Unterschied Nebenkosten und Betriebskosten: Wichtiges für Vermieter

Oft synonym im alltäglichen Sprachgebrauch verwendet, besteht doch ein wichtiger Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten, den Vermieter kennen sollten. Was die beiden Kostenarten beinhalten, worin sie sich unterscheiden und welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Letztes Update: 26. Februar 2024 | 7 Min. Lesezeit

Person mit blauem Pullover sitzt an einem Schreibtisch. Mit einer Hand bedient sie einen Laptop, mit der anderen Hand tippt sie mit einem Finger auf einem Taschenrechner. Vor der Person liegt ein offenes Notizbuch. Auf dem Tisch liegen zudem eine Brille und weitere Dokumente. Im Hintergrund steht eine weiße Tasse mit Untertasse.

Regionale Unterschiede

Umgangssprachlich werden Betriebskosten häufig als Nebenkosten bezeichnet. Allerdings gibt es, wie bei vielen anderen Dingen, auch hier regionale Unterschiede. Während im Westen eher der Begriff „Nebenkosten“ bzw. „Nebenkostenabrechnung“ geläufig ist, wird im Osten Deutschlands häufiger „Betriebskosten“ und „Betriebskostenabrechnung verwendet.

Quelle: Google Trends

Was sind Nebenkosten?

Rechtlich gibt es keine genaue Definition für die Nebenkosten. Sie beinhalten jedoch alle für Sie als Vermieter anfallenden Kosten für die Immobilie, also sowohl die umlagefähigen Kosten als auch die Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden können. Zu diesen zählen gemäß § 1 Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Verwaltungskosten

Unter den Begriff der Verwaltungskosten fallen Positionen wie die entstandenen Aufwendungen für Arbeitskräfte, welche zur Verwaltung erforderlich sind, sowie die von Ihnen geleistete Verwaltungsarbeit.

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, Ihre Immobilie in einem vertragsgemäßen Zustand zu erhalten. Dazu gehört, dass Mängeln durch entsprechende Maßnahmen vorgebeugt werden muss und auftretende Mängel, beispielsweise aufgrund von Witterung oder Abnutzung, schnellstmöglich zu beseitigen sind.

Zwar sind Kosten für die Instandhaltung prinzipiell nicht umlagefähig, allerdings sieht die Betriebskostenverordnung die Positionen z. B. für die Wartung von Heizungsanlagen oder auch für die Gartenpflege als Kosten vor, welche Sie auf die Mieter umlegen können. Es gibt also bestimmte Bereiche der Instandhaltung, die umlagefähig sind.

Neben diesen Punkten gibt es weitere Kosten, die Sie nicht auf Ihre Mieter umlegen dürfen:

Reparaturkosten
Steuern (außer Grundsteuer)
Kosten, die während eines Leerstands anfallen
nur unregelmäßig anfallende Kosten
Zinsen für die Finanzierung der Immobilie

Sonderfall Reparaturkosten

Reparaturen gehören zu den Instandsetzungskosten und sind daher nicht umlagefähig. Allerdings ist es möglich, diese zumindest in Teilen an den Mieter zu übertragen. Dafür wird eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag mit einer sogenannten doppelt beschränkten Höchstgrenze benötigt.

Mithilfe dieser können Reparaturkosten in Höhe von rund 100 € pro Reparatur sowie ca. 6 bis 8 % der jährlichen Nettokaltmiete auf den Mieter umgelegt werden. Übersteigen die Kosten die Grenze, müssen Sie als Vermieter diese in voller Höhe tragen. Eine teilweise Übernahme durch den Mieter, bei der Sie lediglich die Differenz zahlen, ist nicht gestattet.

Beschränkung der Kostenumlage

Nur Elemente, welche der Mieter täglich bedient und zu denen er unmittelbaren Zugang hat, fallen unter die Klausel und können auf den Mieter übertragen werden. Zu diesen zählen bspw. der defekte Lichtschalter im Bad oder der tropfende Wasserhahn in der Küche. Leitungen gehören also nicht dazu. Zudem gilt die Klausel nur für den vom Mieter allein genutzten Raum, also nicht für gemeinschaftliche Flächen wie den Hausflur.

Was sind Betriebskosten?

Unter die Betriebskosten fallen die Kostenarten, die laufend entstehen, um den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie zu gewährleisten. Dies ist in § 1 der Betriebskostenverordnung gesetzlich verankert. Sie sind also Teil der Nebenkosten. Generell kann man sagen, dass alle Betriebskosten Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten auch Betriebskosten sind.

Die Betriebskosten können über eine Vereinbarung im Mietvertrag auf die Mieter umgelegt werden.

Kosten müssen regelmäßig anfallen

Laufende Kosten meint nicht, dass diese in jedem Jahr anfallen müssen. Während einige Kostenarten wie die Grundsteuer oder umlagefähige Versicherungen jährlich anfallen, sind beispielsweise Wartungen für Aufzüge nur alle zwei Jahre vorgesehen.

Betriebskosten abrechnen

Die häufigste Form der Abrechnung ist die Betriebskostenvorauszahlung. Ebenfalls kann eine Pauschale vereinbart werden. Diese Form bietet sich jedoch eher für kurzzeitige Vermietungen an, da die Kosten nur schwer kalkuliert werden können und Sie bei Beträgen, die höher als die Pauschalzahlung ausfallen, keine Nachforderungen stellen können. Eine Rückforderung des Mieters ist allerdings ebenfalls nicht möglich.

Fristen wahren

Wurde eine Vorauszahlung mietvertraglich vereinbart, sind Sie gemäß § 556 Abs. 3 BGB verpflichtet, dem Mieter eine jährliche Betriebskostenabrechnung auszustellen. Der Abrechnungszeitraum darf dabei höchstens 12 Monate umfassen, kürzere Zeiträume sind dagegen jederzeit möglich, wenn beispielsweise ein unterjähriger Mieterwechsel stattfindet.

In der Regel beginnt der Abrechnungszeitraum am 01.01. und endet am 31.12. des selben Jahres. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter dann bis zum 31.12. des Folgejahres vorliegen. Dies kann sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form erfolgen.

Mit unserer Immobilienverwaltungs-Software können Sie die Nebenkostenabrechnung ganz einfach online erstellen und dem Mieter mit individuellem Anschrieben digital zusenden.

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Umlagefähige Betriebskosten

In § 2 der BetrKV sind die 16 Kostenpositionen festgeschrieben, welche Sie auf die Mieter umlegen können.

Dazu zählen:

Grundsteuer
Wasserversorgung, Entwässerung und Warmwasserversorgung
Betrieb, Reinigung und Wartung der Heizungsanlagen
Aufzüge
Müllbeseitigung, Straßen und Gebäudereinigung
Gartenpflege
Beleuchtung
Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherung
Hausmeister
Gemeinschaftliche Antennenanlage oder Verteilanlage für ein Breitbandnetz
Wäschepflege-Einrichtungen

Zusätzlich gibt es Punkt 17, die „sonstigen Betriebskosten“, welche alle umlagefähigen Kosten beinhalten, die nicht durch die vorigen Positionen erfasst wurden. Unter diese Kosten fallen beispielsweise die Wartung von Feuerlöschern und Rauchmeldern oder das Reinigen der Dachrinne.

Angabe im Mietvertrag

Im Allgemeinen ist es ausreichend, im Mietvertrag auf § 2 der BetrKV zu verweisen. Eine Aufstellung über die einzelnen Kostenarten ist jedoch ebenfalls möglich. Achten Sie dann jedoch genau darauf, keine Position zu übersehen. Nachträgliche Änderungen sind nur mit Einverständnis aller Mietparteien möglich. Besteht dieses nicht, müssen Sie selbst die Kosten tragen.

Haben Sie sonstige Betriebskosten, welche Sie auf die Mieter umlegen möchten, bedarf es in jedem Fall einer expliziten Auflistung aller Kostenarten. Nur die Positionen, die auch im Mietvertrag aufgeführt sind, dürfen dann umgelegt werden.

Hier gilt ebenfalls, dass Anpassungen nur möglich sind, wenn ein Einverständnis aller Mieter besteht.

Unterschiedliche Umlageschlüssel

Oftmals werden die Betriebskosten nach Größe der Wohnfläche umgelegt. Dies gilt auch, wenn keine andere Vereinbarung im Mietvertrag getroffen wurde (§ 556a BGB). Weitere mögliche Schlüssel sind die Personenanzahl oder die Anzahl der Wohneinheiten. Heizkosten müssen allerdings zu mindestens 50, höchstens jedoch 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die Umlage der übrigen 30 bis 50 % erfolgt gemäß der Wohnfläche.

Fehler vermeiden

Vermeiden Sie unbedingt Fehler in der Abrechnung, da dies im ungünstigsten Fall dazu führen kann, dass Ihr Mieter eventuelle Nachforderungen nicht zahlen muss. Formell und inhaltlich sollte daher darauf geachtet werden, dass die Betriebskostenabrechnung korrekt ist.

Dazu gehört vor allem, dass die Abrechnung nachvollziehbar ist und nur tatsächlich umlagefähige Kosten enthält, welche auch im Mietvertrag angegeben wurden. Auch muss sowohl eine Angabe über die angefallenen Gesamtkosten als auch die Aufschlüsselung und Berechnung des Mieteranteils unter Angabe der Umlageschlüssel enthalten sein.

Für die Errechnung der Kosten ist ein Abzug der Vorauszahlungen wichtig, um zu bestimmen, ob eine Nachzahlung geleistet werden muss oder ob Ihr Mieter ein Guthaben hat.

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Gültigkeit der Abrechnung

Nur wenn diese Punkte vorhanden sind und sie rechtzeitig beim Mieter eingeht, ist die Betriebskostenabrechnung formell gültig. Inhaltliche Fehler, wie etwa bei einem Zahlendreher, haben keinen Einfluss auf die Gültigkeit, sofern die formellen Vorgaben korrekt sind. Allerdings ist eine zeitnahe Anpassung dennoch wichtig. Nur dann können Sie eventuell höhere Nachforderungen geltend machen.

Hat Ihr Mieter einen inhaltlichen Fehler entdeckt, muss er dennoch eine Nachzahlung innerhalb der 30-tägigen Frist nach Erhalt der Abrechnung anstrengen, da er sonst in Zahlungsverzug gerät. Ist die Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft, muss so lange nicht gezahlt werden, bis dem Mieter eine korrekte Abrechnung vorliegt.

Fazit

Zwar werden die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet, allerdings besteht ein wichtiger Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten. Während die Nebenkosten den gesetzlich nicht festgelegten Oberbegriff für alle anfallenden Kostenpositionen darstellen, beinhalten die Betriebskosten nur die auf die Mieter umlegbaren Kostenarten.

Betriebskosten sind laufende Kosten, die regelmäßig anfallen und durch die der bestimmungsgemäße Gebrauch der Immobilie gewährleistet wird. Sie sind juristisch klar definiert, bedürfen aber einer entsprechenden Klausel im Mietvertrag, damit sie auf die Mieter umgelegt werden können.

Als Vermieter sollten Sie daher beim Aufsetzen des Mietvertrages ein besonderes Augenmerk auf die Betriebskosten legen und beim Erstellen der Abrechnung genau darauf achten, sowohl formell als auch inhaltlich fehlerfrei vorzugehen. Dann steht einem harmonischen Vermieter-Mieter-Verhältnis nichts mehr im Wege.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit drei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.

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