Nebenkostenpauschale: Das sollten Vermieter wissen

Die Nebenkosten bilden zusammen mit den reinen Mietkosten die Warmmiete. Dass sie gezahlt werden müssen, ist in den allermeisten Mietverträgen verankert. Jedoch gibt es verschiedene Varianten, wie die Zahlung erfolgt. Statt einer Vorauszahlung setzen einige Vermieter auf die Nebenkostenpauschale. Was es damit auf sich hat, wann sie erhöht werden kann und welche rechtlichen Bedingungen gelten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Letztes Update: 23. Februar 2024 | 9 Min. Lesezeit

Ausschnitt einer Frau mit mittellangen braunen Haaren und weißem Pullover sitzt an einem Tisch und tippt auf einem Taschenrechner. In der Hand haelt sie einen blauen Kugelschreiber. Der andere Arm ist vor ihrem Bauch abgelegt. Auf dem Tisch liegen mehrere Dokumente.

Nebenkostenpauschale

Variante zwei ist die Abrechnung über eine Nebenkostenpauschale. Mit § 556 Absatz 2 Satz 1 BGB hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass Vermieter sich zwischen einer Vorauszahlung oder einer Pauschale frei entscheiden können.

Statt einer monatlichen Vorauszahlung, bei der Nachforderungen bzw. Guthaben auftreten können, wird hier ein pauschaler Betrag festgelegt, mit dem die anfallenden Nebenkosten abgegolten sind. Dieser wird zumeist ebenfalls monatlich gezahlt.

Fallen die tatsächlichen Kosten am Ende höher aus, als Ihre Kalkulation ergeben hat, können Sie keine Nachforderungen mehr an den Mieter stellen. Gleiches gilt aber auch umgekehrt. Sind die Kosten niedriger als errechnet, so müssen Sie einen Überschuss nicht auszahlen.

Vertragliche Vereinbarungen

Damit die Abrechnung der Nebenkosten über eine Pauschale gültig wird, muss eine explizite Vereinbar ung im Mietvertrag erfolgen. Insbesondere die Verwendung nicht eindeutiger Formulierungen sowie das Vermischen der Begriffe Nebenkostenpauschale und Nebenkostenvorauszahlung sollte unterlassen werden.

Liegt keine eindeutige Formulierung vor, so entscheiden Gerichte in aller Regel gemäß dem deutschen Mietrecht zugunsten des Mieters.

Eine Änderung bzw. ein Hinzufügen vergessener Positionen im Nachhinein ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters möglich. Verweigert er diese, müssen Sie die fehlenden Nebenkosten selbst tragen.

Die tatsächlichen Kosten einer festgelegten Pauschale sind im Voraus oft schwer zu berechnen.

Höhe der Pauschale berechnen

Da die Festlegung der Summe nicht aus einer Laune heraus erfolgen darf, müssen Sie in den Vertrag aufnehmen, welche Nebenkosten unter die Pauschalzahlung fallen und ob ein Teil gesondert abgerechnet wird. Erfolgt dies nicht, so werden alle anfallenden Kosten mit der Pauschale abgegolten. Widmen Sie diesem Teil des Mietvertrages also besondere Aufmerksamkeit, da im Nachhinein keine Nachforderungen möglich sind.

Für die Berechnung der Pauschale können Sie sich an den Verbrauchswerten der letzten Jahre anhand von Rechnungen oder am Betriebskostenspiegel orientieren. Sie dürfen jedoch einen Zuschlag einkalkulieren, der Ihnen als Sicherheit dient. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass die letztlichen Kosten nicht zu hoch ausfallen, damit sich Interessenten für den Wohnraum finden. Zudem darf die Höhe der Pauschale nicht mehr als 20 % über Vergleichswerten liegen (§ 5 Absatz 2 WiStG)

Gemäß einem Urteil des Bundesgerichtshofes besteht keine Verpflichtung Ihrerseits dem Mieter offenzulegen, wie Sie die Kosten für die Pauschale kalkuliert haben (BGH VIII ZR 106/11). Gleichermaßen müssen Sie nicht offenlegen, wie hoch die Kosten tatsächlich ausgefallen sind.

Änderung in Nebenkostenvorauszahlung

Wie auch im Falle vergessener Positionen bedarf eine spätere Änderung von einer Pauschale in eine Vorauszahlung oder umgekehrt der Zustimmung des Mieters. Ohne diese ist eine Zahlungsänderung nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Diese sind vom Gesetzgeber unter § 556a Absatz 2 BGB festgehalten. Lediglich wenn die neue Variante eine genauere Abrechnung ermöglicht, dürfen Sie diese ohne Zustimmung des Mieters ändern. Eine schriftliche Ankündigung ist dabei unabdingbar. Gemäß dem deutschen Mietrecht darf die Veränderung nicht zum Nachteil des Mieters erfolgen.

Abrechnung von Warmwasser- und Heizkosten als Ausnahme

Eine Ausnahme von der Pauschalzahlung stellt die Abrechnung von Warmwasser- und Heizkosten dar. Gemäß § 6 der Heizkostenverordnung, kurz HeizkostenV, müssen mindestens 50 % jedoch höchstens 70 % der entstehenden Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Egal, für welchen Prozentsatz Sie sich entscheiden, der festgelegte Anteil darf nicht über einen Pauschalbetrag abgerechnet werden.

Die Heizkostenverordnung findet jedoch nur dann Anwendung, wenn das entsprechende Mietobjekt mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage ausgestattet ist und Messgeräte vorhanden sind, die eine verbrauchsabhängige Abrechnung ermöglichen.

Ausnahmen von der Regelung

Für diese Regelung der Teilung zwischen Pauschalbetrag und verbrauchsabhängiger Abrechnung gibt es jedoch mehrere Ausnahmen:

Zweifamilienhäuser, in denen eine Wohnung von Ihnen selbst bewohnt wird
Einfamilienhäuser mit Einliegerwohnung, bei der Sie selbst eine Wohnung nutzen
Unwirtschaftlichkeit der Ausstattung des Gebäudes mit Verbrauchsmessgeräten (§§ 2 und 11 HKVO)

Weitere Ausnahmen beziehen sich auf die Vermietung an Einrichtungen wie Studentenwohn- und Pflegeheime, bei Gebäuden mit besonders niedrigem Energiebedarf sowie auf Gebäude, bei denen kein Einfluss auf den Verbrauch der Wärme besteht.

Nur in diesen Fällen ist eine Pauschalzahlung für die gesamten Kosten möglich, sodass keine separate Heizkostenabrechnung erfolgen muss.

Sonderfall Warmwasser und Heizung

Die Abrechnung von Warmwasser- und Heizkosten stellt bei der Vereinbarung einer Pauschale einen Sonderfall dar. Auch wenn keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss, so ist in den meisten Fällen dennoch eine teilweise verbrauchsabhängige Abrechnung dieser Kosten verpflichtend.

Erhöhung der Nebenkostenpauschale

Möchten Sie die Nebenkostenpauschale im Laufe des Mietverhältnisses erhöhen, muss dies nach § 560 BGB explizit im Mietvertrag festgehalten werden. Nur wenn eine entsprechende Klausel vorhanden ist, darf eine Erhöhung stattfinden. Andernfalls kann die Pauschale während des gesamten Mietverhältnisses nicht erhöht werden.

Nicht zulässig ist eine Erhöhung, wenn es sich lediglich um die Annahme handelt, dass die Kosten im folgenden Jahr steigen werden. Erst wenn die Nebenkosten tatsächlich angestiegen sind, kann eine Erhöhung stattfinden. Dann können Sie Ihrem Mieter jederzeit schriftlich die Erhöhung mitteilen (§ 560 Absatz 1 Satz 1 BGB). Das Schriftstück muss den genauen Grund für die Anpassung der Pauschale beinhalten (§ 560 Absatz 1 Satz 2 BGB).

Fällig wird der neue Betrag zu Beginn des übernächsten Monats nach Eingang der Mitteilung (§ 560 Absatz 2 BGB).

Rückwirkende Erhöhung

Um eine Erhöhung rückwirkend geltend zu machen, bedarf es einer Mitteilung in Textform an den Mieter. Diese muss nach § 560 Absatz 2 BGB innerhalb von drei Monaten nach Kenntnisnahme über die gesteigerten Kosten erfolgen. Zudem ist der Mieter lediglich für die Zeit eines Kalenderjahres zur Nachzahlung verpflichtet.

Senkung der Nebenkostenpauschale

Ebenso wie eine Erhöhung ist auch die Herabsetzung der Nebenkostenpauschale möglich. Dabei kann die Senkung sowohl von Ihrer als auch von Seiten des Mieters ausgehen. Im letzteren Fall kann er laut § 560 Absatz 3 BGB eine geringere Pauschale verlangen, sofern triftige Gründe vorliegen. Einer dieser Gründe ist beispielsweise, wenn sich die Anzahl der im Objekt lebenden Personen signifikant verringert. Ziehen also die Kinder aus und es verringern sich die Nebenkosten dadurch erheblich, so kann der Mieter eine Senkung verlangen.

Sind Ihre Betriebskosten gesunken, weil beispielsweise eine Kostenposition weggefallen ist, müssen Sie dies dem Mieter unverzüglich mitteilen und den Pauschalbetrag entsprechend anpassen.

Generell ist eine Senkung der Pauschale jederzeit möglich.

Erhöhung und Senkung bedarf Ankündigung

Eine Senkung von Vermieterseite ist jederzeit möglich, muss jedoch schriftlich angekündigt werden. Der Mieter kann dies nur verlangen, wenn triftige Gründe vorliegen.

Die Option zur Erhöhung muss bereits im Mietvertrag verankert sein und darf nur erfolgen, wenn die Kosten tatsächlich gestiegen sind. Auch dann muss eine Ankündigung in Textform erfolgen.

Vor- und Nachteile der Pauschale

Den größten Vorteil der Pauschale stellt der Entfall der Nebenkostenabrechnung dar. Da mit Zahlung der Pauschale keine Forderungen auftreten können und nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird, gibt es keine Notwendigkeit, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dennoch muss in den meisten Fällen für den anteiligen Verbrauch von Warmwasser und Heizung eine Abrechnung erfolgen. Ganz ohne geht es also nicht.

Insbesondere bei eher kurzzeitigen Vermietungen sind Pauschalzahlungen eine willkommene Alternative zur Vorauszahlung. Dies ist beispielsweise bei privat vermieteten Studentenwohnungen der Fall. Die Zeit des Mietverhältnisses ist absehbar und als Vermieter ersparen Sie sich die jährliche Abrechnung.

Nachteilig ist, dass die Kosten trotz Zurückgreifens auf frühere Rechnungen schwer zu kalkulieren sind. Es entsteht daher ein gewisses Risiko, dass Sie am Ende draufzahlen. Gerade bei Mietverhältnissen, die auf Langfristigkeit ausgelegt sind, ist eine Vorauszahlung der Nebenkosten oft die bessere Wahl, auch wenn mit ihr die Notwendigkeit einer Nebenkostenabrechnung einhergeht.

Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass durch eine Pauschalzahlung von Mieterseite her keine Rücksicht auf ökologische und wirtschaftliche Faktoren genommen werden muss. Da die Kosten beispielsweise für Strom oder den nicht-anteiligen Verbrauch von Wasser bereits mit der Pauschale abgegolten sind, kann dies zu einem deutlichen Verbrauchsanstieg führen.

Nebenkostenvorauszahlung

Die gängigste Variante ist die Nebenkostenvorauszahlung. Dabei erfolgt eine monatliche Vorauszahlung einer festgelegten Summe. Im Mietvertrag bedarf es keiner einzelnen Aufschlüsselung der verschiedenen Kostenpositionen, es reicht ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung.

Lediglich wenn gemäß Punkt 17 bestimmte sonstige Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden sollen, müssen diese einzeln benannt werden. Kosten, die nicht genannt werden, dürfen auch nicht auf der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Es ist Ihnen jedoch freigestellt, alle Kostenarten aufgeschlüsselt in den Mietvertrag aufzunehmen oder einen generellen Verweis einzufügen.

Nebenkostenabrechnung

Erfolgt eine Vorauszahlung der Nebenkosten, sind Sie dazu verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Für die Erstellung werden die tatsächlich angefallenen Kosten den vom Mieter gezahlten gegenübergestellt. Die daraus resultierende Summe bestimmt, ob der Mieter eine Nachzahlung anstrengen muss oder ob er eine Rückzahlung erhält.

Für das Folgejahr kann die Höhe der Nebenkosten bei Bedarf angepasst werden, indem sich an der letzten Abrechnung orientiert wird.

Geraten Sie mit der Nebenkostenabrechnung in Verzug, erlischt Ihr Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung. Guthaben des Mieters bleiben jedoch unberührt und müssen dennoch ausgezahlt werden. Die Fristen sind vom Gesetzgeber eindeutig festgelegt. Nach Ende des Abrechnungszeitraumes haben Sie ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu erstellen und den Mietern zu übergeben. Endet der Zeitraum also am 31.12., muss die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein.

Der Beginn der Abrechnungsperiode muss dabei nicht dem Beginn des Jahres entsprechen. Er kann jederzeit erfolgen, solange der Zeitraum ein Jahr nicht überschreitet.

Mit der Vereinbarung einer Vorauszahlung bleiben Sie nicht auf Ihren Kosten sitzen, wie es bei einer Pauschale der Fall sein kann. Die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung können Sie dann ganz einfach mit objego erledigen.

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Was gehört zu den Nebenkosten?

Einige der laufenden Kosten für Wohnung oder Immobilie dürfen sich Vermieter vom Mieter im Zuge einer vertraglichen Vereinbarung über die Nebenkosten zurückholen (§ 556 BGB). Was zu den Neben- beziehungsweise Betriebskosten gehört, hat der Gesetzgeber in § 2 der Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, festgehalten.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören Kostenpositionen, die regelmäßig anfallen und die den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und der Wohneinheiten gewährleisten.

Fazit

Haben Sie bisher mit Ihren Mietern eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, bei der die tatsächlichen Kosten und die Vorauszahlung sich die Waage gehalten haben, kann die Nebenkostenpauschale eine gute Alternative sein. Durch sie entfällt die Arbeit für die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung.

Auch bei kurzzeitigen Vermietungen wie für Studentenwohnungen oder bei einer Untermiete ist die Pauschalzahlung häufig der beliebtere Weg.

Es darf jedoch nicht vergessen werden, dass bis auf wenige Ausnahmen dennoch eine Heizkostenabrechnung erfolgen muss, da mindestens 50 % der Kosten für Warmwasser und Heizung verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Welche Variante Sie wählen, steht Ihnen frei. Eine erste Kalkulation vor Aufsetzen des Mietvertrages ist jedoch unerlässlich, damit Sie am Ende nicht draufzahlen.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit drei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.

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