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Nebenkostenabrechnung Einfamilienhaus: Das sollten private Vermieter beachten

Ob Vermietung von Wohnungen oder ganzen Häusern, wer eine Nebenkostenvorauszahlung mit dem Mieter vereinbart, steht in der Pflicht, jährlich eine Abrechnung zu erstellen. Bei der Nebenkostenabrechnung für ein Einfamilienhaus gibt es besondere Regelungen, die mit dem Mieter getroffen werden können. Welche das sind und was die Nebenkostenabrechnung für ihre formelle und inhaltliche Gültigkeit beinhalten muss, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Pflicht zur Nebenkostenabrechnung

Die Pflicht zur Erstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung ergibt sich aus der Vereinbarung im Mietvertrag. Wird festgelegt, dass der Mieter eine Vorauszahlung der Nebenkosten leistet, so muss gemäß § 556 BGB eine Abrechnung durch den Vermieter erfolgen.

Abrechnungszeitraum

Eine Abrechnung der Nebenkosten erfolgt jährlich. Der Zeitraum darf dabei ein Jahr nicht überschreiten. Kürzere Zeiträume sind dagegen möglich. In der Regel beginnt der Abrechnungszeitraum am 01.01. und endet am 31.12. eines Jahres.

Abrechnungsfrist 

Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Sie als Vermieter ein Jahr Zeit, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung für das Einfamilienhaus zukommen zu lassen. Endet der Abrechnungszeitraum also am 31.12., muss das Schriftstück bis zum 31.12. des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein.

Achtung bei Fristüberschreitung

Geht die Nebenkostenabrechnung zu spät beim Mieter ein, können eventuelle Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden. Ein Guthaben des Mieters bleibt von dieser Frist unberührt und muss weiterhin ausgezahlt werden. Es ist also in Ihrem Interesse, die Nebenkostenabrechnung zeitnah zu erstellen und an den Mieter zu versenden.

Umlagefähige Nebenkosten

Da es bei den Nebenkosten in der Regel um nicht unerhebliche Geldsummen geht, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genau geregelt, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht.

Zu den Kosten, die Vermieter tragen müssen, zählen nach § 1 der BetrKV Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Laufende Kosten dagegen können auf den Mieter umgelegt werden. Welche das sind, ist in den 17 Positionen unter § 2 der Betriebskostenverordnung festgelegt. Dazu gehören beispielsweise die Grundsteuer, Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung, Aufwendungen für Straßenreinigung und Ungezieferbeseitigung sowie für Gartenpflege und Beleuchtung.

Sonstige Betriebskosten

Punkt 17 der Betriebskostenverordnung entfällt auf die sonstigen Betriebskosten. Diese können individuell im Mietvertrag festgelegt werden und Kosten umfassen, die noch nicht von den vorherigen 16 Punkten abgedeckt wurden. Dazu gehört beispielsweise die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung von Rauchmeldern.

Vereinbarung muss im Mietvertrag erfolgen

Nur wenn im Mietvertrag eine Vereinbarung über die Nebenkosten erfolgt, können diese auch auf den Mieter umgelegt werden. Dabei reicht in der Regel ein genereller Verweis auf die Betriebskostenverordnung aus. Lediglich die sonstigen Betriebskosten müssen konkret benannt werden. Fehlt die entsprechende Nebenkostenvereinbarung, so gelten die anfallenden Kosten bereits mit Zahlung der Miete als abgegolten. Dem Mietvertrag sollte daher besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, sodass Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben.

Höhe der Betriebskosten

Grundsätzlich richtet sich die Höhe der Betriebskosten nach Standort, Größe, Ausstattung und Alter der Immobilie sowie nach der Bewohnerzahl.

Je nach Lage fallen unterschiedliche Grundsteuerbeträge an, die sich aus den Elementen Hebesatz, Grundsteuermesszahl und Einheitswert ergeben. Während die Grundsteuermesszahl auf Bundesebene festgelegt wird, erfolgt die Festlegung des Hebesatzes durch die Gemeinde und ist nur für ein Kalenderjahr gültig. Der Einheitswert wird durch das Finanzamt ermittelt.

Die drei Faktoren werden miteinander multipliziert und ergeben die Höhe der Grundsteuer für das jeweilige Jahr.

Auch die Kosten für Müllabfuhr, Entwässerung und Straßenreinigung unterscheiden sich teilweise deutlich je nach Standort der Immobilie.

Eine größere Personenanzahl sorgt nicht nur für einen höheren Verbrauch, auch Kosten für Versicherungen und beispielsweise für die Müllabfuhr steigen.

Ausstattung und Alter des Hauses machen sich sowohl bei der Höhe der verbrauchsabhängigen Nebenkosten als auch bei den Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung bemerkbar. Ist das Haus unzureichend gedämmt, sind die Heizkosten beispielsweise häufig hoch. Dämmung und Tausch der Heizungsanlage fallen dann unter den Aspekt der Sanierungs- bzw. Modernisierungskosten, welche je nach Größe und Art der Immobilie mehrere Tausend Euro betragen können.

Umlage von Modernisierungskosten

Wurden Modernisierungsmaßnahmen gemäß § 555b BGB durchgeführt, können Sie die jährliche Miete auf Basis der entstandenen Kosten um 8 % erhöhen und so die Kosten auf den Mieter umlegen (§ 559 Absatz 1 BGB).

Festlegung des Umlageschlüssels

Damit die Nebenkosten korrekt umgelegt werden, bedarf es eines Umlageschlüssels, oft auch als Verteilerschlüssel bezeichnet. Dieser legt fest, wie anfallende Kosten auf den bzw. die Mieter verteilt werden.

Die Varianten des Schlüssels sind:

  • Wohnungsgröße (qm)
  • Personenanzahl
  • Wohneinheit
  • Verbrauch

Erfolgt keine gesonderte Festlegung im Mietvertrag, wird über den Schlüssel „Wohnungsgröße“ abgerechnet (§ 556a BGB).

Sonderfall Heizung und Warmwasser

Die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten muss gemäß § 6 der 2009 in Kraft getretenen Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zu mindestens 50 höchstens jedoch 70 % verbrauchsabhängig erfolgen. Die übrigen 30 bis 50 % dürfen verbrauchsunabhängig über die Nebenkosten abgerechnet werden. Die Umlage erfolgt dabei über die Wohnungsgröße.

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Vorgaben an die Nebenkostenabrechnung

Damit die Abrechnung sowohl eine korrekte Form als auch den richtigen Inhalt hat, müssen einige Vorgaben beachtet werden.

Formelle Bedingungen

Die beiden Hauptaspekte, welche für eine formelle Gültigkeit sorgen, sind die fristgerechte Abrechnung sowie die Nachvollziehbarkeit. Der Abrechnungszeitraum darf also ein Jahr nicht überschreiten und muss vor Ablauf des Folgejahres dem Mieter vorliegen. Die Nachvollziehbarkeit ist insoweit wichtig, als dass es auch juristischen Laien möglich sein muss, die Nebenkostenabrechnung für das Einfamilienhaus zu überprüfen.

Wichtig ist daher, dass alle Nebenkosten geordnet aufgelistet werden. Hat der Mieter dennoch Zweifel an der Korrektheit der Abrechnung, kann er Einsicht in die Dokumente fordern (§ 259 BGB). Dies kann sowohl in Ihrem Büro als auch per Post geschehen. Sollten Sie die Belege versenden, achten Sie darauf, dem Mieter auf keinen Fall die Originale, sondern lediglich Kopien zur Verfügung zu stellen.

In jedem Fall muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich zugestellt werden. Dabei ist neben der Briefform auch der Versand per Fax oder E-Mail zulässig.

Keine Gültigkeit bei formellen Fehlern

Beinhaltet die Nebenkostenabrechnung formelle Fehler oder erfolgt die Zustellung zu spät, kann der Mieter sie so behandeln, als hätte er keine Abrechnung erhalten. Dazu zählt auch das Begleichen eventueller Nachforderungen.

Inhaltliche Bedingungen

Auch auf inhaltlicher Ebene müssen einige Pflichtangaben vorhanden sein. Dazu gehören:

  • Vollständiger Name und Anschrift von Vermieter und Mieter sowie Bezeichnung der Immobilie (ggf. Etage und Wohnung)
  • Angabe des Abrechnungszeitraumes
  • Angabe der einzelnen Kostenpositionen, welche mietvertraglich als umlagefähige Nebenkosten vereinbart wurden
  • Aufführung der entstandenen Gesamtkosten sowie unter Angabe der Umlageschlüssel die Aufteilung der Kosten auf den Mieter
  • Angabe geleisteter Vorauszahlungen durch den Mieter
  • Berechnung des Saldos nach Abzug der Vorauszahlungen
  • Angabe über Nachforderungen oder Guthaben

Sowohl bei Nachforderungen als auch bei Guthaben besteht bei Korrektheit der Abrechnung eine Frist von 30 Tagen für die (Aus-)Zahlung.

Gültigkeit auch bei inhaltlichen Fehlern

Ein Rechenfehler kann bei der Nebenkostenabrechnung schnell passieren. Rechtliche Gültigkeit erlangt die Abrechnung dennoch, sofern nicht zusätzlich ein formeller Fehler besteht. Der Mieter muss auch bei inhaltlichen Fehlern eventuelle Nachforderungen innerhalb von 30 Tagen anstrengen, kann diese jedoch unter Vorbehalt leisten. Sie sollten nun schnellstmöglich die Abrechnung überprüfen und Ihrem Mieter eine korrigierte Variante zukommen lassen.

Nebenkostenabrechnung für ein Einfamilienhaus

Anders als bei Mietwohnungen läuft bei Einfamilienhäusern in der Regel ein Teil der Nebenkosten nicht über Sie als Vermieter. Ihr Mieter kümmert ich dann selbst um Positionen wie Gas, Wasser und Strom und schließt eigene Verträge mit den entsprechenden Versorgern ab. Dadurch entfällt für Sie ein Teil der Nebenkostenabrechnung und der Mieter kann die Versorger selbst wählen.

Vereinbarungen im Mietvertrag

In jedem Fall muss auch hier eine entsprechende Regelung im Mietvertrag erfolgen. Dazu gehört, welche Nebenkosten der Mieter von vorneherein selbst übernimmt und welche Sie auf ihn umlegen. Leistet der Mieter eine Vorauszahlung über alle Nebenkosten, genügt ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung. Bei individueller Vereinbarung sollten die entsprechenden Kostenpositionen einzeln aufgelistet werden, um späteren Unstimmigkeiten vorzubeugen.

Für die Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten ist daher eine genaue Vereinbarung im Mietvertrag notwendig. Im Vorfeld sollten Sie und Ihr Mieter sich darüber einig werden, wer welche Verantwortlichkeiten übernimmt. Informieren Sie sich zudem bei der Kommune, ob Verträge mit Mietern selbst geschlossen werden dürfen.

Teilüberlassung an den Mieter

Sinnvoll ist es, mit dem Mieter eine Vereinbarung über den Vertragsabschluss der verbrauchsabhängigen Nebenkosten zu finden. Auch weitergehende Einigungen über einen Großteil der in der BetrKV aufgeführten Kostenpositionen ist möglich. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand für die Nebenkostenabrechnung signifikant.

Bei einer fast vollständigen Übernahme bleiben oft lediglich Grundsteuer sowie Sach- und Haftpflichtversicherungen übrig, welche gemäß § 2 Punkt 13 BetrKV auf den Mieter umlegbar sind.

Fazit

Mit der Vermietung eines Einfamilienhauses geht in den meisten Fällen auch die Pflicht zur Erstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung einher. Kümmern Sie als Vermieter sich um die Anmeldung und Abrechnung mit Dienstleistern und Versorgern, gibt es keine Unterschiede zu anderen privat vermieteten Objekten.

Allerdings besteht die Möglichkeit zu individuellen Vereinbarungen mit dem Mieter, sodass dieser sich beispielsweise um den Abschluss der Verträge bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten kümmert. Auch weitergehende Vereinbarungen können bei gegenseitigem Einverständnis im Mietvertrag getroffen werden. Im Vorfeld sollte jedoch eine Erkundigung bei der Kommune erfolgen, ob besondere Regelungen bezüglich der Anmeldung durch den Mieter bestehen.

Die Überlassung bietet Vorteile für beide Seiten: Sie müssen deutlich weniger Zeit und Arbeitsaufwand bei der Nebenkostenabrechnung für das Einfamilienhaus betreiben und Ihr Mieter profitiert davon, dass er sich den Versorger selbst aussuchen kann.

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