5 Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Bei Vereinbarung einer monatlichen Vorauszahlung der Nebenkosten stehen Vermieter in der Pflicht, einmal jährlich eine Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen und diese an die Mieter zu schicken. Um Forderungen geltend machen zu können, muss dies bis zu einem bestimmten Zeitpunkt geschehen. Wann eine Abrechnung als zu spät gilt und welche verschiedenen Fristen für die Nebenkostenabrechnung sowohl für Vermieter als auch für Mieter gelten, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Letztes Update: 11. März 2024 | 8 Min. Lesezeit

Blick auf einen Holzschreibtisch. Darauf liegen ein Laptop, ein geoeffneter Kalender, in dem in einem Kaestchen das Wort Meeting steht und ein Handy. Auf dem Kalender liegt eine Brille. Darueber steht eine kleine Pflanze. Im Hintergrund sind Teile von Buechern zu erkennen.

Überblick: Die wichtigsten Fristen

Aktuelle Frist für den Abrechnungszeitraum 01.01.2023 bis 31.12.2023: 31.12.2024
Abrechnungszeitraum: maximal 12 Monate
Erstellungs- bzw. Zustellungsfrist: maximal 12 Monate

Zahlungsfristen für Nachforderungen/Guthaben: 30 Tage

Einspruchsfrist: maximal 12 Monate nach Zugang

Verjährungsfrist: drei Jahre

Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten

Das Einhalten der Abrechnungsfrist ist besonders wichtig, da im Falle einer verspäteten Zustellung eventuelle Ansprüche nicht mehr geltend gemacht werden können.

Gemäß § 556 BGB darf der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten maximal 12 Monate betragen. Kürzere Abrechnungszeiträume sind immer möglich und kommen beispielsweise bei einem unterjährigen Mieterwechsel zum Tragen.

In der Regel beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr und endet am 31.12. desselben Jahres. Auch ein Beginn zur Jahresmitte ist möglich. Generell gilt, dass der Abrechnungszeitraum jederzeit beginnen kann, solange er die gesetzlich vorgeschriebenen 12 Monate nicht übersteigt.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

In § 556 BGB wird nicht nur die Höchstgrenze für den Abrechnungszeitraum juristisch festgelegt, sondern auch die Frist, bis wann die Nebenkostenabrechnung zugestellt werden muss.

Diese beträgt ebenfalls maximal 12 Monate und muss bis zum Ablauf des zwölften Monats dem Mieter schriftlich vorliegen. Der Versand kann dabei sowohl postalisch als auch per E-Mail oder Fax erfolgen.

Wichtig ist, dass Sie die Abrechnung am letzten Tag der Abrechnungsfrist frühzeitig zustellen. Das Landgericht Hamburg hat in einem Urteil 2017 festgehalten, dass Mieter an Silvester ab dem Nachmittag nicht mehr mit dem Zugang von Dokumenten rechnen müssen. Auch besteht keine Verpflichtung, spät am Abend noch in den Briefkasten zu schauen (LG Hamburg, Urteil vom 02.05.2017, Az. 316 S 77/16).

Wurde die Nebenkostenabrechnung mit einem formellen Fehler oder unvollständigem Inhalt dem Mieter zugestellt, verlängert sich die Frist für die Erstellung nicht. Sie müssen innerhalb der Jahresfrist dafür sorgen, dass der Mieter eine korrekte, vollständige Abrechnung erhält.

Um Korrekturen vorzunehmen, ohne dass ein Anspruch auf Nachzahlungen entfällt, ist es daher ratsam, mit der Erstellung kurz nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu beginnen.

Beispielrechnung

Als Abrechnungszeitraum wurde der 01.01.2022 bis 31.12.2022 vereinbart. Die Nebenkostenabrechnung muss Ihrem Mieter dann bis zum 31.12.2023 zugegangen sein. Fällt der 31.12. auf einen Samstag oder Sonntag, verschiebt sich das Fristende gemäß § 193 BGB auf den nächsten Werktag, also den 02.01. des Folgejahres.

Sonderfall unterjähriger Mieterwechsel

Hat während eines laufenden Abrechnungszeitraumes ein Mieterwechsel stattgefunden, sind Sie verpflichtet, für beide Mieter eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, bei denen die verkürzten Nutzungszeiträume berücksichtigt werden.

Dabei müssen die entstandenen Nebenkosten anteilig für die jeweiligen Mietzeiträume berechnet werden. Zudem muss eine Zwischenablesung der Zählerstände erfolgen, um eine korrekte Abrechnung gewährleisten zu können.

Anspruch auf frühere Nebenkostenabrechnung?

Bei einem unterjährigen Mieterwechsel hat der alte Mieter keinen Anspruch darauf, dass Sie die Nebenkostenabrechnung vor Ende des 12-monatigen Abrechnungszeitraumes erstellen. Für eine fristgerechte Zustellung sollte er Ihnen jedoch seine neue Anschrift mitteilen.

Keine Nachforderungen bei verspäteter Zustellung

Haben Sie die Frist versäumt und die Nebenkostenabrechnung zu spät versendet, können Sie in der Regel keine Nachforderungen mehr geltend machen. Guthaben des Mieters bleiben von der Fristüberschreitung jedoch unberührt und müssen weiterhin ausgezahlt werden.

Dies trifft jedoch nur auf Wohnraummietverhältnisse zu. Bei der Vermietung von Gewerbeeinheiten bleiben Ansprüche auf Nachforderungen auch bei einer verspäteten Zustellung bestehen (BGH-Urteil vom 27.01.2010, Aktenzeichen XII ZR 22/07)

Mögliche Ausnahmen

Das Gesetz sieht nur wenige Ausnahmen vor, in denen trotz einer verspäteten Zustellung Zahlungsansprüche weiterhin bestehen bleiben. Dies ist in jedem Fall nur möglich, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Absatz 3).

Ist Ihr Mieter beispielsweise unbekannt verzogen, hatten Sie keine Möglichkeit einer fristgerechten Zustellung. Auch wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig auf den Postweg gebracht wurde, sich jedoch aufgrund äußerer Einflüsse die Zustellung verspätet hat, ist Ihr Mieter meist weiterhin dazu verpflichtet, offene Forderungen zu begleichen.

In jedem Fall müssen Sie als Vermieter jedoch beweisen, dass Sie die verspätete Zustellung nicht zu verantworten haben.

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Zahlungsfristen für Nachforderungen und Guthaben

Sowohl Sie als auch Ihr Mieter sind bei der Zahlung offener Beträge an die in § 286 Absatz 3 festgeschriebene Frist von 30 Tagen gebunden, sofern mietvertraglich nichts anderes vereinbart wurde.

Innerhalb dieser Zeit muss Ihr Mieter offene Nachforderungen begleichen. Gleichzeitig sind Guthaben des Mieters bis zu diesem Zeitpunkt auszuzahlen. Die Ausnahme bildet die Vereinbarung, dass Guthaben verrechnet werden.

Erste Überprüfung durch den Mieter

Nach Zugang der Nebenkostenabrechnung sollte Ihr Mieter diese umgehend prüfen. Sinnvollerweise tut er dies innerhalb der ersten 30 Tage. Bei einer formell korrekten Abrechnung bleibt Ihr Anspruch auf Nachzahlung weiterhin bestehen, sodass der Mieter diese bis zum Ablauf der 30-tägigen Frist geleistet haben sollte. Dies kann jedoch zunächst unter Vorbehalt geschehen.

Verweigert er die Zahlung, gerät er nach Fristablauf automatisch in Zahlungsverzug, was ab einer Höhe von zwei Monatsmieten zu einer fristlosen Kündigung führen kann. Allerdings müssen Sie den Mieter in der Nebenkostenabrechnung auf die Folgen einer Nichtzahlung hinweisen.

Einspruchsfrist für die Nebenkostenabrechnung

Ihr Mieter hat das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Widerspruch einzulegen. Dafür hat er bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang einer formell korrekten Abrechnung Zeit (§ 556 Absatz 3 BGB). Die 12-monatige Frist bleibt von der Zahlung einer Nachforderung unberührt.

Wurde bis zum Ablauf der Einspruchsfrist kein Einspruch erhoben, können danach festgestellte Forderungen nicht mehr geltend gemacht werden. Lediglich wenn der Mieter das Fristversäumnis nicht selbst zu verantworten hat, ist dies auch nach Fristablauf möglich.

Recht auf Dokumenteneinsicht

Bestehen Zweifel an der Korrektheit der Abrechnung, kann der Mieter von Ihnen Einsicht in die Rechnungen und Belege fordern. Gemäß § 259 BGB sind Sie dazu rechtlich verpflichtet und können die Forderung nicht verweigern.

Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil 2020 festgelegt, dass Sie alle Zahlungsbelege zur Verfügung stellen müssen, um eine umfassende Überprüfung zu ermöglichen (Urteil vom 09.12.2020, Aktenzeichen VIII ZR 118/19).

Je nach Standort kann die Einsicht in Ihrem Büro stattfinden oder Sie können ihm die Dokumente per Post, E-Mail oder Fax zusenden. Die entstandenen Kosten dürfen Sie Ihrem Mieter in Rechnung stellen.

Zusätzlich dürfen Mieter auch Einsicht in die Abrechnungen der anderen Mietparteien aus derselben Wohnimmobilie fordern, damit sie einen Überblick haben und die Kosten bei Unstimmigkeiten vergleichen können.

Nur Kopien versenden

Ist das Versenden der Rechnungen und Belege erforderlich, sollten Sie in keinem Fall die Originaldokumente verschicken. Fertigen Sie Kopien an und schicken Sie diesem dem Mieter zu. Die Originale dienen Ihnen als Nachweise, sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen.

Verjährungsfrist für Ansprüche

Gemäß der Verjährungsfrist können Ansprüche, welche sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben, nur innerhalb von drei Jahren geltend gemacht werden (§ 195 BGB und § 199 BGB). Wurden innerhalb dieser dreijährigen Frist durch Sie oder den Mieter keine Forderungen gestellt, sind eventuelle Ansprüche verjährt.

Umlagefähige Nebenkosten

Es gibt 16 Positionen, die als umlagefähige Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden können. Als Vermieter können Sie also eine Vielzahl an Kosten weitergeben.

Für die Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist die Vereinbarung im Mietvertrag entscheidend. Nur wenn darin eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart wurde, muss eine entsprechende Abrechnung erstellt werden (§ 556 BGB).

Bei einer Inklusivmiete oder der Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale entfällt diese Verpflichtung.

Welche Kosten umlagefähig sind, ist in den §§ 1 und 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten. Prinzipiell gilt jedoch, dass es sich um Kosten handeln muss, welche laufend für den bestimmungsmäßigen Gebrauch der Immobilie entstehen.

Dazu zählen:

Grundsteuer
Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung
Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Kosten für Gartenpflege sowie Beleuchtung
Sach- und Haftpflichtversicherungskosten
Hausmeisterkosten

Zudem können mit Punkt 17, den sonstigen Kosten, Positionen erfasst werden, welche nicht durch die vorherigen 16 Punkte abgedeckt wurden. Dazu gehören beispielsweise die Wartung von Rauchmeldern und das Reinigen von Dachrinnen.

Auflistung im Mietvertrag

Um keine der Kostenarten zu vergessen, empfiehlt es sich, allgemein auf § 2 der BetrKV zu verweisen. Eine Einzelauflistung ist jedoch ebenfalls möglich. Sollen sonstige Kosten auf die Mieter umgelegt werden, müssen diese Positionen jedoch explizit im Mietvertrag genannt werden.

Haben Sie eine Kostenart übersehen, ist das Hinzufügen nur möglich, wenn alle Mieter einverstanden sind.

Nicht umlagefähige Kosten

Nicht alle Nebenkosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. § 1 der BetrKV schließt Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten von einer Umlage aus.

Fazit

Als Vermieter müssen Sie nicht nur auf eine sowohl inhaltlich als auch formell korrekte Nebenkostenabrechnung achten, sondern müssen auch einige Fristen berücksichtigen.

Die wichtigsten Fristen sind die Abrechnungs- und Erstellungsfristen, welche jeweils maximal 12 Monate betragen dürfen. Auch die Widerspruchsfrist des Mieters beträgt 12 Monate ab Zugang einer formell richtigen Nebenkostenabrechnung.

Um Nachforderungen geltend machen zu können, ist es daher wichtig, alle Fristen im Auge zu behalten und die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zu erstellen, damit Änderungen noch vor Fristablauf vorgenommen werden können.

Halten Sie und Ihr Mieter sich an alle Fristen für die Nebenkostenabrechnung, steht einem harmonischen Verhältnis nichts mehr im Wege.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit drei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.

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