Nebenkostenabrechnung prüfen: Wie Sie als Vermieter bei Fehlern vorgehen sollten

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist keine leichte Aufgabe. Sie beginnt mit guter Vorbereitung sowie dem Zusammentragen aller wichtigen Dokumente, geht mit Rechnen und dem Eintragen von Daten einher und endet mit der fristgerechten Zustellung an die Mieter. Dabei kann es trotz aller Vorsicht leicht zu Fehlern kommen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in dieser Situation am besten vorgehen.
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Überprüfen Sie die gesamte Abrechnung erneut

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist geschrieben und fristgerecht versandt. Sie freuen sich, die Arbeit für dieses Jahr erledigt zu haben, als Sie die Nachricht Ihres Mieters erreicht: Er hat einen (vermeintlichen) Fehler in der Abrechnung gefunden und bittet Sie, diesen zeitnah zu beheben.

Bevor Ihr Mieter einen offiziellen Widerspruch einreicht, kann er Sie zunächst informell um Überprüfung und Behebung des Fehlers bitten. Wenn Sie auf diese Anfrage nicht reagieren, ist der Widerspruch der nächste Schritt. Der Mieter kann diesen jedoch auch direkt einlegen.

Zunächst sollten Sie die angemerkten Mängel überprüfen. Ziehen Sie dazu alle Dokumente zu Rate, die für die Berechnung des entsprechenden Postens nötig sind. Rechnen Sie genau nach. Falls Sie noch andere Wohneinheiten vermieten, ist es ratsam, in diesem Schritt auch die Abrechnungen der anderen Mieter auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. So können Sie im Zweifelsfall den anderen Mietern schnell Bescheid geben und beiden Parteien weitere Arbeit ersparen.

Es ist bei der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich zwischen zwei Arten von Fehlern zu unterscheiden:

Formelle Fehler

Hat sich Ihr Mieter aufgrund eines formellen Fehlers bei Ihnen gemeldet, muss er geforderte Nachzahlungen so lange nicht begleichen, bis er eine korrekte Abrechnung schriftlich vorliegen hat. Zudem hat er nach § 273 Absatz 1 BGB ein Zurückbehaltungsrecht. Dieses erstreckt sich auf die Einbehaltung von Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Achten Sie also schon bei der Erstellung genauestens auf diese Formalien und checken Sie folgende Liste gegen:

Haben Sie alle Fristen eingehalten?

Der Abrechnungszeitraum darf ein Jahr nicht überschreiten. Zudem müssen Sie dem Mieter die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Zeitraumes zur Verfügung gestellt haben. Wurde diese Frist überschritten, sind Ihre Ansprüche auf Nachzahlung verwirkt. Eventuelles Guthaben Ihrer Mieter bleibt davon unberührt.

Ist der gesetzlich geforderte Mindestinhalt vorhanden?

Der gesetzliche Mindestinhalt erfordert, dass es auch für (juristische) Laien problemlos möglich sein muss, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Dazu gehören sowohl die rechnerische Überprüfbarkeit als auch die logische Nachvollziehbarkeit. Weiterhin müssen die genutzten Umlageschlüssel mitsamt ihren Erläuterungen angegeben sein. Auch die Berechnung des Mieteranteils an den gesamten Nebenkosten ist essenziell. Zuletzt dürfen die Auflistung der geleisteten Vorauszahlungen sowie deren Abzug von der Gesamtsumme nicht fehlen.

Ist die Summe der Nachzahlung bzw. Erstattung ersichtlich?

Für den Mieter muss klar ersichtlich sein, wie hoch die Gesamtsumme der geforderten Nachzahlung beziehungsweise seines Guthabens ist.

Keine Gültigkeit bei formellen Fehlern

Durch formelle Fehler erlangt die Nebenkostenabrechnung keine Rechtsgültigkeit. Sie kann so vom Mieter behandelt werden, als wäre keine Abrechnung erfolgt, da Sie als Vermieter die Abrechnungspflicht nicht erfüllt haben.

Inhaltliche Fehler

Inhaltliche Fehler kommen häufiger vor, als man denkt. Dabei steckt in der Regel keine böse Absicht dahinter, sondern meist nur ein übersehener Posten oder ein Verrutschen in der Zeile beim Erstellen der Abrechnung. Zu typischen inhaltlichen Fehlern zählen beispielsweise:

Einberechnung nicht-umlagefähiger Nebenkosten

Sie dürfen nur Nebenkosten umlegen, die im Mietvertrag oder der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind. Die Umlage der „sonstigen Betriebskosten“ ist nur dann möglich, wenn diese im Mietvertrag aufgeführt sind. Einmalig anfallende Kosten wie Reparaturarbeiten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Umlage von Leerständen

Die Betriebskosten von leer stehenden Wohneinheiten sind von Ihnen zu tragen und dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden.

Bei Mischnutzung: Umlage der Gewerbekosten auf die privaten Einheiten

Gehören zu Ihrem Gebäude sowohl Gewerbe- als auch privat genutzte Einheiten, dürfen Sie diese nicht in ihrer Gesamtheit abrechnen. Die höheren Nebenkosten, die durch das Gewerbe entstehen, können nicht auf alle Mieter umgelegt werden, da den privaten Mietern dadurch ein Nachteil entstehen würde.

Rechenfehler und Zahlendreher

Rechenfehler und Zahlendreher sind schnell passiert. Einmal nicht aufgepasst und schon stimmt die ganze Rechnung nicht mehr. Handelt es sich dann nur um kleine Fehler, bleiben diese oft auch bei einer abschließenden Plausibilitätsprüfung unentdeckt.

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Wie geht es nach der Überprüfung weiter?

Die Überprüfung kann mehrere Szenarien ergeben, die verschiedene Folgen haben:

  1. Sie haben den Fehler, den Ihr Mieter angemerkt hat, gefunden
  2. Sie konnten auch nach dem Prüfen der Abrechnung keinen Fehler finden

In ersterem Fall müssen Sie unterscheiden, ob es sich um einen formalen oder einen inhaltlichen Fehler handelt.

Bei einem formalen Fehler müssen Sie die Abrechnung schnellstmöglich korrigieren und dem Mieter erneut schriftlich zusenden. Erst danach ist der Mieter verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen.

Ein inhaltlicher Fehler ist zwar ärgerlich, die Abrechnung ist jedoch trotzdem gültig. Der Mieter hat daher nach § 286 BGB eine 30-tätige Zahlungsfrist nach Erhalt der ersten Abrechnung. Kommt er dieser nicht nach, können Sie zunächst die Kosten anmahnen und im nächsten Schritt die Kündigung aussprechen.

Im besten Falle hat der Mieter jedoch, nachdem er die Nebenkostenabrechnung geprüft hat, die Zahlung der Nachforderung angewiesen. Sie müssen nun schauen, ob sich der inhaltliche Fehler auf die Gesamtberechnung auswirkt. Wenn nicht, können Sie sich mit Ihrem Mieter in Verbindung setzen und ihn über das Ergebnis informieren.

Ändert sich etwas zu den Gunsten Ihres Mieters, teilen Sie ihm dies ebenfalls mit. Sie haben nun die Möglichkeit, dem Mieter die Differenz auszuzahlen oder sie mit der Vorauszahlung der Nebenkosten des Folgejahres zu verrechnen.

Ändert sich das Ergebnis zu Ihren Gunsten, sollten Sie sich auch hier schnellstmöglich bei Ihrem Mieter melden, damit dieser den offenen Betrag überweisen kann. Dabei müssen Sie die Frist von 12 Monaten beachten. Nach Ablauf dieser ist zwar noch immer eine Korrektur zum Nachteil des Mieters möglich, dieser muss die höhere Nachforderung jedoch nicht mehr begleichen.

Schwieriger wird es, wenn Sie auch nach Prüfung der Nebenkostenabrechnung keinen Fehler gefunden haben. Setzen Sie sich auch in diesem Fall mit Ihrem Mieter in Verbindung.

Nehmen Sie Kontakt zum Mieter auf

Fehler können passieren. Das ist menschlich und das weiß in der Regel auch Ihr Mieter. Rufen Sie ihn nach der Überprüfung zeitnah an oder schreiben Sie ihm. So zeigen Sie nicht nur, dass Sie ihn ernst nehmen, sondern auch Engagement und den Willen, das Problem aus der Welt zu schaffen. Melden Sie sich persönlich, können auch weitere offene Fragen schnell geklärt werden. Bleiben Sie dabei stets freundlich und versuchen Sie, Ihrem Mieter entgegenzukommen.

Konnten Sie keinen Fehler in der Abrechnung finden, kann dieser im nächsten Schritt Dokumenteneinsicht verlangen.

Dem Mieter Dokumenteneinsicht gewähren

Hat der Mieter vor oder nach Ihrer Überprüfung berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, müssen Sie ihm Einsicht in die Dokumente gewähren. Dazu sind Sie nach § 259 BGB gesetzlich verpflichtet. Sie können dabei den Mieter bitten, in Ihr Büro zu kommen oder ihm anbieten, dass Sie ihm die entsprechenden Kopien postalisch oder online zusenden.

Ihr Mieter kann dann in Ruhe alle Dokumente gegenchecken. Auch hat er bei Interesse das Recht, die Abrechnungen anderer Mietparteien aus dem gleichen Haus einzusehen, um sich ein Gesamtbild seiner Abrechnung machen zu können.

Wichtig:

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes vom 09.12.2020 muss dem Mieter auch Einsicht in sämtliche Zahlungsbelege gewährt werden, damit dieser die Rechnungen umfassend prüfen kann.

Es konnte keine Einigung erzielt werden?

Nach der Überprüfung der Dokumente ist Ihr Mieter weiterhin davon überzeugt, dass ein Fehler vorliegt? Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte Ihnen nun auch ein schriftlicher Widerspruch vorliegen, damit eine rechtliche Grundlage für weitere Schritte entsteht. Die Einhaltung der 12-monatigen Frist muss hier durch den Mieter gewahrt werden.

Es gibt nun mehrere Möglichkeiten, wie weiter vorgegangen werden kann:

Einvernehmliche Lösung

Auch wenn weiterhin keine Einigkeit um das Vorhandensein eines Fehlers besteht, können Sie versuchen die Argumentation des Mieters nachzuvollziehen und ihm bei einem nicht allzu hohen Betrag entgegenkommen. So schaffen Sie eine einvernehmliche Lösung, sollten aber klare Regelungen für zukünftige Abrechnungen schaffen, um nicht erneut in eine solche Situation zu geraten.

Sie klagen gegen Ihren Mieter

Wenn Ihr Mieter sich weigert, die Nachforderung zu zahlen, können Sie gegen ihn eine Zahlungsklage einreichen. Die erstellte Betriebskostenabrechnung wird dann erneut vom Gericht auf ihre Korrektheit geprüft.

Ihr Mieter klagt gegen Sie

Ihr Mieter hat das Recht, Klage einzureichen, auch wenn er die Nachforderung bereits unter Vorbehalt geleistet hat. Das Gericht prüft dann die vom Mieter vorgelegten Vorwürfe gegen Sie.

Egal wer im Zweifelsfall Klage einreicht, beweispflichtig ist die Person, die einen für sie günstigen Sachverhalt vorträgt. Ihr Mieter muss also beweisen können, warum die Nebenkostenabrechnung falsch ist. Nach einem Urteil des Oberlandesgerichtes Düsseldorf aus dem Jahr 2006 muss der Mieter vor dem Einreichen der Klage Einsicht in die Dokumente genommen haben, die zur Erstellung der Abrechnung relevant sind.

Fazit

Ein Fehler kann sich bei einem so komplexen Thema wie der Nebenkostenabrechnung leicht einschleichen. Bei Einwänden durch Ihren Mieter ist es daher wichtig, die Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen, um gegebenenfalls vorhandene formelle wie inhaltliche Fehler schnellstmöglich zu beheben. So zeigen Sie nicht nur rasche Handlungsbereitschaft, sondern auch den Willen, eine gute Beziehung zu Ihrem Mieter beizubehalten.

Mithilfe von objego können Sie die Fehleranfälligkeit deutlich verringern und in wenigen Minuten eine rechtssichere und versandfertige Nebenkostenabrechnung erstellen.

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