Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung: Das können Vermieter jetzt tun

Obwohl Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung nach bestem Wissen und Gewissen erstellt haben, hat Ihr Mieter Widerspruch eingelegt. Für Sie bedeutet das nicht nur zusätzlichen Verwaltungs- und Zeitaufwand, sondern bringt auch eine rechtliche Unsicherheit mit sich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie im Falle eines Widerspruches vorgehen, ohne die Beziehung zu Ihrem Mieter zu schädigen.

Letztes Update: 24. Januar 2023 | 9 Min. Lesezeit

Bedingung für den Widerspruch

Über den gesamten Abrechnungszeitraum haben Sie pflichtbewusst alle Dokumente aufbewahrt, die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig erstellt und dann flattert ein Widerspruch in den Briefkasten. Dazu hat Ihr Mieter selbstverständlich das Recht. Allerdings ist er auch dazu verpflichtet, konkrete Begründungen zu nennen. Ein genereller Verdacht reicht nicht für einen rechtskräftigen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung aus.

Ab Erhalt der Abrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, Widerspruch gegen diese einzureichen. Dies ist gesetzlich geregelt unter § 556 Absatz 3 BGB.

Aber: Liegen formelle Fehler vor, ist diese Frist hinfällig, egal, ob der Mieter Widerspruch einlegt oder nicht.

Auf Widerspruch gegen Betriebskostenabrechnung reagieren

Haben Sie einen schriftlichen Widerspruch erhalten, liegt der Ball nun in Ihrem Feld. Es ist nun Ihre Aufgabe, den entsprechenden Vorwurf zu klären. Reagieren Sie nicht, kann Ihr Mieter die Hilfe eines Rechtsanwalts oder des Mieterschutzbundes in Anspruch nehmen, um rechtliche Schritte einzuleiten.

Nehmen Sie zeitnah Kontakt zum Mieter auf, um den Sachverhalt zu klären. Viele Dinge lassen sich schnell und unbürokratisch aus der Welt schaffen und Ihr Mieter wird es Ihnen danken, dass Sie sich bei ihm melden. Dadurch steigen die Wertschätzung und die Wahrscheinlichkeit, dass nach der Klärung des Widerspruchs das Verhältnis keinen Schaden nimmt.

Generell gilt, dass Sie für die Korrektur der Nebenkostenabrechnung nur bis zum Ende der gesetzlichen Abrechnungsfrist (12 Monate) Zeit haben, um eventuelle Nachforderungen geltend machen zu können.

Gründe können vielfältig sein

Eine Begründung mit der Angabe, dass beispielsweise die Nebenkosten im Vergleich zur Vorjahresabrechnung deutlich höher sind, obwohl der allgemeine Preisanstieg dies nicht rechtfertigt, reicht bereits als expliziter Grund aus.

Dokumenteneinsicht gewähren

Stellen Sie dem Mieter die entsprechenden Dokumente zur Verfügung, damit dieser selbst prüfen kann, ob und wo ein Fehler gemacht wurde, denn nach § 259 BGB unterliegen Sie als Vermieter einer Rechenschaftspflicht. Eine Klage gegen den Widerspruch, ohne dass Dokumenteneinsicht gewährt wurde, wird abgewiesen.

Die Einsicht kann persönlich in Ihrem Büro erfolgen oder Sie senden dem Mieter Kopien der Dokumente zu. Für die Kopien können Sie entsprechende Gebühren verlangen.

Der Mieter kann auch Einsicht in die Dokumente, die andere Wohneinheiten desselben Gebäudes betreffen, verlangen, um sich ein umfassendes Bild über die Kosten zu verschaffen. Verweigern Sie dem Mieter diese Einsicht, so ist er nicht verpflichtet, der geforderten Zahlung nachzukommen.

Achtung: Versenden Sie niemals Ihre Originale!

Welche Fristen gilt es zu beachten?

Innerhalb der Widerspruchsfrist muss eine Reaktion von Ihnen erfolgen. Wird diese Frist von Vermieterseite her nicht beachtet, besteht kein Anspruch auf die Nachzahlung des Mieters. Gleichermaßen verfällt die Widerspruchsfrist des Mieters mit Ablauf der 12 Monate. Dies sind sogenannte Ausschlussfristen.

Mögliche Ausnahmen der Ausschlussfrist

In bestimmten Fällen gibt es Ausnahmen von der Ausschlussfrist. Diese treten beispielsweise dann ein, wenn eine Partei keine Schuld an der Überschreitung der Frist hat. Bei einer zu spät ausgelieferten Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter kann ein triftiger Grund die verspätete Zustellung einer Rechnung durch einen Dienstleister sein, die essenziell für die korrekte Abrechnung der Nebenkosten ist.

Kein Anspruch auf Nachzahlung bei verspäteter Korrektur

Inhaltliche Fehler können Sie auch nach Ablauf der 12-monatigen Frist korrigieren. Stellen Sie dabei jedoch fest, dass Ihr Mieter eine höhere als bisher errechnete Summe nachzahlen muss, so ist Ihr Anspruch auf diese Nachforderung erloschen.

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In unserem kostenlosen E-Book für private Vermieter haben wir umfangreiche Informationen rund um die Nebenkostenabrechnung übersichtlich zusammengefasst. Hier finden Sie wichtige Tipps und interessante Fakten für die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung.

Vermieter sind in der Beweispflicht

Liegen lediglich inhaltliche Fehler vor, hat der Mieter 30 Tage lang Zeit, eine eventuell ausstehende Nachzahlung zu begleichen. Seine Widerspruchsfrist von einem Jahr verfällt jedoch nicht, wenn er die Kosten (unter Vorbehalt) beglichen hat. Es liegt nun an Ihnen, die Korrektheit der Abrechnung zu beweisen und dem Mieter gegebenenfalls Kosten zu erstatten.

Die Beweispflicht wurde in einem Urteil des Bundesgerichtshofes eindeutig festgelegt (BGH, Urteil v. 7.2.2018, VIII ZR 189/17). In diesem Urteil ist auch die Entscheidung gefallen, dass der Mieter Anspruch auf Einsicht in die Belege anderer Mieter erhalten muss. Dafür genügt laut Urteil bereits ein generelles Interesse an den getätigten Abrechnungen des Vermieters.

Guthaben auszahlen oder verrechnen

Hat der Mieter nach Überprüfung und Korrektur der Rechnung ein Guthaben, so können Sie dies auszahlen oder in Absprache mit Ihrem Mieter mit den Vorauszahlungen für die nächste Abrechnung verrechnen.

Wenn der Mieter auch nach Berichtigung der Nebenkostenabrechnung nicht zahlen will, finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit dieser Situation umgehen können.

Mit Software-Lösungen wie objego kann die Fehlerquote der Nebenkostenabrechnung deutlich reduziert werden. Zudem werden neben den inhaltlichen auch die aktuellen formellen Anforderungen beachtet, sodass Ihr Mieter eine nachvollziehbare, transparente Abrechnung erhält.

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Welche Fehler können schnell passieren?

Bei der Nebenkostenabrechnung kann es ungewollt schnell zu Fehlern kommen, die einen Widerspruch zu Folge haben. Häufige Unstimmigkeiten treten bei folgenden Punkten auf:

- Umlegung einmaliger Kosten

Treten Kosten nur einmalig beispielsweise aufgrund von Reparaturarbeiten auf, dürfen Sie diese nicht auf die Mieter umlegen. Es dürfen lediglich wiederkehrende Kosten in die Nebenkostenabrechnung einfließen.

Verwendung eines falschen Umlageschlüssels

Welche Umlageschlüssel verwendet werden, ist im Mietvertrag geregelt. Steht dort kein spezieller Schlüssel, wird nach der Wohnfläche abgerechnet. Es darf keine eigenmächtige Änderung insbesondere während des laufenden Abrechnungszeitraumes stattfinden.

Einbezug von Verwaltungskosten

Egal, ob Sie Ihre Immobilie selbst verwalten oder ob diese Aufgabe von einer externen Verwaltung übernommen wird, die anfallenden Kosten müssen Sie tragen.

Doppelte Umlage

Beschäftigen Sie für Ihre Immobilie beispielsweise einen Hauswart, der auch die Pflege der Grünanlage oder verschiedene Reparaturarbeiten übernimmt, müssen die entsprechenden Kosten herausgerechnet werden. Auch darf die Gartenpflege nicht erneut als Posten in der Abrechnung aufgeführt werden.

Umlage von Leerstandskosten

Steht eine Wohneinheit zwischen zwei Vermietungen leer, so dürfen Sie die in dieser Zeit entstandenen Kosten nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Diese sind allein von Ihnen zu tragen.

Kein Einbezug geleisteter Vorauszahlungen

Haben Sie mit Ihren Mietern eine Vorauszahlung vereinbart, müssen Sie die entsprechende Höhe dieser von dem Gesamtbetrag abziehen.

Gebot der Wirtschaftlichkeit missachtet

Übernehmen Sie Teile der anfallenden Arbeiten selbst und wollen die Kosten dafür auf die Mieter umlegen, sollten Sie sich stets an den orts- und branchenüblichen Kosten orientieren. Bei Inanspruchnahme eines Dienstleisters sind Sie zudem nicht verpflichtet, den kostengünstigsten zu wählen.

Positionen bei nächster Abrechnung anpassen

Ist es Ihnen passiert, nicht-umlagefähige Kosten in die Abrechnung aufgenommen zu haben und Sie haben einen Widerspruch Ihres Mieters erhalten, achten Sie unbedingt darauf, diese Position nicht im Folgejahr erneut aufzunehmen. Ihr Mieter wird andernfalls erneut Widerspruch einlegen, was zu einem Bruch zwischen beiden Parteien führen kann. Im ärgsten Fall wird der Mieter seine Kündigung einreichen und ausziehen.

Rechte des Mieters bei Fehlern

Formelle Fehler, welche den Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung des Mieters rechtfertigen, sind unter anderem ein falsch angegebener Abrechnungszeitraum, falsche Daten des Kunden oder von Ihnen oder das Fehlen von Mindestangaben, die die Nebenkostenabrechnung enthalten muss.

Liegen formelle Fehler vor, ist der Mieter nicht verpflichtet, eventuelle Nachforderungen zu begleichen, bis er eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegen hat. Zudem kann er Vorauszahlungen bis zu diesem Zeitpunkt einbehalten. Dieses Zurückbehaltungsrecht ist in § 273 Absatz 1 im BGB rechtlich geregelt.

Haben Sie Ihrem Mieter jedoch eine überarbeitete und formell sowie inhaltlich korrekte Abrechnung übermittelt, ist dieser verpflichtet, eventuell einbehaltene Nachzahlungen zu leisten und die Vorauszahlungen für das laufende Abrechnungsjahr zu aktivieren. Zudem dürfen Sie nach § 560 Absatz 4 BGB erst ab diesem Zeitpunkt die Höhe der Vorauszahlungen anpassen oder erhöhen.

Achtung: Ihr Mieter hat lediglich das Recht, Vorauszahlungen einzubehalten, jedoch nicht die Grundmiete!

Auf Betriebskostenverordnung im Mietvertrag hinweisen

Wenn Sie die umlagefähigen Kosten einzeln im Mietvertrag aufführen möchten, achten Sie stets auf Vollständigkeit. Fehlt etwas, muss der Mieter die für diese Position entstandenen Kosten nicht tragen und sie dürfen auch nicht in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Einfacher ist es, im Vertrag auf die Betriebskostenverordnung hinzuweisen. Darin sind alle umlagefähigen Kosten aufgelistet.

Geltungsbereich der BetrKV beachten

Die Betriebskostenverordnung gilt nur für privat genutzten Wohnraum.

Sonderfall: Widerspruch gegen Betriebskostenabrechnung bei Gewerbeimmobilien

Anders als bei privat genutzten Räumen ist ein einfacher Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag von Gewerbeimmobilien nicht ausreichend. In diesem Fall muss speziell auf die umlagefähigen Kosten verwiesen werden. Dafür müssen Vermieter die verschiedenen Positionen genau im Vertrag festhalten und so darstellen, dass der Mieter diese nachvollziehen kann.

Die Fristen zur Abrechnungserstellung sind die Gleichen wie bei der Vermietung privaten Wohnraumes. Allerdings haben Sie das Recht, die Abrechnung innerhalb einer Frist von 3 Jahren anzupassen und innerhalb dieser auch eine Nachzahlungsforderung geltend zu machen. Erst nach Ablauf dieser Zeit verjährt dieser Anspruch.

Die Bedingungen für den Widerspruch der Betriebskostenabrechnung und einzuhaltende Fristen sind jedoch die gleichen wie bei der Vermietung privaten Wohnraumes.

Fazit

Einen Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung zu erhalten ist kein Weltuntergang. Fehler können schließlich jedem passieren. Wenn Sie fristgerecht reagieren, können Sie kleine Probleme oft unbürokratisch aus der Welt schaffen und weiterhin ein gutes Verhältnis zu Ihrem Mieter pflegen.

Um im nächsten Jahr auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeimmobilien auch ganz einfach bei objego online erstellen. So erhalten Sie in wenigen Minuten eine versandfertige Abrechnung, die Ihre Mieter schnell und einfach nachvollziehen können, sodass Beschwerden reduziert werden.

Über den Autor

Miriam Zaunbrecher

Miriam ist Online Marketing Managerin mit Fokus auf Content. Seit rund zwei Jahren schreibt sie Fachtexte rund um Themen wie Immobilien, Nebenkosten oder Vermietung für objego und betreut die Inhalte auf der Webseite.