Letztes Update: 18. Oktober 2021

Software für Nebenkostenabrechnung: So sparen Sie Zeit und Nerven

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist für private Vermieter Pflicht. Während die Abrechnung früher häufig mit Zettel und Stift oder langen Excel-Tabellen erledigt wurden, stehen dafür heute moderne Softwarelösungen zur Verfügung. Unsere Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Nebenkostenabrechnung als Vermieter korrekt, unkompliziert und vor allem sicher durchzuführen.

Jährliche Abrechnung der Betriebskosten

Die Nebenkostenabrechnung ist eine Pflicht für private Vermieter. Jeder Vermieter muss dieser Pflicht einmal jährlich zum Ende des Abrechnungszeitraumes nachkommen. Dies gilt, wenn der Mieter monatlich Nebenkostenvorauszahlungen leistet. Meist sind diese in den gesamten Mietkosten inkludiert. Die rechtlichen Grundlagen dafür finden Sie in § 556 BGB sowie in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Vor allem im Rahmen der Heizkostenabrechnung werden die tatsächlich angefallenen Heizkosten mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet. Als Vermieter müssen Sie diese Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraumes erstellen. Ansonsten haben Sie keinen Anspruch auf eine Nebenkostennachzahlung vom Mieter. Wenn sich aus der Abrechnung ein Guthaben für den Mieter ergibt, müssen Sie dieses aber auch nach Ablauf der einjährigen Frist auszahlen.

Vorschriften und Regelungen
Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben Sie als Vermieter jedoch bestimmte gesetzliche Vorschriften und Regelungen zu beachten. Die wichtigsten dieser formalen Vorschriften sind:

  • Angabe des genauen Abrechnungszeitraumes
  • Auflistung der Gesamtkosten
  • Angabe des Umlageschlüssels
  • Feststellung des Mieteranteils
  • Abrechnung der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen

Um keine der genannten rechtlichen Regelungen zu missachten, nutzen einige private Vermieter bereits eine Software, die ihnen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung hilft. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung bieten Softwarelösungen zunehmend Unterstützung rund um die Verwaltung von Immobilien.

Die Abrechnung der Nebenkosten beispielsweise ist mithilfe eines Programms deutlich schneller und einfacher erledigt als auf Papier oder in Excel-Tabellen. Die Software führt Sie darüber hinaus Schritt für Schritt durch die Abrechnung und steht Ihnen dabei mit Tipps und Erklärungen während des gesamten Prozesses zur Seite. Die zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen werden von der Software jederzeit berücksichtigt.

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Software zur Nebenkostenabrechnung

Die Immobilienwirtschaft ist eine der Branchen, die sich mit der Digitalisierung noch weitgehend zurückhält. Dennoch gibt es bereits einige digitale Angebote und Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung. Egal ob als Download, Web-App oder Cloud-Programm, alle Lösungen sind auf Vermieter und Verwalter von Immobilien zugeschnitten und machen es sich zur Aufgabe, deren Alltag zu erleichtern.

Vorteile einer Software für die Nebenkostenabrechnung

Eine derartige Software unterstützt Vermieter beispielsweise bei der Abrechnung von Nebenkosten und bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Sie ermöglicht darüber hinaus die Verwaltung aller Kundenstammdaten sowie der Objektstammdaten.

Eine Software erleichtert insgesamt in erster Linie die Erfassung von:

  • Ablesewerten
  • Lieferungen
  • Gebühren
  • Direktkosten und Nebenkosten

Zudem ermöglicht sie die exakte Abrechnung von Nebenkosten nach Fläche und Verbrauch.

Im Vergleich zur Abrechnung über Dienstleister ist eine Software die wesentlich preisgünstigere Alternative. Zudem erspart sie Ihnen viel Zeit und Arbeit. Die Software ist so gestaltet, dass sie immer den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen angepasst ist und alle dafür notwendigen Komponenten berücksichtigt. Dies gilt sowohl für Softwarelösungen aus der Cloud als auch für webbasierte Desktoplösungen.

Nachteile einer Software

Sicherlich gibt es bei der Verwendung einer Software für die Neben- und Betriebskostenabrechnung auch Nachteile. In erster Linie ist eine zielführende Softwarelösung mit gewissen Kosten verbunden. Diese halten sich allerdings in Grenzen und werden durch einen geringeren Zeitaufwand ausgeglichen. Zudem sollte mit einer kurzen Einarbeitungszeit gerechnet werden, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen.

Eigenschaften und Inhalte der Software

Eine effiziente Software für die Nebenkostenabrechnung ist so konzipiert, dass sie auch ohne umfangreiche EDV-Kenntnisse meist intuitiv genutzt werden kann. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich angelegt und Sie erkennen damit rasch alle umzulegenden Kosten für jeden Mieter nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Arten von Software für die Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung

Mittlerweile gibt es einige verschiedene Arten von Softwarelösungen für Vermieter und speziell für die Gebäudeverwaltung. Die Software gibt es entweder als Desktopvariante oder als Cloud-Lösung. Einige Programme können sogar kostenlos verwendet werden. Viele Desktopvarianten müssen Sie jedoch auf Ihrem eigenen PC installieren. Eine Software, die webbasiert ist, erfordert hingegen keine Installation.

Der Vorteil für die webbasierte Software liegt darin, dass Sie diese ortsunabhängig verwenden können und für die Nutzung lediglich ein Internetzugang notwendig ist. Die Anbieter der Software versorgen Sie in den meisten Fällen auch mit den notwendigen Updates, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Zwar bieten auch viele Cloud-Lösungen diese Vorteile, doch geben Sie hier als Vermieter Ihre Daten in fremde Hände. Bei einer Desktoplösung sind Sie hingegen selbst für die Sicherheit Ihrer Daten auf Ihrem persönlichen Rechner verantwortlich.

Mit einer webbasierten Softwarevariante nutzen Sie also den Vorteil der Ortsunabhängigkeit, können sich aber dennoch sicher sein, dass Ihre Daten geschützt aufbewahrt und verwaltet werden.

Inhalt der Programme

Die Mehrzahl der auf dem Markt verfügbaren Programme basiert auf der Erfassung und Verwaltung der vom Vermieter oder Verwalter implementierten Mieter- und Objekt-Daten. Auf Basis dieser Daten kann die Software dann beispielsweise Mietabrechnungen inklusive aller Nebenkosten erstellen. Dabei richten sich die einzelnen Verwaltungsprogramme nach den Anforderungen unterschiedlicher Zielgruppen. Es gibt Lösungen für Eigentümer von größeren Immobilien, aber auch für private Vermieter.

Unsere auf einer Web-App basierende, installationsfreie Software richtet sich beispielsweise in ihrem Funktionsumfang vor allem an jene Personen, die nebenberuflich mit der Verwaltung ihrer privat vermieteten Immobilie oder der ihrer Familie betraut sind. Sowohl die Verwaltung von Wohnimmobilien als auch von Gewerbeimmobilien ist möglich.

Mit dieser Software sind Sie in der Lage, professionelle Neben- und Betriebskostenabrechnungen für einen oder mehrere Mieter zu erstellen und müssen sich keine Gedanken über gesetzliche Regelungen machen. Das Programm folgt allen juristischen Bestimmungen, sodass es hier zu keinen Rechtskonflikten mit Ihren Mietern kommt. Außerdem können Sie diese Art der Software in jedem Browser problemlos anwenden.

Darüber hinaus bietet unsere Softwarelösung weitere Features, die private Vermieter bei der Immobilienverwaltung unterstützen. Beispielsweise ist es möglich, das persönliche Onlinebanking an die Software anzuknüpfen, um objektbezogene Einnahmen und Ausgaben digital verwalten zu können. Auch das digitale Dokumentenmanagement ist in unserer Web-App möglich. Um private Vermieter bestmöglich zu unterstützen, entwickeln wir ständig neue kundenbezogene und relevante Features.

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Excel als Alternative?

Viele Vermieter verwenden noch immer das gängige Excel-Programm für die Nebenkostenabrechnung. Das ist zwar prinzipiell möglich, doch das Programm ist im Vergleich zur modernen Software mittlerweile veraltet. Die Anwendung von Excel setzt außerdem bestimmte Anwenderkenntnisse voraus. Tipps und Hinweise zur Nebenkostenabrechnung werden ebenso nicht geliefert, da das Programm nicht auf diese Art der Nutzung ausgerichtet ist.

Die Nachteile von Excel sind vor allem:

  • Die Anwendung ist relativ kompliziert
  • Die Tabellen können nicht an
    aktuelle Gesetzesvorgaben angepasst werden
  • Das Design ist eher unübersichtlich
  • Excel lässt sich nicht in jedem Browser bearbeiten
Fazit
Die Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter immer eine heikle Angelegenheit. Es müssen bestimmte Rechtsvorschriften beachtet werden und zudem ist die Abrechnung mit einem enormen Arbeitsaufwand verbunden.

Mithilfe einer Software für die Nebenkostenabrechnung ersparen Sie sich viel Zeit, Arbeit und auch Ärger. Im Zeitalter der Digitalisierung ist diese Form der Abrechnung die günstigste und schnellste Variante. Außerdem gewährleisten Softwarelösungen, dass Ihre Mieter eine korrekte Abrechnung erhalten.

Wenn Sie sich Zeit und Mühe ersparen wollen, lohnt sich die Nutzung einer Softwarelösung für Ihre Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung in jedem Fall.

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