mieter kündigen können, ist abhängig von der rechtlichen Qualität der Nebenkostennachzahlung. Mit rechtlicher Qualität ist die Frage gemeint, ob die Nachzahlungsforderung von Nebenkosten Teil der Miete ist oder nicht. Die monatliche Miete setzt sich aus der Kaltmiete und den Nebenkosten zusammen. Es handelt sich also um wiederkehrende Zahlungen.

Anderes gilt für die Nebenkostennachzahlung. Das ist eine einmalige jährliche Zahlung, die nur gezahlt werden muss, wenn der tatsächliche Verbrauch höher liegt als die monatlich veranschlagten Nebenkosten. Diese rechtliche Qualität der Nebenkostennachzahlung hat rechtliche Folgen. Weil es sich um eine Einmalzahlung handelt, steht Ihnen als Vermieter nicht automatisch ein Sonderkündigungsrecht zu, wobei mit Sonderkündigungsrecht eine fristlose Kündigung gemeint ist. Diese ist nur möglich, wenn erschwerende Umstände hinzukommen, die eine sofortige Beendigung des Mietverhältnisses rechtfertigen. So muss beispielsweise der geschuldete Betrag besonders hoch sein, sodass Ihnen als Vermieter die Fortsetzung des Mietverhältnisses nicht mehr zugemutet werden kann. Außerdem kommt es auf die Gründe an, warum Ihr Mieter nicht bereit ist, die Nebenkostennachzahlung zu leisten.

Voraussetzungen für außerordentliche Kündigung

Die Voraussetzungen für eine außerordentliche Kündigung sind:

  • Verzug mit einer Nebenkostennachzahlung
  • Interessenabwägung
  • Erfolglose Abmahnung oder Fristsetzung

Wie bereits erwähnt wurde, ist eine außerordentliche Kündigung des Mieters nur in Ausnahmefällen möglich. In jedem Fall muss eine Interessenabwägung stattfinden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung wird regelmäßig in der Rechtsprechung dann bejaht, wenn der Nachzahlungsbetrag eine bestimmte Höhe erreicht hat. Davon ist auszugehen, wenn die Nebenkostennachzahlung eine Monatsmiete übersteigt. Außerdem muss ein wiederholtes Fehlverhalten seitens des Mieters vorliegen. Das bedeutet, dass der Verzug mit einer Nebenkostennachzahlung nicht ausreicht. Gefordert wird ein Rückstand, der sich aus mindestens zwei Abrechnungsperioden verschiedener Jahre ergibt. Und es müssen weitere Umstände hinzukommen, die eine Fortsetzung des Mietverhältnisses für den Vermieter unzumutbar machen.

Dritte Voraussetzung für eine außerordentliche Kündigung des Mietverhältnisses infolge einer nicht gezahlten Nebenkostennachzahlung ist, dass eine von Ihnen als Vermieter gesetzte angemessene Frist beziehungsweise eine Abmahnung erfolglos verlaufen sind. Diese sind nur dann ausnahmsweise entbehrlich, wenn die Abmahnung oder Fristsetzung offensichtlich keinen Erfolg versprechen. Das ist der Fall, wenn Ihr Mieter unmissverständlich zu erkennen gegeben hat, dass er auch in Zukunft nicht willens oder in der Lage ist, sein Zahlungsverhalten zu verbessern.

Bedeutung der Abmahnung

Der Inhalt der Abmahnung beziehungsweise der Fristsetzung ist für eine außerordentliche Kündigung von entscheidender Bedeutung.

  • In der Abmahnung muss das Verhalten des Mieters, das Sie als Vermieter als vertragswidrig ansehen, genau bezeichnet werden. Das bedeutet, dass Sie die Anzahl und die Höhe der verspäteten Nebenkostennachzahlungen sowie das Datum konkret benennen müssen. Das ist deshalb wichtig, weil Sie Ihre Kündigung nur auf die Vertragsverletzungen stützen können, die Sie in der Fristsetzung beziehungsweise Abmahnung genau bezeichnet haben.
  • Die Fristsetzung sollte angemessen sein. Das bedeutet, dass sie so lang bemessen sein sollte, dass Ihr Mieter in der Lage ist, den rückständigen Betrag zu begleichen.
  • Nach überwiegender Auffassung in der Rechtsprechung muss die Fristsetzung beziehungsweise Abmahnung keine Androhung der fristlosen Kündigung enthalten. Um Ihrer Aufforderung Nachdruck zu verleihen, ist es jedoch empfehlenswert, die Androhung der Kündigung für den Fall des Zuwiderhandelns in das Schreiben mit aufzunehmen.
  • Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form für die Fristsetzung beziehungsweise Abmahnung vor. Aus Gründen des Beweises sollten Sie diese jedoch schriftlich verfassen und per Einschreiben mit Rückschein an Ihren Mieter zustellen lassen oder im Beisein eines Zeugen Ihrem Mieter persönlich übergeben.

Wichtig ist, dass Sie als Vermieter die Abmahnung nicht mit der Mahnung verwechseln. Das heißt, dass eine Mahnung die Abmahnung nicht ersetzt.

4. Schritt: Klage

Sind alle genannten Maßnahmen erfolglos, bleibt Ihnen als Vermieter nur noch der Klageweg. Das ist dann die letzte Möglichkeit zu handeln. Das bedeutet, dass Sie Ihren Mieter auf Zahlung der Nebenkostennachzahlung verklagen. Diese Zahlungsklage kann unter bestimmten Voraussetzungen mit einer Räumungsklage verbunden werden.

Bei der Erhebung einer Zahlungsklage sollten Sie folgendes beachten:

  • Unabhängig vom jeweiligen Streitwert ist für die Klageerhebung das Amtsgericht zuständig, in dessen Bezirk sich die von Ihnen vermietete Immobilie befindet.
  • Für eine Zahlungsklage vor dem Amtsgericht besteht kein Anwaltszwang. Anderes gilt für die weiteren Instanzen, nämlich für die Land- und Oberlandesgerichte.
  • Bei der Geltendmachung eines Nebenkostennachzahlungsanspruches haben Sie als Vermieter Anspruch auf Verzugszinsen. Auch dieser Zinsanspruch sollte in den Klageantrag aufgenommen und der Höhe nach benannt werden.
  • Zur Begründung Ihres Klageantrages sollten Sie alle Tatsachen darlegen, auf die Sie Ihre Klage stützen.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass Sie als Vermieter nicht das Recht haben, den offenen Zahlungsanspruch durch den Zugriff auf die Kaution zu befriedigen. Das dürfen Sie nur dann, wenn eine offene Forderung unstreitig beziehungsweise rechtskräftig festgestellt ist. Anderes gilt nur, wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist.

Fazit

Anhand dieser Ausführungen wird deutlich, dass es eine Vielzahl von Fallstricken bei der Durchsetzung eines durch eine offene Nebenkostennachzahlung bedingten Zahlungsanspruchs gibt. Sobald Sie als Vermieter das Gefühl haben, den roten Faden zu verlieren oder sich in den gesetzlichen Vorgaben zu verstricken, sollten Sie einen auf Mietrecht spezialisierten Rechtsanwalt oder einen Fachanwalt für Mietrecht aufsuchen. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihre bisherigen Verhandlungsversuche mit Ihrem Mieter erfolglos geblieben sind.

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