Umlagefähige Nebenkosten: Was dürfen Vermieter abrechnen?

Als Vermieter können Sie einige Ihrer Kosten, welche durch die Vermietung einer Immobilie entstehen, auf Ihre Mieter umlegen. Dabei gilt es jedoch bestimmte rechtliche Regelungen zu berücksichtigen. Diese sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt und geben Aufschluss darüber, welche Nebenkosten umgelegt werden dürfen und welche nicht. Wir haben für Sie eine Übersicht über die umlagefähigen Nebenkosten erstellt.
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Das Wichtigste in Kürze

Als Vermieter müssen Sie einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn der Mieter neben der monatlichen Miete auch Nebenkosten-Vorauszahlungen leistet. Diese Pflicht ergibt sich aus § 556 BGB. Welche Nebenkosten umlagefähig sind, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in § 2  geregelt. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums – der im Mietvertrag vereinbart ist – zugestellt werden. Meist entspricht dieser dem Kalenderjahr. Übermitteln Sie die Nebenkostenabrechnung immer fristgemäß und schriftlich. Achten Sie zudem darauf, dass Ihr Mieter die Abrechnung auch als Laie nachvollziehen kann. So vermeiden Sie schon im Vorfeld eventuelle Streitigkeiten.

Hinweis: Der Mieter hat die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und bei Fehlern Korrekturen zu verlangen. Bis die Abrechnung korrigiert ist, muss er Nachforderungen nicht begleichen. Außerdem darf er Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verlangen.

Unter welchen Umständen muss der Mieter Nebenkosten zahlen?

Als Vermieter dürfen Sie Betriebskosten auf den Mieter umlegen – vorausgesetzt, dass diese umlagefähig sind und dass im Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung getroffen wurde. Der Mieter muss also nur dann Nebenkosten zusätzlich zur Miete zahlen, wenn das im Mietvertrag wirksam vereinbart ist.

Hinweis: Die Nebenkosten müssen im Mietvertrag nicht alle einzeln aufgeschlüsselt werden. Verweisen Sie – um etwaige Fehler zu vermeiden – allgemein auf die Betriebskostenverordnung.

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Abrechnung der Betriebskosten

Betriebskostenvorauszahlungen

Eine Betriebskostenabrechnung müssen Sie nur dann erstellen, wenn im Mietvertrag eine Vorauszahlung der Betriebskosten durch den Mieter vereinbart ist. Gemäß § 556 Abs. 3 BGB erhält der Mieter von Ihnen eine jährliche Abrechnung. Diese muss ihm spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats – also innerhalb eines Jahres – nach dem Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich zugehen. Erhält der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der Frist, so muss er keine Nachzahlungen leisten. Es sei denn, Sie als Vermieter haben die verspätete Abrechnung nicht verschuldet.

Hinweis: Das Datum der Zustellung der Nebenkostenabrechnung beim Mieter ist entscheidend für die Frist.

Betriebskostenpauschale

Haben Sie im Mietvertrag die Zahlung einer Betriebskostenpauschale durch den Mieter vereinbart, sind damit die umgelegten Betriebskosten abgegolten. In diesem Fall brauchen Sie keine Nebenkostenabrechnung erstellen. Denken Sie aber daran, dass sich die Betriebskosten bei Immobilien im Laufe der Jahre erhöhen können. Fixieren Sie deshalb im Mietvertrag die Möglichkeit einer Erhöhung der Betriebskostenpauschale. Nur dann können Sie die Pauschale in Zukunft anpassen, denn Nachzahlungen können Sie auf pauschal geleistete Betriebskosten nicht verlangen.

Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden und welche nicht?

Bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen Ihnen als Vermieter viele Kosten. Diese Betriebskosten können Sie zum Teil auf Ihre Mieter umlegen. Häufig werden Betriebskosten auch als Nebenkosten bezeichnet. Welcher Begriff verwendet wird, ist unerheblich. Entscheidend ist: Nicht alle Kosten zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Nebenkostenabrechnung: umlagefähige Nebenkosten

Welche tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung. Grundsätzlich zählen nur Ausgaben dazu, die zu einer der 17 Positionen des Betriebskostenkatalogs (§ 2 BetrKV) gehören. Die folgenden Positionen zählen zu diesen 17 Positionen:

Öffentliche Lasten

Hierzu zählt insbesondere die Grundsteuer. Die Grunderwerbssteuer hingegen darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Wasserversorgung

Bezüglich der Wasserversorgung gibt es folgende umlagefähige Kosten: Kosten der Wasserversorgung wie Grundgebühren, Wasserzähler aber auch Kosten der Eichung und Wartung, des Wasserverbrauchs und Kosten des Betriebs von hauseigenen Wasserversorgungsanlagen oder Wasseraufbereitungsanlagen. Zuletzt sind auch die Kosten der Abrechnung umlagefähig.

Entwässerung

Umlagefähig sind Kosten für die Entwässerung von Haus und Grundstück bspw. Entwässerungsgebühren sowie Kosten einer Entwässerungsanlage/Entwässerungspumpe.

Heizung

Zu den umlagefähigen Kosten zählen hier die Kosten, die für den Betrieb der Zentralheizung inkl. Abgasanlage und Eichkosten anfallen, sowie die Kosten für die Fernwärme. Auch die Kosten zur Reinigung und Wartung von Etagenheizungen zählen dazu.

Warmwasser

Die Kosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sowie für Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten können auf die Mieter umgelegt werden.

Verbundene Versorgung Heizung/Warmwasser

Dieser Punkt betrifft zentrale Anlagen für Heizung und Wassererwärmung. Hier sind die Brennstoffkosten umlagefähig.

Aufzug

Gibt es einen Fahrstuhl im Haus, können Sie als Vermieter die Kosten für bspw. Betriebsstrom, Wartung, Überwachung, Reinigung und Pflege als umlagefähige Nebenkosten auf die Mieter umlegen. (Reparatur- und Instandsetzungskosten sind nicht umlagefähige Kosten)

Hinweis: Führt der Aufzug allerdings nur in die Dachgeschosswohnung, muss der Mieter dieser Wohnung die Kosten für den Aufzug alleine tragen. Die Kosten dürfen in diesem Fall nicht auf alle Mieter des Hauses umgelegt werden. Das gilt entsprechend auch dann, wenn der Aufzug nur einem Teil der Mieter zur Verfügung steht. Hingegen gilt für Mieter im Erdgeschoss: Sie müssen die umlagefähigen Nebenkosten für den Aufzug akzeptieren, auch wenn sie ihn faktisch nicht nutzen. Achten Sie als Vermieter am besten auf einen entsprechenden Passus im Mietvertrag. Das erspart spätere Diskussionen.

Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Hierzu zählen u.a. laufende Kosten für Straßenreinigung, Müllentsorgung, Beseitigung von Schnee und Eis, Betriebskosten für Müllkompressoranlage

Hinweis: Bei den Kosten für die Beseitigung von Sperrmüll kommt es darauf an, ob es sich um Einmalausgaben (Sperrmüll, den ein ausgezogener Mieter in der Wohnung hinterlässt) oder laufende Betriebskosten handelt. Stellen Unbekannte mehrmals im Jahr illegal Müll auf den Gemeinschaftsflächen (Hof, Hausflur, Kellergänge) ab, dürfen Sie als Vermieter die Kosten für die Entsorgung auf alle Mieter über die Betriebskostenabrechnung umlegen. Im Falle des ausgezogenen Mieters, der Sperrmüll hinterlässt, muss der Vermieter die Kosten beim Verursacher geltend machen.

Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Hierzu gehören die Kosten für die Reinigung der von den Mietern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, Fahrstuhl, Flure, Treppen, Waschküche etc., Kosten für die Bekämpfung von Ungeziefer.

Gartenpflege

Die Kosten der Gartenpflege und der Pflege von Spielplätzen darf der Vermieter auf die Mieter umlegen.

Beleuchtung

Umlagefähige Nebenkosten sind hier die Stromkosten von Innen- und Außenbeleuchtung in den Gebäudeteilen, Zugängen, Treppen etc., die von den Mietern gemeinsam genutzt werden.

Schornsteinreinigung

Umlagefähig sind die Kosten für die Reinigung der Schornsteine.

Versicherungen

Sach- und Haftpflichtversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Kosten für Glasversicherung, Haftpflicht für Gebäude, Öltanks und den Aufzug sind umlagefähig.

Hinweis: Private Versicherungen wie Rechtsschutzversicherung gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Hauswart

Die Lohnkosten für den Hausmeister zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Hinweis: Kosten für Verwaltungsarbeiten, die der Hauswart übernimmt, dürfen nicht umgelegt werden.

Antennenanlage und Kabelanschluss

Dazu zählen monatliche Grundgebühren für Kabelanschluss, ebenso Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlage.

Hinweis: nicht umlagefähige Nebenkosten sind einmalige Anschlussgebühren und Reparaturen außerhalb von Wartungsarbeiten

Einrichtungen für Wäschepflege

Wird ein Waschkeller von den Mietern gemeinsam genutzt, kann der Vermieter Kosten für Strom, Reinigung und Wartung umlegen. Das gilt ebenso für Kosten für vorhandene Trockner.

Sonstige Betriebskosten

Achten Sie als Vermieter darauf, dass Sie bereits im Mietvertrag exakt fixieren, welche Kosten der Hausbewirtschaftung als „sonstige Kosten“ in die Nebenkostenabrechnung einfließen. Denken Sie immer daran: Es muss sich um regelmäßig wiederkehrende und natürlich auch notwendige Kosten handeln.

Beispiel: Ist bei Ihrem vermieteten Objekt regelmäßig eine Reinigung der Dachrinnen nötig, geben Sie dies im Mietvertrag unter „Sonstige Kosten“ an.

Nebenkostenabrechnung: nicht umlagefähige Nebenkosten

Die Betriebskostenverordnung regelt darüber hinaus auch, welche Nebenkosten explizit nicht umlagefähig sind, und somit nicht in die Betriebskostenabrechnung übernommen werden können. Dazu zählen laut §1 Abs.2 BetrKV insbesondere:

Fazit

Als Vermieter haben Sie zwei Möglichkeiten die Betriebskosten abzurechnen. Ihre Mieter zahlen dann entweder eine Betriebskostenvorauszahlung oder eine -pauschale. Bei der Pauschalzahlung ist es nicht nötig, eine Betriebskostenabrechnung anzufertigen. Leisten die Mieter jedoch eine Vorauszahlung, bedarf es am Ende des Abrechnungszeitraumes einer Nebenkostenabrechnung. Für beide Fälle gilt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Betriebskostenverordnung enthält alle 17 Positionen der Nebenkosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Ausgenommen davon sind die eigenen Verwaltungskosten des Vermieters sowie Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie,

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