Letztes Update: 10. Dezember 2021

Nebenkostenabrechnung erstellen: 7 Dinge, die private Vermieter wissen sollten

Private Vermieter werden bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen mit einer komplexen Rechtsmaterie konfrontiert. Fehler in Nebenkostenabrechnungen führen leicht zu unangenehmen Auseinandersetzungen mit den Mietern. Wir sagen Ihnen nicht nur, wie Sie Nebenkostenabrechnungen korrekt erstellen und damit Unstimmigkeiten und Rückfragen Ihrer Mieter vermeiden, sondern auch, welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Nebenkostenabrechnung erstellen

1. Unter welchen Bedingungen müssen Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ häufig synonym verwendet. Genau genommen bezeichnen Betriebskosten die Summe der einzelnen Nebenkosten, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch des Mietobjektes fortlaufend entstehen.

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind insbesondere Rechtsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) von Bedeutung. 

§ 556 BGB enthält die grundsätzlichen Regelungen zu Nebenkostenabrechnungen und deren Ausgestaltung. Daraus folgt, dass Mieter nur dann Betriebskosten an ihre Vermieter entrichten müssen, wenn dies ausdrücklich zwischen Mieter und Vermieter vereinbart wurde. Die Zahlung der Betriebskosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale erfolgen.

Vereinbarung im Mietvertrag ist entscheidend

Vermieter und Mieter können im Mietvertrag frei vereinbaren, ob der Mieter alle anfallenden Betriebskosten neben der sogenannten „Kaltmiete“ („Nettokaltmiete“) zahlen soll (§ 556 Absatz 1 Satz 1 BGB). Wird die Mietzahlung als „Bruttomiete“, „Inklusivmiete“ oder „Warmmiete“ festgesetzt, sind die Betriebskosten zumeist schon in der Miete enthalten. Kaum noch vereinbart werden hingegen „Bruttokaltmieten“, die die Grundmiete und alle Nebenkosten mit Ausnahme der Heiz- und Warmwasserkosten umfassen.

Faustregel

Wird vereinbart, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten entrichtet, so ist der Vermieter zur jährlichen Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet (§ 556 Absatz 3 BGB).

Darüber hinaus werden weitere Einzelheiten zur Betriebskostenabrechnung in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) bestimmt. Die Betriebskostenverordnung legt insbesondere die Arten der Betriebskosten fest, die ein Vermieter seinen Mietern gegenüber abrechnen darf.

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) regelt außerdem die Kostenverteilung bei Betrieb zentraler Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen sowie bei einer eigenständigen gewerblichen Wärme- oder Warmwasserlieferung.

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2. Nebenkostenabrechnung: Welche inhaltlichen und formellen Anforderungen gibt es?

Damit Vermieter eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Mieter geltend machen können, wenn die tatsächlich angefallenen Betriebskosten die vom Mieter gezahlten Abschläge überschreiten, sollten Vermieter einige formelle und inhaltliche Anforderungen berücksichtigen. Grundsätzlich gilt: Nebenkostenabrechnungen müssen übersichtlich gestaltet sein und bestimmte Mindestangaben enthalten.

Formelle Anforderungen

Der gesetzliche Mindestinhalt erfordert, dass es auch für juristische Laien problemlos möglich sein muss, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Dazu gehören sowohl die rechnerische Überprüfbarkeit als auch die logische Nachvollziehbarkeit.

Die formellen Anforderungen sind schnell genannt:

  • Aufstellung der Betriebskosten getrennt nach Betriebskostenarten
  • Benennung der Gesamtkosten des Hauses / der Wirtschaftseinheit
  • Benennung des Verteilerschlüssels

Aus diesen Angaben errechnen sich

  • die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten.

Wichtig ist außerdem die Angabe der Vorauszahlungen. Denn nur, wenn von der Summe der Einzelkosten die Summe der Vorauszahlungen abgezogen wird, verbleibt ein Nachzahlungsbetrag, den der Mieter bezahlen muss, oder ein Guthaben, das an den Mieter ausgekehrt werden muss.

Sinnvoll zur Verständlichkeit der Abrechnung ist es, die genutzten Umlageschlüssel mitsamt ihren Erläuterungen anzugeben. Belege über entstandene Kosten müssen der Betriebskostenabrechnung nicht zwingend beigefügt werden. Mieter haben jedoch ein Einsichtsrecht in die Belege § 259 BGB (siehe unten).

Durch formelle Fehler erlangt die Betriebskostenabrechnung keine Wirksamkeit. Sie kann vom Mieter so behandelt werden, als wäre keine Abrechnung erfolgt.

Formelle Anforderung

Nebenkostenabrechnungen müssen für den Mieter transparent und nachvollziehbar gestaltet sein. Sie bedürfen der Schriftform, wobei eine Zustellung per Post, E-Mail oder Fax zulässig ist.

Inhaltliche Anforderungen

Die Rechtsprechung verlangt, dass eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung mindestens folgende Angaben enthält:

  • Name des Abrechnenden (in der Regel des Vermieters)
  • Name und Anschrift des Mieters
  • exakte Benennung des Abrechnungszeitraums, der höchstens ein Jahr betragen darf, und des Nutzungszeitraums. Bei einem unterjährigen Mieterwechsel ist beim Nutzungszeitraum der Mietzeitraum des ausziehenden beziehungsweise des einziehenden Mieters anzugeben.
  • Bezeichnung der Mietimmobilie, auf die sich die Nebenkostenabrechnung bezieht: Adresse, gegebenenfalls Etage und Lage auf der Etage
  • Aufführung der einzelnen Kostenarten entsprechend den mietvertraglichen Regelungen – entweder gemäß dem Kostenkatalog von § 2 Ziffer 1 bis 16 Betriebskostenverordnung oder entsprechend individueller mietvertraglicher Vereinbarungen, getrennt nach den Betriebskostenarten
  • Angabe der „sonstigen Betriebskosten“ gemäß § 2 Ziffer 17 BetrKV
  • Angabe der dem Vermieter entstandenen Gesamtkosten für jede der verschiedenen Kostenarten sowie gegebenenfalls Aufteilung auf einzelne Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten;
  • Erläuterung des mietvertraglich festgelegten Umlageschlüssels (zum Beispiel nach Wohneinheiten, Wohnfläche oder Personenzahl)
  • Berechnung des auf den einzelnen Mieter entfallenden Nebenkostenanteils (gegliedert nach den jeweiligen Betriebskostenarten)
  • durch den Mieter bereits geleistete Vorauszahlungen
  • Ermittlung des Saldos unter Abzug von Vorauszahlungen: Guthaben zugunsten des Mieters (Erstattungsanspruch) oder Höhe einer Nachforderung zugunsten des Vermieters

Inhaltliche Anforderung

Nebenkostenabrechnungen müssen bestimmte Mindestangaben enthalten, die sich aus der Betriebskostenvereinbarung, dem Mietvertrag und dem Bürgerlichen Gesetzbuch ergeben. Doch Vorsicht: Nicht alle Kostenarten dürfen auf die Mieter umgelegt werden.

3. Welche Fristen und Abrechnungszeiträume müssen berücksichtigt werden?

Abrechnungsperiode

Die maximale Abrechnungsperiode für Nebenkosten beträgt zwölf Monate (§ 556 Absatz 3 Satz 1 BGB). Meistens wird als Abrechnungsperiode das Kalenderjahr gewählt (von Anfang Januar bis Ende Dezember). Möglich sind aber auch vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungsperioden (zum Beispiel von Anfang April eines Jahres bis Ende März des Folgejahres). 

Sollte der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung für einen zwölf Monate übersteigenden Zeitraum erstellen, dann kann der Mieter eine eventuelle Nachzahlung der Nebenkosten verweigern, bis er eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vom Vermieter erhält.

Erlaubter Abrechnungszeitraum

Die Abrechnungsperiode darf maximal 12 Monate betragen. Nebenkostenabrechnungen für einen kürzeren Zeitraum als zwölf Monate sind jederzeit zulässig.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Abrechnungsfrist

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter bis spätestens zum Ablauf des Folgejahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Absatz 3 Satz 2 BGB).

Beispiel für die Abrechnungsfrist

Wenn eine Abrechnungsperiode am 31. Dezember eines Jahres endet, dann muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres erhalten haben.

Keine Nachforderung bei Fristversäumnis

Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist, kann er eine Nachzahlung der Nebenkosten grundsätzlich nicht mehr vom Mieter verlangen (Ausschlussfrist). Ein eventuell zu Gunsten des Mieters bestehendes Nebenkosten-Guthaben bleibt jedoch auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist bestehen.

Ausnahme: Kann der Vermieter nachweisen, dass die Fristüberschreitung von ihm nicht zu verantworten ist, dann ist die Nebenkostenabrechnung trotz Fristüberschreitung wirksam. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Zustellung einer Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig erfolgen konnte, da der Mieter unbekannt verzogen war.

Widerspruchsfrist

Der Mieter kann gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Allerdings muss der Mieter innerhalb eines Jahres nach Zugang der Nebenkostenabrechnung widersprechen, damit er seinen Einwand rechtlich geltend machen kann (§ 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB).

Die Widerspruchsfrist oder auch das Einlegen eines Widerspruchs durch den Mieter hat jedoch keine Auswirkungen auf den Fälligkeitstermin einer sich aus der Nebenkostenabrechnung ergebenden Forderung auf Nachzahlung.

Zahlungsfrist für Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung

Der Fälligkeitstermin von Nebenkosten-Nachzahlungen und die Auszahlung von Guthaben richten sich vorrangig nach eventuellen Vereinbarungen im Mietvertrag. Enthält der Mietvertrag keine entsprechende Regelung, muss der Mieter den Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung nachkommen (§ 286 Absatz 3 BGB). Der Vermieter muss zudem in der Nebenkostenabrechnung auf diese gesetzliche Bestimmung verweisen.

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4. Kostenarten: Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden und welche nicht?

Der Mietrechts-Gesetzgeber ging ursprünglich davon aus, dass Nebenkosten grundsätzlich nicht separat abgerechnet werden, sondern in der Bruttomiete enthalten sind.

Nebenkosten-Vereinbarung

Es ist eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag notwendig, dass der Mieter bestimmte Nebenkosten zu tragen hat. Diese müssen nicht einzeln im Mietvertrag aufgelistet werden. Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich ein entsprechender Verweis auf die Betriebskostenverordnung.

Ohne Nebenkosten-Vereinbarung im Mietvertrag gelten die Nebenkosten durch Entrichtung der Bruttomiete bereits als abgegolten. In der heutigen Mietpraxis werden die Nebenkosten allerdings separat abgerechnet.

Nebenkosten abrechnen: umlagefähige Nebenkosten

Die Betriebskostenverordnung legt fest, welche tatsächlich entstandenen Aufwendungen der Vermieter auf den Mieter als Betriebskosten umlegen darf (§ 2 BetrKV). 

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen:

  • Grundsteuer (Hauptfall der umlagefähigen „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“),
  • Kosten für die Wasserversorgung (einschließlich Anmietung von Wasserzählern, Wartungskosten und Betrieb hauseigener Wasserversorgungs- und Wasseraufbereitungsanlagen),
  • Kosten für die Entwässerung von Haus und Grundstück (Abwassergebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser, Betriebskosten nicht öffentlicher Entwässerungsanlagen und Entwässerungspumpen),
  • Kosten für zentrale Heizungsanlagen (einschließlich Abgasanlagen), insbesondere auch für Brennstoffe und deren Anlieferung, die Bedienung und Wartung einer Heizungsanlage, die Reinigung von Heizungsanlage und Heizungsbetriebsraum, Messungen gemäß Bundesimmissionsschutzgesetz, Eichkosten, Berechnungs- und Aufteilungskosten,
  • Betriebskosten zentraler Warmwasserversorgungsanlagen,
  • Kosten für die Reinigung und Wartung von Gas-Einzelfeuerstätten, Etagenheizungen und Warmwassergeräten,
  • Kosten für Personen- und Lastenaufzüge (für die Kostenumlage genügt die Nutzungsmöglichkeit; nicht erforderlich ist, dass der Mieter einen vorhandenen Aufzug tatsächlich nutzt),
  • regelmäßige Kosten für Müllbeseitigung und Straßenreinigung (nicht umlagefähig ist jedoch der Kostenaufwand für die Anschaffung von Mülltonnen),
  • Kosten für Gebäudereinigung (einschließlich Aufzug, Treppenhaus und Waschküche; Ungezieferbeseitigung),
  • Gartenpflege (auch: Kostenaufwand für eine jährlich erfolgende Anschaffung neuer Pflanzen; einschließlich Pflege eines Spielplatzes sowie Pflege von Zugängen und Zufahrten),
  • Beleuchtungskosten (Strom für Außenbeleuchtung und für gemeinschaftlich genutzte Räumlichkeiten; nicht umlagefähig sind jedoch Reparatur- und Instandhaltungskosten wie zum Beispiel der Austausch von Glühbirnen),
  • Kosten für die Schornsteinreinigung (Kehrgebühren),
  • Kosten für bestimmte Versicherungen (Sachversicherungen: Gebäudeversicherung einschließlich Glas und Elementarschäden, Haftpflicht: Gebäude, Aufzug, Öltank; auch Photovoltaik-Versicherung, falls Mieter Strom aus hauseigener Photovoltaik-Anlage beziehen),
  • Hausmeister-Kosten (Umlage von Vergütungen und für vom Vermieter an den Hausmeister erbrachte geldwerte Leistungen),
  • Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage oder für den Betrieb einer Breitbandnetz-Verteilanlage (alle Arten von Empfangseinrichtungen) sowie
  • Kosten eines gemeinschaftlichen Waschraums (Strom, Überwachung, Wartung, Wasserversorgung).

 

Was Vermieter bei der Umlage von Heizungs- und Warmwasserkosten berücksichtigen sollten

Der Vermieter ist zur Erfassung des anteiligen Wärme- und Warmwasserverbrauchs der einzelnen Mieter verpflichtet (§ 4 Absatz 1 HeizkostenV). Auch um das Bewusstsein für den Energieverbrauch zu stärken, schreibt die Heizkostenverordnung eine Abrechnung der „warmen Betriebskosten“ zumindest teilweise nach individuellem Verbrauch vor.

Die Betriebskosten einer zentralen Heizungsanlage und einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage sind zu mindestens 50 Prozent, höchstens aber zu 70 Prozent entsprechend dem erfassten individuellen Verbrauch auf die einzelnen Mieter umzulegen (§ 7 Absatz 1 Satz 1, § 8 Absatz 1 HeizkostenV).

Sonstige Betriebskosten

§ 2 der Betriebskostenverordnung ermöglicht dem Vermieter darüber hinaus, weitere laufende Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Darunter fallen beispielsweise Kosten für eine Trinkwasseranalyse, Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung von Rauchmeldern. Voraussetzung für die Umlage der sonstigen Betriebskosten ist eine eindeutige Regelung im Mietvertrag.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Bei übermäßiger Abnutzung oder Defekten ist der Vermieter verpflichtet, die Wohnung instand zu setzen (§ 535 Absatz 1 BGB). Kosten für den Austausch zerschlissener Teppichböden oder die Reparatur der Heizungsanlage sind beispielsweise nicht umlagefähig.

Die Kosten, die dem Vermieter durch die Verwaltung einer Mietwohnung entstehen, muss der Mieter ebenfalls nicht übernehmen. Zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten zählen beispielsweise

  • Aufwendungen für Verwaltungspersonal,
  • Aufwand für die Wohnungsverwaltung, die der Vermieter persönlich geleistet hat,
  • Steuerberaterkosten sowie
  • Prämien für Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen.

Nicht alle Kostenarten sind umlagefähig

Ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten zählen Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Verwaltungskosten (§ 1 Absatz 2 BetrKV) für das Mietobjekt.

Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) für die Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter ist verpflichtet, die von ihm in der Nebenkostenabrechnung verwendeten Verteilerschlüssel ausdrücklich zu benennen und zu erläutern. Üblicherweise erfolgt die Umlage von Betriebskosten nach der Wohnfläche oder nach der Anzahl der in einer Wohnung lebenden Personen. Bei gewerblichen Mieträumen kommt analog der Verteilerschlüssel der Nutzfläche in Betracht.

Verbrauchsabhängige Abrechnungen erfordern die Angabe von Gesamt- und Einzelverbrauch. Wenn die Wohneinheiten eines Miethauses weitgehend vergleichbar sind (insbesondere nach Größe und Nutzwert), dann kann eine Abrechnung nach Wohneinheiten sinnvoll sein. Auch eine sinnvolle Kombination verschiedener Umlageschlüssel ist zulässig.

Beispiele für mögliche Verteilerschlüssel:

  • Kaltwasser und Abwasser: Umlegung nach dem Schlüssel „Anzahl der in der Mietwohnung lebenden Personen“;
  • Grundsteuer und Versicherungen: Umlegung nach „Wohnfläche“ in m²

Werden die Nebenkosten nach „Wohnfläche“ umgelegt, muss der Vermieter nach der tatsächlich vorhandenen Wohnfläche abrechnen. Es kommt nicht auf eine im Mietvertrag genannte, eventuell abweichende Wohnfläche an (Urteil des Bundesgerichtshofs vom 30.05.2018, Aktenzeichen VIII ZR 220/17).

Umlageschlüssel richtig anwenden

Gewöhnlich wird im Mietvertrag festgelegt, welcher Umlageschlüssel in Nebenkostenabrechnungen bei welchen Kostenarten zur Anwendung kommt. Wurde keine mietvertragliche Vereinbarung getroffen, dann erfolgt eine Umlegung der Nebenkosten nach der Wohnfläche (§ 556a Absatz 1 Satz 1 BGB).

5. Was ist in besonderen Situationen bei der Nebenkostenabrechnung zu berücksichtigen?

Unterjähriger Mieterwechsel

Bei einem Mieterwechsel innerhalb einer Abrechnungsperiode muss eine zeitanteilige Nebenkostenabrechnung für den ausziehenden sowie den einziehenden Mieter erstellt werden. Für die zeitanteilige Abrechnung ist eine genaue Erfassung des Energieverbrauchs zum Zeitpunkt von Einzug und Auszug sinnvoll.

Die Nebenkostenabrechnung für den ausziehenden Mieter darf und muss noch nach Beendigung des Mietverhältnisses, aber vor Ablauf der Abrechnungsfrist erstellt werden. Bei dem unterjährigen Mieterwechsel ist der Abrechnungszeitraum dennoch der vereinbarte 12monatige Zeitraum – meist das Kalenderjahr. Der jeweilige Nutzungszeitraum der Mieter unterscheidet sich dann davon.

Wenn ein Mietverhältnis am 30.6. endet und das nächste am 1.7. beginnt und kein Schaltjahr vorliegt, wird für den einen Mieter ein Zeitraum von 181 von 365 Tagen und für den anderen ein anteiliger Zeitraum von 184 von 365 Tagen abgerechnet.

Mieter mit strukturell unterschiedlichen Betriebskosten

Falls bestimmte Mieter generell höhere Betriebskosten verursachen als andere Mietparteien, kommt gegebenenfalls eine gesonderte Aufteilung und Abrechnung der Betriebskosten in Betracht, um Nachteile für die anderen Mietparteien mit tatsächlich geringerem Anteil an den entstehenden Betriebskosten zu vermeiden.

Beispiele:

  • In einer gemischt gewerblich und wohnwirtschaftlich vermieteten Immobilie verbraucht ein Gewerbebetrieb deutlich mehr Strom als die privaten Mieter.
  • Die vorhandene Aufzugsanlage wird überwiegend von Kunden und Mitarbeitern des Gewerbebetriebs genutzt.
  • Zudem erhöht sich aufgrund der teilgewerblichen Nutzung des Gebäudes die Prämie für die Gebäudeversicherung.

Als Vermieter besteht jedoch keine Verpflichtung, unter allen Umständen den „gerechtesten“ aller Verteilerschlüssel zu wählen, sondern es dürfen Praktikabilitäts- und Kostenüberlegungen in die Entscheidung einfließen.

Generell gilt jedoch, dass bei einer Mischnutzung ein so genannter Vorwegabzug für Gewerbe erfolgen muss, wenn den privaten Mietern durch die höheren Gewerbenebenkosten ein deutlicher Nachteil entstehen würde.

Das bedeutet, dass von den Gesamtkosten für die jeweilige Betriebskostenart der Teil, der auf die Gewerbefläche entfällt, abgezogen wird; nur der Restbetrag wird dann auf die Wohnungen / Wohnraummieter verteilt.

Es sollte aber genau geprüft werden, ob dieser Vorwegabzug wirklich erforderlich ist. Bei einer Büronutzung dürfte dies nicht der Fall sein, weil eben nicht mehr Kosten anfallen. Bei einem Friseur als Mieter fällt aber meist sehr viel mehr Wasserverbrauch an als bei Wohnraummietern.  Werden die Wasserkosten jedoch zu 100 % nach Verbrauch abgerechnet, ist kein Vorwegabzug erforderlich.

Leerstand

Die auf leerstehende Räumlichkeiten entfallenden Betriebskosten dürfen nicht auf die vermieteten Wohnungen umgelegt werden, indem Vermieter einen Verteilerschlüssel entsprechend abändern.

Der Bundesgerichtshof hat zumindest für den Fall einer Nebenkostenabrechnung nach Wohnfläche entschieden, dass eine Umlage der Leerstandskosten nicht zulässig ist und der Vermieter die anfallenden Kosten selbst tragen muss (Urteil des BGH vom 31.05.2006; Aktenzeichen VIII ZR 159/05).

Wurde hingegen der Verteilerschlüssel „Personenanzahl“ gewählt, so ist umstritten, wie im Falle eines Leerstands die Betriebskostenabrechnung erfolgen soll. Fraglich ist insbesondere, ob die leerstehende Wohnung als (nur) eine Person gezählt werden darf. Ein einseitiger Wechsel des Verteilerschlüssels ist in der Regel nicht zulässig. Allerdings dürfen die durch einen Leerstand entstehenden nicht umlagefähigen Kosten durch den Vermieter steuerlich geltend gemacht werden.

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6. Welche Fehler sollten Vermieter unbedingt bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden?

Die Betriebskostenabrechnung stellt für jeden Vermieter eine Herausforderung dar. Aus der Komplexität der Aufgabe resultieren häufig fehlerhafte Kostenabrechnungen. Vermieter sollten versuchen, besonders „typische“ Fehler bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden.

Fehlende Nebenkosten-Vereinbarung

Im Mietvertrag wurde keine Nebenkosten-Umlage vereinbart, so dass der Vermieter keine Nebenkosten verlangen kann.

Zu späte Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnung wurde im Wohnraummietverhältnis nicht bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes erstellt und dem Mieter zugestellt. Das Versäumen der Frist führt dazu, dass Nachforderungen durch den Vermieter nicht mehr geltend gemacht werden können.

Um zu vermeiden, dass es an der postalischen Zustellung scheitert, sollte die Abrechnung frühzeitig und per Boten oder als Einwurfeinschreiben versendet werden. Dies dient dem Nachweis darüber, dass das Schreiben zugestellt wurde, sollte der Mieter gegenteiliges behaupten.

Einbezug von Leerstand

Die auf leerstehende Mieteinheiten entfallenden Betriebskosten werden in die Nebenkostenberechnung einbezogen, die dadurch ihren rechtsverbindlichen Charakter verliert. Eine Mietvertragsklausel, nach der sich Nebenkostenabrechnungen nur auf den tatsächlich vermieteten Wohnungsbestand beziehen, ist unwirksam.

Abrechnung nicht umlagefähiger Kosten

Zulässig ist nur die Umlage der in § 2 der Betriebskostenverordnung ausdrücklich genannten Nebenkosten. „Sonstige Betriebskosten“ dürfen nur abgerechnet werden, wenn sie als Kostenart im Mietvertrag konkretisiert wurden und nicht zu den Instandhaltungs- und Verwaltungskosten gehören.

Der Vermieter übersieht eine umlagefähige Kostenposition

Wurde eine umlagefähige Kostenposition übersehen und nicht in die Abrechnung aufgenommen, kann dieser Fehler jederzeit korrigiert werden. Wenn die Korrektur aber nach Ablauf der Abrechnungsfrist geschieht, ist im Wohnraummietverhältnis eine Nachforderung ausgeschlossen und der Wohnraummieter muss den Betrag nicht leisten.

Die Nebenkostenabrechnung enthält nicht alle Pflichtangaben

Fehlt auch nur eine der erforderlichen Pflichtangaben (geordnete Aufstellung der Positionen, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel), gilt die Abrechnung als für den Mieter nicht ausreichend transparent und nachvollziehbar. Formell fehlerhafte Abrechnungen sind unwirksam.

Die Abrechnungsperiode übersteigt 12 Monate

Da die Nebenkosten-Abrechnungsperiode gemäß § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB höchstens zwölf Monate betragen darf, kann der Mieter die Nachzahlung von Betriebskosten bei längerem Abrechnungszeitraum verweigern.

Keine Trennung von Gewerbebetrieben und Privatwohnungen in der Nebenkostenabrechnung

Wird die Betriebskostenabrechnung bei gemischt genutzten Immobilien für die Wohnraum- und die gewerblichen Mieter nach demselben Verteilerschlüssel erstellt, ist es denkbar, dass Wohnraummieter eine ungerechtfertigte Benachteiligung geltend machen.

7. Nebenkostenabrechnung: Welche Rechte hat der Mieter?

Vermieter sollten sich über die Rechte von Mietern im Zusammenhang mit Nebenkostenabrechnungen stets bewusst sein.

Mieter haben das Recht,

  • die ihnen zugestellte Nebenkostenabrechnung zu überprüfen; für die Prüfung der Abrechnung und das Einlegen eines Widerspruchs steht ihnen eine Frist bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung zu
  • vom Vermieter die Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Rechnungen und sonstigen Belege zu verlangen
  • die Auszahlung eines in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesenen Guthabens innerhalb von dreißig Tagen zu verlangen
  • den Vermieter auf Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu verklagen, wenn dieser seiner Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung nicht nachkommt
  • nach Ablauf der Abrechnungsfrist die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückzubehalten bis der Vermieter abrechnet
  • die Nebenkostenvorauszahlungen zurückzuverlangen, wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist und der Vermieter nicht innerhalb der Frist abrechnet (TIPP! Rechnen Sie ab, sobald der Mieter die Rückzahlung verlangt! Dann fällt dieser Anspruch weg!)

Sollte der Vermieter keine oder eine formell fehlerhafte Abrechnung vorlegen oder die Einsicht in die Rechnungsbelege verweigern, dann kann der Mieter seine laufenden Nebenzahlungen zurückbehalten und den Vermieter außergerichtlich zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung bewegen.

So vermeiden Sie Streit mit dem Mieter

Unklarheiten und Fehler im Zusammenhang mit einer Nebenkostenabrechnung können leicht zu unangenehmen und zeitaufwändigen Auseinandersetzungen mit einem Mieter führen. Unstimmigkeiten mit Mietern lassen sich jedoch minimieren durch

  • sorgfältige Erstellung von Nebenkostenabrechnungen unter bestmöglicher Berücksichtigung aller rechtlichen Rahmenbedingungen,
  • transparente Kommunikation der Nebenkostenabrechnung und der Kostenhintergründe gegenüber den Mietern,
  • ernsthafte Prüfung aller von Mietern geäußerten Anliegen und Berücksichtigung berechtigter Mieterinteressen sowie
  • frühzeitige fachliche Beratung durch Steuerberater und Fachanwälte oder durch Interessenverbände für Immobilieneigentümer, sobald es zu kritischen Rückfragen der Mieter kommt.

Hilfe bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung

Vermieter erhalten Unterstützung zum Thema Nebenkostenabrechnungen beispielsweise durch

  • örtliche Haus- und Grundbesitzer-Vereine,
  • Steuerberater und
  • Fachanwälte für Miet- und Wohneigentumsrecht.

Unser Tipp

Mit speziellen Software-Programmen sparen Vermieter viel Zeit bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen. Indem sie den Nutzer Schritt für Schritt durch die Nebenkostenabrechnung führen, erleichtern sie die Abrechnung der Nebenkosten und helfen, Fehler zu minimieren.

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