Nebenkostenabrechnung: 8 Fehler, die Vermieter unbedingt vermeiden sollten

Im Leben eines jeden Immobilienbesitzers, der sich mit der Vermietung von Wohnungen oder Gewerbeflächen ein zweites wirtschaftliches Standbein geschaffen hat, gibt es eine besondere Pflicht im Jahr: Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung.

Die vielfältigen Vorschriften und die nicht immer eindeutige Rechtslage tragen maßgeblich dazu bei, dass unter Vermietern eine große Unsicherheit bei der Erstellung der Abrechnung zu beobachten ist.

Tatsächlich können schon kleine Ungenauigkeiten und Fehler in der Nebenkostenabrechnung dazu führen, dass das gesamte Zahlenwerk ungültig ist und vom Mieter angefochten werden kann. Einige dieser Fehler treten immer wieder auf und führen regelmäßig zu Auseinandersetzungen zwischen den Vertragsparteien. Wer die Tücken und Fallstricke des Gesetzes jedoch kennt, kann diese souverän umschiffen und seinen Mietern eine unter allen Aspekten korrekte Abrechnung präsentieren. Folgende Fehler bei der Betriebskostenabrechnung sollten Sie deshalb als privater Vermieter unbedingt vermeiden:

1. Nicht fristgerechte Abrechnung

Auch wenn die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Laien sicherlich kein Vergnügen ist, kann sie nicht unendlich lange herausgezögert werden. Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter angekommen sein. Ist der Abrechnungszeitraum identisch mit dem Kalenderjahr, muss die Abrechnung also spätestens am Silvestertag des Folgejahres vorliegen. Wird diese Frist versäumt, können Sie als Vermieter keine Kosten mehr geltend machen. Andererseits bleibt aber der Anspruch des Mieters auf die Rückerstattung zu viel gezahlter Nebenkosten in vollem Umfang erhalten.

Es lohnt sich also, peinlich genau auf die Einhaltung dieser Frist zu achten. Nur wenn beweisbare Hinderungsgründe vorliegen, behält die Betriebskostenabrechnung auch dann noch ihre Gültigkeit, wenn sie dem Mieter nach Ablauf der Frist zugeht.

2. Abweichender Abrechnungszeitraum

Kommt es innerhalb eines Abrechnungszeitraums zu einem Mieterwechsel, so ist dies mit einem Mehraufwand für den Vermieter verbunden. Sowohl die Altmieter als auch die neuen Bewohner haben das Recht auf eine jeweils separate Nebenkostenabrechnung.

Wird keine Teilabrechnung erstellt und sogar auf eine Zwischenablesung der Zählerstände verzichtet, kann keine gültige Abrechnung erstellt werden. In diesem Fall umfasst der Abrechnungszeitraum neben dem gesamten Folgejahr auch die Zeit zwischen dem Einzug und dem Beginn des neuen Abrechnungsjahres. Somit kann die gesetzlich vorgeschriebene Frist von zwölf Monaten zur Erstellung einer Abrechnung nicht eingehalten werden.

3. Berechnung nicht umlagefähiger Nebenkosten

Welche Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden können, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Hier sind insgesamt 17 Punkte aufgeführt, die in die Nebenkostenabrechnung einfließen dürfen.

Während die Aufwendungen für die Grundsteuer, die Wasserversorgung, die Straßenreinigung und zahlreiche andere Faktoren in der Regel unstrittig sind, kommt es bei den „sonstigen Nebenkosten“ immer wieder zu Streitigkeiten. Nur zusätzliche Kosten, die zuvor im Mietvertrag eindeutig benannt wurden, können dem Mieter unter diesem Punkt in Rechnung gestellt werden. Abweichungen vom Mietvertrag sind nicht zulässig. Deshalb sollten Sie schon bei der Ausgestaltung des Mietvertrages klar definieren, welche zusätzlichen Nebenkosten auf den Mieter zukommen.

4. Berechnung von Reparatur- und Verwaltungskosten

Im Gegensatz zu wiederkehrenden Wartungskosten dürfen Sie einmalig anfallende Reparaturkosten nicht auf die Mieter umlegen. Wenn etwa das Dach oder die Außenanlagen eines Gebäudes durch Unwetter beschädigt wurden und ausgebessert werden müssen, sind diese Kosten allein vom Vermieter zu tragen.

Auch wenn die Heizung oder der Aufzug aufgrund eines technischen Defektes ausfallen, dürfen die Mieter mit den Kosten für die Instandsetzung nicht belastet werden. Gleiches gilt auch für eventuell anfallende Verwaltungskosten. Beauftragen Sie als Vermieter einen Dritten mit der allgemeinen Verwaltung Ihrer Immobilien oder mit einzelnen Aufgaben wie der Erstellung der Betriebskostenabrechnung, sind die Kosten dafür allein vom Vermieter zu tragen.

5. Mangelhafte Wirtschaftlichkeit

Auch wenn die Betriebskosten für eine Wohnung oder eine Gewerbefläche vom Mieter zu zahlen sind, muss der Vermieter auf die Wirtschaftlichkeit achten. Dies bedeutet, dass Preise verglichen werden müssen und keine unnötigen Kosten produziert werden dürfen. Überflüssige Anschaffungen und Versicherungen, deren Nutzen bezweifelt werden kann, sollten Sie als Vermieter ebenso vermeiden wie überhöhte Zahlungen an Reinigungspersonal oder Gärtner.

Sollten Sie diese Aufgaben selbst übernehmen, persönlich den Besen schwingen oder den Rasen mähen, können Sie diese Eigenleistung jedoch in Anrechnung bringen. Allerdings dürfen auch in diesem Fall nur Kosten angesetzt werden, die auch von einem günstigen externen Dienstleister in Rechnung gestellt würden.

6. Vermischung von Verteilerschlüsseln und individueller Verbrauchsabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung umfasst sowohl verbrauchsabhängige als auch verbrauchsunabhängige Posten. Zur Erfassung der verbrauchsabhängigen Kosten werden in vielen Fällen individuelle Verbrauchszähler genutzt. Diese müssen dann jedoch in jeder zu dem Gesamtobjekt gehörenden Einheit angebracht sein. Ist dies nicht der Fall, müssen auch die verbrauchsabhängigen wie die verbrauchsunabhängigen Kosten mit Hilfe eines geeigneten Verteilerschlüssels ermittelt werden.

Ein Mix aus unterschiedlichen Abrechnungsmethoden ist nicht zulässig. Wird hier bei der Betriebskostenabrechnung nicht sauber getrennt, kann dies zu einem Widerspruch des Mieters gegen die Methode und die Abrechnung führen.

7. Berechnungs- oder Anwendungsfehler beim Verteilerschlüssel

Als Grundlage für einen Verteilerschlüssel dient in den meisten Fällen die Größe der Wohnung. Doch auch bei der Wohnflächenberechnung kann es zu Fehlern und Abweichungen kommen, die in der Folge zu einer unkorrekten Nebenkostenabrechnung führen. Zur allgemeinen Verwirrung tragen in diesem Zusammenhang auch unterschiedliche Regeln bei, nach denen die Wohnungsgröße entweder auf Grundlage der Wohnflächenverordnung oder der DIN 277 berechnet wird.

Um die exakte Wohnfläche zur Berechnung der Nebenkosten zu bestimmen, muss auch in dieser Frage wieder ein einheitlicher Standard angewendet werden. Aber selbst wenn Sie die Wohnungsgröße korrekt berechnet haben, kann es bei falscher Anwendung des Verteilerschlüssels oder durch simple Rechenfehler zu falschen Ergebnissen kommen, die Anlass zu Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung geben.

8. Fehlender Vorwegabzug für Gewerberäume

Befinden sich in einem Mietobjekt sowohl privat genutzte Wohnungen als auch Flächen für Gewerbetreibende, so muss darauf geachtet werden, die Wohnungsmieter nicht unzulässig zu belasten.

Da für Gewerbeflächen in der Regel höhere Grundsteuern und Müllgebühren berechnet werden, müssen diese Posten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gesondert betrachtet und in Form eines Vorwegabzugs berücksichtigt werden. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Kosten, die auf Grundlage eines Verteilerschlüssels auf alle Mieter umgelegt werden. Werden private und gewerbliche Mieter bei der Betriebskostenabrechnung gleich behandelt, so kann dies zu einem Widerspruch gegen die Abrechnung führen.

Fehler bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Diese und viele andere Aspekte machen es für den Laien, der sich nicht professionell mit der Verwaltung von Mietobjekten beschäftigt, nicht gerade leicht, eine korrekte und unanfechtbare Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Während einige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung, wie zum Beispiel das Überschreiten von Fristen, noch relativ leicht vermieden werden können, sieht dies bei anderen Punkten schon ganz anders aus.

Um Ärger und Stress mit den eigenen Mietern wegen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden, ist es für jeden Vermieter wichtig, sich trotz einer durchaus verständlichen Abneigung eingehend mit dem Thema zu beschäftigen. Neben mehr oder weniger weisen Ratschlägen im Internet gibt es aber auch nützliche Software, die bei der Erstellung von fehlerfreien Betriebskostenabrechnungen hilft.

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