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Nebenkostenabrechnung Muster: Orientierungshilfe für private Vermieter

Mit Vereinbarung einer Nebenkostenvorauszahlung geht auch die Pflicht zur jährlichen Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einher. Dabei muss auf einige rechtliche Aspekte geachtet werden, damit das Schriftstück nicht nur inhaltlich, sondern auch formal gültig ist. Welche das sind, was für Kostenarten überhaupt umgelegt werden dürfen und wie eine Nebenkostenkostenabrechnung aussehen muss, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Rechtliche Vorgaben

556 Absatz 3 BGB legt fest, dass Sie als Vermieter verpflichtet sind, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, sofern eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart wurde. Diese Abrechnung muss dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes schriftlich vorliegen.

Kosten, die während eines Leerstands auftreten, dürfen nicht auf die anderen Mieter einer Immobilie umgelegt werden. Bei einem unterjährigen Mieterwechsel erfolgt die Abrechnung anteilig für die jeweiligen Monate, in denen der ausgezogene Mieter innerhalb eines Abrechnungszeitraumes noch in der Einheit gewohnt hat. Abrechnungsbeginn für den neuen Mieter ist der vertraglich vereinbarte Mietbeginn.

Wichtig

Ihr ehemaliger Mieter hat kein Recht darauf, dass ihm eine Nebenkostenabrechnung während des laufenden Abrechnungsjahres zur Verfügung gestellt wird. Er muss sich gedulden, bis der Abrechnungszeitraum vorüber ist. Selbstverständlich können Sie dennoch eine Abrechnung erstellen. Allerdings fehlen häufig Rechnungen, was eine korrekte Zwischenabrechnung erschwert.

Die Fristen für die Betriebskostenabrechnung betragen genau ein Jahr. Das bezieht ich sowohl auf den Abrechnungszeitraum als auch auf den Zeitraum, innerhalb dessen Ihr Mieter das endgültige Dokument erhalten haben muss.

Beispiel

Festgelegter Abrechnungszeitraum: 01.01. bis 31.12.

Ende der Frist, zu der die NKA beim Mieter eingegangen sein muss: 31.12. des Folgejahres

Umlagefähige Nebenkosten

Generell gilt, dass lediglich laufende Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Dementsprechend sind Instandsetzungs- sowie Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten ausgeschlossen und müssen von Ihnen als Vermieter getragen werden.

Welche Kosten umlagefähig sind, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) juristisch geregelt.

Zu den 16 Positionen gehören unter anderem:

Achtung bei den Heizkosten

Die Kosten für Heizung und Warmwasser sind nur zu einem bestimmten Anteil verbrauchsunabhängig abrechnungsfähig.

Mindestens 50, höchstens aber 70 % der Heizkosten müssen gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Für die übrigen 30 bis 50 % erfolgt die Abrechnung verbrauchsunabhängig. Die Umlage erfolgt dabei gemäß der Wohnfläche.

Sonstige Betriebskosten

Die sonstigen Betriebskosten bilden Punkt 17 der umlegbaren Kosten. Kosten, die in den vorigen Positionen nicht erfasst wurden, können hier individuell festgelegt werden. Es gilt jedoch weiterhin, dass es sich lediglich um laufende Kosten handeln darf. Zu den sonstigen Kosten können beispielsweise die Wartung von Rauchmeldern sowie die Reinigung von Dachrinnen zählen.

Möchten Sie Kosten auf den Mieter umlegen, welche nicht zuvor im Mietvertrag erfasst wurden, ist dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters möglich.

Erhöhung der Nebenkosten

Im Allgemeinen gilt, dass die Höhe der Nebenkosten zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraumes angepasst werden kann. Voraussetzung ist, dass die zuvor erstellte Nebenkostenabrechnung sowohl formell als auch inhaltlich fehlerfrei war und keine Klausel im Mietvertrag existiert, die eine Erhöhung ausschließt.

Es liegt keine gesetzliche Verpflichtung zur Erhöhung der Nebenkosten vor, jedoch sollte diese Möglichkeit genutzt werden, um den Mietern hohe Nachzahlungen zu ersparen und somit ein gutes Mieter-Vermiete-Verhältnis zu bewahren.

Erhöhung im laufenden Jahr

Die Erhöhung der umlegbaren Nebenkosten während der laufenden Abrechnungsperiode ist nicht ohne Weiteres möglich. Es muss ein wichtiger Grund vorliegen, um eine solche Erhöhung durchzusetzen.

Zwar wird die Gesamtsumme erst im Zuge der Jahresabrechnung ermittelt, es kann allerdings auch zu Erhöhungen innerhalb des Abrechnungszeitraumes beispielsweise bei der Grundsteuer kommen.

Diese gestiegenen Kosten können, wenn eine entsprechende Mietvertragsklausel besteht, bereits zu dem Zeitpunkt auf den Mieter umgelegt werden, ab dem die neue Summe anfällt. Ein schriftlicher Hinweis an den Mieter ist dabei unerlässlich. Das Schreiben muss sowohl die neue Höhe als auch eine Begründung zur Erhöhung beinhalten.

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Formelle und inhaltliche Vorgaben

Für eine gültige Nebenkostenabrechnung müssen verschiedene Vorgaben umgesetzt werden. Dazu gehören sowohl formelle als auch inhaltliche Aspekte.

Formelles

Auf formeller Ebene ist vor allem zu berücksichtigen, dass die Abrechnung auch für juristische Laien nachvollziehbar sein muss, damit der Mieter diese auf ihre Richtigkeit überprüfen kann. Dazu gehören sowohl die Angabe der genutzten Umlageschlüssel als auch eine Einzelaufstellung der umgelegten Nebenkosten.

Auch darf der Zeitraum ein Jahr nicht überschreiten und sie muss dem Mieter bis zum Ablauf des Folgejahres schriftlich zugegangen sein. Es sind sowohl der Postweg als auch der E-Mail-Versand oder die Zustellung per Fax zulässig.

Formelle Fehler

Besteht ein formeller Fehler, so darf der Mieter die Nebenkostenabrechnung so behandeln, als hätte er sie nicht erhalten.

Bei verspäteter Zustellung entfällt Ihr Recht auf offene Nachzahlungen des Mieters. Eventuelle Guthaben bleiben bei formellen Fehlern bestehen und müssen Ihrem Mieter innerhalb eines Monats ausgezahlt werden.

Zustelldatum ist entscheidend

Bei der einjährigen Frist zum Erstellen und Versenden der Nebenkostenabrechnung ist das Zustelldatum und nicht der Poststempel entscheidend. Soll die Abrechnung also per Post versendet werden, sollten Sie nicht bis zum Ablauf der Frist warten, da bei zu später Zustellung ein formeller Fehler vorliegt.

Inhaltliches

Damit die Nebenkostenabrechnung auch inhaltlich korrekt ist, gilt es, einige Vorgaben zu beachten.
 
Zu diesen gehört die Angabe der vollständigen Daten von Ihnen und von denen Ihres Mieters sowie des Mietobjektes. Auch der Abrechnungszeitraum, die genutzten Umlageschlüssel und die einzelnen Kostenarten müssen aufgeführt sein.

Festlegung des Umlageschlüssels

Im Mietvertrag kann ein individuell gewählter Umlageschlüssel vereinbart werden. Ist dies nicht der Fall, erfolgt die Umlage gemäß § 556a BGB anhand der Wohnfläche. Eine Änderung ist nur mit Zustimmung des Mieters möglich.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Aufstellung der Kosten. Dazu gehören sowohl die Gesamtkosten als auch die Anteilsberechnung des Mieters. Auch ist eine Angabe des Saldos unerlässlich. Dieser ergibt sich aus den gesamten Kosten abzüglich der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen.

Der Saldo gibt Auskunft darüber, ob der Mieter ein Guthaben hat oder ob es eine Nachzahlungsforderung gibt.

Beispielrechnung für eine Umlage nach Wohnungsgröße

Wird nach dem Umlageschlüssel „Wohnungsgröße“ abgerechnet, erfolgt die Berechnung der Nebenkosten anhand folgender Formel:

Kostenhöhe : Gesamtquadratmeter x Wohnungsgröße

Beträgt also die Straßenreinigung 2800 € bei einer Immobiliengröße von 850 qm und einer Größe der Wohneinheit des Mieters von 85 qm, so ergibt sich folgende Nebenkostenhöhe, die der Mieter zahlen muss:

2800 : 850 x 85 = 280 €

Inhaltliche Fehler 

Ein inhaltlicher Fehler ist zwar ärgerlich, aber das Dokument erlangt trotzdem Rechtsgültigkeit. Hat sich eine Nachforderung aus dem Saldo ergeben, muss der Mieter diese dennoch innerhalb von 30 Tagen begleichen. Er kann die Zahlung jedoch unter Vorbehalt anstrengen. Ergibt die Korrektur der Nebenkostenabrechnung eine geringere Summe, müssen Sie diese dem Mieter zurückzahlen.

Hat der Mieter den Verdacht, dass ein inhaltlicher Fehler vorliegt, so kann er Dokumenteneinsicht verlangen. Sie können ihm diese in Ihrem Büro gewähren, aber auch die entsprechenden Dokumente versenden.

Achtung

Versenden Sie in keinem Fall die Originalrechnungen. Eine Kopie ist vollkommen ausreichend. Eventuell entstandene Kosten können Sie dem Mieter in Rechnung stellen.

Muster für Nebenkostenabrechnungen

Einer der wesentlichen Aspekte der Nebenkostenabrechnung ist die Nachvollziehbarkeit. Nur so wird rechtliche Gültigkeit erlangt. Bei einer selbst erstellten Abrechnung kann dieser Punkt schnell zu Problemen führen. Das Schriftstück wird unübersichtlich und der Mieter findet wichtige Infos nicht, was zu Unstimmigkeiten und im schlimmsten Fall zur Ungültigkeit führen kann.

Download Muster

Hier können Sie kostenlos ein Muster für die Nebenkostenabrechnung herunterladen.

Warum ein Muster sinnvoll ist

Mit einem Muster für die Nebenkostenabrechnung haben Sie alle wichtigen Angaben genau im Blick. Dadurch wird das Risiko für Fehler deutlich gemindert und Ihre Mieter erhalten eine professionell gestaltete Nebenkostenabrechnung, die sie leicht nachvollziehen und bei Bedarf nachrechnen können.

Sie können sich für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an dem Muster orientieren und so Zeit und Aufwand sparen. Noch einfacher ist die direkte Erstellung mit objego. Die Software ermöglicht es Ihnen, alle Mietobjekte im Blick zu behalten und die Nebenkostenabrechnung nach aktuellen rechtlichen Vorgaben in wenigen Klicks zu erstellen. Sie erhalten die fertige Abrechnung inklusive eines individuellen Anschreibens als versandfertige PDF-Datei.

Fazit

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung bedarf einiger Vorarbeit und der Beachtung zahlreicher Vorgaben. Während inhaltliche Fehler zwar ärgerlich, aber leicht zu korrigieren sind, führen formelle Fehler dazu, dass die Abrechnung keine Gültigkeit erlangt.

Ein Muster für die Nebenkostenabrechnung bietet Ihnen einen guten Überblick darüber, wie eine nachvollziehbare und gültige Abrechnung aussehen muss. Mit objego können Sie Ihre Abrechnungen und die Verwaltung Ihrer Immobilien noch einfacher gestalten und das Programm einen Monat lang kostenlos und unverbindlich testen.

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