6 wichtige Dokumente, die Vermieter sicher aufbewahren sollten

Möglichkeiten des Dokumentenmanagements

Um die Dokumente abzulegen und zu archivieren, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Aufgrund der recht geringen Verbreitung der Digitalisierung in der gesamten Immobilienwirtschaft ist es heute oft noch Standard, Unterlagen in Papierform aufzubewahren.  Die Dokumente finden sich dann oft in unzähligen Ordnern im heimischen Büro wieder. Einige Dokumente gehen Vermietern heutzutage jedoch auch digital (z. B. per E-Mail) ein. Daher nutzen bereits viele Vermieter den eigenen Computer, um wichtige Unterlagen zu speichern.

Vermieter übernehmen im Vermietungsprozess oft die Funktion eines Archivars. Die digitale Ablage von Dokumenten empfiehlt sich hier, da es – verglichen mit der analogen Methode – meist wesentlich einfacher ist, spezifische Unterlagen schnell und einfach zu finden. Die analoge Speicherung der Dokumente ist dagegen nicht nur mühsam für den Vermieter. Auch beim Mieter kann dies zu Unzufriedenheit führen, wenn er beispielsweise auf beim Vermieter angefragte Dokumente länger warten muss.

Die Immobilienverwaltung auf analogem Wege wird somit zeitlich gesehen ineffizient. Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie der Immobilienberatung CBRE zum Thema Digitalisierungsstand in der Immobilienverwaltung.

Digitales Dokumentenmanagement

Doch auch beim digitalen Umgang mit objektbezogenen Dokumenten gibt es Unterschiede. Die häufig genutzte Variante der lokalen Ablage auf dem heimischen Computer benötigt keinerlei Programm oder Software. Auf dem Computer werden die Unterlagen in gescannter Form in einzelnen Ordnern angelegt und gespeichert. Wird dabei ein Rechner genutzt, der auch privaten Zwecken dient, kann es hier allerdings schnell unübersichtlich werden.

Probleme können auch unterschiedlichen Dateitypen bereiten. Hier können unterstützend Dokumentenmanagement-Systeme genutzt werden. Zu berücksichtigen ist in jedem Fall, dass zusammengehörende Dokumente bestmöglich gebündelt an einem Ort abgelegt werden, beispielsweise geordnet nach Mietpartei oder Mietobjekt.

Die wichtigsten Unterlagen im Vermietungsprozess

Sowohl bei der analogen als auch bei der digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente ist es wichtig, dass sie langfristig aufbewahrt werden und bei Bedarf schnell aufzufinden sind. Dazu ist eine ordentliche Organisation und Ablage der Dokumente zwingend erforderlich.

Wir haben für Sie sechs der wichtigsten Unterlagen gesammelt, die Sie als Vermieter sicher ablegen sollten.

1. Mietvertrag und -änderungen

• Im Laufe des Mietverhältnisses werden dem Vermieter  immer wieder Fragen gestellt, die durch einen kurzen Blick in den Mietvertrag geklärt werden können. Sind sich zwei Mietparteien eines Objekts beispielsweise über die Aufteilung der Kellerräume nicht einig, kann der Vermieter in den jeweiligen Vertragsunterlagen nachschauen, wem welcher Raum mit welcher Funktion zugewiesen wurde.
• Kommt es während des laufenden Mietverhältnisses zu Änderungen im Mietvertrag, sollten diese auch immer dokumentiert und am selben Ort wie der Vertrag an sich abgelegt werden. Insbesondere bei bereits länger bestehenden Verträgen kommt es oft zu Änderungen. Dazu zählen beispielsweise Mieterhöhungen sowie Änderungen von Vertragslaufzeiten oder von Nebenkostenvorauszahlungen.

2. Übergabeprotokoll

• Eines der ersten Dokumente, das zwischen Mieter und Vermieter während eines Mietverhältnisses ausgetauscht wird, ist das Protokoll der Wohnungsübergabe. In diesem Protokoll wurde die gemeinsame Besichtigung der Wohnung vor dem Einzug bzw. nach dem Auszug eines Mieters dokumentiert. Um spätere Uneinigkeiten zum Zustand des Objekts, beispielsweise beim Auszug eines Mieters, schnell beilegen zu können, sollte dieses Dokument während des gesamten Mietverhältnisses griffbereit sein.

3. Selbstauskunft

• Bereits vor Beginn eines Mietverhältnisses erhalten Sie als Vermieter möglicherweise eine Selbstauskunft des potenziellen Mieters. Auch diese sollten Sie an einem sicheren Ort ablegen, da es sich dabei um sensible Daten des Mieters handelt. Weiterhin können Sie aus diesem Dokument wichtige Kontaktdaten und Informationen über den Mieter erlangen, die Sie beispielsweise benötigen, um den Mietvertrag aufsetzen zu können.

4. Nebenkostenabrechnung

• Einmal im Jahr muss für Ihre Mieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Der Mieter hat nach Eingang der Abrechnung zwölf Monate Zeit, dieser zu widersprechen und bei möglichen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung diese anzuzweifeln. Allein daraus wird deutlich, dass es notwendig ist, die Nebenkostenabrechnung jeder Nutzeinheit sicher abzuspeichern, falls Sie einmal darauf zurückgreifen müssen.

5. Rechnungen

• Da die Rechnungen und Belege der angefallenen Bewirtschaftungskosten als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung genutzt werden, sollten diese während des gesamten Abrechnungszeitraums aufbewahrt werden. Sollte ein Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen und Gebrauch von seinem Recht auf Belegeinsicht machen, muss der Vermieter alle der Abrechnung zugrunde liegenden Belege vorweisen können und diese offenlegen. Dieses Recht hat der Mieter – wie zuvor bereits genannt – zwölf Monate lang nach Eingang der Abrechnung.

6. Mahnungen

• Der Mieter akzeptiert mit der Unterzeichnung des Mietvertrages Pflichten, welchen er nachzukommen hat. Dazu zählen unter anderem die pünktliche und vollständige Zahlung der Miete, aber auch der sachgemäße Umgang mit der Mietsache. Vernachlässigt der Mieter jedoch seine Pflichten, hat der Vermieter die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten. Bei nicht vollständiger Mietzahlung, aber beispielsweise auch bei vertragswidrigem Umgang mit dem Objekt, muss der Vermieter jedoch eine Mahnung aussprechen, bevor er rechtlich gegen den Mieter vorgehen kann. Diese Mahnungen sollten sicher hinterlegt werden, um nachträglichen Schwierigkeiten vorzubeugen.