Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung: So reagieren Vermieter richtig

Es kann vorkommen, dass Mieter trotz einer sorgfältigen und gewissenhaften Erstellung der Heizkostenabrechnung, Widerspruch erheben. In dieser Situation ist es wichtig, dass der Einwand gründlich geprüft wird, auch wenn dies zu einem zusätzlichen Verwaltungs- und Zeitaufwand sowie zu einer gewissen rechtlichen Unsicherheit führt. Wie Sie bei einem Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung vorgehen können, um Missverständnisse zu klären und das Mietverhältnis weiterhin positiv zu gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Letztes Update: 21. Juni 2024 | 8 Min. Lesezeit

Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung: In der Mitte des Bilds sitzt ein Mann mit dunklen Haaren, Bart und Brille mittleren Alters an einem Schreibtisch. Man sieht einen Teil des Oberkoerpers des Mannes, der ein blaues Jeanshemd und weißes T-Shirt traegt. In der rechten Hand haelt er ein Dokument, auf das er seinen Blick richtet. Vor ihm steht auf der rechten Bildseite ein weisser und aufgeklappter Laptop und es sind weitere Dokumente zu sehen. Ganz links im Bild ist im Hintergrund eine silberne Stehlampe zu sehen. Auf der linken Bildseite steht ebenfalls eine silberne Lampe auf dem braunen Schreibtisch aus hellem Holz. Im Vordergrund neben der Lampe stehen ein kleiner tuerkiser Blumentopf mit einer gruenen Pflanze und ein kleinerer weisser und leerer Blumentopf. Im Hintergrund des Bilds sieht man eine groesstenteils weisse Wand, mit einem Balken aus Holz. An diesem sind zwei weisse Regalbretter angebracht, auf denen blaue Kisten, Blumentoepfe und ein Bilderrahmen stehen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Bedingungen für Widerspruch
  2. Fristen zum Widerspruch
  3. Vorgehen bei Widerspruch
  4. Dokumenteneinsicht
  5. Rechte und Pflichten
  6. Dokumentation der Ergebnisse
  7. Tipps zur Vermeidung

Das Wichtigste in Kürze

  • Der Widerspruch ist nur gültig wenn Ihr Mieter diesen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung und mit konkreten Begründungen einreicht.
  • Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Sie sich an die Pflicht zur Gewährung der Dokumenteneinsicht halten.
  • Die Fehler der Heizkostenabrechnung können einen inhaltlichen oder formellen Ursprung haben und sollten schnellstmöglich korrigiert werden.
  • Setzen Sie auf eine offene Kommunikation mit dem Mieter und versuchen Sie, Fehlern vorzubeugen.

Bedingungen für den Widerspruch

Auch wenn Sie pflichtbewusst über den gesamten Abrechnungszeitraum alle relevanten Dokumente aufbewahrt und die Heizkostenabrechnung fristgerecht erstellt haben, ist ein Widerspruch des Mieters möglich.

Ihr Mieter hat das Recht, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt anzufechten. Dies ist im § 556 Absatz 3 BGB geregelt. Ein bloßer Verdacht genügt jedoch nicht. Der Mieter muss konkrete Gründe für seinen Widerspruch angeben, wie etwa Unstimmigkeiten bei der Ablesung oder Berechnung der Heizkosten.

Formelle Fehler in der Abrechnung, wie fehlende Angaben oder Fristverletzungen, machen die Abrechnung auch ohne offiziellen Widerspruch unwirksam und können zu einer Neuberechnung führen. Auch die Widerspruchsfrist von 12 Monaten ist in diesem Fall hinfällig.

Welche Fristen gelten beim Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung? 

Fristen für Mieter: Mieter haben nach § 556 Abs. 3 BGB 12 Monate nach Erhalt der Heizkostenabrechnung Zeit, Widerspruch einzulegen. Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung.

Fristen für Vermieter: Für Vermieter gelten keine spezifischen Fristen im Zusammenhang mit einem Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung. Allerdings sollten Sie als Vermieter darauf achten, den Widerspruch nicht zu lange unberücksichtigt zu lassen, um ein gutes Verhältnis zum Mieter zu wahren und Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Während der 12-monatigen Zustellungsfrist haben Vermieter zudem die Möglichkeit, die Abrechnung zu korrigieren und Nachforderungen geltend zu machen, falls sich diese ergeben.

Erst nach Fristablauf darf die Höhe der Abrechnung nicht mehr zum Nachteil des Mieters ausfallen. Planen Sie ausreichend Zeit zur Überprüfung des Widerspruchs ein, die genaue Bearbeitungszeit kann je nach den individuellen Umständen und der Komplexität des Falls variieren.

Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung erhalten: So gehen Vermieter richtig vor 

Nach Erhalt eines Widerspruchs gegen die Heizkostenabrechnung haben Sie als Vermieter nun die Verantwortung und Pflicht, die Abrechnung zu prüfen und eine Lösung zu finden. Zunächst sollten Sie dem Mieter den Eingang des Schreibens schriftlich bestätigen, um Transparenz zu gewährleisten. Außerdem wird Ihr Mieter es wertschätzen, wenn Sie direkt in den persönlichen Austausch treten und sich kulant und flexibel zeigen.

Analysieren Sie dann die im Widerspruch aufgeführten Punkte gründlich, um die spezifischen Einwände und Anliegen des Mieters zu verstehen. Eine präzise Erfassung der Details hilft, die richtigen Folgeschritte zu planen und Missverständnisse zu vermeiden.

Abrechnung überprüfen und Fehler korrigieren

Sichten Sie zunächst alle relevanten Dokumente zur Heizkostenabrechnung, einschließlich Ablesewerten, Rechnungen und Berechnungsgrundlagen. An dieser Stelle sollte insbesondere geprüft werden, ob die formellen Anforderungen eingehalten wurden, beispielsweise die korrekte Angabe der Abrechnungsperiode und die verwendeten Verteilerschlüssel.

Falls Sie Fehler in der Abrechnung finden, sollten Sie anschließend umgehend Korrekturen vornehmen. Dies kann die Anpassung von Ablesewerten, die Korrektur mathematischer Fehler oder die Klarstellung unklarer Kostenposten umfassen. Erstellen Sie gegebenenfalls eine neue, berichtigte Abrechnung, die den Einwänden des Mieters gerecht wird und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Inhaltliche vs. Formelle Fehler

Die Fehler, die Grund zum Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung sein können, lassen sich zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern unterscheiden. Dies sind einige der häufigste Fehlerquellen der beiden Kategorien:

Inhaltliche Fehler 

Fehlerart

Beschreibung

Falsche Verbrauchserfassung

Ungenaue Ablesungen oder defekte Messgeräte

Nicht umlegbare Kosten

Umlegung nicht zulässiger Kosten (z.B. Verwaltungskosten)

Fehler bei Vorauszahlungen

Nicht oder falsch berücksichtigte Vorauszahlungen

Falsche Verteilungsschlüssel

Verwendung falscher Schlüssel (z. B. Fläche statt Verbrauch)

Unvollständige Kostenerfassung

Nicht alle relevanten Kosten erfasst

Nicht korrekt berücksichtigte Leerstände

Falsche Verteilung der Heizkosten bei Leerständen

Fehlerhafte Differenzierung

Vermischung von Heiz- und Warmwasserkosten

Fehlerhafte Umlageberechnung

Fehler bei der Berechnung der umlegbaren Heizkosten

Korrekturen bei inhaltlichen Fehlern

Meist sind die inhaltlichen Fehler leicht zu beheben. Bei der Korrektur sollten Vermieter noch einmal besonders auf die korrekte Erfassung der Verbrauchswerte und die richtige Verteilung der Kosten gemäß den vertraglichen Vereinbarungen achten.

Zudem sollten Sie  nochmals prüfen, ob alle relevanten Betriebskostenpositionen einbezogen und vollständig sowie nachvollziehbar dokumentiert sind.

Formelle Fehler 

Fehlerart

Beschreibung

Unvollständige Abrechnungsunterlagen

Fehlende Rechnungen oder Belege

Falsche Abrechnungsperiode

Abrechnungszeitraum entspricht nicht der im Mietvertrag festgelegten Periode

Falsche Angaben zum Zeitraum

Unklare oder falsche Angaben zum Abrechnungszeitraum

Falsche Angaben zu Messgeräten

Unvollständige oder falsche Angaben zu den Messgeräten

Falsche Angaben zur Umlagebasis

Unklare oder falsche Darstellung der Umlagebasis

Fehlende Berechnungsmethode

Unzureichende Angaben zur Methode der Kostenaufteilung

Korrekturen bei formellen Fehlern

Bei der Korrektur von formellen Fehlern in der Heizkostenabrechnung sollte darauf geachtet werden, dass die Abrechnung formal vollständig ist und alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Sie sollte außerdem korrekt datiert und fristgerecht zugestellt sein. Prüfen Sie zur Sicherheit auch die richtige Adressierung und Unterschrift.

Auch nach Fristablauf können noch Änderungen vorgenommen werden, Mieter sind dann aber nicht mehr verpflichtet, die Nachzahlungen zu begleichen.

Transparente Kommunikation mit dem Mieter pflegen

Vermieter sollten generell zeitnah reagieren, Fragen klären und jederzeit einen offenen und konstruktiven Dialog mit dem Mieter führen. So werden Missverständnisse vermieden und es kann eine einvernehmliche Lösung gefunden werden.

Dokumenteneinsicht muss gewährt werden 

Wenn Ihr Mieter Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einlegt, sollten Sie ihm die Einsicht in alle relevanten Unterlagen, wie Ableseprotokolle, Heizkostenrechnungen und Wartungsbelege ermöglichen. Die Rechenschaftspflicht nach § 259 BGB verpflichtet Sie als Vermieter dazu.

Eine Verweigerung der Dokumenteneinsicht kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wie beispielsweise die Zurückhaltung der Mietzahlungen, Bußgelder oder weitere rechtliche Schritte.

Zur Einsichtnahme können Sie einen persönlichen Termin anbieten oder dem Mieter Kopien der angeforderten Dokumente senden. Für diese Kopien dürfen Vermieter angemessene Kosten in Rechnung stellen, solange diese nicht unverhältnismäßig hoch sind.

Der Zugang zu den Dokumenten sollte generell innerhalb einer angemessenen Frist und zu zumutbaren Bedingungen erfolgen.

Die Dokumente können Sie ganz einfach bei objego hochladen und haben dann jederzeit darauf Zugriff.  

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Rechte und Pflichten der Mieter

Liegen formelle Fehler in der Heizkostenabrechnung vor, kann der Mieter die Nachzahlung verweigern, bis eine korrigierte Abrechnung vorliegt. Das Zurückbehaltungsrecht für berechtigte Forderungen regelt § 273 Absatz 1 BGB.

Bei inhaltlichen Fehlern besteht zwar trotz Widerspruchs die Zahlungspflicht der Nachforderungen für den Mieter, diese Zahlung kann aber unter Vorbehalt geleistet werden.

Sobald dem Mieter eine überarbeitete, formell und inhaltlich korrekte Abrechnung gesendet wurde, muss er eventuell zurückgehaltene Nachzahlungen leisten. Vermieter dürfen gemäß § 560 Absatz 4 BGB erst nach Zugang einer korrekten Abrechnung die Höhe der Vorauszahlungen anpassen.

Erfolgt die Korrektur einer Heizkostenabrechnung innerhalb der 12-monatigen Frist ab der Zustellung, bleiben Nachforderungen bestehen. Sollte die korrigierte Abrechnung zu einer höheren Nachforderung führen, muss der Mieter die Differenz zahlen.

Nach Ablauf dieser 12 Monate können Korrekturen weiterhin vorgenommen werden, jedoch dürfen sie nicht zum Nachteil des Mieters ausfallen. Nachträgliche Erhöhungen der Nachforderung sind dann nicht mehr zulässig.

Ergebnisse dokumentieren 

Dokumentieren Sie den gesamten Prozess des Widerspruchs gründlich, einschließlich aller Korrespondenzen, getroffenen Entscheidungen und vorgenommenen Änderungen.

Anschließend sollten Sie Ihre Mieter über das Ergebnis informieren und die ergriffenen Maßnahmen transparent darlegen. Eine lückenlose Dokumentation dient als Nachweis für den sorgfältigen Umgang mit dem Widerspruch und kann im Falle weiterer Auseinandersetzungen hilfreich sein.

Falls Unsicherheiten bestehen oder strittige Punkte auftreten, sollten Sie bestenfalls einen Anwalt für Mietrecht kontaktieren, um Ihre rechtliche Position zu klären. Ein Fachanwalt kann Sie dabei unterstützen, die richtigen Schritte zu unternehmen und potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren. In komplizierten Fällen kann auch die Hinzuziehung eines Sachverständigen sinnvoll sein.

Tipps: So vermeiden Sie Widersprüche gegen die Heizkostenabrechnung

Damit Sie sich in Zukunft erst gar nicht mit einem Widerspruch auseinander setzen müssen, können Sie gewisse Präventionsmaßnahmen treffen.

Einhalten gesetzlicher Vorgaben und Fristen 

Stellen Sie sicher, dass die Heizkostenabrechnung innerhalb der gesetzlichen 12-Monats-Frist zugestellt wird und den vertraglich vereinbarten und gesetzlich vorgegebenen Verteilungsgrundsätzen entspricht.

Externe Prüfung der Abrechnung 

Eine regelmäßige Überprüfung der Abrechnungen hilft Ihnen, systematische Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Bei besonders komplizierten oder strittigen Fällen können Sie sich als Vermieter auch externe Hilfe holen und beispielsweise die Abrechnung durch einen unabhängigen Sachverständigen prüfen lassen.

Fortbildung und Austausch

Halten Sie sich über Änderungen im Mietrecht und zu den Vorgaben zur Heizkostenabrechnung auf dem Laufenden, beispielsweise durch Fachliteratur, Schulungen oder unseren Vermieter-Blog. Auch der Austausch mit anderen Vermietern und Experten ist hilfreich, um von bewährten Vorgehensweisen zu lernen, diese umzusetzen und weit verbreitete Fehler zu vermeiden.

Anpassung bei Änderungen

Im Falle von Änderungen bezüglich der Immobilienbelegung, wie Leerstände oder den Einzug neuer Mieter, muss dies bei der Erstellung der Abrechnung berücksichtigt werden.

Bei Änderungen in den Heizkosten oder anderen relevanten Betriebskosten müssen ebenfalls schnellstmöglich Aktualisierungen durchgeführt werden, um fehlerhaften Abrechnungen vorzubeugen.

Fazit

Wenn ein Widerspruch zur Heizkostenabrechnung eintrifft, ist das kein Grund zur Panik. Fehler können vorkommen, und eine schnelle Reaktion ermöglicht oft eine unkomplizierte Lösung, um ein gutes Verhältnis zum Mieter zu erhalten.

Gewähren Sie Ihrem Mieter die Dokumenteneinsicht, korrigieren Sie die inhaltlichen und formellen Fehler und setzen Sie auf einen transparenten und kooperativen Austausch.

Die Gründe für Fehlerquellen bei der Heizkostenabrechnung beziehen sich häufig auf die Erfassung der Verbrauchswerte oder die Kostenverteilung. Formelle Fehler treten oftmals dann auf, wenn falsche oder unvollständige Angaben und Dokumente vorliegen.

Um in Zukunft einen Widerspruch zu vermeiden können Sie als Vermieter einige Präventionsmaßnahmen treffen.

objego-illustration-lightbulb

Autor

Sophie Sillekens

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