Nebenkostenabrechnung für Gewerbe: Was private Vermieter beachten sollten

Diese Besonderheiten der BKA für Gewerbeimmobilien sollten Sie kennen

Die alljährlich fällige Abrechnung der Betriebskosten für vermietete Immobilien stellt für viele Eigentümer, die nicht hauptberuflich im Immobiliengeschäft tätig sind, eine besondere Herausforderung dar. Dabei ist es wichtig Fehler bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden, um Ihren Mietern eine korrekte Abrechnung auszuhändigen. Welche Kosten und Aufwendungen auf die Mieter umgelegt werden dürfen, ist zwar in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) klar geregelt, dennoch kommt es zwischen Mietern und Vermietern immer wieder zu Streitigkeiten über die oft umgangssprachlich auch Nebenkosten genannten Betriebskosten.

Besonderes Konfliktpotenzial bieten in dieser Hinsicht Immobilien, in denen neben Wohnungen auch gewerbliche Flächen vermietet werden. Denn die in der BetrKV aufgeführten umlagefähigen Kosten beziehen sich in erster Linie auf reine Wohngebäude. Für die Berechnung der Betriebskosten von Gewerbeimmobilien gelten darüber hinausgehende besondere Regelungen.

Mietvertrag zwischen zwei gleichstarken Parteien

Die Unterschiede zwischen privaten und gewerblichen Mietern beginnen bereits bei der rechtlichen Stellung der beiden Vertragspartner. Private Mieter gelten im Mietrecht als die schwächere Partei und stehen deshalb unter einem besonderen gesetzlichen Schutz. Diese Schutzbedürftigkeit wird gewerblichen Mietern nicht zugebilligt. Hier wird der Mietvertrag zwischen zwei gleichberechtigten Kaufleuten ausgehandelt. Dies gibt beiden Parteien einen größeren Spielraum für individuelle Vereinbarungen, die auch Auswirkungen auf die Abrechnung der Betriebskosten haben können. Grundsätzlich besteht auch für gewerbliche Mieter ein gesetzlicher Anspruch auf eine detaillierte Abrechnung der innerhalb eines Jahres angefallenen Betriebskosten.

Da bei gewerblichen Mietverträgen über die in der BetrKV aufgeführten Posten hinaus individuelle Regelungen getroffen werden dürfen, kommt dem Mietvertrag hier eine besondere Bedeutung zu. Denn nur die zusätzlichen Kosten, die im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt sind, dürfen am Ende auch auf den gewerblichen Mieter umgelegt werden.

Individuelle Vereinbarungen in gewerblichen Mietverträgen

Auch wenn gewerbliche Mietverträge einen größeren Spielraum für spezielle Absprachen bieten, gelten für sie die grundlegenden Vorschriften der Betriebskostenverordnung. Besonderes Augenmerk verdient bei einem gewerblichen Mietvertrag aber der Punkt 17 der BetrKV, der alle „sonstigen Betriebskosten“ umfasst, die in keinem der zuvor genannten 16 Punkte ausdrücklich erwähnt wurden.

Im Gegensatz zu privaten Mietverträgen, bei denen die Kosten für die Wartung und Instandhaltung eines Mietobjektes grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen, kann mit einem gewerblichen Mieter im Mietvertrag eine Beteiligung an diesen Aufwendungen vereinbart werden. Gleiches gilt für die Verwaltungskosten. Im §1 II der BetrKV ist festgelegt, dass bei privaten Mietverträgen die Umlage von Verwaltungskosten, die zum Beispiel für die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen anfallen, grundsätzlich nicht gestattet ist. Mit einem gewerblichen Mieter können jedoch selbst in diesem Punkt individuelle Regelungen getroffen werden. Grundsätzlich gilt aber auch in dieser Frage, dass nur solche Kosten in Rechnung gestellt werden dürfen, die ausdrücklich im Mietvertrag festgehalten sind.

Die Formulierungen in einem gewerblichen Mietvertrag sollten deshalb, insbesondere bei der Benennung von umlagefähigen Betriebskosten, eindeutig und unmissverständlich sein. Alle Posten sollten detailliert aufgeführt und darüber hinaus in einer eigenen Anlage zum Mietvertrag festgehalten werden. Auf diese Weise ergibt sich für beide Seiten eine hohe Rechtssicherheit, mit der spätere Unstimmigkeiten und Probleme vermieden werden.

Umlageschlüssel bei gemischt genutzten Immobilien

Auch bei Gewerbeimmobilien erfolgt, wie bei Privatvermietungen, die Berechnung der Betriebskosten in der Regel auf Grundlage eines Umlageschlüssels. Die angemietete Gewerbefläche wird dabei in Relation zur gesamten Fläche des Objektes gesetzt und entsprechend der jeweiligen Quadratmeterzahl bei der Aufteilung der Betriebskosten berücksichtigt. Diese Berechnungsmethode kann immer dann angewendet werden, wenn ein Objekt ausschließlich gewerblich oder rein privat vermietet wird. Liegt jedoch eine Mischnutzung vor und sind in einem Gebäude sowohl private Wohnungen als auch gewerbliche Einheiten vorhanden, sind diese besonderen Gegebenheiten bei der Aufteilung der Betriebskosten zu berücksichtigen. Dies bedeutet, dass zwischen gewerblichen und privaten Flächen unterschieden werden muss. Das Gesetz schreibt vor, dass private Mieter in einem solchen Fall nicht benachteiligt werden dürfen. In der Regel verursachen gewerbliche Mieter, zum Beispiel durch einen erhöhten Wasserverbrauch oder durch größere Müllmengen, höhere Kosten als ein privater Haushalt. Diese Mehrkosten dürfen nicht zu Lasten der privaten Mieter auf die gesamte Mieterschaft umgelegt werden. Hier ist klar zwischen gewerblichen und privaten Nutzern zu differenzieren. Ein pauschal für die gesamte Immobilie erstellter Umlageschlüssel darf in einem solchen Fall nicht angewendet werden.

Erweiterte Verjährungsfristen bei der Vermietung gewerblich genutzter Immobilien

Nicht nur bei der Berechnung von Betriebskosten, sondern auch bei der Verjährung von Ansprüchen und Forderungen gibt es zwischen privaten und gewerblichen Vermietungen wichtige Unterschiede.

Hier sind für Vermieter insbesondere die veränderten Fristen bei Gewerbemieten interessant. Grundsätzlich gilt jedoch, dass eventuelle Nachforderungen von Betriebskosten auch bei gewerblichen Mietern nur dann geltend gemacht werden können, wenn eine ordnungs- und fristgemäße Abrechnung aller in Frage kommenden Betriebskosten erstellt worden ist. Das heißt, auch bei der Vermietung von Gewerbeobjekten muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Berechnungszeitraums eine entsprechende Abrechnung erstellt und dem Mieter zur Überprüfung vorgelegt worden sein. Steht dem Mieter zu diesem Zeitpunkt jedoch keine ordnungsgemäße Abrechnung zur Verfügung, haben Sie als Vermieter, anders als bei privaten Mietverhältnissen, jedoch das Recht, innerhalb von drei Jahren die Abrechnung nachzubessern.

Die Forderung auf Nachzahlung kann innerhalb dieser Frist weiterhin geltend gemacht werden. Eine Verjährung der Ansprüche tritt bei Gewerbemieten erst nach drei Jahren ein. Trotz dieser für Vermieter vorteilhaften Lösung sollten Betriebskostenabrechnungen immer möglichst zeitnah erfolgen.

Besonderheit bei der Vermietung an öffentliche Einrichtungen

Eine weitere Besonderheit in der Abrechnung von Nebenkosten bei der Vermietung von gewerblichen Flächen kommt dann zum Tragen, wenn es sich bei dem Gewerbemieter um eine Betreuungseinrichtung handelt, wie etwa eine Kita oder andere Institutionen, die von öffentlichen Trägern unterstützt werden. In vielen Fällen erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten dann nicht direkt mit dem Betreiber der Einrichtung, sondern mit der unterstützenden Stelle. Dies kann die Gemeinde, der Landkreis oder jedes andere öffentliche Gebilde sein.

In der Regel erfolgt die Begleichung der Betriebskosten in Form einer monatlich im Voraus zu entrichtenden Pauschale. Viele öffentliche Träger übernehmen jedoch nur die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Kosten für Leistungen, die zum Aufrechterhalten des regelkonformen Betriebs der Einrichtung unbedingt erforderlich und angemessen sind. Nicht selten orientiert sich die Höhe der akzeptierten Betriebskosten an denen, die bei vergleichbaren Einrichtungen anfallen. Als Vermieter sollten Sie sich deshalb auf eine gründliche individuelle Prüfung der Nebenkostenabrechnung einstellen.